10 hlavních důvodů pro používání Accessu s Excelem

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Měli byste při použití produktů sady Office používat ke správě tabulkových dat aplikaci Excel nebo aplikaci Access? Doprovodný článek Použití aplikace Access nebo Excel ke správě dat nedávno popsal výhody obou produktů a čím jsou jedinečné. Ale proč mezi nimi volit? Pokud data ukládáte v aplikaci Access a připojíte se k nim z Excelu, získáte výhody obou. Zde je deset hlavních důvodů, proč sňatek Excelu a Accessu dává velký smysl. Uživatelé Excelu se nemusí bát, že přijdou o kontrolu nad svými daty. Představte si to takto: Nepřijdete o excelovou dceru, ale naopak získáte accesového zetě.

V tomto článku:

Důvody, proč Excel a Access fungují lépe společně

Důvod č. 1: Kopírování excelového listu do datového listu aplikace Access

Důvod č. 2: Sdílení dat připojením listu aplikace Excel z aplikace Access

Důvod č. 3: Přesunutí dat importem excelových dat do aplikace Access

Důvod č. 4: Připojení k datům aplikace Access z aplikace Excel

Důvod č. 5: Využití sestav Accessu s daty Excelu

Důvod č. 6: Využití formulářů Accessu s daty Excelu

Důvod č. 7: Filtrování, řazení a dotazování v Accessu funguje velmi podobně jako v Excelu

Důvod č. 8: Shromažďování dat pro analýzu v Excelu pomocí Accessu

Důvod č. 9: Hromadná korespondence nebo vytváření štítků

Důvod č. 10: Kombinování Excelu a Accessu s technologiemi SharePointu

Další kroky: Jak se stát pokročilým uživatelem Accessu

Důvody, proč Excel a Access fungují lépe společně

Přestože aplikace Excel není databáze, hodně se používá k ukládání dat a často slouží k řešení potřeby jednoduchých databází. Ale Excel může fungovat jako databáze plochých souborů, ne jako relační databáze. Jakmile je třeba přejít od jednoduchých tabulek k víc tabulkám s provázanými daty, Access je první volbou informačních pracovníků, když potřebují rychle vytvořit databázovou aplikaci. Access byl vždy skvělou přistávací plochou pro data, pokud jde o shromažďování a slučování různorodých firemních dat, jejichž velká část přebývá v sešitech aplikace Excel. Jakmile jsou data uložena v aplikaci Access, můžete přidat další tabulky a spojit je, vytvořit dotazy (nebo zobrazení dat), strukturovat data a definovat datové typy a zajistit tak integritu dat, umožnit jejich sdílení a aktualizaci mnoha uživateli a vytvářet efektivní sestavy a formuláře.

Není pochyb o tom, že Access je funkcemi nabitý produkt. Na rozdíl od jednoduchého rozložení tabulek v Excelu, zahrnuje uspořádání Accessu několik vzájemně propojených objektů, což může na první pohled působit odrazujícím dojmem. Ale na to, abyste mohli aplikaci Access používat, nemusíte být odborníci. Aplikace Access je určena pro různé typy uživatelů a stačí si osvojit jen to, co využijete.

Odhalte možnosti Accessu postupně.

Přehled součástí a uživatelů Accessu

1. Aplikaci Access můžete používat třemi způsoby: jako občasní uživatelé, pokročilí uživatelé a vývojáři.

2. Tabulky, dotazy, formuláře a sestavy jsou vzájemně provázané a tvoří základ databázové aplikace.

3. Občasní uživatelé mají pro rychlé zvládání požadovaných úkolů k dispozici průvodce, tvůrce vlastností, uživatelské rozhraní Fluent systému Office a podobné funkce jako v Excelu.

4. Pokročilí uživatelé mají makra, podokno vlastností, výrazy a nástroje pro návrh databáze a mohou tak pracovat na hlubší úrovni a zvládat toho víc.

5. Vývojáři mohou pracovat s moduly a vyvíjet v jazyce VBA vlastní databázová řešení a nasazovat aplikace modulu runtime.

Objekty na kartách v aplikaci Access 2007 Viděli jste v poslední době nový Access? Už to není ta taťkova desktopová databáze. Jakmile Access spustíte, hned si všimnete zásadních rozdílů. S otevřenou náručí vás uvítají robustní, dobře navržené šablony databází pro vytváření kompletních aplikací. Optimalizované, flexibilní navigační podokno, více než 40 průvodců a tvůrců vlastností a nové rozhraní pro návrh formulářů a sestav na principu WYSIWYG (výsledek je totožný s tím, co vidíte na obrazovce), to vše dohromady významně snižuje křivku učení.

Příkazy ve skupině Rozložení ovládacího prvku Obzvlášť uživatelé aplikace Excel se tu budou cítit jako doma. Mnoho funkcí Accessu má známý vzhled a chování: Uživatelské rozhraní Fluent systému Office , kontrola pravopisu, zobrazení datového listu, řazení a filtrování, stavový řádek, ukládání sestav ve formátu PDF, systém nápovědy a další.

Důvod č. 1: Kopírování excelového listu do datového listu aplikace Access

kopírování dat excelu do accessu Kopírování dat z aplikace Excel do aplikace Access je dobrý způsob, jak otestovat vody tohoto partnerského vztahu mezi aplikacemi sady Office. Můžete vytvořit tabulku aplikace Access a zobrazit ji v zobrazení datového listu, které se teď víc podobá listu aplikace Excel. V zobrazení datového listu můžete provádět běžné úkony související s vytvářením tabulky, například definovat datový typ, název pole nebo nové pole. Například pokud do prázdného pole zadáte datum, Access nastaví toto pole na datový typ Datum a čas. Pokud zadáte text, například název, aplikace Access pro toto pole použije datový typ Text. Pokud chcete pole přesunout, jednoduše na ně kliknete a přetáhnete ho.

Když kopírujete data z Excelu a vkládáte je do aplikace Access, nemusíte ani předem vytvořit tabulku nebo ji otevřít ve zobrazení datového listu. Access se automaticky zeptá, jestli data obsahují záhlaví, správně odhadne, jaké datové typy se mají použít, a vytvoří tabulku aplikace Access. Už to ani nemůže být jednodušší.

Další informace viz Článek: Otevření prázdného datového listu.

Důvod č. 2: Sdílení dat připojením listu aplikace Excel z aplikace Access

propojení dat excelu do accessu Jedním z nejjednodušších způsobů, jak využít výhod Excelu i Accessu, je propojení listu aplikace Excel do tabulky aplikace Access. Propojení do Accessu použijete, když budete chtít mít data v Excelu, ale zároveň chcete pravidelně využívat některé z mnoha funkcí Accessu, jako je vytváření sestav a zadávání dotazů. Data propojíte z aplikace Access, ne z Excelu.

Access podporuje dva zásadně odlišné způsoby vytváření tabulek v databázi. Uživatelé můžou vytvářet nové nativní tabulky a ukládat data v databázi aplikace Access nebo mohou vytvořit propojení na existující data mimo databáze aplikace Access. Vzhled a chování dat v propojených tabulkách je v mnoha ohledech stejné jako v nativních tabulkách. Průvodce Správce propojených tabulek usnadňuje sledování, nalezení a aktualizaci listu aplikace Excel nebo jiného zdroje dat, pokud dojde k jeho přesunutí a přerušení propojení.

Při propojení listu aplikace Excel nebo pojmenované oblasti vytvoří Access novou tabulku propojenou s daty aplikace Excel. Pokud chcete přidat, upravit nebo odstranit data, změny proveďte v aplikaci Excel a data zaktualizujte (nebo zopakujete dotaz) v tabulce aplikace Access. V aplikaci Access obsah tabulky upravovat nejde. S daty propojenými z aplikace Excel můžete v aplikaci Access vytvářet sestavy, dotazy a formuláře jen pro čtení.

Další informace viz Článek: Import a propojení dat ze sešitu aplikace Excel.

Důvod č. 3: Přesunutí dat importem excelových dat do aplikace Access

import dat z excelu do accessu Pokud se rozhodnete odstranit datové propojení, můžete excelová data přesunout do aplikace Access importem dat. Všimněte si, že slovo import má v aplikaci Excel a Access různý význam. V aplikaci Excel při importu (nebo propojení), vytvoříte trvalé propojení k datům, které jde aktualizovat. Při importu v aplikaci Access se data přenesou do aplikace Access jednou, avšak bez trvalého propojení dat. Při importu dat ukládá Access data do nové nebo existující tabulky, aniž by se data v Excelu měnila. V aplikaci Access 2007 teď můžete importovat libovolné nebo všechny listy sešitu aplikace Excel v jedné operaci.

Průvodce importem vás provede jednotlivými kroky importu a pomůže vám s důležitými rozhodnutími o tom, zda změnit datové typy a přidat záhlaví. Pokud při importu dat dojde k chybám, aplikace Access vás upozorní a uloží chyby v tabulce, takže je můžete rychle najít a opravit. Například se může objevit alfanumerické PSČ ve sloupci, o kterém jste si mysleli, že je číselný, nebo je u pole s primárním klíčem zjištěno duplicitní ID. Změny pak můžete provést buď v excelovém sešitu a data znovu importovat, nebo přímo v nové tabulce aplikace Access. Po dokončení operace můžete kroky, které jste použili, uložit a dokonce vytvořit úkol aplikace Outlook, abyste nezapomněli, kdy se má operace importu provádět v pravidelných intervalech.

Po dokončení importu jsou data nativní v Accessu a v datových listech a formulářích je můžete přidat, upravit nebo odstranit. Po importu dat se můžete rozhodnout, jestli chcete data odstranit z Excelu. Obvykle je vhodné mít k aktualizaci dat pouze jedno umístění.

Poznámka : Import dat z aplikace Excel do aplikace Access neimportuje vzorce, pouze jejich výsledky.

Další informace naleznete v následujících článcích:

Důvod č. 4: Připojení k datům aplikace Access z aplikace Excel

připojení k datům Accessu z Excelu Pokud máte pocit, že se vašim datům stýská, můžete obnovit propojení a přenést data aplikace Access zpět do Excelu. To můžete udělat tak, že vytvoříte propojení v Excelu, často uložené v souboru datového připojení systému Office (s příponou .odc), k databázi aplikace Access a načtete všechna data z tabulky nebo dotazu. Po připojení k datům můžete také automaticky obnovit (nebo aktualizovat) sešity aplikace Excel z původní databáze aplikace Access pokaždé, když je aktualizována novými informacemi. Jinými slovy, můžete pohodlně sedět na dvou židlích.

Připojování k externím zdrojům dat

1. Obecně se připojujete k mnoha různým zdrojům dat, v tomto případě k aplikaci Access.

2. Můžete použít buď ovladač ODBC nebo zprostředkovatele OLE DB.

3. Soubor připojení definuje veškeré informace potřebné pro přístup a načtení dat z Accessu.

4. Informace o připojení se kopírují ze souboru připojení do sešitu a jde je upravit v dialogovém okně.

5. Data se kopírují do sešitu, abyste je mohli použít stejným způsobem jako data uložená přímo v sešitu.

Další informace naleznete v následujících článcích:

Důvod č. 5: Využití sestav Accessu s daty Excelu

Sestava Zaměstnanci v tabulkovém rozložení Jakmile jsou data uložena v aplikaci Access, můžete využít širokou škálu skvělých nástrojů pro vytvoření a přizpůsobení sestav. Chcete vytvořit sestavu jen několika kliknutími? Použijte Průvodce sestavou. Chcete navrhnout a upravit rozložení sestavy v reálném čase s dynamickými daty, přesunout bloky dat a změnit jejich velikost, přidat nebo odstranit pole a vidět změny okamžitě v průběhu vytváření sestavy? Použijte nové Zobrazení rozložení. Chcete pracovat se sestavou a vyhledávat, filtrovat a řadit dynamická data? Použijte nové Zobrazení sestavy. Chcete si sami přidat příkazová tlačítka, čísla stránek, obrázky, hypertextové odkazy a profesionálně vypadající styly, jak potřebujete? Využijte řadu průvodců ovládacími prvky a galerií ve skupinách Ovládací prvky a Rozložení na kartě Návrh na pásu karet. Sdělení je jasné: Pomocí aplikace Access můžete snadno vytvořit jednoduché sestavy, skupinové a souhrnné sestavy, adresní štítky, grafické sestavy a podsestavy.

Poté, co sestavu vytvoříte, použijte Access k její elektronické distribuci. Například můžete sestavu odeslat pomocí e-mailové zprávy nebo ji uložit v různých formátech, jako je snímek aplikace Access nebo soubor PDF, a vložit ji na webovou stránku nebo na web SharePointu.

Další informace naleznete v následujících článcích:

Důvod č. 6: Využití formulářů Accessu s daty Excelu

ukázkový formulář Jakmile jsou data uložena v aplikaci Access, můžete využít širokou škálu skvělých nástrojů pro vytvoření a přizpůsobení formulářů. Chcete vytvořit formulář jen několika málo kliknutími? Použijte Průvodce formulářem. Chcete navrhnout a upravit rozložení formuláře v reálném čase s dynamickými daty, přesunout bloky dat a změnit jejich velikost, přidat nebo odstranit pole a vidět změny okamžitě v průběhu vytváření formuláře? Použijte nové Zobrazení rozložení. Chcete si sami přidat příkazová tlačítka, seznamy, pole se seznamem, skupiny voleb, obrázky, vstupní masky, grafy, hypertextové odkazy a profesionálně vypadající styly, jak potřebujete? Využijte řadu průvodců ovládacími prvky a galerií ve skupinách Ovládací prvky a Rozložení na kartě Návrh na pásu karet. Sdělení je jasné: Pomocí aplikace Access můžete snadno vytvořit jednoduché formuláře, formuláře s kartami, nekonečné formuláře, místní formuláře, modální dialogová okna a podformuláře.

Pokud jste při čtení této části měli pocit déjà vu, máte pravdu. Formuláře a sestavy se vytváří, upravují i používají velmi podobně a díky tomu se jde naučit používat Access velmi jednoduše.

V aplikaci Access 2007 teď můžete snadno vytvořit nový rozdělený formulář, který synchronizovaně zobrazuje datový list a formulářové zobrazení, takže můžete využít to nejlepší z obou možností. Jakmile vytvoříte dokonalý formulář, snadno můžete procházet, filtrovat a dokonce i prohledat data, na nichž je formulář založen, pomocí standardních navigačních tlačítek a vyhledávacího pole v dolní části formuláře.

Rozdělený formulář

Další informace naleznete v následujících článcích:

Důvod č. 7: Filtrování, řazení a dotazování v Accessu funguje velmi podobně jako v Excelu

Automatický filtr Nezávisle na použitém produktu filtrujete data, abyste mohli pracovat s jejich podmnožinou, a třídíte data, abyste je seřadili požadovaným způsobem. V Accessu mohou uživatelé Excelu v zobrazení Datový list filtrovat a řadit data bez nutnosti učit se pracovat s dalším úplně novým uživatelským rozhraním. Ikony, nabídky příkazů, příkazy, kritéria a dialogová okna jsou velmi podobné, ať už pracujete s textem, čísly, kalendářními daty nebo s prázdnými buňkami. Filtry a řazení si dokonce můžete uložit spolu se zobrazením Datový list.

V Accessu můžete vytvořit dotaz, aniž byste věděli, co je SQL. Čtyři průvodci dotazem vám pomohou vytvořit jednoduché dotazy, najít duplicity, vyhledat neshodné záznamy a vytvořit křížové dotazy. Dokonce ani nemusíte dotaz vytvořit. Jednoduše použijte filtr a seřadíte data tak, jak chcete, aby se zobrazovala, a nastavení se uloží s datovým listem. Pokud budete chtít použít návrháře dotazu k vytvoření seskupených dotazů, parametrů nebo rozšířených kritérií, zjistíte, že se pozoruhodně podobá nezapomenutelné excelové aplikaci Microsoft Query, dávno zapomenuté příbuzné Accessu.

Kritérium Země

Další informace naleznete v následujících článcích:

Důvod č. 8: Shromažďování dat pro analýzu v Excelu pomocí Accessu

Nechce se vám zadávat data? Udělejte z toho rodinnou záležitost a najděte někoho, kdo to udělá za vás.

S Accessem můžete snadno shromažďovat data od lidí po celém světě, například od členů obchodního týmu, účastníků průzkumu, nebo od vašich kontaktů. Aplikace Access 2007 dokáže s využitím průvodce shromažďováním dat pracovat s aplikací Office Outlook 2007 a pomůže vám vytvořit a odeslat e-mailovou zprávu, která obsahuje formulář pro zadávání dat. Když příjemci vyplní formuláře a odešlou je zpět, odpovědi se zpracují podle vašich požadavků. Například pokud se rozhodnete pro automatické zpracování odpovědí, obsah formuláře se přidá do příslušné tabulky v databázi, jakmile odpověď dorazí do složky Doručená pošta.

Sběr dat pomocí e-mailové zprávy

Můžete například provést tyto akce:

  • Provést průzkum a jeho výsledky zkompilovat v aplikaci Access.

  • Vytvořit zprávu obsahující nejnovější stav úrovně zásob nebo aktuální informace o řešených problémech, které vám v pravidelných intervalech zasílají členové vašeho týmu, abyste měli přehled.

  • Uspořádat konferenci nebo školení a shromáždit pro takovou akci kontaktní informace a preferované způsobů cesty a ubytování.

    Další informace viz Článek: Shromažďování dat prostřednictvím e-mailových zpráv.

Důvod č. 9: Hromadná korespondence nebo vytváření štítků

První stránka Průvodce štítky Teď, když se vaše rodina rozrostla, prodloužil se seznam adres, kam posíláte pohlednice z dovolené, a je nutné mít přehled o mnohem větším počtu narozenin a výročí. Žádný problém. Jako zdroj dat hromadné korespondence můžete použít tabulku nebo dotaz v Accessu a pomocí Průvodce hromadnou korespondencí Microsoft Wordu vytvořit operaci hromadné korespondence pro dopisy, pohledy, e-mailové zprávy a obálky. Pokud jen potřebujete štítky s adresami, pomocí Průvodce štítky v aplikaci Access je vytvoříte a vytisknete ze sestavy, kterou vytvoříte. Chcete víc? Pak můžete dokonce automaticky přidat čárové kódy odpovídající jednotlivým adresám zákazníků.

Další informace naleznete v následujících článcích:

Důvod č. 10: Kombinování Excelu a Accessu s technologiemi SharePointu

Aplikace Access i Excel obsahují příkazy pro připojení k datům v seznamech služby Microsoft Windows SharePoint Services. Aplikace Excel 2007 umožňuje připojení k propojeným seznamům služby SharePoint jen pro čtení (jednosměrné), zatímco aplikace Access 2007 umožňuje číst a zapisovat data (obousměrné připojení) v propojených seznamech služby SharePoint. Aplikace Access a seznamy služby SharePoint spolu fungují velmi dobře. Nové datové typy aplikace Access a služby SharePoint, jako je například formátovaný text, pouze připojit (pro podporu sledování historie revizí v poli typu memo), přílohy, automatické číslo, vyhledávání nebo pole s více hodnotami, umožňují bezproblémovou integraci a jen velmi málo případných nekonzistencí dat.

Po publikování databáze aplikace Access na web služby SharePoint můžete dokonce převést data seznamu služby SharePoint do režimu offline v místní databázi Access, pracovat s daty místně a pak se znovu připojit k webu služby SharePoint a odeslat provedené změny. Veškeré konfliktní změny dat provedené ostatními uživateli budou zpracovány průvodcem řešení konfliktů. Formuláře a sestavy, které jste vytvořili v aplikaci Access vychází ze stejných, pouze seznamy služby SharePoint propojených dat a jde je otevřít přímo ze služby Windows SharePoint Services.

Aplikace Excel nabízí následující integrační body se službou SharePoint Server 2007.

Body integrace Excelu zaměřené na data

1. Provedení jednorázového importu dat excelového listu do sharepointového seznamu nebo export dat excelového listu do sharepointového seznamu pro vytvoření trvalého, jednosměrného datového připojení

2. Aktualizace dat v excelovém listu ze sharepointového seznamu pomocí trvalého, jednosměrného datového připojení

3. Publikování excelových sešitů do služby Excel Services a zobrazení dat (a práce s nimi) pomocí webové části Microsoft Office Excel Web Access na stránce webových částí

4. Import (připojení) dat do excelového sešitu z OLAP serverů, databází SQL Serveru a Accessu a plochých souborů

Aplikace Access nabízí následující integrační body se službou SharePoint Server 2007.

Body integrace Accessu zaměřené na data

1. Provedení jednorázového importu nebo export dat mezi zobrazeními Accessu a sharepointovým seznamem

2. Propojení dat mezi tabulkami Accessu a sharepointovým seznamem vytvořením trvalého oboustranného připojení (aktualizovaná data seznamu se zobrazují v tabulce Accessu; aktualizovaná data tabulky Accessu se zobrazují v seznamu).

3. Přepnutí dat seznamu do offline režimu, jejich aktualizace v Accessu, přepnutí zpátky do online režimu, synchronizace aktualizací a vyřešení konfliktů

4. Zobrazení a úprava dat seznamu v datovém listu, formuláři a zobrazení sestav Accessu

5. Publikování databáze Accessu na Office SharePoint Server 2007

Další informace naleznete v následujících článcích:

Další kroky: Jak se stát pokročilým uživatelem Accessu

Pokud máte rádi dobrodružství, pusťte se do Accessu na hlubší úrovni. Budete moci vytvářet poměrně složité desktopové databázové aplikace, aniž byste napsali jediný řádek v kódu v jazyce VBA. Každý objekt aplikace Access disponuje rozsáhlou sadou vlastností a událostí, které jsou snadno dostupné v seznamu vlastností, a které vám pomohou přizpůsobit řešení na míru. Každý objekt obsahuje podrobné návrháře, v nichž se vám zobrazí všechny funkce, které máte k dispozici. Další šablony databáze jsou dostupné na webu Office Online. Šablony polí a tabulek umožňují rychle vytvářet a přizpůsobovat nové tabulky. Při návrhu nové databáze úplně od začátku vám pomohou integrované nástroje pro návrh databází.

A pak tu jsou makra aplikace Access. Makra využívají deklarativní prostředí, které nevyžaduje psaní kódu jazyka VBA, takže nemusíte být vývojáři. Jednotlivé akce makra slouží k provedení úkolu, například k otevření formuláře, spuštění dotazu, hledání záznamů nebo zobrazení zprávy. Makra můžete vložit do každé události sestavy, formuláře nebo ovládacího prvku. Většina maker obsahuje argumenty a můžete k nim získat přidat podmínkovou logiku, aby makra dělala, co potřebujete. Můžete dokonce definovat proměnné a spouštět kontrolu chyb, opět bez psaní kódu jazyka VBA.

Navrhněte prototyp a ukažte ho IT oddělení. Vytvořte pro váš tým řešení za pochodu, protože ho potřebujete mít co nejdříve, a zvládněte to na koleni a s minimem kolegů. Udržujte si přehled o prodaných vstupenkách na firemní oslavu, sledujte skladovací životnost výrobních materiálů nebo si vytiskněte příjemky za převzaté díly. Sledujte úkoly, problémy a dodávky v týmových projektech. Vytvořte databázi prodejních kanálů a použijte ji ke sledování průběhu zpracování obchodních příležitostí v malé skupině obchodníků.

Jak vidíte, kombinace Excelu a Accessu je víc než jen sňatkem z rozumu. Tyto produkty rodiny Office spolu tvoří datovou dynastii, která těžko najde konkurenci.

Další informace

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×