7 způsobů, jak udržet zavádění řešení PPM, po implementaci: dokument white paper

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Tento dokument white paper je součástí kolekce náš "From the trenches".

Nástroje pro správu portfolia (PPM) a Project téměř vždy způsobit závažný shift jak projekty spravovaných, sledovat a vykazovat v organizaci. Je ale ztraceny organizacím, které je třeba jako je mnohem fokus na další zavádění takto v implementaci nástroje. Tento dokument white paper se podíváme na některé klíčové oblasti se můžete zaměřit na k udržení zavádění – zveřejňují implementaci – použití nového nástroje PPM stal součástí organizace jazykové verze, dokud.

Stáhnout tento dokument white paper verze Wordu, najdete v článku 7 způsobů, jak udržet zavádění řešení PPM, po implementaci: dokument white paper.

Další dokumenty white paper najdete Dokumenty white paper "od the Trenches".

7 způsobů, jak udržet zavádění řešení PPM, po provedení

Úvod

Byli jste někdy zahrnuté do projektu kde nápad na nový nebo inovace vynechali být skoro, zisky silných všechny mezi, dostane spouštět a několik měsíců bude implementovaná, nikdo – použití už? Pokud jste odpověděli ano, bude také souhlasíte se mnou v těchto projektů došlo žádné dearth změnit správu úsilí, úsilí školení a tak dále. Proč lidé jednoduše zastavit pomocí některých nástrojů, které jsou považované být největší nápady při provádění

Může to být mnoho odpovědi na předchozí otázce. Je možné, že nástroj zastaralý kvůli tržních podmínek nebo možná organizační strategie změnil. Pokud hledáte opatrně, častěji, skutečné důvod, proč je ale, že žádný úsilí přináší udržet zavádění, který byl dosáhnout během provádění projektu. Nestačí jenom Správa změn během životního cyklu projektu; Změna musí být spravovány za i dokončení projektu. To platí pro všechny projekty, ale zvětšuje v rámci implementace řešení PPM PPM nástroje téměř vždy způsobovat závažný shift ve správě projektů, sledovat a vykazovat v organizaci.

Tento dokument white paper se podíváme na některé klíčové oblasti můžete zaměřit na k udržení výsledků implementace zavádění a není tlačítko myši uvolněte z omezení použití nového nástroje PPM stal součástí organizace jazykové verze, dokud.

7 způsobů, jak udržet přijetí

Předpokládejme organizaci bude provádět PPM řešení (nebo upgradovat na novější verzi) v blízké budoucnosti. Také Předpokládejme, že je plně platnost školení podporu a změna správy dostupné během životnosti projektu. V kontextu tady jsou klíčové oblasti, které vyžadují skutečné pozornost po provedení dokončení.

1) vytvořit 30 60 90 den cíle   

Před zavedením řešení PPM první věc, musíte udělat je určit 30 60 90 den cíle implementace. Přečtěte si informace, které správně. To je třeba udělat před zavádění a ne POZDĚJI. Začněte s věci, které jsou velmi jednoduché změřit, jako je například % časových rozvrhů odeslaných na čas nebo číslo projekty vytvořené atd, a měření konzistentní a vykázat jejich. Tyto cíle pomůže vám následujícím způsobem:

  • Nejprve cíle a metriky se dozvíte, jak dobře nástroj držitelem se používá. Pokud metriky vypadají chybný, pak můžete hned přejít na akce a podporují potřebné ke zvýšení využití nástroj.

  • Cíle získáte konkrétní co se dá pracovat, namísto obecné informace o úspěšném nebo neúspěšném řešení projektu. Bude pomáhají zobrazit hodnotu PPM řešení pro správu.

    A nakonec pomůže Oslavte malé victories. Při řešení PPM může provedena přineslo komínů změny v organizaci, je důležité můžete získat rychlý wins a Oslavte je, aby výši úroku a pozitivity kolem řešení.

A tím, nedojde k zastavení při 30 60 90 den cíle. Ujistěte se, můžete vytvořit i některé dlouhodobou cíle a sledovat jejich.

2) je zobrazte hodnotu!   

Před provedením PPM řešení, byla téměř tak, aby zajistil, že analýzy výhod platné, které uvedeny jednodušší projektu sledování a údržby rozšířené spolupráce lepší viditelnost a ovládacím prvkem atd., ale velký Slon v místnosti, která nikdo pojednává o se tedy, všechny tyto lze použít pouze tehdy, pokud všem uživatelům řešení PPM práci nutné generovat a udržovat data. Důsledek této je, konce má uživatel, který neznámé jako hodnota, že má oživuje organizace pouhým odeslání jeho časové rozvrhy na čas, nebo jak lze pomocí Správce prostředků sledováním jejich přidělení zdrojů.

Pokud budete potřebovat skutečného uživatele zavádění dlouhodobou, první fokus třeba k zobrazení každého uživatele hodnoty, které spojují nástroje a organizaci. Je vhodné zobrazte v sestavách a řídicích panelů, které se vytvářejí. Používat data odesláním v nástroji. Zapojit vedení skutečně používat tyto sestavy a řídicí panely a komunikace s jejich skupiny, vyberte hodnotu, kterou je shromáždí. Stejně jako zařízení pouze roste při slunce září na něm, koncoví uživatelé pocit důležitost nástroji pouze v případě, že budou vědět, máte organizační vedoucí jejich fokus na něm.

3) změna výukové metody   

Myslete to. Jak řídí podél ve vaší auta poslech přepínače, neočekávaně tam je skladby skutečně použitý jako jako nadpis na podřízené úrovni, ale nebyly slyšet v jednom zdlouhavý a dlouhé. Můžu se tipu na, zatímco nemusí nepamatujete přesný text skladby, můžete můžete podstatě hum podél optimalizace skladby. Proč se domníváte, tak je? Z důvodu ze dvou důvodů.:

  1. Budete slyšet této skladby mnoho, opakovaně pokoušeli.

  2. Během texty byly "informace", optimalizace dosáhl "pocit" připojené k němu. Jako lidmi jsme často zapamatovatelné pocitů lepší než samotný informace.

Ano jak, která platí pro naše diskuse?

Tradiční školení pro řešení PPM převážně zaměřují na naplníte velké množství dat nebo informací do přednášek, školení, příručky a tak dál. Ale nemůže žádným způsobem pocit ani emoce připojené k těmto informacím tak, aby lidé nezachová se po dokončení těchto relací. Ve skutečnosti je potřeba se předpokládá, že uživatelé nebudou zachovány víc než 20 % co se dozví poprvé. Ano jak to jsme vyřešit? Úplně stejně, jako jsme zpracování skladby jsme dali lajk.

  • Zadejte další možnosti pro získání školení. Všichni uživatelé není porozumět tomu, co potřebujete stejným způsobem. Někteří lidé zajišťují více ke čtení materiál, zatímco ostatní chtěli videí. Proto se ujistěte, že uživatelé mají víc než jedním ze způsobů získat potřebné informace a školení.

  • Povolte uživatelům připojit nějaký pocit informací. To můžete zahrnout například zavedení uživatele do relace malou skupinou oběd a zjistěte, který umožňuje uživatelům pokládat otázky v nastavení skupiny, otevření diskusní fóra a tak dále. Můžu poměrně určitě že dál zapamatujte ke konkrétnímu mluvčímu said v odpovědi na jednu z dotazy. Totéž i všech uživatelů.

  • Pokud máte dobré nápady odměn, otázky a účast. Projektu TechCenter a Fóra jsou skvělé příklady, kde všechny správné odpovědi jsou nízkou tak, že komunity sami, a tím hnacího aktivní sdílení znalostí a odborných informací.

4) přehodnotit a znovu potvrdit   

Najednou, když mám byl pracujete s klienta o provádění PPM, jsme se rozhodli, že by mít všechny vykazování z řešení PPM použití datových krychlí OLAP. Pokud znáte není funkce datových krychlí OLAP pro účely tohoto postupu, je třeba porozumět pouze aktualizaci dat na předdefinované plán. V našem případě jsme dohodnuto ho bude denní. Však po byl chránění řešení, jsme začal načítat stížností, aby byly nesprávné v sestavách a nebyly znázorňující data podle uživatelů byly zadáním a tak dále. Jak můžeme delved hlouběji do problém, jsme zjištění, že vedoucí pracovníky byly prohlížíte dat skoro hodinové základna (očekává data v reálném čase) i uživatelé byly aktualizaci dat jako--potřeby. A od OLAP data byl noční aktualizace, v sestavách se neaktualizovaly očividně. Proto po vyhodnocení možnosti, přechod zpět jsme přepisu tyto sestavy můžete přímo načítat data z databáze a je spuštěný.

Ponaučení? Co projektového týmu představit nalezené, předpokládá se, že a navržený fázi návrh projektu nemusí proběhnout v reálném světě. Ano přístupný pro provádění změn. Pokud zjistíte, že vaše počáteční řešení implementace není zarovnáte co uživatelé skutečně dělají v jejich každodenní práci nechcete být pevné a vynutit návrhu při lidem. To je sure-fire způsob, jak dojít ke ztrátě úrok uživatele.

5) vytvořte zásady správného řízení   

Vytvoření modelu zásad správného řízení ke správě PPM řešení, včetně změny atd., je Moje názoru důležité. Toto téma obsahuje skvělé podrobně dokument white paper se týká porazit poločas (t ½): kterými se řídí PPM řešení, po implementaci. Během strategie zásady správného řízení usnadňuje řešení PPM samotné, zobrazí také uživatelů, že ho nebude muset jako každého jednoho poměr provádění. Ukazuje, které, s žádostí o změnu je v pořádku. Tato vlastní tabulku, která pomáhá uživatelům ovladače zvýší průhlednost. Aktivní konverzace o co lze zlepšit o řešení je mnohem lepší ke schválení jenom za předpokladu, že každý zarovnání s co implementovaná.

6) poskytovat Fanatical podporu   

Tyto dny zdá se dostanete bezplatné nástroje pro jakoukoli práce, kterou chcete udělat na PC. Nezobrazí mě nepovedlo – můžu opravdu používat bezplatné věci. Jedna věc, kterou mám co o bezplatné nástroje je však chybějící podpory. Pokud nastanou problémy můžu mi vlastním hledání a použití zdrojů informací řešení, vyzkoušejte několik řešení a přáním jeden funguje. V takovém případě nevkládejte uživatelům vašeho řešení PPM.

Moje názoru každý člověk by měl být fanatical o podpoře uživatelích, bez ohledu na to, které aplikace zpřístupňuje a proces jsme jsou podporovány. Vždy odpovězte tak rychle, jak je to možné, i když není vždycky řešení. Když uživatel zná, že někdo platí pozornost tento problém, ve většině případů která sama se umístění na usnadnění. A ujistěte se, že jste zpracování s řešením nebo na nejméně nasměrujte je neobjeví ve správné orientaci. Vždy nástroj PPM, které jsou podporovány je jednou z mnoha nástroje uživatel používá každý den získat své práci, a tím rychleji lze usnadnit jeho životním podle jejich problém vyřešit, tím spokojenější jsou uživatelé.

Důvěřovat mě; bez výsledků implementace silných podpory můžu zaručit, že provedení PPM spadá do intervalu prostřednictvím velmi rychle. Také rozmyslete si podporu a rozlišení obrázku. Jak uživatelům poskytovat řešení, vytvářet knowledge Základní, takže pro budoucí problémech se dočtete víc, můžete jednoduše uživatele přesměrovat návody řešení.

7) chování, který je nízkou se opakuje!   

Pokud jste ještě děti, seznámíte s tím hned: když něco udělat a jejich bude mít ale když ho uděláte, dokud nezačne začíná na vaše praktikou odměnit dítě s Veselý obličej. Jakékoli chování se odměnit se opakuje, dokud se něco udělat ke změně. Pro každé námitky přes média, který se pokoušíte přesvědčit adopter jsou nejméně 3 jiných jednotlivá kteří skutečně pokoušíte informace, pochopit a použijte nástroj.

Není v žádném případě nezapomeňte o těchto unsung supporters. Jsou ty, které skutečně podpořit změnit, použijte nástroj a nakonec vést ostatní pomoct jim tak. Dejte jí tolik podpory jako. Rozpoznání a odměnit věcí, na které se dělají tak, aby zůstávaly způsobem je, ostatní lze rozpoznat, a od nich. Jejich super uživatelů a povolit, aby konceptu články nápovědy. Dolní řádek je podporovat žádoucí chování tak, aby se přepsat nežádoucích z nich.

Závěr

Postupy uvedené nejsou jediné, které mohou usnadnit zavádění koncových uživatelů a seznamu můžete přidat jasné. Klíčové bod, který musí být chápat je, není tak, abyste jenom fokus na Správa uživatelů zavádění a změňte během provádění nebo několik měsíců po provedení. Toto je standardní probíhající proces, nikdy končící a musí konstantní fokus a pozornost.

O autorovi

Prasanna Adavi (PMP MCTS, MCITP, MCT) je konzultant vyšších Enterprise Project Management (EPM) a školitel specializovaných v platformy Microsoft Project serveru Microsoft Project Server a Microsoft SharePoint. Vytvoření a povolení podniková řešení k dosažení nejlepších návratnost investic jejich organizace je jeho hlavní fokus.

Má taky rozsáhlé zkušenosti v počáteční projekty začátku do konce v široké spektru domény a vertikál, včetně Automotive výrobních, vývoj aplikací IT, ERP SAP () a kreativní služby. Běžná prezentujícího v různých událostech týkajících se Project serveru, EPM a SharePoint je různých země a běžná přispěvatele do služby SharePoint a EPM komunity.

Prasanna běžná autorovi (http://www.prasannaadavi.com) a také je spuštěn bi týdně podcastu (http://www.msprojectpodcast.com), hlavně zaměřené na řešení aplikace Microsoft Project a Project Server. Prasanna je konzultant vyšších s EPMA (http://www.epmainc.com).

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×