Archivace v Outlook pro Windows

Archivace v Outlook pro Windows

V Outlooku můžete zprávy archivovat několika způsoby. Metody, které můžete použít, závisí na typu účtu nebo účtů, které máte v Outlooku nastavené.

Všechny účtu mají přístup ke složce Archiv. U účtů Office 365, Outlook.com a Exchange je složka Archiv jedna z výchozích složek Outlooku, podobně jako složky Doručená pošta, Odeslaná pošta a Odstraněná pošta. Tuto složku nejde odstranit. Pokud Outlook používáte s účtem Exchange nebo Exchange Online, tak pro složku Archiv platí zásady složky, jako jsou zásady uchovávání informací.

U účtů POP a IMAP můžete složku Archiv vytvořit nebo přiřadit už vytvořené složce její funkci. U účtů Office 365 a Exchange nemůžete změnit umístění Archivu.

Když pomocí tlačítka Archivovat přesunete zprávy do složky Archiv, nezmenší se tím velikost vaší poštovní schránky. Pokud potřebujete zmenšit velikost svojí poštovní schránky, můžete použít funkci Online archiv v Office 365 pro podniky nebo funkci Ruční archivace položek.

Archivujte zprávy tlačítkem Archivovat

K přesunutí jedné nebo více zpráv do složky Archiv bez jejich odstranění můžete použít tlačítko Archivovat, které se nachází na pásu karet ve skupině Odstranit. Archivace má několik výhod.

  • Archivované položky se dají snadno vyhledat pomocí vyhledávacího pole nebo tak, že přejdete do složky Archiv. Když do vyhledávacího pole napíšete hledaný termín, Outlook ve výchozím nastavení prohledá všechny složky ve vaší poštovní schránce.

  • Položky jsou dál dostupné na telefonu nebo na jiném zařízení přes složku Archiv.

Archivujte položky v Outlooku

  1. Ve složce Doručená pošta nebo v jiné složce vyberte jednu nebo více zpráv, které chcete archivovat.

  2. Ve skupině Odstranit zvolte Archivovat. Jednu nebo více vybraných zpráv můžete okamžitě archivovat také stisknutím klávesy Backspace.

    Archivace jedním kliknutím

    Poznámka: U účtů Office 365, Exchange, Exchange Online a Outlook.com je složka Archiv už vytvořená, i když jste funkci Archivovat předtím nikdy nepoužili. Najdete ji v seznamu složek Outlooku. Pokud tuto složku nevidíte a používáte Outlook 2016 nebo Outlook pro Office 365, přejděte na Soubor > Účet Office > Možnosti aktualizace > Aktualizovat.

  3. Zprávy se přesunou do složky Archiv. Pokud zprávu archivujete omylem, přejděte do složky Archiv a přesuňte tuto zprávu zpátky do složky Doručená pošta.

Poznámka: Tlačítko Archivovat je viditelné jen v Outlooku 2016, Outlooku 2019 a v Outlooku pro Office 365. Starší verze Outlooku tlačítko Archivovat na pásu karet nemají.

Archivace zpráv pomocí klávesnice

Jednu nebo více vybraných zpráv můžete archivovat stisknutím klávesy Backspace. Pokud stisknete klávesu Delete, zprávy se přesunou do složky Odstraněná pošta. Chování klávesy Backspace se nedá změnit. 

Poznámka: Pokud zprávu nemáte otevřenou v podokně čtení, ale v samostatném okně, nejde archivovat stisknutím klávesy Backspace. Aby ji bylo možné archivovat stisknutím klávesy Backspace, musíte ji zavřít a zobrazit si ji v podokně čtení. Když je zpráva otevřená v novém okně, je možné ji archivovat jedině pomocí tlačítka Archivovat na pásu karet.

Jak najdu složku Archiv?

Složka Archiv je v seznamu složek. Když chcete zobrazit seznam složek, klikněte na Zobrazení > Podokno složek a vyberte Normální.

V nabídce Podokno složek je vybraná možnost Normální.

Jak se hledá ve složce Archiv?

Když ve výchozím nastavení hledáte položky Outlooku pomocí funkce „Prohledat: Aktuální poštovní schránka“ nad seznamem složek, prohledává Outlook celou poštovní schránku.

Hledání v poštovní schránce

Pokud chcete hledání omezit jenom na složku Archiv, vyberte nejdříve složku Archiv v seznamu složek. Vyhledávací pole teď bude prohledávat jenom složku Archiv.

Hledání ve složce archivu

Jak se to liší od funkce Online archiv?

Online archiv je funkce určená pro podnikové zákazníky s Office 365, kteří mají neobvykle velké poštovní schránky. Tito zákazníci se můžou pomocí online archivu vyhnout odstraňování staré pošty. Online archiv uživatele se chová tak trochu jako druhý účet v aplikaci Outlook, který má svou vlastní strukturu složek. V důsledku toho není zahrnutý do vyhledávání prováděných ze složky Doručená pošta.

Pokud je online archiv povolený, můžou správci a uživatelé nastavit pomocí zásad archivace svoje poštovní schránky tak, aby se staré zprávy automaticky přesouvaly do online archivu.

Kdy se má použít funkce Archivovat a kdy funkce Online archiv?

Funkci Archivovat doporučujeme používat k čištění zpráv ve složce Doručená pošta, na které jste už odpověděli nebo které jste už vyřídili. Archiv můžete považovat za složku souborů. Položky můžete ukládat do složky Archiv a dál k nim máte snadný přístup. Zprávy můžete také odstraňovat nebo přesouvat do určitých složek, pokud vám to tak víc vyhovuje.

Správcům uživatelů s velkými poštovními schránkami v organizaci, která používá Office 365 Enterprise, doporučujeme nastavit zásady archivace tak, aby se položky přesouvaly do online archivu po jednom roce (nebo i dřív, pokud uživatelé dosahují kvótu poštovní schránky rychleji). Tím se zajistí, že uživatelé nebudou muset odstraňovat starou poštu, aby si udělali místo pro novou. Pošta, která je starší než zadaná doba, se může přesouvat ze složky Doručená pošta i z místní složky Archiv.

Časté otázky k archivaci

Pokud používáte účet Office 365, Exchange, Exchange Online nebo Outlook.com, tak nemůžete změnit, kam se archivované položky přesouvají. Složka Archiv je jednou z výchozích systémových složek Outlooku a nedá se přejmenovat, přesunout ani odstranit. Pokud používáte účet POP nebo IMAP, jako je třeba Gmail, Yahoo nebo iCloud, můžete umístění složky Archiv změnit tak, že kliknete na Složka > Nastavení poštovní schránky > Nástroje > Nastavení složky archivu.

Archivace je dobře známá funkce, která je dostupná už v aplikacích Outlook Mobile, Outlook Web App a Outlook.com a dokonce i u jiných poskytovatelů e-mailu, jako je třeba Gmail. Vzhledem k tomu, že jde o zavedený název, a protože funkce Online archiv už existuje, jsme se rozhodli tyto názvy ponechat.

Funkce Automaticky archivovat je starší funkce aplikace Outlook, která umožňuje automatické přesouvání starých e-mailů do souboru .pst. To znamená, že e-maily se odeberou ze serveru a jejich vyhledání bude obtížnější. Pokud pevný disk obsahující soubor AutoArchive.pst přestane být použitelný, budou tyto e-maily ztracené. Online archiv je náhrada funkce Automaticky archivovat pro podniky.

V případě, že funkci Online archiv nemáte, můžete dál používat funkci Automaticky archivovat (pokud ji vaše IT oddělení nezakázalo). Další informace o funkci Automaticky archivovat v aplikaci Outlook 2016 najdete v tématu Ruční archivace starších položek v Outlooku pro Windows.

Archivace je široce dostupná v aplikacích Outlook pro Windows, Outlook Mobile, Outlook na webu a Outlook.com. Funkce Archivace se nedá zakázat pomocí zásad skupiny.

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×