7 tipů pro Outlook, které možná neznáte

V Outlooku můžete odesílat a přijímat e-mailové zprávy, spravovat kalendář, uchovávat jména a čísla kontaktů a sledovat úkoly. I když používáte Outlook každý den, možná neznáte pár věcí, které zvyšují vaši produktivitu. 

Zapomněli jste připojit soubor?

Outlook vám nedokáže připomenout úkol, který není zadaný, nebo schůzku, kterou jste si zapomněli poznamenat, ale může zabránit odeslání e-mailu bez přílohy. Napište novou zprávu, která bude obsahovat slova „příloha“ nebo „v příloze“, a zkuste ji odeslat bez přílohy. Outlook vám připomene, že jste zapomněli připojit soubor. Zastavte odesílání, připojte soubor a potom zprávu znovu odešlete. Informace o dalších užitečných funkcích týkající se příloh najdete v článku Připojení souborů a vkládání obrázků do e-mailových zpráv v Outlooku.

Outlook vás upozorní, že máte připojit soubor.

Už nikdy nezmeškáte odlet. Outlook automaticky přidá podrobnosti o letu.

Už nikdy nezmeškáte odlet

Pokud vám e-mailem přijde rezervace letenky, hotelu nebo pronajatého vozu, Outlook vám tyto rezervace automaticky přidá do kalendáře. A připojí i většinu souvisejících informací, například vaše potvrzení, čísla pro sledování nebo třeba odkazy. Outlook zatím nedokáže vypočítat čas potřebný k cestě na letiště. Než vyrazíte, nezapomeňte se podívat na dopravní informace.

Přečtěte si, jak do kalendáře automaticky přidat události související s cestováním a doručováním.

Ignorujte některé konverzace, abyste se dokázali lépe soustředit

Už se vám stalo, že jste se ocitli v e-mailovém vlákně, které vás vůbec nezajímá? Pokud pracujete ve velké společnosti, mohl vás někdo bez vašeho vědomí přidat do distribučního seznamu. Pokud vás zajímá, jaké veselé (i když trochu hořké) zkušenosti měl v této situaci Microsoft, podívejte se na blog týmu Exchange. Místo odstraňování všech přijatých zpráv ve vlákně můžete celou konverzaci Ignorovat. Všechny zprávy, které patří do této konverzace, se přesunou do složky Odstraněná pošta a budoucí zprávy v této konverzaci se vám do doručené pošty vůbec nedostanou, protože přijdou přímo do složky Odstraněná pošta. Chcete se dozvědět víc? Další informace najdete v článku Ignorování všech e-mailových zpráv v konverzaci.

Udržujte si pořádek v doručené poště tím, že budete ignorovat rušné konverzace.

Použijte upozornění na zprávu, aby vám neunikla žádná důležitá zpráva.

Nebojte se, že vám uteče důležitá zpráva

Možná čekáte na nabídku práce, kód předprodeje koncertu nebo na právní vyjádření svého nadřízeného. Ale máte také jinou práci, takže nemůžete donekonečna celé hodiny sledovat seznam zpráv v Outlooku. 

Použijte upozornění na novou položku Outlooku, které vás upozorní na příchod zprávy vyhovující určitým kritériím. Upozornění se zobrazí ve vrstvě nad všemi aplikacemi, které používáte, aby vám zpráva neunikla. Další informace o upozorněních na zprávu najdete v článku Zapnutí nebo vypnutí automaticky otevíraných upozornění na novou zprávu.

Vyčištění složky

Máte ve složce Doručená pošta více vláken, ve kterých jsou desítky nebo i stovky zpráv? V mnoha případech se pravděpodobně jedná o duplicitní zprávy. Přečetli jste si je, odpověděli jste na ně, ale už jste je neodstranili.

Pokud chcete tyto zprávy odstranit, použijte tlačítko Vyčistit. Zůstanou vám jenom zprávy, které jsou nepřečtené nebo obsahují jedinečné informace. Vyzkoušejte to a uvidíte, jak moc vám to může pomoct k tomu, abyste měli doručenou poštu prázdnou a vyčištěnou. Další informace najdete v článku o vyčištění složky nebo konverzace.

K odebrání nadbytečných nebo nepotřebných zpráv můžete použít funkci Vyčistit složku.
Vytvořte si více složek, do kterých budete ukládat e-mailové zprávy.

Otevření více oken Outlooku

Už jste někdy chtěli rychle přepínat mezi doručenou poštou a kalendářem nebo jste je chtěli zobrazit vedle sebe? Přepínání mezi nabídkami E-mail, Lidé, Kalendář, Úkoly, Poznámky, Složky, Zástupci a Doplňky je jednoduché. Vyberte v navigačním podokně příslušné tlačítko. 

Pokud chcete některou z těchto možností otevřít v novém okně Outlooku, místo kliknutí nebo výběru tlačítka na něj klikněte pravým tlačítkem myši. Vyberte Otevřít v novém okně

@zmínky

Stalo se vám někdy, že jste poslali e-mail deseti spolupracovníkům, ale potřebovali jste odpověď od dvou z nich? Ke zvýraznění těchto jmen jste možná použili textové efekty, jako je tučné nebo podtržené písmo, nebo jste zvolili jasnou barvu písma. Teď máte ještě další možnost. 

Když napíšete znak @ následovaný jménem, stane se několik věcí. 

  • Jméno se v e-mailové zprávě automaticky přidá do řádku Komu.

  • Jméno se zvýrazní v textu zprávy.

  • Když spolupracovníkům přijde zpráva do složky Doručená pošta, uvidí v seznamu zpráv znak @, který znamená, že je ve zprávě zmíněné jejich jméno. 

Získání pozornosti uživatele pomocí @zmínek.
Máte tip, o který se chcete podělit s ostatními? Dejte nám vědět!

Máte tip, o který se chcete podělit s ostatními?

Na Outlooku je nejlepší, kolik toho umí. Můžete v něm spravovat kontakty, vytvářet a přidělovat úkoly, tisknout štítky s adresami a spravovat digitální časový plán. Určitě máte svoje vlastní tipy a triky, o které se chcete podělit s námi i s ostatními uživateli na světě. Napište nám do komentáře, jakou nejlepší věc podle vás Outlook dokáže. 

Pokud chcete některou z těchto možností otevřít v novém okně Outlooku, místo kliknutí nebo výběru tlačítka na něj klikněte pravým tlačítkem myši. Vyberte Otevřít v novém okně

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×