Úvod do odesílání a přijímání e-mailových formulářů aplikace InfoPath pomocí aplikace Outlook

V tomto článku

Úvod do e-mailových formulářů aplikace InfoPath

Předpoklady používání e-mailových formulářů aplikace InfoPath

Úvod do e-mailových formulářů aplikace InfoPath

Pokud již formuláře aplikace Microsoft Office InfoPath používáte u úkolů, jako je odesílání týdenních zpráv o stavu, a ke správě e-mailových zpráv používáte aplikaci Microsoft Office Outlook 2007, můžete pomocí e-mailových formulářů aplikace InfoPath usnadnit procesy, které používáte ke spolupráci a sdílení dat. To znamená, že díky tomu můžete otevírat, vyplňovat a odesílat formuláře aplikace InfoPath z aplikace Office Outlook 2007, aniž byste museli otevírat aplikaci InfoPath. Pokud obdržíte e-mailový formulář aplikace InfoPath, můžete na něj odpovědět, předat jej a uložit stejně jako jakékoli jiné položky v aplikaci Office Outlook 2007.

Formuláře a šablony formulářů aplikace InfoPath

InfoPath je program, který pomocí standardů formátu Open XML poskytuje uživatelům flexibilní a zároveň i strukturovaný způsob shromažďování dat. Vzhledem k tomu, že je aplikace InfoPath založena na standardech XML, údaje shromážděné pomocí formulářů aplikace InfoPath lze znovu použít v rámci celé organizace. Údaje uložené ve formuláři vyúčtování výdajů lze například zobrazovat na webové stránce, která naznačuje rozpočtové trendy určitého oddělení.

Když návrhář formuláře vytvoří nový formulář aplikace InfoPath, ve skutečnosti vytvoří šablonu formuláře. Ta definuje strukturu dat, vzhled a chování formulářů, které uživatelé vyplňují. Představte si šablonu formuláře jako koncept — počáteční bod umožňující uživatelům vytvářet nové formuláře, které používají a ukládají data stejným způsobem. Protože šablona formuláře musí být k dispozici předtím, než lze formulář vyplnit, je třeba uložit šablony formulářů do umístění, kde k nim budou mít uživatelé přístup. Zpravidla se ukládají do umístění v podnikové síti, jako jsou sdílené složky, webové servery nebo knihovny na webech služeb Windows SharePoint Services 3.0 nebo Microsoft Windows SharePoint Services 2.0.

Pokud mají uživatelé oprávnění pro přístup do umístění, kde je uložena šablona formuláře, mohou formulář na základě této šablony vyplnit pomocí aplikace InfoPath, webového prohlížeče, mobilního zařízení nebo aplikace Office Outlook 2007. Skutečnost, zda lze formulář vyplnit pomocí aplikace InfoPath nebo některé z jiných metod, závisí na několika faktorech včetně způsobu navržení a nasazení šablony formuláře. Aby bylo například možné šablonu vyplnit v prohlížeči, musí být formulář navržen tak, aby jej bylo možné spouštět v prohlížeči a šablona formuláře musí být nasazena na serveru se službou InfoPath Forms Services.

E-mailové formuláře aplikace InfoPath lze použít ke sdílení vlastních dat nebo ke shromažďování dat od ostatních uživatelů aplikace Office Outlook 2007.

Sdílení dat pomocí e-mailových formulářů aplikace InfoPath

E-mailové formuláře aplikace InfoPath můžete použít ke sdílení dat. Pokud například právě vyplňujete formulář týdenního výkazu v aplikaci InfoPath, který poté zašlete svému nadřízenému jako přílohu v e-mailu, můžete celý postup pomocí aplikace Office Outlook 2007 zjednodušit. Otevřete výkaz z umístění, kam jste jej publikovali, jako e-mailový formulář aplikace InfoPath, vyplňte jej a poté data odešlete svému nadřízenému pomocí aplikace Office Outlook 2007 — a to vše bez spouštění aplikace InfoPath. Pokud je navíc formulář konfigurován k odesílání dat do Zdroj dat, budou tato data při odeslání pomocí aplikace Outlook odeslána i do tohoto zdroje dat. Po odeslání dat můžete případně uložit kopii daného e-mailového formuláře aplikace InfoPath a dat v něm obsažených do aktuální složky.

Shromažďování dat pomocí e-mailových formulářů aplikace InfoPath

E-mailové formuláře aplikace InfoPath lze použít ke shromažďování dat od ostatních osob. Pokud jste například vedoucí, který každý týden posílá členům své skupiny e-mail s připomínkou, aby vyplnili formulář pro vyúčtování výdajů, můžete tento výdajový formulář odeslat pomocí aplikace Office Outlook 2007 jako e-mailový formulář aplikace InfoPath. Pokud členové vaší skupiny přidají při odeslání svých dat vaši e-mailovou adresu do pole Pro v e-mailovém formuláři aplikace InfoPath, obdržíte kopie jejich formulářů vyúčtování do své složky Doručená pošta v aplikaci Office Outlook 2007. Při shromažďování dat pomocí e-mailových formulářů aplikace InfoPath můžete tato data také spravovat pomocí následujících úloh:

  • Uložení dat do složek:     Kolekce souvisejících formulářů aplikace Office InfoPath 2007 můžete v aplikaci Office Outlook 2007 ukládat do nového typu složky s názvem Složka Formuláře aplikace InfoPath. Pokud například shromažďujete výkazy od členů své skupiny pomocí aplikace Office Outlook 2007, můžete vyplněné formuláře ukládat ve složce Doručená pošta do složky Formuláře aplikace InfoPath. Můžete se také rozhodnout zobrazit data z jednotlivých formulářů ve sloupcích ve složce. Díky tomu lze rychle seskupit, filtrovat a seřadit data z více formulářů.

    Než budete moci zobrazit data z e-mailového formuláře aplikace InfoPath v zobrazení složky Formuláře aplikace InfoPath, je nutné konfigurovat šablonu formuláře přidruženou k příslušnému formuláři tak, aby používala propagaci vlastností. Propagace vlastností umožňuje ve formuláři aplikace InfoPath zobrazit hodnoty v aplikaci Office Outlook 2007 ve složkách Formuláře aplikace InfoPath nebo na serverech se službou Windows SharePoint Services 3.0 nebo InfoPath Forms Services. Propagaci vlastností pro šablonu formuláře může pomocí aplikace InfoPath povolit pouze návrhář šablony.

  • Sloučení dat:    Data lze z mnoha e-mailových formulářů aplikace InfoPath konsolidovat do jediného. Pokud například shromažďujete výkazy od členů své skupiny pomocí aplikace Office Outlook 2007, můžete pro svého nadřízeného sloučit data z jejich formulářů do jediného souhrnného formuláře.

  • Export dat    Chcete-li provést podrobnou analýzu dat formuláře, můžete jej exportovat ze složky Formuláře v aplikaci Outlook do sešitu aplikace Microsoft Office Excel 2007. Jednotlivé e-mailové formuláře aplikace InfoPath lze také exportovat jako soubory s příponou .XML na plochu.

Začátek stránky

Předpoklady používání e-mailových formulářů aplikace InfoPath

Pokud chcete úspěšně používat e-mailové formuláře aplikace InfoPath, je nutné, abyste vy i vaši spolupracovníci měli instalovaný a konfigurovaný správný software.

Předpoklady pro instalaci

Chcete-li e-mailové formuláře aplikace InfoPath odesílat pomocí aplikace Microsoft Office Outlook 2007, musí být v počítači instalována aplikace Microsoft Office InfoPath 2007 a aplikace Office Outlook 2007 musí být nakonfigurována na odesílání a příjem e-mailových formulářů aplikace InfoPath. Máte-li v počítači tyto aplikace nainstalovány a aplikace Office Outlook 2007 je konfigurována tak, aby odesílala e-mailové formuláře aplikace InfoPath, ale toto nastavení neplatí pro příjemce vašich e-mailových formulářů aplikace InfoPath, budou se formuláře, které odešlete, zobrazovat těmto příjemcům jako přílohy e-mailových zpráv. Příjemci pak mohou uložit připojené formuláře a otevřít je pomocí aplikace InfoPath. Aplikace Office Outlook 2007 je ve výchozím nastavení konfigurována na odesílání a příjem e-mailových formulářů aplikace InfoPath. Chcete-li e-mailové formuláře aplikace InfoPath zapnout nebo vypnout, klikněte v dialogovém okně Možnosti v aplikaci Office Outlook 2007 na tlačítko Upřesnit možnosti na kartě Jiné a pak zaškrtněte políčko Povolit e-mailové formuláře aplikace InfoPath v dialogovém okně Upřesnit možnosti nebo jeho zaškrtnutí zrušte.

Předpoklady pro instalaci u příjemců

Pokud příjemci vašich e-mailových formulářů aplikace InfoPath nemají nainstalované aplikace Microsoft Office Outlook 2007 a Microsoft Office InfoPath 2007 a nemají je nakonfigurované na příjem e-mailových formulářů aplikace InfoPath, obdrží e-mailovou zprávu obsahující verzi HTML výchozího zobrazení formuláře a k e-mailové zprávě bude připojen formulář aplikace InfoPath. V případě, že příjemci používají dřívější verzi aplikace InfoPath a formulář obsahuje zpětně kompatibilní funkce, mohou uložit připojený soubor s formulářem a otevřít jej v dřívější verzi aplikace InfoPath.

Závislosti šablony formuláře

Chcete-li, aby uživatelé vyplnili e-mailové formuláře aplikace InfoPath a poslali vám zpět data a šablona formuláře přidružená k formuláři není uložena ve sdíleném umístění, k němuž mají uživatelé přístup, můžete šablonu formuláře začlenit do e-mailového formuláře aplikace InfoPath kliknutím na možnost Zahrnout šablonu formuláře v podokně úloh Možnosti pošty. Podokno úloh se zobrazí při předání nebo odpovídání na formulář aplikace InfoPath, případně při jeho odeslání kliknutím na tlačítko Odeslat ve formuláři. Alternativou je odeslání verze formuláře určené jen pro čtení.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×