Cíl řízení projektu: Řízení rizik v projektu

Obrázek média

Rizika v projektu určují dvě věci:

  1. negativní výsledek projektové aktivity,

  2. pravděpodobnost, že k takovému výsledku dojde.

Neboli riziko = dopad versus pravděpodobnost.

Projektový manažer může třeba mít obavy, že tisk finální projektové zprávy zahrnuje riziko, že před tiskem vypadne proud. Protože je ale výpadek proudu nepravděpodobný, může riziko klidně ignorovat. Pravděpodobnější riziko, se kterým bude možná potřeba při plánování počítat, je, že se nepodaří najít kopírovací centrum, které bude schopné vytisknout komplexnější výroční zprávu ve vysoké kvalitě. V souvislosti s tímto rizikem by měl projektový manažer naplánovat víc času na tisk zprávy.

Další články z této série pokynů k řízení projektů najdete v tématu Průvodce řízením projektů.

Tipy k řízení projektů před tím, než začnete...

Příklady aktivit s vysokým rizikem

Tady je několik typických aktivit a událostí, které zvyšují riziko v projektu.

Riziková aktivita

Popis

Kritické úkoly

Věnujte zvýšenou pozornost úkolům, které jsou na kritické cestě. Zahrnují v sobě vyšší riziko, protože mají největší dopad na datum dokončení projektu.

Úkoly přidělené dodavatelům

Když uzavřete smlouvu s dodavatelem, vyžadujte od něj, aby vás informoval o průběhu častěji nebo podrobněji, než chcete po členech vlastního týmu.

Úkoly přidělené dodavatelům, které spadají do koncové fáze projektu, jsou rizikovější než úkoly přidělené dodavatelům v jiné fázi projektu. Mezi dodavatele se řadí jak externí smluvní partneři, tak i zaměstnanci z jiných divizí vaší společnosti. Vzhledem k tomu, že nad nimi nemáte takovou kontrolu jako nad svým týmem, měli byste je považovat za rizika, která by mohla ohrozit výsledek projektu.

Nezkušení členové týmu

Přiřazení nezkušených pracovníků na práci v závěrečné fázi projektu ohrožuje datum dokončení projektu, protože těmto pracovníkům může trvat déle, než se zapracují. Toto riziko můžete minimalizovat tím, že pro nové pracovníky naplánujete dostatečně dlouhou dobu na zapracování.

Projekty delší než jeden rok

Projekty, které trvají déle než jeden rok, v sobě ukrývají víc neznámých a tím taky rizik. Ta plynou z dostupnosti zdrojů, změn technologií, vývoje na trhu a dalších proměnných.

Moc úkolů najednou

Zkontrolujte, jestli jste na stejnou dobu nenaplánovali moc úkolů. I když tyto úkoly plní různí lidé, moc úkolů ve stejnou dobu vnáší do projektu riziko, a to hlavně ke konci projektu.

Návrh plánu ve správném pořadí

Začínající projektoví manažeři dělají tu chybu, že propojují úkoly dřív, než si vytvoří jejich přehled. To může vést ke zmatkům a mnoha ústupkům. Když začínáte rozjíždět nový projekt, vytvořte si nejdřív seznam úkolů a rozdělte je do skupin, abyste měli přehled o celém rozsahu projektu a jeho výsledcích. Potom můžete začít propojovat úkoly tak, abyste vytvořili ideální plán.

Nepoučení se z minulých chyb

Pokud si nevedete záznamy o projektových chybách, jste odsouzení k tomu, abyste je opakovali i v budoucnu. Při dokončení projektu se obvykle vytváří závěrečná zpráva, jejímž účelem je minimalizovat rizika, která by se mohla v budoucích projektech opakovat.

Jak řídit rizika

Tady jsou triky z branže, které projektoví manažeři používají k tomu, aby se s projektovými riziky vypořádali.

Předcházení rizikům   

Pokud z projektové aktivity plynou závažné důsledky, je snaha předcházet rizikům dobrou strategií. Použití výrobního procesu pro dva výsledky najednou může ohrozit načasování projektu. Místo toho se projektový manažer může riziku vyhnout tím, že výrobní proces použije postupně.

Zmírnění rizik   

Najděte způsoby, jak můžete snížit pravděpodobnost vzniku rizika. Kdyby třeba zprovoznění novějšího a dražšího výrobního procesu trvalo moc dlouho, můžete se rozhodnout pro zjednodušený a dobře známý proces.

Přenos rizik   

Rizika můžete řídit tak, že je přenesete na externího dodavatele. Pokud je třeba rozsah dokumentace počítačového subsystému moc velký, než aby si s tímto úkolem včas poradily interní zdroje, zadejte zpracování části dokumentace externímu smluvnímu dodavateli.

Poučení se z rizik   

Ne všechna rizika jsou špatná. Rizika taky mohou otevřít dveře příležitosti. Pokud si třeba po prozkoumání rizik v projektu uvědomíte, že byste na trhu mohli uspět se samotným softwarovým subsystémem, který vyvíjíte jako součást výrobního procesu, můžete přeřadit svoje nejlepší inženýry na další vývoj subsystému. Stažení zkušených inženýrů z projektu sice vytváří v projektu prostor pro další rizika, ale v tomto případě můžou být rizika vykompenzovaná příležitostí, kterou tím získáte.

Řízení rizik

Sledování průběhu plánu

Místa, kde v projektu číhají rizika, můžete taky sledovat podle aktualizací úkolů od členů týmu. Postup prací můžete rychle zjistit podle Ganttova diagramu, můžete ale taky ke sledování použít sofistikovanější metodu − můžete si udělat analýzu vytvořené hodnoty.

Zobrazení kritické cesty projektu

Nechte si zobrazit úkoly, které mají největší vliv na datum dokončení projektu. Pokud budete potřebovat vyřešit problémy s plánem, doporučujeme podívat se na tyto úkoly úplně ze všeho nejdřív, abyste případná rizika odhalili zavčas.

Volba správného zobrazení plánu projektu

Rizika v projektu se nedají zjistit pohledem na jenom jedno zobrazení. Dopřejte si čas, a prozkoumejte rizika projektu pomocí různých zobrazení.

Zjišťování problémů podle analýzy vytvořené hodnoty

Analýza vytvořené hodnoty vám může pomoct odhalit rizika průběhu prostřednictvím otázek jako třeba: „Když se podívám na to, kolik práce se zatím na projektu udělalo, kolik peněz jsme podle plánu zatím mohli utratit?“ nebo „Povede se nám projekt dokončit včas?“.

Kompromisy při řízení projektu

Při řízení projektu s ohledem na rizika budete v plánu úkoly různě přesouvat. Jakákoliv změna v projektu znamená změnu délky, rozpočtu a rozsahu projektu.

Jak Project plánuje úkoly

Když plánujete rizika a upravujete harmonogram, může Project neočekávaně přesunout úkoly. Přečtěte si o principech fungování výkonného plánovacího modulu Projectu.

Zjišťování rizik spojených s náklady

Zadané projektové náklady důkladně překontrolujte, abyste měli jistotu, že jste svému rozpočtu nepřipravili nějakou past.

Zpátky do Průvodce řízením projektů

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×