Automatická archivace starších položek

Automatická archivace starších položek

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Složka doručené pošty se může v Outlooku rychle plnit – novými zprávami, odpověďmi a předanými zprávami. Ani si nestačíte všimnout a máte tisíce zpráv. Složku doručené pošty a další složky Outlooku můžete mít pod kontrolou, když budete starší složky, které chcete uchovat, přesouvat do archivu. Automatická archivace to dělá automaticky.

Dá se nastavit, jak často automatická archivace poběží, kam bude ukládat archivované položky a jak dlouhou má Outlook uchovávat položky, než je bude archivovat.

  1. Klikněte na Soubor > Možnosti > Upřesnit.

  2. V části Automatická archivace klikněte na tlačítko Nastavení automatické archivace.

  3. Zaškrtněte políčko Spustit automatickou archivaci každých n dnů a zadejte, jak často se má automatická archivace spouštět.

  4. Vyberte si další možnosti – Outlook může třeba staré položky odstraňovat, místo aby je archivoval.

    Tip : Funkce archivace a automatické archivace nemusí být dostupné, pokud je váš poštovní profil spojený se serverem Exchange. Taky je možné, že vaše organizace má zásady uchovávání pošty, které se používají místo automatické archivace. Další informace získáte od správce systému.

Další informace o nastavení automatické archivace najdete v tématu Vysvětlení nastavení automatické archivace.

Změna nastavení automatické archivace u jednotlivé složky

  1. V seznamu složek v navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na složku, u které chcete změnit nastavení, a klikněte na Vlastnosti.

  2. Na kartě Automatická archivace zvolte požadované možnosti.

Při prvním spuštění aplikace Outlook, automatická archivace zapnutá ve výchozím nastavení a spustí každých 14 dní. Můžete změnit, jak často Automatická archivace poběží, zadejte datový soubor aplikace Outlook (PST) lze ukládat archivované položky a zvolte, jestli jsou vyměřené poplatky za archivovány položky ve vašich složkách Outlooku.

  1. Vyberte Nástroje > Možnosti a pak vyberte kartu jiné.

  2. Vyberte automatické archivace.

    Funkce Automaticky archivovat v dialogovém okně Možnosti otevřeném z nabídky Nástroje

  3. Zaškrtněte políčko Spustit automatickou archivaci každých n dnů a potom zadejte, jak často se má automatická archivace spouštět.

  4. Vyberte požadované možnosti.

    • Spustit automatickou archivaci každých    Zvolte, jak často se má automatická archivace spouštět. Archivace velkým počtem položek ve stejnou dobu může zpomalovat výkon počítače. Proto je vhodné zvolit určitou dobu, zkracuje dobu procesu automatické archivace. Zvažte kolik položek se obvykle zobrazí během daného období a upravte časový rámec příslušným způsobem. Výzvy před spuštěním automatické archivace     Vyberte tuto možnost, pokud chcete Outlook k zobrazení zprávy připomenutí, než zpracuje Automatická archivace položek aplikace Outlook. Až uvidíte zprávu, můžete kliknout bez zrušit automatické archivace relace.

    • Odstranění položky (pouze e-mailové složky) s ukončenou platností    Tato možnost není vybraná ve výchozím nastavení. Můžete mít e-mailové zprávy po jejich doba splatnosti vypršela odstraněny. Výchozí limit položkám koncept a složka Doručená pošta je šest měsíců a tří měsíců o složce Odeslaná pošta, ale můžete změnit tyto období použití možnosti Uklidit položky starší než.

    • Odstranit nebo archivovat staré položky    Tuto možnost musíte zvolte, pokud se má automatická archivace, chcete-li odstranit některé nebo všechny položky, když vyprší jejich platnost. Tuto možnost aktivuje další možnosti, které povolit, které můžete se rozhodnout, budou archivovány položky, které a které se odstraní, jakmile se dostanete na konec doby splatnosti. Vyberte další nastavení vyrovnat archivace a odstranění.

      Poznámka : V dialogovém okně automatické archivace "složky složky" odkazuje na vaše hlavní Outlook funkčních oblastí, například složku Kalendář a složky úkolů nebo jednotlivé e-mailové složky. Je to proto položky kalendář a úkoly jsou uložené ve svých odpovídajících složkách Kalendář a úkoly.

    • Zobrazení složky archivu v seznamu složek    Zvolte složky archivu společně s další pracovní složky v navigačním podokně. V hlavním složku pro archivaci můžete otevřít podsložky a zobrazit archivované položky. Při prohlížení archivovaných položek, můžete ověřit, že byly archivovány správné položky a všechny položky, které potřebujete, můžete taky přetáhnout zpátky na pracovní složku.

    • Uklidit položky starší než     Pokud chcete položky archivovat v dní, týdnů či měsíců zvolte výchozí nastavení. Můžete nastavit období jeden den až 60 měsíců. "Vyčistit" znamená, že k archivaci – ukládat – položky. Neznamená "odstranit", pokud jste zadali toto nastavení pro složky jinde.

    • Přesunout staré položky do     Nastavení výchozí pro toto umístění se liší pro počítače se systémem Microsoft Windows Vista a Windows XP operační systémy.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Systému Windows XP: C:\Documents and Settings\uživatelské \Local Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Pokud budete chtít nastavit jiné cíl archivovaných položek, můžete procházením a nastavit do jiného umístění. Položky se přesune do tohoto umístění po jejich doby splatnosti.

      Poznámka : Pokud otevřete složek a odstranit ručně se neodstraní položky archivovány ve vlastní umístění.

    • Trvalé odstranění položek    Tato možnost okamžitě odstraní neplatné položky namísto přesunutí zkopírovat výchozí umístění, jiné složky, která jste určili nebo složku Odstraněná pošta.

    • Použít toto nastavení u všech složek     Tato možnost slouží k použití nastavení automatické archivace, včetně provedené změny, klikněte na všechny složky. Chcete-li různá nastavení pro jednu nebo více složek, nevybírejte tuto možnost. Místo toho postupujte podle pokynů ukázáno v následujícím příkladu na tlačítko, které popisují, jak můžete zadat nastavení pro jednotlivé složky. Tyto pokyny jsou uvedeny také v následující části "Nastavení automatické archivace u jednotlivé složky." Změny provedené určitým složkám se týkají jenom ty složky.

    • Informace o zásady uchovávání informací     Ve vaší organizaci může správce systému nastavit zásady uchovávání informací, které určuje, kdy a jak položek aplikace poštovní schránka se automaticky archivovány. Zásady Tady můžete zobrazit, ale nemůžete je změnit bez potřebná oprávnění.

  5. Klikněte na OK.

Změna nastavení automatické archivace u jednotlivé složky

  1. V seznamu složek v Navigační podokno klikněte pravým tlačítkem myši na složku, kterou chcete změnit a v místní nabídce klikněte na Vlastnosti.

  2. Klikněte na kartu automatické archivace.

  3. Vyberte požadované možnosti.

    Poznámka : Další informace o nastaveních najdete v článku krok 4 v oddílu výše, "Kontrola nebo změna výchozího nastavení automatické archivace."

  4. Klikněte na OK.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×