Automatické odstranění starších položek RSS

Některé informační kanály RSS mohou obsahovat velké objemy dat. Při přidání dalších informačních kanálů RSS do aplikace Microsoft Office Outlook 2007 můžete zjistit, že se velikost Poštovní schránka nebo Soubor osobních složek (PST) na serveru Microsoft Exchange rychle zvětšuje.

Funkce automatické archivace aplikace Microsoft Outlook umožňuje automaticky odstraňovat položky starší než je určité datum. Celá řada informačních kanálů RSS obsahuje novinky nebo časově závislé informace. Potřeba uchovávat starší položky není obvykle tak důležitá jako uchovávat e-mailové zprávy.

Poznámka : Postupy uvedené v tomto článku vyžadují použití funkce Automatická archivace. V případě, že některý z profilů aplikace Outlook v počítači obsahuje účet serveru Exchange se správou záznamů zpráv, nemusí být funkce automatické archivace k dispozici.

V tomto článku

Další informace o funkci automatické archivace

Přizpůsobení funkce automatické archivace pro položky RSS

Zapnutí funkce automatické archivace

Nastavení funkce automatické archivace pro jednotlivé složky informačních kanálů RSS

Ruční archivace a odstranění

Další informace o funkci automatické archivace

Ve výchozím nastavení je funkce automatické archivace zapnuta, spouští se automaticky v zadaných časových intervalech a archivuje nebo, pokud je tato možnost nastavena, odstraňuje starší položky ze všech složek aplikace Outlook. Starší položky jsou položky, které dosáhly zadaného archivačního stáří.

Ve výchozím nastavení vytvoří aplikace Outlook soubory archivu v následujícím umístění:

  • Systém Windows Vista    

    jednotka:\uživatel\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Pokud složka Local Settings není zobrazena, je pravděpodobně skryta. Informace o zobrazení skrytých složek naleznete v nápovědě k systému Microsoft Windows.

  • Microsoft Windows XP nebo Microsoft Windows Server 2003    

    jednotka:\Documents and Settings\uživatel\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Pokud složka Local Settings není zobrazena, je pravděpodobně skryta. Informace o zobrazení skrytých složek naleznete v nápovědě k systému Windows.

K položkám archivovaným v aplikaci Outlook můžete získat přístup přímo ze složky Složky archivu v navigačním podokně v aplikaci Outlook. Chcete-li zobrazit Složky archivu v navigačním podokně, klepněte v nabídce Přejít na příkaz Seznam složek.

Po otevření složky Složky archivu zjistíte, že aplikace Outlook zachovala existující strukturu složek. Jestliže se nad složkou, kterou jste zvolili pro archivaci, nachází nadřízená složka, byla tato nadřízená složka vytvořena v souboru archivu, ale v této složce byly archivovány pouze složky, které odpovídají kritériím funkce automatické archivace. Pokud se rozhodnete archivované položky přesunout zpět do hlavní poštovní schránky, můžete importovat všechny položky ze souboru archivu do původních složek nebo do jiných složek, které zadáte, nebo můžete jednotlivé položky ručně přesunout či zkopírovat.

Začátek stránky

Přizpůsobení funkce automatické archivace pro položky RSS

Automatická archivace obsahuje dvojí nastavení: globální nastavení a nastavení u jednotlivých složek.

  • Globální nastavení     Toto nastavení představuje výchozí nastavení a určuje, zda je automatická archivace spouštěna a jakým způsobem zpracuje ve výchozím nastavení položky ve složkách aplikace Outlook (kromě složky Kontakty, která není automatickou archivací ovlivněna).

  • Nastavení u jednotlivých složek    Toto nastavení přepíše výchozí nastavení, takže jednotlivé složky můžete automaticky archivovat jiným způsobem.

Pokud u určité složky neurčíte nastavení automatické archivace, nebude tato složka archivována. Nastavení automatické archivace platí pouze pro aktuální poštovní schránku. To znamená, že pokud vyberete složku v účtu serveru Exchange a potom nastavíte globální nastavení na automatickou archivaci, bude se nastavení týkat pouze účtu serveru Exchange.

Poznámka : Kromě nastavení automatické archivace mohou být položky v poštovní schránce také předmětem zásad uchovávání informací nebo správy záznamů zpráv, které jsou dodržovány ve vaší společnosti. Zásady uchovávání informací a správy záznamů zpráv předepisují uživatelům uchovávat položky pouze po určitou dobu stanovenou v zásadách. Tyto zásady mají přednost před nastavením automatické archivace. Pokud je na jakémkoli účtu serveru Exchange v libovolném profilu aplikace Outlook ve vašem počítači zapnuta správa záznamů zpráv, není funkce automatické archivace k dispozici v žádném profilu aplikace Outlook ve vašem počítači.

Začátek stránky

Zapnutí funkce automatické archivace

Přestože je funkce automatické archivace ve výchozím nastavení zapnutá, můžete ji podle potřeby vypnout a znovu zapnout. Správné provedení postupů v tomto článku vyžaduje, aby byla funkce automatické archivace zapnuta.

Chcete-li funkci automatické archivace používat pouze pro složky informačních kanálů RSS, doporučujeme změnit výchozí nastavení tak, aby byla funkce automatické archivace zapnuta, ale neprováděla žádné akce u složek s výjimkou konkrétních složek, které nakonfigurujete. Lze tak předejít náhodné archivaci nebo odstranění obsahu složek, které nemají být ovlivněny.

  1. V nabídce Nástroje klepnete na příkaz Možnosti.

  2. Klepněte na kartu Jiné a potom na položku Automaticky archivovat.

    Nastavení automatické archivace

  3. Zaškrtněte políčko Spustit automatickou archivaci každých n dnů.

  4. Zadejte číslo v rozsahu 1 až 60, podle toho, jak často chcete spouštět automatickou archivaci.

    Pro účinné použití funkce automatické archivace se složkami informačních kanálů RSS doporučujeme zvolit hodnotu v rozsahu od 1 do 7 dnů. Toto číslo nevyjadřuje počet dnů, po který jsou položky uchovávány, ale jak často se automatická archivace spouští. Čím častěji budete automatickou archivaci spouštět, tím přesnější doby uchovávání získáte.

  5. V části Během archivace zrušte zaškrtnutí políček Odstranit neplatné položky (jen z poštovních složek) a Archivovat nebo odstranit staré položky.

    Zrušením zaškrtnutí těchto políček lze zabránit náhodnému provedení akcí automatické archivace u složek, které nemají být funkcí ovlivněny. Dále v tomto článku zadáte nastavení automatické archivace u jednotlivých složek.

    Pokud již automatickou archivaci používáte a u některých složek jste zadali výchozí globální nastavení, není třeba toto nastavení měnit.

Začátek stránky

Nastavení funkce automatické archivace pro jednotlivé složky informačních kanálů RSS

Nastavení automatické archivace je třeba zadat pro každou složku informačních kanálů RSS. Vlastnosti automatické archivace nejsou rekurzivní - nelze je převzít z nadřízené složky.

  1. V navigačním podokně klepněte pravým tlačítkem myši na složku informačních kanálů RSS, pro kterou chcete zadat nastavení, a v místní nabídce klepněte na příkaz Vlastnosti.

  2. Klepněte na kartu Automatická archivace.

    Nastavení automatické archivace pro složku informačních kanálů RSS

  3. Klepněte na možnost Archivovat tuto složku pomocí tohoto nastavení.

  4. V poli Uklidit položky starší než n období, kde n představuje číselnou hodnotu od 1 do 999 a období představuje měsíce, dny nebo týdny, zadejte maximální dobu, po kterou chcete položky RSS uchovávat.

  5. Klepněte na přepínač Trvale odstranit staré položky.

  6. Klepněte na tlačítko OK.

  7. Tento postup opakujte u každé složky informačních kanálů RSS obsahující položky, které chcete automaticky odstraňovat.

Začátek stránky

Ruční archivace a odstranění

  1. V nabídce Soubor klepněte na příkaz Archivovat.

  2. Zadejte, zda chcete všechny složky archivovat nastavením automatické archivace (to znamená pomocí výchozího nastavení nebo nastavení zadaného pro jednotlivé složky), nebo zda chcete jednotlivé složky archivovat pomocí možností zadaných v tomto dialogovém okně.

Poznámka :  Chcete-li archivovat do jiného než výchozího souboru, zadejte název jiného souboru do pole Soubor archivu. Aplikace Outlook automaticky vytvoří pro položky ve vybrané složce jiný soubor archivu.

Začátek stránky

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×