Office
Přihlásit se
Archivace v Outlooku 2016 pro Windows

Archivace v Outlooku 2016 pro Windows

V Outlooku 2016 můžete zprávy archivovat několika způsoby. Tyto způsoby se liší podle toho, jestli používáte Outlook 2016 s účtem Office 365 pro firmy, s účtem Exchange nebo s jinými typy účtů, jako jsou účty Outlook.com, Gmail, POP nebo IMAP.

Všechny účtu v Outlooku 2016 mají přístup ke složce Archiv. Složka Archiv je jedna z výchozích složek Outlooku, podobně jako složky Doručená pošta, Odeslaná pošta a Odstraněná pošta. Složku Archiv nemůžete odstranit. Pokud Outlook používáte s účtem Exchange nebo Exchange Online, tak pro složku Archiv platí zásady složky, jako jsou zásady uchovávání informací.

Když pomocí tlačítka Archivovat přesunete zprávy do složky Archiv, nezmenší se tím velikost vaší poštovní schránky. Pokud potřebujete zmenšit velikost svojí poštovní schránky, můžete použít funkci Online archiv v Office 365 pro podniky nebo funkci Automaticky archivovat.

Archivace zpráv v Outlooku 2016 pomocí jediné akce

K přesunutí jedné nebo více zpráv do složky Archiv bez jejich odstranění můžete použít tlačítko Archivovat, které se nachází na pásu karet ve skupině Odstranit. Archivace má několik výhod.

  • Archivované položky se dají snadno vyhledat pomocí vyhledávacího pole nebo tak, že přejdete do složky Archiv. Když do vyhledávacího pole napíšete hledaný termín, Outlook 2016 ve výchozím nastavení prohledá všechny složky ve vaší poštovní schránce.

  • Položky jsou dál dostupné na telefonu nebo jiném zařízení přes složku Archiv.

Archivace položek v Outlooku 2016

  1. Ve složce Doručená pošta nebo v jiné složce vyberte jednu nebo více zpráv, které chcete archivovat.

  2. Ve skupině Odstranit zvolte Archivovat. Jednu nebo více vybraných zpráv můžete okamžitě archivovat také stisknutím klávesy Backspace

    Archivace jedním kliknutím

    Poznámka: Složka Archiv už existuje, i když jste tuto funkci ještě nepoužili. Najdete ji v seznamu složek Outlooku. Pokud tuto složku nevidíte a používáte Outlook 2016, přejděte na Soubor > Účet Office > Možnosti aktualizace > Aktualizovat.

  3. Zprávy se přesunou do složky Archiv. Pokud zprávu archivujete omylem, přejděte do složky Archiv a přesuňte tuto zprávu zpátky do složky Doručená pošta.

Poznámka: Tlačítko Archivovat se zobrazuje jenom v Outlooku 2016. Starší verze Outlooku tlačítko Archivovat na pásu karet nemají.

Archivace zpráv pomocí klávesnice

Jednu nebo více vybraných zpráv můžete archivovat stisknutím klávesy Backspace. Pokud stisknete klávesu Delete, zprávy se přesunou do složky Odstraněná pošta. Chování klávesy Backspace se nedá změnit.

Jak najdu složku Archiv?

Složka Archiv je v seznamu složek. Seznam složek zobrazíte tak, že vyberete Zobrazení > Podokno složek a zvolíte Normální.

V nabídce Podokno složek je vybraná možnost Normální.

Jak se hledá ve složce Archiv?

Když ve výchozím nastavení hledáte položky Outlooku pomocí funkce „Prohledat: Aktuální poštovní schránka“ nad seznamem složek, prohledává Outlook celou poštovní schránku.

Hledání v poštovní schránce

Pokud chcete hledání omezit jenom na složku Archiv, vyberte nejdříve složku Archiv v seznamu složek. Vyhledávací pole teď bude prohledávat jenom složku Archiv.

Hledání ve složce archivu

Jak se to liší od funkce Online archiv?

Online archiv je funkce určená pro podnikové zákazníky s Office 365, kteří mají neobvykle velké poštovní schránky. Tito zákazníci se můžou pomocí online archivu vyhnout odstraňování staré pošty. Online archiv uživatele se chová tak trochu jako druhý účet v aplikaci Outlook, který má svou vlastní strukturu složek. V důsledku toho není zahrnutý do vyhledávání prováděných ze složky Doručená pošta.

Pokud je online archiv povolený, můžou správci a uživatelé nastavit pomocí zásad archivace svoje poštovní schránky tak, aby se staré zprávy automaticky přesouvaly do online archivu.

Kdy se má použít funkce Archivovat a kdy funkce Online archiv?

Funkci Archivovat doporučujeme používat k čištění zpráv ve složce Doručená pošta, na které jste už odpověděli nebo které jste už vyřídili. Archiv můžete považovat za složku souborů. Položky můžete ukládat do složky Archiv a dál k nim máte snadný přístup. Zprávy můžete také odstraňovat nebo přesouvat do určitých složek, pokud vám to tak víc vyhovuje.

Správcům uživatelů s velkými poštovními schránkami v organizaci, která používá Office 365 Enterprise, doporučujeme nastavit zásady archivace tak, aby se položky přesouvaly do online archivu po jednom roce (nebo i dřív, pokud uživatelé dosahují kvótu poštovní schránky rychleji). Tím se zajistí, že uživatelé nebudou muset odstraňovat starou poštu, aby si udělali místo pro novou. Pošta, která je starší než zadaná doba, se může přesouvat ze složky Doručená pošta i z místní složky Archiv.

Časté otázky k archivaci

Ne. Složka Archiv je jednou z výchozích systémových složek Outlooku a nedá se přejmenovat, přesunout ani odstranit.

Archivace je dobře známá funkce, která je dostupná už v aplikacích Outlook Mobile, Outlook Web App a Outlook.com a dokonce i u jiných poskytovatelů e-mailu, jako je třeba Gmail. Vzhledem k tomu, že jde o zavedený název, a protože funkce Online archiv už existuje, jsme se rozhodli tyto názvy ponechat.

Funkce Automaticky archivovat je starší funkce aplikace Outlook, která umožňuje automatické přesouvání starých e-mailů do souboru .pst. To znamená, že e-maily se odeberou ze serveru a jejich vyhledání bude obtížnější. Pokud pevný disk obsahující soubor AutoArchive.pst přestane být použitelný, budou tyto e-maily ztracené. Online archiv je náhrada funkce Automaticky archivovat pro podniky.

V případě, že funkci Online archiv nemáte, můžete dál používat funkci Automaticky archivovat (pokud ji vaše IT oddělení nezakázalo). Další informace o funkci Automaticky archivovat v aplikaci Outlook 2016 najdete v tématu Ruční archivace starších položek v Outlooku pro Windows.

Archivace je široce dostupná v aplikacích Outlook pro Windows, Outlook Mobile, Outlook na webu a Outlook.com. Funkce Archivace se nedá zakázat pomocí zásad skupiny.

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×