Aspekty při aktualizaci dat

Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady.

Dobře navržená databáze nejen zajišťuje integritu dat, ale je jednodušší ji udržovat a aktualizovat. Accessová databáze není soubor ve stejném smyslu jako dokument Microsoft Wordu nebo snímková prezentace aplikace Microsoft PowerPoint. Místo toho se jedná o kolekci objektů – tabulky, formuláře, sestavy, dotazy a další, které musí spolupracovat, aby správně fungovaly.

Uživatelé zadávají data především prostřednictvím ovládacích prvků. To, co s tímto ovládacím prvkem provedete, závisí na datovém typu nastaveném pro pole podkladové tabulky a na vlastnosti nastavené pro toto pole a vlastnosti nastavené pro ovládací prvek. Nakonec zvažte použití dalších postupů databáze, jako je ověřování, výchozí hodnoty, seznamy a vyhledávání a kaskádové aktualizace. 

Další informace o aktualizaci dat z návrhového bodu uživatele najdete v tématu Přidání, úprava a odstranění záznamů.

V tomto článku

Vliv návrhu databáze na zadávání dat

Informace, které v databázi ukládáte, jsou uloženy v tabulkách, které obsahují data o určitém tématu, jako jsou aktiva nebo kontakty. Každý záznam v tabulce obsahuje informace o jedné položce, například o konkrétním kontaktu. Záznam tvoří pole, například jméno, adresa a telefonní číslo. Záznam se obvykle nazývá řádek a pole se často nazývá sloupec. Tyto objekty musí být v souladu se sadou principů návrhu nebo to, že databáze nefunguje správně nebo selže. Naopak tyto zásady návrhu ovlivňují zadávání dat. Zvažte toto:

  • Tabulky    Access uloží všechna data v jedné nebo více tabulkách. Počet tabulek závisí na návrhu a složitosti databáze. Ačkoli je možné zobrazit data ve formuláři, sestavě nebo ve výsledcích, které dotaz vrátil, uloží aplikace Access data jenom do tabulek a ostatní objekty v databázi se na nich vytvoří. Každá tabulka by měla být založena na jednom předmětu. Například tabulka obchodních kontaktních informací by neměla obsahovat informace o prodeji. Pokud to dělá, může hledání a úpravy správných údajů být obtížné, pokud není nemožné.

  • Datové typy:    Každé pole tabulky obvykle přijímá pouze jeden typ dat. Do polí nastavených k přijímání čísel například nelze ukládat poznámky. Pokud se pokusíte do takového pole zadat text, zobrazí se chybová zpráva. To ale není to pevné a rychlé pravidlo. Do polí nastavených na datový typ krátký text můžete například ukládat čísla (například poštovní směrovací čísla), ale nemůžete u nich provádět výpočty, protože Access považuje za část textu.

    V případě některých výjimek by pole v záznamu měla přijímat pouze jednu hodnotu. Do pole adresy například nemůžete zadat více než jednu adresu. To je na rozdíl od aplikace Microsoft Excel a umožňuje zadat libovolný počet jmen nebo adres nebo obrázků do jedné buňky, pokud nenastavíte tuto buňku tak, aby přijímala omezené typy dat. 

  • Pole s více hodnotami:    Access poskytuje funkci nazvanou vícehodnotové pole pro připojení více dat k jednomu záznamu a vytváření seznamů, které přijímají více hodnot. Seznam s více hodnotami můžete vždycky identifikovat, protože Access zobrazuje zaškrtávací políčko vedle každé položky seznamu. K záznamu v databázi můžete připojit například prezentaci aplikace Microsoft PowerPoint s libovolným počtem obrázků. Můžete také vytvořit seznam jmen a podle potřeby vybrat libovolný počet jmen. Použití vícehodnotových polí může způsobit přerušení pravidel návrhu databáze, protože do každého pole tabulky můžete uložit více záznamů. Access vynucuje pravidla "na pozadí" uložením dat ve zvláštních skrytých tabulkách.

  • Použití formulářů    Formuláře se obvykle vytvářejí, pokud chcete usnadnit používání databáze a zajistit, aby uživatelé zadali data přesně. Způsob, jakým pomocí formuláře upravujete data, závisí na návrhu formuláře. Formuláře můžou obsahovat libovolný počet ovládacích prvků, například seznamů, textových polí, tlačítek a dokonce i datových listů. Každý ovládací prvek, který je ve formuláři, buď čte data z pole podkladové tabulky, nebo je do něj zapisuje.

Další informace najdete v článku Základy návrhu databáze a Vytvoření tabulky a přidání polí.

Začátek stránky

Nastavení výchozí hodnoty pro pole nebo ovládací prvek

Pokud má velký počet záznamů stejnou hodnotu pro dané pole, jako je město nebo země nebo oblast, můžete ušetřit čas nastavením výchozí hodnoty pro ovládací prvek vázaný na toto pole nebo samotné pole. Když otevřete formulář nebo tabulku a vytvoříte nový záznam, zobrazí se v tomto ovládacím prvku nebo poli Výchozí hodnota.

V tabulce

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. V horní části zobrazení vyberte pole.

  3. V dolní části zobrazení vyberte kartu Obecné .

  4. Nastavte vlastnost výchozí hodnota na požadovanou hodnotu.

Ve formuláři

  1. Otevřete formulář v rozložení nebo v návrhovém zobrazení.

  2. Klikněte pravým tlačítkem myši na ovládací prvek, se kterým chcete pracovat, a potom klikněte na vlastnosti.

  3. Na kartě data nastavte vlastnost Výchozí hodnota na požadovanou hodnotu.

Začátek stránky

Omezení dat pomocí ověřovacích pravidel

Data v desktopových databázích Accessu můžete ověřovat při jejich zadávání pomocí ověřovacích pravidel. Ověřovací pravidla je možné nastavit v návrhu tabulky nebo v zobrazení datového listu tabulky. V Accessu jsou tři typy ověřovacích pravidel:

  • Ověřovací pravidlo pole:    Ověřovací pravidlo pole můžete použít k určení kritéria, které musí splňovat všechny platné hodnoty polí. Aktuální pole by nemělo být nutné zadávat jako součást pravidla, pokud ho nepoužíváte ve funkci. Omezení typů znaků, které se mají zadat do pole může být jednodušší, když se použije Vstupní maska. Pro datové pole může například platit ověřovací pravidlo, které zakáže hodnoty v minulosti.

  • Ověřovací pravidlo záznamu    Ověřovací pravidlo záznamu můžete použít k určení podmínky, že musí vyhovovat všechny platné záznamy. Pomocí ověřovacího pravidla záznamu můžete porovnat hodnoty v různých polích. Například záznam se dvěma datovými poli může vyžadovat, aby hodnoty v jednom poli vždy předcházely hodnotám druhého pole (třeba StartDate je před EndDate).

  • Ověřování ve formuláři:    Vlastnost Ověřovací pravidlo ovládacího prvku ve formuláři je možné použít k určení kritéria, které musí splňovat všechny hodnoty zadané do tohoto ovládacího prvku. Vlastnost ovládacího prvku Ověřovací pravidlo funguje jako ověřovací pravidlo pole. Ověřovací pravidlo formuláře se používá místo ověřovacího pravidla pole, pokud bylo pravidlo specifické jenom pro daný formulář a nikoli pro tabulku, bez ohledu na to, kde se použilo.

Další informace najdete v článku omezení zadávání dat pomocí ověřovacích pravidel.

Začátek stránky

Práce s seznamy hodnot a vyhledávacími poli

V Accessu existují dva typy dat seznamu:

  • Seznamy hodnot    Obsahují pevně danou sadu hodnot, kterou zadáte ručně. Hodnoty jsou ve vlastnosti Zdroj řádků daného pole.

  • Vyhledávací pole:    Pomocí dotazu můžete načíst hodnoty z jiné tabulky. Vlastnost Zdroj řádků pole obsahuje dotaz místo pevně zakódovaného seznamu hodnot. Dotaz vyhledá hodnoty z jedné nebo více tabulek v databázi. Ve výchozím nastavení vyhledávací pole zobrazuje tyto hodnoty v podobě seznamu. V závislosti na způsobu nastavení vyhledávacího pole můžete v seznamu vybrat jednu nebo více položek.

    Poznámka    Vyhledávací pole můžou Zaměňujte nové uživatele Accessu, protože se seznam položek zobrazuje na jednom místě (seznam, který Access vytvoří z dat ve vyhledávacím poli), ale data se můžou nacházet v jiném umístění (tabulka obsahující data).

Access ve výchozím nastavení zobrazuje seznam dat v poli se seznamem, i když můžete zadat ovládací prvek seznamu. Otevře se pole se seznamem, ve kterém se seznam prezentuje a po provedení výběru se zavře. Seznam může naopak zůstat otevřený v seznamu.

Pokud chcete upravit seznamy, můžete taky spustit příkaz Upravit položky seznamu nebo upravit data přímo ve vlastnosti Zdroj řádků zdrojové tabulky. Při aktualizaci dat ve vyhledávacím poli se zdrojová tabulka aktualizuje.

Pokud je vlastnost typ zdroje řádků seznamu nebo pole se seznamem nastavená na hodnotu seznamhodnot, můžete upravit seznam hodnot, i když je formulář otevřený ve formulářovém zobrazení – takže se nemusíte přepínat do návrhového zobrazení nebo zobrazení rozložení. otevření seznamu vlastností a úprava vlastnosti Zdroj řádků ovládacího prvku při každém provedení změny v seznamu. Chcete-li upravit seznam hodnot, musí být vlastnost Povolit úpravy seznamu hodnot pro seznam nebo pole se seznamem nastavena na hodnotu Ano.

Další informace najdete v tématu Vytvoření seznamu možností pomocí seznamu nebo pole se seznamem.

Zabránění úpravám seznamu hodnot ve formulářovém zobrazení

  1. Klikněte pravým tlačítkem myši na formulář v navigačním podokně a klikněte na příkaz návrhové zobrazení nebo zobrazení rozložení.

  2. Kliknutím vyberte ovládací prvek a stisknutím klávesy F4 zobrazte seznam vlastností.

  3. Na kartě data v seznamu vlastností nastavte vlastnost Povolit úpravy seznamu hodnot na hodnotune.

  4. Klikněte na soubor a potom na Uložit, nebo stiskněte CTRL + S Obrázek tlačítka .

Určení jiného formuláře pro úpravu seznamu hodnot

Access ve výchozím nastavení nabízí vestavěný formulář pro účely úpravy seznamu hodnot. Pokud máte jiný formulář, který byste chtěli použít k tomuto účelu, můžete název formuláře zadat do vlastnosti formuláře pro úpravy položek seznamu takto:

  1. Klikněte pravým tlačítkem myši na formulář v navigačním podokně a v místní nabídce klikněte na příkaz návrhové zobrazení nebo zobrazení rozložení .

  2. Kliknutím vyberte ovládací prvek a stisknutím klávesy F4 zobrazte seznam vlastností.

  3. Na kartě data v seznamu vlastností klikněte na šipku rozevíracího seznamu v poli vlastnosti upravit formulář položek .

  4. Klikněte na formulář, který chcete použít pro úpravy seznamu hodnot.

  5. Klikněte na soubor a potom klikněte na Uložit, nebo stiskněte CTRL + S Obrázek tlačítka .

ProZkoumání vyhledávacího pole ve formuláři

  1. Otevřete formulář v rozložení nebo v návrhovém zobrazení.

  2. Klikněte pravým tlačítkem myši na seznam nebo pole se seznamem a klikněte na vlastnosti.

  3. V seznamu vlastností klikněte na kartu vše a vyhledejte vlastnosti typ zdroje řádků a Zdroj řádků . Vlastnost typ zdroje řádků by měla obsahovat buď seznam hodnot , nebo tabulka/dotaza vlastnost Zdroj řádků by měla obsahovat seznam položek oddělených středníky nebo dotazem. Pokud chcete víc místa, klikněte na ni pravým tlačítkem a vyberte Lupa nebo stiskněte SHIFT + F2.

    Seznamy hodnot obvykle používají tuto základní syntaxi: "položka"; " Položka";" Položka"

    V tomto případě je seznam sadou položek ohraničených dvojitými uvozovkami a oddělených středníky.

    Vyberte dotazy: použijte tuto základní syntaxi: SELECT [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    V tomto případě obsahuje dotaz dvě klauzule (SELECT a FROM). První klauzule odkazuje na tabulku nebo dotaz a pole v této tabulce nebo dotazu. Druhá klauzule odkazuje jenom na tabulku nebo dotaz. Tady je klíč, který si zapamatujete: klauzule SELECT nemusí obsahovat název tabulky nebo dotazu, i když se doporučuje, musí obsahovat název alespoň jednoho pole. Všechny klauzule FROM ale musí odkazovat na tabulku nebo dotaz. Proto můžete pro vyhledávací pole vždycky najít zdrojovou tabulku nebo zdrojový dotaz přečtením klauzule FROM.

  4. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • Pokud používáte seznam hodnot, upravte položky v seznamu. Ujistěte se, že jste každou položku obklopeni uvozovkami, a jednotlivé položky oddělte středníkem.

    • Pokud dotaz ve vyhledávacím seznamu odkazuje na jiný dotaz, otevřete tento druhý dotaz v návrhovém zobrazení (klikněte pravým tlačítkem na dotaz v navigačním podokně a klikněte na návrhové zobrazení). PoZnamenejte si název tabulky, která se zobrazí v horní části návrháře dotazu, a přejděte k dalšímu kroku.

      Jinak, pokud dotaz ve vyhledávacím poli odkazuje na tabulku, poznamenejte si název tabulky a přejděte na další krok.

  5. Otevřete tabulku v zobrazení Datový lista podle potřeby upravte položky seznamu.

ProZkoumání vyhledávacího pole v tabulce

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. V horní části návrhové mřížky dotazu klikněte ve sloupci datový typ na pole text, číslo nebo ano/ne.

  3. V dolní části návrhové mřížky tabulky klikněte na kartu vyhledávání a podívejte se na vlastnosti typ zdroje řádků a Zdroj řádků .

    Vlastnost typ zdroje řádků musí číst seznam hodnot nebo tabulka/dotaz. Vlastnost Zdroj řádků musí obsahovat seznam hodnot nebo dotaz.

    Seznamy hodnot používají tuto základní syntaxi: "položka"; " Položka";" Položka"

    V tomto případě je seznam sadou položek ohraničených dvojitými uvozovkami a oddělených středníky.

    Vyberte dotazy obvykle používají tuto základní syntaxi: SELECT [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    V tomto případě obsahuje dotaz dvě klauzule (SELECT a FROM). První klauzule odkazuje na tabulku nebo dotaz a pole v této tabulce nebo dotazu. Druhá klauzule odkazuje jenom na tabulku nebo dotaz. Tady je klíč, který si zapamatujete: klauzule SELECT nemusí obsahovat název tabulky nebo dotazu, i když se doporučuje, musí obsahovat název alespoň jednoho pole. Všechny klauzule FROM ale musí odkazovat na tabulku nebo dotaz. Proto můžete pro vyhledávací pole vždycky najít zdrojovou tabulku nebo zdrojový dotaz přečtením klauzule FROM.

  4. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • Pokud používáte seznam hodnot, upravte položky v seznamu. Ujistěte se, že jste každou položku obklopeni uvozovkami, a jednotlivé položky oddělte středníkem.

    • Pokud dotaz ve vyhledávacím poli odkazuje na jiný dotaz, otevřete v navigačním podokně tento druhý dotaz v návrhovém zobrazení (klikněte pravým tlačítkem myši na dotaz a klikněte na příkaz návrhové zobrazení). PoZnamenejte si název tabulky, která se zobrazí v horní části návrháře dotazu, a přejděte k dalšímu kroku.

      Jinak, pokud dotaz ve vyhledávacím poli odkazuje na tabulku, poznamenejte si název tabulky a přejděte na další krok.

  5. Otevřete tabulku v zobrazení Datový lista podle potřeby upravte položky seznamu.

Začátek stránky

Odstranění dat ze seznamu hodnot nebo z vyhledávacího pole

Položky seznamu hodnot jsou umístěné ve stejné tabulce jako ostatní hodnoty v záznamu. Naopak data ve vyhledávacím poli se nacházejí v jedné nebo více dalších tabulkách. Pokud chcete odebrat data ze seznamu hodnot, otevřete tabulku a upravte položky.

Odebrání dat z vyhledávacího seznamu vyžaduje další kroky, které se liší podle toho, jestli dotaz pro tento seznam získává data z tabulky, nebo z jiného dotazu. Pokud je dotaz pro vyhledávací seznam založený na tabulce, je potřeba určit tuto tabulku a pole obsahující data, která se zobrazují v seznamu. Potom zdrojovou tabulku otevřete a upravte data v tomto poli. Pokud je dotaz pro vyhledávací seznam založený na jiném dotazu, musíte otevřít tento druhý dotaz, najít zdrojovou tabulku a pole, ze kterého druhý dotaz získává data, a upravit hodnoty v této tabulce.

Odebrání dat ze seznamu hodnot

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. V horní části návrhové mřížky vyberte pole tabulky obsahující seznam hodnot.

  3. V dolní části mřížky klikněte na kartu Vyhledávání a vyhledejte vlastnost Zdroj řádků.

    Ve výchozím nastavení jsou položky v seznamu hodnot ohraničené dvojitými uvozovkami a navzájem oddělené středníky: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Podle potřeby odeberte položky ze seznamu. Nezapomeňte také odstranit uvozovky u jednotlivých odstraněných položek. Nenechejte v seznamu ani počáteční středník nebo dvojité středníky (;;), a pokud odstraníte poslední položku v seznamu, odstraňte i závěrečný středník.

    Důležité:    Když odstraníte položku ze seznamu hodnot, kterou už používají záznamy v tabulce, zůstane tato položka součástí záznamů, dokud je nezměníte. Předpokládejme například, že vaše společnost má sklad ve městě A, ale pak tuto budovu prodá. Když položku „Město A“ odeberete ze seznamu skladů, bude se vám dál zobrazovat v tabulce, dokud tyto hodnoty nezměníte.

Odebrání dat z vyhledávacího pole

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. V horní části návrhové mřížky vyberte vyhledávací pole.

  3. V dolní části mřížky klikněte na kartu Vyhledávání a vyhledejte vlastnosti Typ zdroje řádků a Zdroj řádků.

    Vlastnost Typ zdroje řádků by měla mít hodnotu Tabulka nebo dotaz a vlastnost Zdroj řádků musí obsahovat dotaz odkazující na tabulku nebo jiný dotaz. Dotazy na vyhledávací pole vždy začínají slovem Vybrat.

    Obvykle (ale ne nutně) se u nich používá tato základní syntaxe: SELECT [název_tabulky_nebo_dotazu].[název_pole] FROM [název_tabulky_nebo_dotazu].

    V tomto případě obsahuje dotaz dvě klauzule (SELECT a FROM). První z nich odkazuje na tabulku a pole v této tabulce, druhá klauzule naopak jenom na tabulku. Zapamatujte si: Z klauzule FROM vždy poznáte název zdrojové tabulky nebo dotazu. Klauzule SELECT nemusí vždy obsahovat název tabulky nebo dotazu, pokaždé nicméně zahrnují název aspoň jednoho pole. Všechny klauzule FROM ale musí odkazovat na tabulku nebo dotaz.

  4. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Pokud dotaz ve vyhledávacím poli odkazuje na jiný dotaz, klikněte na tlačítko sestavit (na kartě data v seznamu vlastností klikněte na Tlačítko Tvůrce další) otevřete dotaz v návrhovém zobrazení. Poznamenejte si název tabulky, který se zobrazuje v horní části Návrháře dotazů, a přejděte ke kroku 5.

    • Pokud dotaz v poli Vyhledávání odkazuje na tabulku, poznamenejte si její název a přejděte ke kroku 5.

  5. Otevřete zdrojovou tabulku v zobrazení Datový list.

  6. Vyhledejte pole obsahující data použitá ve vyhledávacím seznamu a podle potřeby je upravte.

Začátek stránky

Jak datové typy ovlivňují zadávání dat

Při návrhu tabulky databáze vyberete datový typ pro každé pole v této tabulce a proces, který zajistí přesnější zadávání dat.

Zobrazení datových typů

Proveďte jednu z následujících akcí:

Použití zobrazení Datový list

  1. Otevřete tabulku v zobrazení datového listu.

  2. Na kartě pole klikněte ve skupině formátování na hodnotu v seznamu datový typ. Hodnota se změní při umístění kurzoru do různých polí v tabulce:

    Seznam Datový typ

Použití návrhového zobrazení

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. Podívejte se do návrhové mřížky. V horní části mřížky se zobrazuje název a datový typ jednotlivých polí tabulky.

    Pole v návrhovém zobrazení

Jak datové typy ovlivňují zadávání dat

Datový typ nastavený pro každé pole tabulky poskytuje první úroveň kontroly nad tím, jaký typ dat je v poli povolen. V některých případech, například dlouhé textové pole, můžete zadat libovolná data. V ostatních případech, jako je například pole typu Automatické číslo, vám nastavení datového typu pole neumožňuje zadávat žádné informace. V následující tabulce jsou uvedené datové typy, které Access poskytuje, a popisuje, jak ovlivňují zadávání dat.

Další informace najdete v tématech datové typy pro desktopové databáze Accessu a Změna nebo změna nastavení datového typu pole.

Datový typ

Vliv na zadávání dat

Krátký text

Poznámka: Od Accessu 2013 se datové typy Text nazývají Krátký text.

Pole typu krátký text přijímají text nebo číselné znaky, včetně seznamu položek s oddělovači. Textové pole přijímá menší počet znaků, než je dlouhé textové pole – od 0 do 255 znaků. V některých případech můžete pomocí funkcí pro převod provádět výpočty dat v poli s krátkým textem.

Dlouhý text

Poznámka: v Accessu 2013 se datové typy Memo přejmenují na Long Text.

Do tohoto typu pole můžete zadat velké množství textových a číselných dat až 64 000 znaků. Pole můžete nastavit tak, aby podporovalo formátování RTF, ale můžete použít typy formátování, které normálně v textových editorech vyhledáte, jako je třeba Word. Můžete například použít různé typy písma a velikosti písma u určitých znaků v textu, nastavit tučné písmo nebo kurzívu atd. Do dat můžete přidat značky jazyka HTML (Hypertext Markup Language). Další informace najdete v článku vložení nebo přidání pole ve formátu RTF.

Kromě toho mají pole typu Long Text nastavená pouze pro připojení. Když tuto vlastnost povolíte, můžete přidat nová data do dlouhého textového pole, ale nemůžete změnit stávající data. Funkce je určená pro použití v aplikacích, jako jsou například databáze sledování problémů, kde možná budete muset zachovat trvalý záznam, který zůstává neměnitelné. Když umístíte kurzor do dlouhého textového pole s povolenou vlastností pouze pro přidávání , ve výchozím nastavení text v poli zmizí. V textu nemůžete použít žádné formátování ani jiné změny.

Stejně jako krátká textová pole můžete také spouštět funkce pro převod dat v dlouhém textovém poli.

Číslo

Do tohoto typu pole můžete zadat jenom čísla a provádět výpočty s hodnotami v číselném poli.

Velké číslo

Poznámka: velké číselné datové typy jsou dostupné jenom v předplatném Office 365 pro předplatné.

Do tohoto typu pole můžete zadat jenom čísla a provádět výpočty s hodnotami v velkém číselném poli.

Další informace najdete v článku Použití datového typu Velké číslo.

Datum a čas

Do tohoto typu pole můžete zadávat jenom kalendářní data a čas. 

Pro pole můžete nastavit vstupní masku (série literálů a zástupných znaků, která se zobrazí, když vyberete pole), musíte zadat data do mezer a formát, který maska poskytuje. Pokud například vidíte masku, jako je třeba MMM_DD_YYYY, musíte do uvedených polí zadat 11 2017. Nemůžete zadat celý název měsíce, případně dvoumístné číslo roku. Další informace najdete v tématu řízení formátů zadávání dat pomocí vstupních masek.

Pokud vstupní masku nevytvoříte, můžete ji zadat pomocí libovolného platného formátu data nebo času. Můžete například zadat 11.2017, 10/11/17, 11, 2017 a tak dál.

U pole můžete taky použít formát zobrazení. V takovém případě, že není k dispozici žádná vstupní maska, můžete zadat hodnotu téměř v jakémkoli formátu, Access zobrazí data podle formátu zobrazení. Můžete například zadat 10/11/2017, ale formát zobrazení může být nastavený tak, aby zobrazoval hodnotu 11. října-2017.

Další informace najdete v článku vložení dnešního data.

Měna

Do tohoto typu pole můžete zadat jenom hodnoty měny. Symbol měny také nemusíte zadávat ručně. Access ve výchozím nastavení používá symbol měny (měna, £, $ atd.) zadaný v místním nastavení Windows. V případě potřeby můžete tento symbol měny změnit tak, aby odrážel jinou měnu.

Automatické číslo

Data v tomto typu pole nelze kdykoli zadávat ani měnit. Access zvýší hodnoty v poli typu Automatické číslo při každém přidání nového záznamu do tabulky.

Počítané

Data v tomto typu pole nelze kdykoli zadávat ani měnit. Výsledky tohoto pole jsou určené definovaným výrazem. Access aktualizuje hodnoty v počítaném poli při každém přidání nebo úpravě nového záznamu do tabulky.

Ano/Ne

Když kliknete na pole, které je nastavené na tento datový typ, zobrazí se v závislosti na tom, jak formátování pole, zaškrtávací políčko nebo rozevírací seznam. Pokud pole naformátujete tak, aby se zobrazoval seznam, můžete vybrat buď Ano , nebo ne, pravda nebo NEPRAVDA, nebo zapnout nebo vypnout ze seznamu, a to podle toho, jaký formát se u pole použil. V seznamu nemůžete zadávat hodnoty ani měnit hodnoty v seznamu přímo z formuláře nebo tabulky.

Objekt OLE

Tento typ pole se používá k zobrazení dat ze souboru vytvořeného pomocí jiného programu. V poli objektu OLE můžete například zobrazit textový soubor, graf aplikace Excel nebo PowerPointovou prezentaci.

V přílohách je rychlejší, jednodušší a pružnější způsob zobrazení dat z jiných aplikací.

Hyperlink

Do tohoto typu pole můžete zadat libovolná data a Access ji zabalí do webové adresy. Pokud například zadáte do pole nějakou hodnotu, Access ohraničení textu http://www.your_text. com. Pokud zadáte platnou webovou adresu, bude odkaz fungovat. Jinak bude mít odkaz chybovou zprávu.

Také je možné, že úpravy existujících hypertextových odkazů jsou obtížné, protože při kliknutí na hypertextový odkaz myší se otevře prohlížeč a přejdete na web zadaný v odkazu. Pokud chcete upravit pole hypertextového odkazu, vyberte sousední pole, přesuňte fokus pomocí klávesy TAB nebo kláves se šipkami do pole hypertextového odkazu a stisknutím klávesy F2 povolte úpravy.

Příloha

K tomuto typu pole můžete připojit data z jiných aplikací, ale nemůžete psát ani jinak zadávat text nebo číselná data.

Další informace najdete v článku připojení souborů a grafiky k záznamům v databázi.

Průvodce vyhledáváním

Průvodce vyhledáváním není datový typ. Místo toho pomocí průvodce vytvořte dva typy rozevíracích seznamů: seznamy hodnot a vyhledávací pole. Seznam hodnot používá oddělovače, které zadáte ručně při použití Průvodce vyhledáváním. Tyto hodnoty mohou být nezávislé na jakýchkoli dalších datech v databázi.

Naopak vyhledávací pole používá dotaz k načtení dat z jedné nebo více dalších tabulek v databázi. Vyhledávací pole potom zobrazí data v rozevíracím seznamu. Ve výchozím nastavení Průvodce vyhledáváním nastaví pole tabulka na datový typ číslo.

S vyhledávacími poli můžete pracovat přímo v tabulkách a také ve formulářích a sestavách. Ve výchozím nastavení se hodnoty ve vyhledávacím poli zobrazují v typu ovládacího prvku seznamu, který se nazývá pole se seznamem – seznam s rozevírací šipkou:

Prázdný seznam se šipkou

Můžete taky použít seznam, který zobrazuje několik položek s posuvníkem a zobrazí další položky:

Základní ovládací prvek seznam ve formuláři

Podle toho, jak nastavíte vyhledávací pole a pole se seznamem, můžete upravovat položky v seznamu a přidávat do seznamu položky tak, že vypnete vlastnost limit to list vyhledávacího pole.

Pokud hodnoty v seznamu nemůžete upravit, musíte přidat nebo změnit data v předdefinovaném seznamu hodnot nebo v tabulce, která slouží jako zdroj pro vyhledávací pole.

Když vytvoříte vyhledávací pole, můžete ho volitelně nastavit tak, aby podporoval více hodnot. V tomto případě výsledný seznam vedle každé položky seznamu zobrazí zaškrtávací políčko a podle potřeby můžete vybrat nebo vymazat tolik položek. Tento obrázek znázorňuje typický seznam s více hodnotami:

Seznam se zaškrtávacími políčky

Informace o vytváření vyhledávacích polí s více hodnotami a použití výsledných seznamů najdete v tématu Vytvoření nebo odstranění vícehodnotového pole.

Začátek stránky

Jak vlastnosti polí tabulky ovlivňují zadávání dat

Kromě principů návrhu, které určují strukturu databáze a datové typy, které určují, co můžete do daného pole zadat, může být při zadávání dat do Accessové databáze ovlivněno několik vlastností pole.

Zobrazení vlastností pole tabulky

Access nabízí dva způsoby, jak zobrazit vlastnosti pole tabulky.

V zobrazení Datový list

  1. Otevřete tabulku v zobrazení datového listu.

  2. Klikněte na kartu pole a pomocí ovládacích prvků ve skupině formátování zobrazte vlastnosti jednotlivých polí tabulky.

V návrhovém zobrazení

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. V dolní části mřížky klikněte na kartu Obecné , pokud ještě není vybraná.

  3. Vlastnosti pro vyhledávací pole zobrazíte kliknutím na kartu vyhledávání .

Jak vlastnosti ovlivňují zadávání dat

V následující tabulce jsou uvedené vlastnosti, které mají největší vliv na zadávání dat a popisují, jak ovlivňují zadávání dat.

Vlastnost

Umístění v návrhové mřížce tabulky

Možné hodnoty

Chování při zadávání dat

Velikost pole

Karta Obecné

0-255

Limit znaků se týká pouze polí nastavených na datový typ text. Pokud se pokusíte zadat víc než zadaný počet znaků, bude pole oddělit.

Povinné

Karta Obecné

Ano/Ne

Pokud je tato vlastnost zapnutá, přinutí vás tato vlastnost zadat hodnotu do pole a Access vám neumožní uložit nová data, dokud nedokončíte požadované pole. Pokud je toto pole vypnuté, budou povoleny hodnoty null, což znamená, že pole může být prázdné.

Hodnota null není totéž jako nulová hodnota. Nula je číslice a "null" je chybějící, nedefinovaná nebo neznámá hodnota.

Povolit řetězce nulové délky

Karta Obecné

Ano/Ne

Když je tato možnost zapnutá, můžete zadávat řetězce nulové délky – řetězce, které neobsahují žádné znaky. Pokud chcete vytvořit řetězec nulové délky, zadejte do pole ("") pár dvojitých uvozovek.

Indexované

Karta Obecné

Ano/Ne

Když indexovat pole tabulky, Access vám zabrání přidat duplicitní hodnoty. Index můžete vytvořit také z více polí. Pokud to provedete, můžete duplikovat hodnoty v jednom poli, ale ne v obou polích.

Vstupní maska

Karta Obecné

Předdefinované nebo vlastní sady literálů a zástupných znaků

Vstupní maska vynutí zadání dat v předdefinovaném formátu. Maska se zobrazí, když vyberete pole v tabulce nebo ovládací prvek ve formuláři. Předpokládejme třeba, že kliknete na pole kalendářního data a zobrazíte tuto sadu znaků: MMM-DD-RRRR. To je vstupní maska. Umožňuje zadat hodnoty měsíců jako zkratky s třemi písmeny, jako třeba OCT, a hodnotu roku vyjádřenou čtyřmi číslicemi, například OCT-15-2017.

Vstupní masky určují, jak se zadávají data, a ne způsob, jakým Access ukládá nebo zobrazuje tato data.

Další informace najdete v tématech Nastavení formátů zadávání dat pomocí vstupních masek a formátování pole data a času.

Omezit na seznam

Karta vyhledávání

Ano/Ne

Povolí nebo zakáže změny položek ve vyhledávacím poli. Uživatelé se někdy pokusí změnit položky ve vyhledávacím poli ručně. Když Access zabrání změnit položky v poli, nastaví se tato vlastnost na Ano. Pokud je tato vlastnost povolená a potřebujete změnit položky v seznamu, musíte seznam otevřít (Pokud chcete upravit seznam hodnot), nebo tabulku obsahující zdrojová data seznamu (Pokud chcete upravit vyhledávací pole) a změnit hodnoty tam.

Povolit úpravy seznamu hodnot

Karta vyhledávání

Ano/Ne

Povolí nebo zakáže příkaz Upravit položky seznamu pro seznamy hodnot, ale ne pro vyhledávací pole. Pokud chcete tento příkaz pro vyhledávací pole povolit, zadejte platný název formuláře do vlastnosti formuláře pro úpravu položek seznamu . Příkaz Povolit úpravy seznamu hodnot se zobrazí v místní nabídce, kterou otevřete kliknutím pravým tlačítkem myši na ovládací prvek seznam nebo pole se seznamem. Po spuštění příkazu se zobrazí dialogové okno Upravit položky seznamu . Pokud zadáte název formuláře do vlastnosti formulář pro úpravy položek seznamu , zobrazí se místo zobrazení dialogového okna Tento formulář.

Příkaz Upravit položky seznamu můžete spustit ze seznamů a ovládacích prvků pole se seznamem umístěných ve formulářích a v polích se seznamem umístěných v tabulkách a sadách výsledků dotazů. Formuláře musí být otevřené v návrhovém zobrazení nebo v zobrazení pro procházení. v zobrazení Datový list je nutné otevřít tabulky a sady výsledků dotazů.

Formulář pro úpravu položek seznamu

Karta vyhledávání

Název formuláře pro zadávání dat

Pokud zadáte název formuláře pro zadávání dat jako hodnotu vlastnosti tabulka, tento formulář se otevře, když uživatel spustí příkaz Upravit položky seznamu . V opačném případě se při spuštění příkazu zobrazí dialogové okno Upravit položky seznamu .

Začátek stránky

Změna hodnot primárního a cizího klíče pomocí kaskádových aktualizací

Někdy může být potřeba aktualizovat hodnotu primárního klíče. Pokud použijete tento primární klíč jako cizí klíč, můžete automaticky aktualizovat změny pomocí všech podřízených instancí cizího klíče.

Jako připomenutí je primární klíč hodnota, která jednoznačně identifikuje každý řádek (záznam) v databázové tabulce. Cizí klíč je sloupec, který odpovídá primárnímu klíči. Cizí klíče se obvykle nacházejí v jiných tabulkách a umožňují vytvořit relaci mezi daty v tabulkách.

Předpokládejme například, že používáte identifikační číslo produktu jako primární klíč. Jedno identifikační číslo jednoznačně identifikuje jeden produkt. Toto identifikační číslo můžete použít také jako cizí klíč v tabulce dat objednávek. Tímto způsobem můžete najít všechny objednávky týkající se jednotlivých produktů, protože jakákoli jiná objednávka, která je pro daný produkt zadarmo, se ID stane součástí objednávky.

Někdy se tato identifikační čísla (nebo jiné typy primárních klíčů) změní. Když to dělá, můžete změnit hodnotu primárního klíče a nechat si ji automaticky přenést všechny související podřízené záznamy. Toto chování zapnete tak, že zapnete referenční integritu a aktualizace kaskádových propojení mezi dvěma tabulkami.

Mějte na paměti tato důležitá pravidla:

  • Aktualizace kaskádových aktualizací můžete povolit jenom u polí primárního klíče nastavených na datové typy text nebo číslo. U polí nastavených na datový typ Automatické číslo nelze použít kaskádové aktualizace.

  • Aktualizace kaskádových aktualizací můžete povolit jenom mezi tabulkami, které mají relaci 1: n.

Další informace o vytváření relací. viz Příručka k relacím mezi tabulkami a Vytvoření, úprava nebo odstranění relace.

Následující postupy vám pomají vše v ruce a vysvětlují, jak nejdřív vytvořit relaci, a pak u této relace povolit aktualizace kaskádových aktualizací.

Vytvoření relace

  1. Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Zobrazit či skrýt na Relace.

  2. Na kartě Návrh klikněte ve skupině relace na Zobrazit tabulku.

  3. V dialogovém okně Zobrazit tabulku vyberte kartu tabulky , vyberte tabulky, které chcete změnit, klikněte na Přidata potom klikněte na Zavřít.

    Stisknutím klávesy SHIFT vyberete více tabulek, nebo můžete jednotlivé tabulky přidat jednotlivě. Vyberte jenom tabulky na stranách relace "1" a "n".

  4. V okně relace přetáhněte primární klíč z tabulky na straně 1 relace a umístěte ho do pole cizího klíče v tabulce na straně n relace.

    Zobrazí se dialogové okno Upravit relace. Dialogové okno je znázorněno na následujícím obrázku:

    Dialogové okno Upravit relace s existující relací

  5. Zaškrtněte políčko vynucení referenční integrity a klikněte na vytvořit.

Povolení kaskádových aktualizací v primárních klíčích

  1. Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Zobrazit či skrýt na Relace.

  2. Zobrazí se okno relace a zobrazí se spojení (zobrazené jako spojovací čáry) mezi tabulkami v databázi. Následující obrázek znázorňuje typickou relaci:

  3. Klikněte pravým tlačítkem na spojnici mezi nadřazenou a podřízenou tabulkou a klikněte na Upravit relaci.

    Relace mezi dvěma tabulkami

    Zobrazí se dialogové okno Upravit relace. Dialogové okno je znázorněno na následujícím obrázku:

    Dialogové okno Upravit relace

  4. Vyberte kaskádOvá aktualizace souvisejících polí, ujistěte se, že je zaškrtnuté políčko vynucení referenční integrity a klikněte na OK.

Začátek stránky

Proč se někdy zdá, že se identifikační čísla vynechají

Když vytvoříte pole, které je nastavené na datový typ Automatické číslo, Access automaticky vygeneruje hodnotu pro toto pole v každém novém záznamu. Hodnota se zvýší ve výchozím nastavení tak, aby každý nový záznam dostal další dostupné sekvenční číslo. Účelem datového typu Automatické číslo je poskytnout hodnotu, která je vhodná pro použití jako primární klíč. Další informace najdete v tématu Přidání, nastavení, změna nebo odebrání primárního klíče.

Když odstraníte řádek z tabulky, která obsahuje pole, které je nastavené na datový typ Automatické číslo, hodnota v poli Automatické číslo pro tento řádek se automaticky znovu nepoužije. Z tohoto důvodu může být číslo, které Access vygenerovalo, neočekávané, a mezery se můžou objevit v sekvenci IDENTIFIKAČNÍch čísel. Měli byste spoléhat jenom na jedinečnost hodnot v poli typu Automatické číslo a nikoli na jejich pořadí.

Začátek stránky

Hromadná aktualizace dat pomocí dotazů

Přidávání, aktualizace a odstraňování dotazů je nejúčinnějším způsobem, jak přidat, změnit nebo odebrat záznamy hromadně. Kromě toho jsou hromadné aktualizace jednodušší a efektivnější, když používáte dobré zásady návrhu databáze. Použití dotazu Append, Update nebo DELETE může být časově úsporný režim, protože dotaz můžete také opakovaně použít.

Důležité:    Před použitím těchto dotazů zálohujte data. Zálohování vám pomůže rychle opravit případné chyby, které by se mohly neúmyslně uskutečnit.

Připojení dotazů    Slouží k přidání mnoha záznamů do jedné nebo více tabulek. Jedním z nejčastěji používaných přidávacích dotazů je přidání skupiny záznamů z jedné nebo více tabulek ve zdrojové databázi do jedné nebo více tabulek v cílové databázi. Předpokládejme například, že získáváte nové zákazníky a databázi obsahující tabulku s informacemi o těchto zákaznících. Chcete-li zabránit zadávání těchto nových dat ručně, můžete ji přidat do příslušné tabulky nebo tabulky v databázi. Další informace najdete v tématu Přidání záznamů do tabulky pomocí přidávacího dotazu.

Aktualizační dotazy    Slouží k přidání, změně nebo odstranění části mnoha existujících záznamů. Aktualizační dotaz si můžete představit jako účinnou variantu dialogového okna Najít a nahradit. Zadáváte kritérium výběru (hrubý ekvivalent vyhledávacího řetězce) a kritérium aktualizace (hrubý ekvivalent náhradního řetězce). Na rozdíl od dialogového okna mohou aktualizační dotazy přijmout více kritérií, umožňuje aktualizovat velké množství záznamů v jednom průchodu a povolit změnu záznamů ve více tabulkách. Další informace najdete v tématu Vytvoření a spuštění aktualizačního dotazu.

Odstranění dotazů    Pokud chcete rychle odstranit hodně dat nebo odstranit sadu dat pravidelně, je to užitečné, protože dotazy umožňují určit kritéria pro rychlé vyhledání a odstranění dat. Další informace najdete v tématu způsoby přidání, úprav a odstranění záznamů.

Začátek stránky

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×