10 hlavních důvodů, proč používat Access s Excelem

Při používání produktů Office byste měli používat Excel nebo chcete spravovat tabulková data pomocí Accessu? Doprovodný článek, který v Accessu nebo Excelu spravuje vaše data, popisuje výhody jednotlivých produktů a jejich uvedení do tabulky. Proč si ale můžete vybrat jednu nebo druhou? Pokud data uložíte v aplikaci Access a připojíte se k ní z Excelu, získáte výhody obou. Tady je deset důvodů, proč používání Excelu a Accessu nabízí spoustu smyslů.

I když Excel není databáze, často se používá k ukládání dat a často se používá k řešení jednoduchých problémů s databází. Excel je však Souborová databáze, ne relační databáze. Pokud je potřeba, aby se jednoduché tabulky vyvíjely do více tabulek souvisejících dat, Access je první volbou informací pro pracovníky s informacemi o rychlém vytvoření databázové aplikace. Access byl vždycky skvělý "vykládací panel dat" pro shromažďování a konsolidaci různorodých dat v celém podniku, z nichž se nachází v sešitech aplikace Excel. Jakmile máte data v Accessu, můžete přidat další tabulky a spojit je, vytvořit dotazy (nebo zobrazení dat), uspořádat data a definovat datové typy, aby se zajistila integrita dat, sdílení a aktualizace dat mezi mnoha uživateli a vytváření výkonných sestav a formulářů.

Na rozdíl od jednoduchého rozložení tabulky v Excelu je Access uspořádaný jinak s několika příbuznými objekty, které se můžou zdát daunting. Nemusíte ale být odborníkem na používání Accessu. Access je určený pro všechny druhy uživatelů a můžete ho vzít v úvahu jenom v míře, kde potřebujete.

Kůry opětovného přístupu ke vrstvě.

Vrstvy Accessu

1. aplikaci Access můžete používat třemi způsoby: jako příležitostného uživatele, se zdrojem nebo vývojářem.

2. tabulky, dotazy, formuláře a sestavy se vzájemně sestavují a tvoří srdcovou aplikaci.

3. příležitostné uživatele mají průvodce, tvůrci vlastností, uživatelské rozhraní Office Fluent a funkce pro Excel, které vám umožní rychle získat úkol.

4. Skupina Power Users obsahuje makra, podokno vlastností, výrazy a nástroje pro návrh databáze k hlubšímu využití.

5. vývojáři můžou s moduly pracovat a vytvářet vlastní databázová řešení a nasazovat běhové aplikace.

copy excel data to access

Dobrým způsobem je, jak začít kopírovat data z Excelu do Accessu. Můžete vytvořit tabulku aplikace Access a zobrazit ji v zobrazení Datový list, která úzce připomíná list aplikace Excel. Běžné úkoly vytváření tabulek, jako je například definování datového typu, názvu pole nebo nového pole, najdete přímo v zobrazení Datový list. Pokud třeba do prázdného pole zadáte datum, Access nastaví pro toto pole datový typ datum a čas. Pokud zadáte text, třeba název, Access použije datový typ text na dané pole. Pokud chcete pole přesunout, stačí kliknout na tlačítko a přetáhnout ho.

Když kopírujete data z Excelu a vložíte je do Accessu, nemusíte ani tabulku vytvářet, nebo otevřete tabulku v zobrazení Datový list. Access automaticky zobrazí dotaz, jestli data obsahují záhlaví, má správný odhad pomocí správného datového typu a vytvoří tabulku aplikace Access. Nelze je zjednodušit.

Další informace najdete v tématu otevření prázdného datového listu.

link excel data to access

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak získat výhody aplikace Excel i Access, je propojení excelového listu s tabulkou aplikace Access. Odkaz pro přístup můžete použít, když plánujete zachovat data v aplikaci Excel, ale také pravidelně využívat mnoho funkcí aplikace Access, jako je vykazování a dotazování. Data se propojíte z Accessu a ne z Excelu.

Access podporuje dva způsoby vytváření databázových tabulek. Uživatelé můžou vytvářet nové nativní tabulky pro ukládání dat do Accessové databáze nebo můžou vytvářet odkazy na existující data mimo databázi Accessu. Data v propojených tabulkách se zobrazují a chovají se mnoha způsoby, jako jsou nativní tabulky. Průvodce připojením propojené tabulky vám pomůže při sledování, vyhledání a aktualizaci excelového listu nebo jiného zdroje dat v případě, že dojde k jeho přesunutí.

Když vytvoříte odkaz na excelový list nebo pojmenovanou oblast, Access vytvoří novou tabulku, která je propojená s excelovým názvem. Pokud chcete přidat, upravit nebo odstranit data, provedete změny v Excelu a aktualizujte (nebo znovu Query) data v Accessové tabulce. Obsah tabulky v Accessu ale upravovat nemůžete. Pomocí dat propojených s aplikací Excel můžete vytvářet sestavy, dotazy a formuláře určené jen pro čtení v Accessu.

Další informace najdete v článku Import nebo propojení dat v excelovém sešitu.

import data from excel to access

Pokud se rozhodnete datový kabel vyjmout, můžete data přesunout do Excelu tak, že data naimportujete do Accessu. Uvědomte si, že Word Import má v Excelu a Accessu dvě různé významy. V Excelu vytvoříte při importu (nebo připojení) trvalé připojení k datům, která se dají aktualizovat. V Accessu, když importujete, převedete data do Accessu jednou, ale bez stálého datového připojení. Když importujete data, Access uloží data do nové nebo existující tabulky bez změny dat v Excelu. V Accessu můžete importovat všechny nebo všechny listy v excelovém sešitu v jedné operaci.

Průvodce importem vás provede jednotlivými kroky importu a pomůže vám rozhodnout, jestli změnit datové typy a přidat záhlaví. Pokud při importu dat dojde k chybám, aplikace Access vás upozorní a uloží chyby do tabulky, abyste je mohli rychle najít a opravit. Může se například jednat o alfanumerická poštovní směrovací číslo skryty hluboko ve sloupci, který jste si pomysleli, nebo pro pole primárního klíče bylo zjištěno duplicitní ID. Můžete buď udělat změny v excelovém sešitu a data znovu importovat, nebo provést změny v nové tabulce Accessu. Po dokončení operace můžete provedené kroky Uložit a dokonce vytvořit úkol Outlooku, abyste mohli připomenout, kdy se operace importu provádí pravidelně.

Po importu dat je nyní nativní pro Access a k přidání, úpravě a odstranění dat můžete použít datové listy a formuláře. Po importu dat se můžete rozhodnout, jestli chcete data z Excelu odstranit. Je obvykle vhodné mít pro aktualizaci dat pouze jedno místo.

Poznámka: Importem dat z Excelu do Accessu se neimportují vzorce, jenom výsledky těchto vzorců.

Další informace najdete tady:

connect to access data from excel

Data Accessu můžete taky znovu připojit k Excelu. Abyste to mohli udělat, vytvořte v Excelu připojení, které je často uložené v souboru datového připojení Office (. odc), do Accessové databáze a načte všechna data z tabulky nebo dotazu. Po připojení k datům můžete automaticky aktualizovat (nebo aktualizovat) excelové sešity z původní databáze Accessu při každé aktualizaci databáze novými informacemi.

Další informace najdete tady:

Employees report in a tabular layout

Jakmile jsou vaše data v Accessu, můžete využít pole Marvelous pro vytváření sestav a nástroje pro přizpůsobení. Chcete vytvořit sestavu jenom s několika kliknutími? Použijte Průvodce sestavou. Chcete rozložení sestavy v reálném čase navrhnout a upravit pomocí dynamických dat, přesunout a změnit velikost bloků dat, přidat a odebrat pole a okamžitě zobrazit změny při vytváření? Použijte zobrazení rozložení. Chcete se sestavou komunikovat, filtrovat a třídit živá data? Použijte zobrazení sestavy. Chcete přidat příkazová tlačítka, čísla stránek, obrázky, hypertextové odkazy a styly s profesionálním stylem, které máte vlastní? V ovládacích prvcích a skupinách rozložení na kartě Návrh na pásu karet můžete použít mnoho průvodců a galerií ovládacích prvků. Pomocí Accessu můžete snadno vytvářet jednoduché sestavy, skupinové a souhrnné sestavy, adresní štítky, grafické sestavy a dílčí sestavy.

Po vytvoření sestavy použijte k elektronickým distribucí sestavy Access. Můžete například odeslat sestavu pomocí e-mailové zprávy nebo ji uložit v různých formátech, například snímek aplikace Access nebo soubor PDF, a přidat je na webovou stránku nebo na web služby SharePoint.

Další informace najdete tady:

sample form

Jakmile máte data v Accessu, můžete využít výhod nástrojů pro vytváření a přizpůsobení formulářů. Chcete vytvořit formulář jenom několika kliknutími? Použijte Průvodce formulářem. Chcete v reálném čase navrhnout a upravit rozložení formuláře, přesunout a změnit velikost bloků dat, přidat a odebrat pole a okamžitě zobrazit změny při vytváření? Použijte zobrazení rozložení. Chcete přidat příkazová tlačítka, seznamy, pole se seznamy, pole se seznamem, skupiny možností, obrázky, vstupní masky, grafy, hypertextové odkazy a styly s profesionálním stylem, které máte vlastní? V ovládacích prvcích a skupinách rozložení na kartě Návrh na pásu karet můžete použít mnoho průvodců a galerií ovládacích prvků. Pomocí Accessu můžete snadno vytvářet jednoduché formuláře, formuláře s kartami, nekonečné formuláře, místní formuláře, modální dialogová okna a podformuláře.

V Accessu můžete snadno vytvořit rozdělený formulář, ve kterém se zobrazí synchronizovaný datový list a formulářové zobrazení, abyste mohli nejlépe využít obojí. Jakmile vytvoříte elegantní formulář, můžete se snadno posouvat, filtrovat a dokonce i prohledat data ve formuláři pomocí standardních navigačních tlačítek a vyhledávacího pole v dolní části formuláře.

Rozdělený formulář

Další informace najdete tady:

Automatický filtr

Podle toho, jaký produkt používáte, filtrujete data tak, aby fungovala s podmnožinou dat, a řadíte data tak, aby byla přesně tak, jak chcete. Uživatelé aplikace Excel mohou v aplikaci Access filtrovat a řadit data v zobrazení datového listu, aniž by bylo nutné znovu se učit úplně nové uživatelské rozhraní. Ikony, příkazové nabídky, příkazy, kritéria a dialogová okna jsou velmi podobné, ať pracujete s textem, čísly, kalendářními daty nebo s mezerami. Filtry a řazení můžete dokonce uložit spolu se zobrazením datového listu.

V Accessu můžete vytvořit dotaz a nemusíte dokonce ani vědět, co SQL představuje. Čtyři průvodci dotazem vám pomůžou vytvářet jednoduché dotazy, vyhledávat duplicity, vyhledávat neodpovídající záznamy a vytvářet křížové dotazy. Nemusíte ještě vytvářet dotaz, data můžete jednoduše filtrovat a řadit tak, jak chcete, aby vypadala a aby byla uložená v datovém listu.

Kritérium Země

Další informace najdete tady:

První stránka Průvodce štítky

Teď, když se vaše rodina zvětšila, váš seznam karet svátků se náhle zvětšil a je třeba mít přehled o dalších narozeninách a výročích. Žádný problém. Jako zdroj dat hromadné korespondence můžete použít tabulku nebo dotaz aplikace Access a vytvořit operaci hromadné korespondence pomocí Průvodce hromadnou korespondencí Wordu pro dopisy, karty, e-mailové zprávy a obálky. Pokud potřebujete vytvořit adresní štítky, použijte Průvodce štítky v Accessu a vytvořte a vytiskněte štítky z vytvořené sestavy. Můžete dokonce automaticky přidat čárový kód odpovídající každé adrese zákazníka.

Další informace najdete tady:

Access a Excel obsahují příkazy pro připojení k datům v seznamech služby SharePoint. Excel umožňuje připojení k propojeným seznamům SharePointu jen pro čtení (jednosměrné). vzhledem k tomu, že Access umožňuje číst a zapisovat (Obousměrná) data v propojených seznamech SharePointu. Seznamy Accessu a SharePointu fungují velmi dobře. Datové typy Accessu a SharePointu – jako je třeba formátovaný text, jenom připojovat (Podpora sledování historie revizí v poli typu Memo), přílohy, automatické číslo, vyhledávací pole a vícehodnotových polí – umožňují bezproblémovou integraci a v případě některých nekonzistencí dat.

Když propojíte data SharePointového seznamu s Accessovou databází, můžete taky přenést data SharePointového seznamu do místní databáze Accessu, pracovat s daty místně a pak znovu připojit k SharePointovém webu a nahrát změny. Všechny konfliktní změny dat provedené jinými uživateli budou zpracovány průvodcem řešení konfliktů. Formuláře a sestavy vytvořené v Accessu jsou založené na stejných datech, ale propojených se seznamy služby SharePoint.

Excel nabízí následující integrační body na SharePoint serveru.

Body integrace Excelu zaměřené na data

1. Provedení jednorázového importu dat excelového listu do sharepointového seznamu nebo export dat excelového listu do sharepointového seznamu pro vytvoření trvalého, jednosměrného datového připojení

2. Aktualizace dat v excelovém listu ze sharepointového seznamu pomocí trvalého, jednosměrného datového připojení

3. publikování excelových sešitů v Excel Services a zobrazení a práce s daty pomocí webové části Excel Web Access na stránce webových částí.

4. importujte (připojte) data do excelového sešitu ze serverů OLAP, SQL serveru a Accessových databází a plochých souborů.

Access nabízí následující integrační body na SharePoint serveru.

1. Provedení jednorázového importu nebo export dat mezi zobrazeními Accessu a sharepointovým seznamem

2. Propojte data mezi tabulkami Accessu a SharePointovým seznamem vytvořením trvalého obousměrného připojení. (Aktualizovaná data seznamu najdete v excelové tabulce; aktualizovaná data Accessové tabulky je možné zobrazit v seznamu.)

3. Přepnutí dat seznamu do offline režimu, jejich aktualizace v Accessu, přepnutí zpátky do online režimu, synchronizace aktualizací a vyřešení konfliktů

4. Zobrazení a úprava dat seznamu v datovém listu, formuláři a zobrazení sestav Accessu

Další informace najdete tady:

Můžete vytvářet sofistikovanější aplikace desktopových databází, aniž byste museli psát jeden řádek kódu VBA. Každý objekt Access má rozsáhlou sadu vlastností a událostí snadný přístup ze seznamu vlastností, který vám pomůže s přizpůsobením řešení. Každý objekt má podrobné designery, které odhalí všechny funkce, které jsou k dispozici. Další šablony databáze jsou k dispozici na webu Office Online. Šablony polí a tabulek vám pomůžou rychle vytvářet a přizpůsobovat nové tabulky. Novou databázi můžete navrhnout úplně od začátku pomocí vestavěných nástrojů pro návrh databáze.

Makra Accessu používají deklarativní prostředí, které nevyžaduje zápis kódu VBA, takže nemusíte být vývojářem. Každá akce makra provede úkol, například otevření formuláře, spuštění dotazu, vyhledání záznamů nebo zobrazení zprávy. Makra můžete vkládat v každém případě sestavy, formuláře nebo ovládacího prvku. Většina Maker má argumenty a můžete k nim přidat podmíněnou logiku a získat tak požadované akce. Můžete dokonce definovat proměnné a bez nutnosti psát kód VBA.

Navrhněte si prototyp a spusťte ho oddělením IT. Vytvořte řešení pro svůj tým, když to bude potřebovat co nejdříve, a proveďte ho na Shoestring s nestejnými zaměstnanci. Udržujte si přehled o vstupenekch prodaných pro podnikovou společnost, Sledujte dobu skladovatelnosti výrobních materiálů nebo tiskněte značky přijetí pro části. Sledování úkolů, problémů a dodávek v týmových projektech Vytvořte databázi prodejních kanálů pro sledování nadějných prodejů v malé skupině prodejců.

Další informace

Začátek stránky

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×