Archivace v Outlooku 2016 pro Windows

Outlook 2016 má na pásu karet na kartě Domů funkci rychlé archivace. Zákazníci, kteří mají Office 365 pro firmy, mají taky přístup k online archivu.

Archivace zpráv pomocí jediné akce

K přesunutí jedné nebo víc zpráv do složky archivu bez jejich odstranění můžete použít tlačítko Archiv, které se nachází na kartě Domů ve skupině Odstranit. Použití archivace má několik výhod.

  • Archivované položky se dají dál snadno vyhledat pomocí vyhledávacího pole nebo tak, že přejdete do složky Archiv.

  • Položky jsou dál dostupné na telefonu nebo jiném zařízení přes složku Archiv.

Přesunutím zpráv do složky Archiv se velikost poštovní schránky nezmenší. Zprávy jsou dál uložené v poštovní schránce, ale jsou umístěné v jiné složce.

  1. Vyberte ve složce minimálně jednu zprávu pro archivaci.

  2. Na kartě Domů ve skupině Odstranit zvolte Archiv.

    Archivace jedním kliknutím

    Poznámky : 

    • Pokud jste si ještě složku archivu nenastavili, zobrazí se vám tato zpráva:

      Nastavení archivace jediným kliknutím

    • Pokud jste archivaci používali v jiném klientovi aplikace Outlook, jako je třeba Outlook.com, tato zpráva se nezobrazí a položky se přesunou do existující složky Archiv.

  3. Zvolte jednu z těchto možností:

    • Vytvořit složku archivu

    • Zvolit už vytvořenou složku

    Poznámka : Zprávy se přesunou do složky Archiv, kterou jste zadali. Pokud přesunete zprávu do archivu omylem, přejděte do složky Archiv a přesuňte danou zprávu zpátky do složky Doručená pošta.

Jaký vztah má tato funkce k funkci Online archiv?

Online archiv je funkce určená pro podnikové zákazníky s Office 365, kteří mají neobvykle velké poštovní schránky. Tito zákazníci se můžou pomocí online archivu vyhnout odstraňování staré pošty. Online archiv uživatele se chová tak trochu jako druhý účet v aplikaci Outlook, který má svou vlastní strukturu složek. V důsledku toho není zahrnutý do vyhledávání prováděných ze složky Doručená pošta.

Pokud je online archiv povolený, můžou správci a uživatelé nastavit pomocí zásad archivace svoje poštovní schránky tak, aby se staré zprávy automaticky přesouvaly do online archivu.

Doporučení pro používání funkcí Archivace a Online archiv

Novou funkci Archivace doporučujeme používat k čištění zpráv ve složce Doručená pošta, na které jste už odpověděli nebo které jste už vyřídili. Můžete taky odstraňovat zprávy nebo je přesouvat do určitých složek, pokud vám to takto víc vyhovuje.

Správcům uživatelů s velkými poštovními schránkami v organizaci, která používá Office 365 Enterprise, doporučujeme nastavit zásady archivace tak, aby se položky přesouvaly do online archivu po jednom roce (nebo i dřív, pokud uživatelé dosahují kvótu poštovní schránky rychleji). Tím se zajistí, že uživatelé nebudou muset odstraňovat starou poštu, aby se udělalo místo pro novou. Pošta, která je starší než zadaná doba, se může přesouvat ze složky Doručená pošta i z místní složky Archiv.

Časté otázky k archivaci

Online archiv se nedá používat jako cíl tlačítka Archiv ze dvou důvodů.

  1. Při hledání ze složky Doručená pošta se online archiv ve výchozím nastavení neprohledává. Archivovanou poštu by mělo jít prohledávat, aby ji bylo možné snadno načítat.

  2. Online archiv není dostupný ve všech verzích aplikace Outlook a Outlook Mobile. Po přesunutí pošty do online archivu by byl přístup k archivované poště na telefonu obtížný.

Archivace je dobře známá funkce, která je dostupná už v aplikacích Outlook Mobile, Outlook Web App a Outlook.com a dokonce i u jiných poskytovatelů e-mailu, jako je třeba Gmail. Vzhledem k tomu, že jde o zavedený název, a protože funkce Online archiv už existuje, jsme se rozhodli tyto názvy ponechat.

Myslíme si, že tyto funkce jsou příbuzné a můžou se používat společně tak, jak se doporučuje v tomto článku výš.

Funkce Automaticky archivovat je starší funkce aplikace Outlook, která umožňuje automatické přesouvání starých e-mailů do souboru .pst. To znamená, že e-maily se odeberou ze serveru a jejich vyhledání je těžší. Pokud pevný disk obsahující tento soubor .pst bude nepoužitelný, může dojít ke ztrátě tohoto archivu. Online archiv je náhrada funkce Automaticky archivovat určená pro podniky. Tuto novou funkci archivu lze používat společně s funkcí Automaticky archivovat.

V případě, že funkci Online archiv nemáte, můžete dál používat funkci Automaticky archivovat (pokud ji vaše IT oddělení nezakázalo). Další informace o funkci Automaticky archivovat v aplikaci Outlook 2016 najdete v tématu Ruční archivace starších položek v Outlooku pro Windows.

Archivace je široce dostupná v aplikacích Outlook pro Windows, Outlook Mobile, Outlook na webu a Outlook.com. Funkce Archivace se nedá zakázat pomocí zásad skupiny.

Potřebujete další pomoc?

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×