Řízení projektů na týmovém webu pomocí seznamů

Seznamy pomáhají řídit týmové projekty a sledovat informace na webu. Můžete například sledovat události týmu pomocí kalendáře, spravovat seznamy úkolů či zaznamenávat problémy a reagovat na ně.

Poznámka : Tento článek odkazuje na ukázkový web SharePoint vytvořený společností Adventure Works, což je fiktivní výrobce jízdních kol a součástek a doplňků k jízdním kolům.

Marketingový tým společnosti Adventure Works sleduje pomocí kalendáře události týmu, dovolené a konference. Členové týmu mohou tento kalendář propojit s aplikací Microsoft Office Outlook 2007, kde jej mohou porovnat se svými osobními kalendáři a předejít tak konfliktu v plánování. Jednotlivé události mohou mezi kalendáři kopírovat.

Při řízení práce u velkých projektů, jako je například plánování konference a řízení marketingové kampaně, používá marketingový tým seznamy úkolů. Úkoly lze nastavit pomocí zobrazení standardního seznamu nebo jako seznam úkolů projektu. Seznam úkolů projektu poskytuje vizuální přehled (označovaný jako Ganttův diagram) úkolů a jejich průběhu. K dispozici jsou šablony pro vytváření seznamů v obou formátech – zobrazení standardního seznamu nebo seznam úkolů projektu.

Seznam úkolů projektu

Marketingový tým také používá seznam sledování problémů, pomocí něhož sleduje logistické problémy související s plánováním konference, například problémy s registrační databází. Člen týmu problém zaznamená a uživatelé potom až do jeho vyřešení zaznamenávají všechny nové informace a nápravná opatření.

Práce se seznamy

Při vytvoření týmového webu je automaticky vytvořeno několik seznamů. Může to být celá řada výchozích seznamů – od diskusní vývěsky až po seznam kalendářů. Tyto seznamy můžete přizpůsobovat a můžete do nich přidávat položky, můžete vytvářet další seznamy z šablon a vytvářet vlastní seznamy pouze s nastavením a sloupci, které jste zvolili.

Seznamy mohou obsahovat mnoho typů informací, od textu či dat až k obrázkům. Součástí seznamů mohou být rovněž výpočty, například součty nebo vypočítané datum (například datum za týden od aktuálního dne).

Pomocí seznamů lze provádět následující akce:

  • Sledovat verze:    Můžete sledovat verze položek seznamu, abyste věděli, které položky seznamu se změnily a kdo je změnil. Pokud je v nové verzi chyba, můžete obnovit předchozí verzi položky.

  • Žádat o schválení:    Organizace může zadat, aby bylo nutné položku seznamu před jejím zobrazením ostatním uživatelům schválit.

  • Integrovat e-mail se seznamem:    Pokud jsou na webu povoleny příchozí nebo odchozí e-maily, mohou některé seznamy využívat funkce e-mailů. Určité typy seznamů, například kalendáře a diskuse, lze nastavit tak, aby do nich mohli uživatelé přidávat obsah odesláním e-mailu. S kalendářem, úkoly a seznamy kontaktů je navíc integrována aplikace Office Outlook 2007.

  • Přizpůsobit oprávnění:    Organizace může nastavit vlastní oprávnění k seznamu nebo dokonce k jedné položce seznamu. Tato funkce může být užitečná například tehdy, obsahuje-li určitá položka důvěrné informace.

  • Vytvářet a spravovat zobrazení:    Vaše skupina může vytvářet různá zobrazení stejného seznamu. Obsah samotného seznamu se nemění, ale položky jsou uspořádány nebo filtrovány tak, aby uživatelé dokázali najít nejdůležitější nebo nejzajímavější informace.

  • Být informováni o změnách:    Pokud se přihlásíte k odběru informačních kanálů RSS seznamů a zobrazení, budete moci zobrazit aktualizace seznamů ve svém prohlížeči kanálů RSS, například v aplikaci Outlook 2007. Pokud je v organizaci nastaven příchozí e-mail, můžete být e-mailem upozorňováni na změny položek.

  • Spravovat seznamy a pracovat s nimi v offline režimu v aplikaci Microsoft Office Access 2007:    Pomocí aplikace Office Access 2007 můžete seznamy spravovat pomocí databázových nástrojů a převést je do offline režimu.

  • Zobrazovat seznamy na mobilních zařízeních:    Mnoho seznamů, například seznamy úkolů a kalendáře, a knihoven dokumentů lze zobrazit na mobilních zařízeních. Chcete-li zobrazit seznam na mobilním zařízením, zadejte za adresu webu řetězec /m. Pro některé typy seznamů, jako jsou například diskuse, nejsou mobilní zobrazení k dispozici a pravděpodobně nebudou zobrazovat všechny typy sloupců.

Typy seznamů často používaných ke spolupráci

V následujícím přehledu jsou uvedeny některé z běžnějších typů seznamů, které lze v organizaci použít:

  • Kalendář:     Kalendář použijte pro všechny události týmu nebo pro specifické případy, jako jsou například podnikové dovolené nebo kalendář projektu.

  • Úkoly a úkoly projektu:     Seznam úkolů použijte ke sledování informací o projektech a dalších událostech vaší skupiny. Úkoly je možné přidělit uživatelům a průběžně sledovat stav a procento jejich dokončení. Seznam úkolů projektu zobrazuje úkoly s indikátory průběhu (tzv. Ganttův diagram).

  • Sledování problémů:     Seznam sledování problémů použijte k uchovávání problémů, jejich stavu a řešení. Jde o běžný typ seznamu pro sledování incidentů či problémů podpory, jako jsou například služby zákazníkům, kontrola kvality nebo technická podpora.

  • Diskusní vývěsky:     Diskusní vývěska slouží jako centrální umístění pro záznam a ukládání týmových diskusí. Formátem je diskusní vývěska podobná diskusním skupinám.

  • Oznámení:     Seznam oznámení použijte, jestliže chcete sdílet novinky a informace o stavu, nebo potřebujete něco připomenout.

  • Kontakty:     Seznam kontaktů použijte k uchování informací o uživatelích a skupinách, se kterými spolupracujete.

  • Odkazy:     Seznam odkazů použijte jako centrální umístění pro odkazy na web, podnikový intranet a další zdroje informací.

  • Průzkumy:    Průzkum použijte v případě, že chcete shromáždit a shrnout názory vyjadřující zpětnou vazbu, například při průzkumu spokojenosti zaměstnanců či kvizu.

  • Vlastní:     Ačkoli je možné každý předdefinovaný seznam přizpůsobit, můžete začít s vlastním seznamem a potom přidat pouze požadovaná nastavení. Můžete také vytvořit seznam založený na tabulce, jako je například sešit aplikace Microsoft Office Excel 2007 pro správu smluv s dodavateli.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×