Úvod k externím datům

Pomocí služby Podnikové připojení můžete externí data připojovat k webu SharePointu a používat je tak, jako kdyby byla nativní pro váš web. Tady je souhrn informací o tom, co jsou externí data, kde je získat, a jak ji používat.

Přehled externích dat

Další informace najdete v tématu Nalezení obsahu týkajícího se externích dat.

V tomto článku

Principy velkého obrázku

Proč používat externí data?

Tři základní scénáře

Je to polovina zábavy

Kterou klobouk si chcete nosit?

Nakládání s základů

Poznejte prostředí SharePointu

Získejte správný software

Správné nastavení softwaru

Výběr externích dat

Zvážení výkonu

První praxe

Nastavení základního zázákladního obsahu

Povrch externích dat v produktech SharePointu

Čtení a zápis dat do externích seznamů

Přidání sloupců externích dat do seznamů a knihoven

Vytvoření řešení s webovými částmi obchodních dat

Použití externích dat na stránce profilu, akce nebo hledání

Použití externích dat v pracovních postupech

Povrch externích dat v produktech Office

Analýza externích dat v Excelu

Přidání externích dat do wordových dokumentů

Synchronizace externích dat v Outlooku

Vylepšení přístupu k externím datům pomocí formulářů aplikace InfoPath

Přidání externích dat do publikovaných diagramů Visia

Import a aktualizace externích dat v Accessu

Principy velkého obrázku

Existuje mnoho důvodů, proč používat externí data. A malý tým může dělat velké věci, když společně vytvoří firemní řešení na základě externích dat. Tady je návod, jak se to často provádí a že to může přinést.

Proč používat externí data?

Když používáte SharePoint Products ke zjednodušení vašich obchodních aktivit, budete možná muset zahrnout externí data, jako jsou databáze, podnikové aplikace a webové služby. Ale tato externí data jsou často jako secluded ostrov, který je omezený na privilegované osoby nebo jen pro přístup k. Existuje způsob, jak zajistit plynulé získávání externích dat do produktů SharePoint a taky produktů Office, abyste mohli využít známého rozhraní a další vylepšení vaší firmy?

To je, co jsou to všechny služby Podnikové připojení. Umožňuje bezpečný, efektivní a přístup pro čtení a zápis k široké škále externích dat. To se provádí prostřednictvím komplexního rámce, který poskytuje standardní uživatelská a řídicí rozhraní. Kromě toho můžete vytvořit širokou škálu obchodních řešení, tedy obou řešení pro SharePoint, které se snadno týkají mezilehlých činností a řešení založených na kódu pro pokročilé potřeby. Můžete třeba:

  • Vytvořte externí seznam SharePointu s údaji o zaměstnancích zaměstnanců uložených v back-end databázi, kterou můžou uživatelé číst a zapisovat, podobně jako v nativním seznamu SharePointu.

  • V systému plánování podnikových zdrojů (ERP) ve vaší organizaci můžete připojit aktuální data zákazníků jako sadu kontaktů Outlooku a dokonce povolit offline přístup.

  • Vytvořte řešení pro plánování událostí, které odkazuje na kontrolovanou firemní linku, ale pomocí SharePointového kalendáře všech vidí.

  • Vytvořte aplikaci Microsoft Silverlight s chladným vizuálním uživatelským rozhraním, které funguje s externími daty z webu.

Krátké služby Podnikové připojení vám umožní připojení k datům, interakci s nimi a odemčení hodnot externích dat.

Začátek stránky

Tři základní scénáře

Chcete se dozvědět víc? Tady jsou tři příklady základních řešení založených na službách podnikové připojení.

HelpDesk    Rozsáhlý podnik má technickou podporu, která poskytuje technickou podporu. Žádosti o podporu a znalostní bázi technické podpory jsou uložené v externí databázi, ale plně integrovaná na SharePointovém webu pomocí externích seznamů a webových částí pro obchodní data. Informační pracovníci mohou také zobrazit aktuální žádosti v Microsoft Outlook 2013 online. Specialisti technické podpory můžou zobrazit žádosti, které jsou přiřazené v Outlook 2013 online a offline režimu. Pracovní postupy automaticky spravují problémy podpory v jednotlivých fázích: otevření, přiřazení, eskalace, Vyřešeno a uzavřeno. Manažeři oddělení technické podpory, s příslušnými oprávněními, mohou zobrazit řídicí panely, které zobrazují sestavy zákaznické podpory s informacemi o počtu problémů, které jsou přiřazené jednotlivým specialistům podpory, nejaktuálnějším nebo závažným problémům a počtu podpory. incidenty, které v daném časovém období zpracovávají jednotlivé specialisty na podporu. Správci můžou taky exportovat data do Microsoft Excel 2013 pro další podrobná analýza pomocí podmíněného formátování a grafů.

Přehled interpretů    Talent agentura integruje svou databázi umělců do interního týmového SharePointového webu, který obsahuje kompletní seznam umělců, jejich kontaktních údajů a rozpis výkonu. Záznam smluv ve formě šablon dokumentů Wordu se vygeneruje a automaticky vyplní nejnovějšími informacemi o interpretovi. Pracovní postup provede každou smlouvu v různých fázích. Agenti můžou přidávat nové umělce do externího seznamu pomocí formuláře InfoPathu. Pomocí tohoto řešení talent agenti vždy informace, které potřebují v blízké blízkosti, a mohou provádět mnoho klíčových úkolů pomocí známých produktů Office.

Sales dashboard    Aplikace pro prodej v řídicím panelu umožňuje rychle najít prodejní objednávky a informace o zákaznících spravované v systému řízení vztahů se zákazníky (CRM). V závislosti na rolích a příslušných oprávněních mohou členové týmu zobrazit informace o prodejní analýze, údaje o prodejním výkonu jednotlivých členů týmu, prodejní informace o kontaktu a kontaktní údaje zákazníka a objednávky. Odborníci pro prodej si můžou prohlížet jejich každodenní kalendáře, prohlížet úkoly, které jim budou přiděleny jejich manažeři, spolupracovat s členy týmu a číst příspěvky v odvětví. Diagram v prodejních oblastech aplikace Visio mapuje prodej každý měsíc a obsahuje živá data z back-end databáze, která se snadno aktualizuje. Pomocí wordového dokumentu můžou manažeři rychle vytvářet měsíční zprávy o stavu, které automaticky zahrnují data z externích systémů.

Začátek stránky

Je to polovina zábavy

Služby Podnikové připojení jsou jako velký deštník, který zahrnuje mnoho funkcí SharePointu a Office. Nefunguje to, protože každý zdroj externích dat je jedinečný a každá organizace má specifické potřeby. Po nastavování základů, místní nebo v cloudu můžete externí data nastavovat v produktech a produktech Office. Při práci s externími daty obvykle procházíte třemi odlišnými fázemi:

Základů fáze    Během této fáze plánujete, připravíte a nastavíte přístup k externím datům. To obvykle znamená, že se jedná o správce a někdy i vývojář, který vám pomůže pochopit, co se má stát. Důležité cíle: identifikují se obchodní a technické požadavky, připravuje se externí zdroj dat, zajišťuje zabezpečený přístup k datům pomocí zabezpečeného úložiště přihlašovacích údajů a seřídí celkové řešení. V kontingenčním cíli se vytváří externí obsah, což je podrobný balíček připojení, metadata a další informace použité k načtení externích dat.

Fáze SharePointu    Po nastavování základůu teď můžete externí data v produktech SharePointu rozsměrovat různými způsoby, včetně externích seznamů, sloupců externích dat, webových částí obchodních dat, pracovních postupů, výsledků hledání, stránek profilů, akcí, aplikací pro SharePoint. a s kódem a řešeními založeným na kódu.

Fáze Office    Po vytvoření přístupu k externím datům v produktech SharePointu teď můžete nastavovat data v různých produktech Office (včetně Excelu, Wordu, Outlooku, Visia, Accessu a InfoPathu), aplikací pro Office a součástí Office založených na kódu, doplňcích nebo určená.

Tři fáze

Další podrobnosti o každé z těchto funkcí najdete dále v tomto článku.

Začátek stránky

Kterou klobouk si chcete nosit?

Vývoj řešení na základě externích dat je obvykle úsilí týmu a způsob práce závisí na vaší roli. Následující diagram ukazuje přehled rolí a řešení, které se podílejí na celkovém životním cyklu vývoje.

Role a úkoly vývojového životního cyklu

Uživatelé    Uživatelé sestavují jednoduchá řešení pomocí základních funkcí produktů SharePoint a Office. Příklady:

  • Vytvoření externího seznamu, různých zobrazení seznamu a přidání různých filtrů a řazení

  • Export externího seznamu do Excel 2013 pro další analýzu dat

  • Připojení externího seznamu k Outlook 2013 pro práci s externími daty online a offline.

Skupina Power Users    Skupina Power Users je jednoduchá na středně pokročilá, ne obchodní řešení a často vyžadují dovednosti obchodního analytika pochopit databázové systémy a celkové obchodní procesy v organizaci. Také předávají těmto požadavkům správci a vývojáře a také obchodní manažeři a možná Návrháři webu. Příklady:

  • Vytvoření typu externího obsahu pomocí Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Vytvoření sloupců externích dat v knihovnách a propojení sloupců s ovládacími prvky obsahu v přizpůsobené šabloně Wordu, jako je třeba smlouva nebo faktura.

  • Přizpůsobení formulářů aplikace InfoPath pro nahrazení výchozích formulářů SharePointového seznamu

  • Návrh webové stránky, která spojuje webové části obchodní data užitečným způsobem pro vytvoření pracovního prostoru informací.

  • Vytvoření řešení založeného na Outlooku, které poskytuje přizpůsobené formuláře, zobrazení, příkazy na pásu karet, akce a podokna úloh

  • Vytvoření pracovního postupu, který používá data externího seznamu

Správci:    Správci spravují oprávnění a zabezpečení pro několik různých součástí SharePointu, včetně externího obsahu a externí databáze. Kritická aktivita zahrnuje nastavení cílových aplikací služby Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů, mapování pověření a určení nejlepších metod ověřování. Další příklady operací:

  • Správa a nastavení přístupu k externím datům, oprávnění a dotazů

  • Import a Export typů externího obsahu z úložiště metadat Připojení obchodních dat

  • Nastavení vlastních stránek profilu, akcí a výsledků hledání

Vytvářející    Vývojáři vytvářejí řadu vlastních řešení, která jsou v tomto rozsahu od cílových, opakovaně použitelných komponent pro vylepšená řešení založená na kódu. Příklady:

  • Pokročilé typy externího obsahu vytvořené v aplikaci Microsoft Visual Studio, například typy vlastních polí, které používají složitá hierarchická data.

  • Agregovaná data z více služeb prezentována jako jeden model služby BDC.

  • Opakovaně použitelné komponenty, vlastní webové části, vlastní aktivity pracovních postupů a formuláře aplikace InfoPath s kódem na pozadí.

  • Vlastní části externích dat pro řešení Outlooku

  • Aplikace Microsoft Silverlight a doplňky pro Office

  • Vlastní upozornění pomocí událostí Framework.

  • Vlastní připojení a řešení pomocí spravovaného kódu.

Začátek stránky

Nakládání s základů

S veškerým externím datovým řešením, které se rozhodnete vytvořit, musíte vytvořit silnou základ a to znamená: získání a nastavení správného softwaru, výběru a příprava externího zdroje dat, zapnutí služby SharePoint Services a účtů a vytvoření typ externího obsahu

Poznejte prostředí SharePointu

Při použití nebo vytváření řešení externích dat existují rozdíly v funkcích a funkcích, které byste měli znát na základě prostředí SharePointu:

  • Místní    Pokud vytvoříte řešení, ve kterém budou vaši uživatelé a řešení plně místní (za branou firewall), budou podporované všechny funkce služby Podnikové připojení.

  • Obor    Pokud používáte SharePoint Online (plán 2, E3 a E4) v Office 365, je k dispozici podmnožina funkcí. Například externí seznamy, webové části pro obchodní data a rámec událostí jsou podporované, ale stránky profilů, akce a konektory. Kromě toho se můžete připojit jenom k těmto zdrojům dat: webové služby WCF, OData a SQL Server Azure.

  • Kombinovaná:    Vaše organizace už možná má k dispozici významné investice do místních zdrojů dat, jako jsou podnikové aplikace a systémy ERP. Ale vaše organizace může být také v hybridním prostředí SharePointu, ve kterém jsou někteří zaměstnanci místní a jsou v cloudu. V hybridním prostředí můžete taky vytvořit hybridní řešení externích dat, aby uživatelé v cloudu mohli používat místní zdroj dat. Uživatel může například dokončit sestavu výdajů na služební cestě pomocí SharePointu Online a poplatky mohou být okamžitě odsouhlaseny místním systémem SAP. Můžete se připojit k jakémukoli podporovanému místnímu zdroji dat, ale je nutné používat služby OData a rozsáhlý vývoj a konfiguraci.

Získejte správný software

Funkce služby Podnikové připojení (BCS) jsou distribuovány napříč různými edicemi SharePointu. Pomocí následující tabulky si můžete přesně vybrat.

Funkce služby Podnikové připojení

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (standardní)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
plán 2
(E3, E4)

Komentáře

Externí seznam

Sloupec externích dat

Služby připojení obchodních dat

SPO podporuje jenom WCF a konektory SQL serveru Azure

Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů

SPO podporuje jenom přihlašovací údaje skupiny

Vyhledávání externích dat

Stránky profilů

Akce

Webové části pro obchodní data

Podpora produktů Office

Rozsáhlá klientská rozšíření *

Aplikace se vymezením BCS

Konektorová architektura

Rozhraní Framework

Konektor OData

Rozhraní API BCS OM

Hybridní (SPO)

Jenom pomocí konektoru OData

* Obsahuje ovládací prvky formulářů k zobrazení externích dat a rozložení k zobrazení dat v podokně úloh Outlooku a v oblasti formuláře. K dispozici pouze v sadě Microsoft Office Professional Plus 2013.

Začátek stránky

Správné nastavení softwaru

Po instalaci správného softwaru se ujistěte, že je správně nastavený. Zejména:

Připravit zdroj externích dat:    Správce bude nejspíš muset vytvořit účet a udělit oprávnění ke zdroji dat, aby bylo zajištěno, že k nim budou mít přístup ti správní lidé a že se data nedostanou do nesprávných rukou. Kromě toho může správce vytvořit v externí databázi určité tabulky, zobrazení, dotazy atd., aby se výsledky omezovaly jenom na to, co je potřeba, a aby se zlepšil výkon.

Konfigurace služby SharePoint    Správce musí aktivovat služby připojení obchodních dat, zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů a služby Visio Services.

Konfigurace služby Zabezpečené úložiště přihlašovacích dat    Správce musí určit nejlepší režim přístupu pro externí zdroj dat, vytvořit cílovou aplikaci a nastavit pro ni přihlašovací údaje.

Nakonfigurovat službu Připojení obchodních dat:    Správce musí zajistit, aby uživatel, který vytvořil typ externího obsahu, měl oprávnění k úložišti metadat BDC (Business Data Connectivity) a aby měli odpovídající uživatelé přístup k typu externího obsahu, na kterém je externí seznam založený.

Zajištění připravenosti produktů Office    Abyste mohli synchronizovat externí data s produkty Office, musíte mít Windows 7 nebo novější a následující bezplatné softwarové produkty, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 a datové služby WCF 5,0 pro OData V3 na všech klientských počítačích (v případě potřeby jste automaticky. vyzváni ke stažení softwaru). Zároveň musíte při instalaci Office povolit možnost Podnikové připojení (výchozí nastavení). Tato volba nainstaluje modul Business Connectivity Services Client Runtime, který ukládá data do mezipaměti a synchronizuje je s externími daty, mapuje obchodní data na typy externího obsahu, zobrazuje v produktech Office výběr externích položek a spouští vlastní řešení v produktech Office.

Začátek stránky

Výběr externích dat

Můžete pracovat s nejrůznějšími zdroji dat, včetně databází, systémů pro plánování zdrojů organizace, OData a rozšířených konektorů.

Databáze    Organizace a společnosti všech obrazců a velikostí závisí na databázích pro jejich každodenní operace. Databáze obsahují širokou škálu datových typů, mezi které patří text, čísla, obrázky a dokumenty, a mají mnoho účelů, jako jsou finanční, výrobní, pojišťovací a firemní webové stránky. Mezi běžné podporované databáze patří: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 a všechny databáze, které splňují standardy rozhraní ODBC nebo OLE DB.

Systémy ERP    Systémy ERP integrují podniková data a procesy v celé organizaci a provádějí mnoho základních činností, včetně:

Obchodní funkce

Firemní proces

Finance a účetnictví

Finance, závazky a pohledávky, řízení hotovosti, dlouhodobý majetek a rozpočtování

Lidské zdroje

Mzdy, školení, výhody, důchody, nábor a Správa diverzity.

Řízení vztahů se zákazníky (CRM)

Prodej a marketing, provize, služby, kontakty zákazníka a podpora na centrum volání.

Výroba

Strojírenství, kusovníky, pracovní příkazy, plánování, řízení pracovních postupů, řízení kvality a správa životního cyklu produktů.

Dodavatelský řetězec

Zásoby, zadání objednávek, nákup, plánování, kontrola a zpracování nároku.

Řízení projektů

Náklady, fakturace, čas a výdaje, měrné jednotky a řízení aktivit.

Mezi běžné podporované systémy ERP patří SAP, duet, Microsoft Dynamics, Siebel a co Edwards.

OData    Protokol OData (Open Data Protocol) poskytuje standard založený na REST pro operace vytváření (příspěvku), čtení (načtení), aktualizace (vložení) a odstranění (odstranění), které webové služby Accessu obsahují. Považujte OData za webový ekvivalent rozhraní ODBC a OLE DB. Data se vrátí ve formátu XML nebo v kódu JSON (JavaScript Object Notation). Běžné zdroje OData zahrnují známé webové stránky (například Amazon, elektronická pozice, Azure Data Market a Netflix), databáze a další SharePointové weby.

Rozšířené konektory    Pro další zdroje dat může vývojář poskytnout pokročilý přístup k externím datům:

  • Pomocí ADO.NET, který umožňuje přístup ke zdroji dat pomocí poskytovatele ADO.NET.

  • Pomocí WCF a webových služeb, které umožňují přístup k webovým službám a WCF (Windows Communication Foundation).

  • Použití sestavení .NET připojení, které umožňuje přístup ke zdrojům dat, když poskytovatel ADO.NET nebo webová služba nejsou dostupné.

  • Převod nepodporovaných vlastních datových typů na podporované datové typy .NET.

  • Vytváření vlastních řešení pro velké zdroje dat s často se změnou datových struktur, které vyžadují vlastní datová připojení, metody přenosu a instalaci konektoru.

Začátek stránky

Zvážení výkonu

Jakékoliv firemní řešení musí brát ohled na výkon a externí data neobsahují žádnou výjimku. Společnost firemní připojení Naštěstí byla navržena tak, aby zmírnila mnoho problémů s výkonem. Obecně se načítání dat, stránkování, filtrování a řazení převede na externí zdroj dat, aby se snížila paměť a zdroje, které jsou potřeba pro SharePoint Products.

Služby Podnikové připojení také mají integrované mezipaměti na serveru (v mezipaměti služby Podnikové připojení) a klientských počítačích (běhovou mezipaměť klienta služby Podnikové připojení) a nemusí zobrazovat nejnovější hodnoty externích dat. okamžitě. Můžete však upravit intervaly aktualizace na základě potřeb uživatelů a vytvářených řešení. Ne všichni uživatelé nemusí vidět aktuální data hned, ale pokud to dělá, můžou taky aktualizovat externí seznam nebo složku Kontakty Outlooku.

Možnost pracovat offline v klientském počítači znamená také, že uživatelé mohou provést rozšířenou práci, aniž byste se připojili k externím datům, ale věděli, že až se dostanou do online režimu, data se aktualizují a sloučí správně.

Tyto funkce výkonu pomáhají urychlit operace zobrazení, aktualizace a datových operací externích dat na webové stránce SharePointu a v produktu Office.

Začátek stránky

První praxe

Je obzvláště důležité, aby řešení externích dat bylo zabezpečené, protože data jsou často pro firmy důležitá a nesmí je zobrazovat ani měnit nesprávnými uživateli. Existuje taky mnoho způsobů, jak zabezpečit data a jak má být řešení jednoduché a bezpečné. Naštěstí jsou způsoby, jak minimalizovat složitost pomocí zabezpečeného úložiště přihlašovacích dat.

Zabezpečení externích dat v kostce vyžaduje zodpovězení dvou základních otázek:

Kdo jsi?    Nazývá se taky ověřování a je to proces ověření identity získáním vašich přihlašovacích údajů (vašeho uživatelského jména a hesla).

Co máte povolené?    Tento postup se nazývá autorizace a je to proces určení úkolů, na kterých můžete pomocí položek dat získat seznam oprávnění, která vám byla přidělena.

Správce nejprve určí režim s nejlepším přístupem pro externí zdroj dat. Upozorňujeme, že podniková řešení jsou velmi běžná pro ověření přístupu k externím datům, pro která má aktuální uživatel jiný účet. Přihlášení v rámci různých přihlašovacích údajů může být komplikované a nepohodlné. Služba Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů přichází do záchrany poskytnutím úložiště a mapování přihlašovacích údajů. To usnadňuje použití externího zdroje dat tak, že se přihlásíte jenom jednou.

Pokud jste například na SharePointovém webu s jednou sadou přihlašovacích údajů přihlášeni, ale chcete získat přístup k externímu seznamu založenému na aplikaci Siebel, která používá jinou sadu přihlašovacích údajů, může správce nastavit službu Zabezpečené úložiště pověření tak, aby automaticky mapovala obě sady přihlašovacích údajů, takže se nemusíte znovu přihlašovat.

Služba Zabezpečené úložiště přihlašovacích dat také pomáhá spravovat inFamous "dvojitého směrování", kde každé ověřování vyžaduje "směrování" mezi dvěma počítači, které může být ohroženo, pokud se nerozhodnete tyto kroky zabránit.

Řešení problému dvojitého přechodu

Správce potom vytvoří několik úrovní zabezpečení na základě oprávnění, podobně jako několik obranných linií kolem Fort, aby zajistila správné autorizace a přístup k:

  • Data v externí databázi nebo systému

  • Typ externího obsahu v úložišti metadat Připojení obchodních dat

  • Sloupec externí seznam nebo externí data

Správce může přidat dodatečnou vrstvu ochrany pomocí šifrování. Pokud se v externím řešení používají taky aplikace Office, může správce ochránit mezipaměť klienta služby Podnikové připojení pomocí systému souborů EFS (Encrypting File System). Některé externí zdroje dat mohou také šifrovat data.

Začátek stránky

Nastavení základního zázákladního obsahu

Typy externího obsahu jsou v jádru jakéhokoliv řešení externích dat. Je to jako zprostředkovatel mezi vámi a externím zdrojem dat. Typickým typem externího obsahu je uspořádaný balíček informací, který obsahuje následující informace:

  • Informace o připojení ke zdroji dat, například o umístění, názvu a režimech ověřování.

  • Definice tabulky, polí, primárních a cizích klíčů, ověřování a datových typů (nazývaných také metadata)

  • Datové operace, které můžete použít, například vytvářet, číst, aktualizovat, odstranit a vyhledávat (taky nazývané CRUDQ).

  • Další informace a chování, například namapované datové typy Office nebo povolení offline synchronizace.

  • Různé filtry, které dotazují na data a pomáhají izolovat výsledky a omezují zvýšení výkonu.

  • Pole identity a sloupce pro výběr externího obsahu, které se používají k načtení externích dat v uživatelském rozhraní

  • Přidružení založené na primárním a cizím klíči mezi dvěma souvisejícími tabulkami, jako jsou například objednávky a zákazníci.

Jeden stalwart uživatel definuje typ externího obsahu, a proto chrání ostatní uživatele z podstatné složitosti práce s externími daty. Kromě toho jsou všechny tyto informace uloženy ve zvláštním BDCM souboru (. BDCM), ve formátu XML a uloženém v úložišti metadat Připojení obchodních dat. Tento postup usnadňuje údržbu, aktualizaci, zabezpečení a opětovné použití typů externího obsahu na různých webech. Můžete například soubor snadno exportovat a naimportovat z vývoje do pracovního prostředí nebo sdílet s jinými kolekcemi webů.

Váš stalwart uživatel nemusí být odborníkem ve formátu XML. Pokud chcete pomoct vytvořit typ externího obsahu, existují dva nástroje volby:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Můžete definovat a aktualizovat typ externího obsahu deklarativně a pak ho publikovat do úložiště metadat Připojení obchodních dat.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Pokud vaše externí data jsou složitá nebo nejsou podporovaná SharePoint Designer 2013, můžete použít editor XML ve Visual Studiu (který poskytuje technologii IntelliSense) k vytvoření modelu XML, nebo použijte Návrhář externího obsahu Visual studia k vytvoření sestavení .NET připojení, které poskytuje vlastní logiku integrace back-end prostřednictvím rozhraní .NET Framework.

Začátek stránky

Povrch externích dat v produktech SharePointu

Teď, když jste vytvořili pevnou a bezpečnou základnu pro externí data, tady je postup, co s tím můžete dělat v SharePointových produktech.

Čtení a zápis dat do externích seznamů

Externí seznam je hlavní stavební blok pro SharePointová řešení založená na externích datech. Můžete číst a zapisovat externí data pomocí známých zkušeností s používáním SharePointového seznamu. Externí seznam vypadá a chová jako nativní seznam, ale v chování jsou některé rozdíly. Můžete například vytvářet zobrazení a používat počítané hodnoty pomocí vzorců, ale nemusíte připojovat soubory ani sledovat verze.

Externí seznam můžete vytvořit také pomocí SharePoint Designer 2013.

Začátek stránky

Přidání sloupců externích dat do seznamů a knihoven

Sloupce externích dat můžete kombinovat s ostatními sloupci v nativním seznamu nebo knihovně. Vzhledem k tomu, že je do nativního seznamu nebo knihovny přidán sloupec externích dat, všechny související funkce seznamu nebo knihovny fungují, včetně správy verzí, schválení, vrácení se změnami a rezervace souborů.

Řekněme, že jste vytvořili knihovnu obrázků, která obsahuje fotky produktů, které vaše organizace prodává. Do knihovny, která přistupuje k názvu výrobku, kódu výrobku a aktuální ceně z externí databáze, můžete přidat sloupec externích dat. Vzhledem k tomu, že pravidla a procesy vaší společnosti vyžadují změny informací o produktech prostřednictvím databázového systému, určíte, že externí data jsou při vytváření typu externího obsahu jen pro čtení. Teď ale víc lidí ve vaší organizaci můžou snadno zobrazit všechny společné informace o produktech v jednom zobrazení knihovny.

Začátek stránky

Vytvoření řešení s webovými částmi obchodních dat

Webové části pro obchodní data jsou navržené tak, aby fungovaly s daty z externího seznamu, a tyto webové části můžete kombinovat užitečným způsobem, jak vytvořit pracovní prostor webu nebo řídicí panel. Můžete například připojit webové části Seznam a položka, aby se při výběru položky vyúčtování výdajů ve webové části seznam, jako jsou například poplatky za čtvrtek, zobrazily podrobnosti položky ve webové části položka, jako je Hotel, cestovné a jídlo.

Následující tabulka stručně shrnuje jednotlivé webové části obchodní data.

Webová část

Popis

Seznam obchodních dat

Zobrazuje seznam položek z externího seznamu.

Položka obchodních dat

Zobrazí jednu nebo více položek z externího seznamu.

Akce obchodních dat

Zobrazí akci z externího seznamu.

Filtr služby připojení obchodních dat

Filtruje obsah připojené webové části obchodní data pomocí seznamu hodnot z externího seznamu.

Nástroj pro vytváření položek obchodních dat

Vytvoří položku obchodních dat z parametrů v řetězci dotazu adresy URL a poskytne ji dalším webovým částem pro obchodní data.

Seznam souvisejících obchodních dat

Zobrazuje seznam podřízených položek souvisejících s nadřazenou položkou z externího seznamu.

Začátek stránky

Použití externích dat na stránce profilu, akce nebo hledání

Stránky profilu, akce a vyhledávání jsou velmi příbuzné funkce.

Stránky profilů

Ve výchozím nastavení služba podnikové připojení automaticky vytvoří stránku profilu na základě typu externího obsahu. Stránka profilu je webová stránka, která zobrazuje informace z jednoho řádku externích dat založené na poli ID, například v jednotlivých polích o konkrétním zákazníkovi.

Výchozí stránka profilu je vlastně webová stránka, která obsahuje tvůrce položek obchodních dat a webové části položky obchodních dat propojené. Webová část tvůrce položek analyzuje parametr řetězce URL dotazu na stránce profilu, například http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, a předá hodnotu CustID do webové části datová položka, která pak zobrazí všechna odpovídající pole zákazníka.

Můžete si vytvořit vlastní stránku profilu a zobrazit si vlastní informace, nebo správce může stránku profilu přizpůsobit.

Akce

Můžete dokonce provést akci na základě stránky profilu, abyste mohli něco využít. Můžete například vytvořit akci, která zkombinuje informace o zákazníkovi pomocí mapy Bing, aby se zobrazilo místo zákazníka nebo se vám zobrazí pokyny. Akci můžete vytvořit na základě parametru řetězce URL dotazu na stránce profilu nebo pomocí vlastního kódu. Vývojář může taky napsat vlastní kód, který vám umožní aktualizovat informace o zaměstnancích v back-end databázi.

Ve výchozím nastavení se akce používá, když kliknete na příkaz Zobrazit profil akce ve webové části akce obchodních dat nebo seznam obchodních dat. Pokud používáte sloupec externích dat, můžete akci spustit také pomocí příkazu nabídky.

Vyhledávání

Pokud chcete, může správce povolit hledání externích dat. Externí data je možné procházet a indexovat stejně jako interní data SharePointu, ale pomocí oříznutí zabezpečení můžete zajistit, aby se výsledky hledání zobrazily pouze odpovídajícím uživatelům a viděli se pomocí stránky profilu.

Integrací SharePointového hledání do externích datových systémů, uživatelé můžou najít data, která jinak nemůžou najít. Pokud například víte, ve které firmě zákazník pracuje, ale zapomněli jste jméno, můžete ho vyhledat podle názvu společnosti, aby vám pomohl najít stránku profilu daného zákazníka.

Začátek stránky

Použití externích dat v pracovních postupech

Pracovní postupy poskytují výkonný nástroj pro modelování a automatizaci obchodních procesů založených na seznamu, knihovně nebo webu SharePointu. Tyto obchodní procesy mohou být stejně jednoduché jako proces schvalování dokumentů s jedním schvalovatelem nebo složitým zápisem. Ačkoli pracovní postup nelze přímo přidružit k externímu seznamu, můžete vytvořit následující:

Pracovní postupy nativního seznamu    Pracovní postup spojený s nativním seznamem, který čte nebo aktualizuje data z externího seznamu, pomocí akce vytvořit položku seznamu, aktualizovat položku seznamu a odstranit položky seznamu Můžete například aktualizovat položku externího seznamu při každé změně nativního seznamu nebo položky knihovny. S externími seznamy můžete použít další akce, jako je třeba proměnná nastavit v případě, že chcete změnit pole externího seznamu. Jako cíl úkolu můžete také použít položku externího seznamu, ale odkaz na úkol nezobrazí název položky externího seznamu.

Pracovní postupy webu    Pracovní postupy webu nevyžadují spuštění aktivačního signálu události a mohou být spouštěny ručně. Chcete-li zabránit neoprávněnému přístupu, budou pracovní postupy, které mají přístup k externím seznamům, vždy spouštěny v účtu služby, a to i v režimu ověřování, který používá

Události    Vývojář může vytvořit události, které se aktivují v externím zdroji dat, a uživatelé můžou vytvářet upozornění, která budou odpovídat těmto událostem. Můžete například použít pracovní postup služby SharePoint k odeslání e-mailové zprávy zaměstnanci, pokud je mu přiřazen účet v externím zdroji dat.

Z důvodu výkonu je vhodné pouze číst malý počet sloupců v externím seznamu nebo vytvořit, aktualizovat nebo odstranit malý počet položek v externím seznamu.

Začátek stránky

Povrch externích dat v produktech Office

Teď, když máte na povrchu data v SharePointových produktech, tady je postup, co s tím můžete dělat v různých produktech Office.

Analýza externích dat v Excelu

Data z externího seznamu můžete exportovat do Excel 2013 a data synchronizovat. Můžete například chtít udržovat inventář produktů v externím seznamu, aby bylo snadné je sdílet a aktualizovat, ale taky provádět periodické analýzy zásob v Excel 2013. Externí data exportovaná do Excel 2013 jsou určena aktuálním zobrazením externího seznamu, filtry definovanými v typu externího obsahu a v externím seznamu a s nastavením jazyka pro SharePointový Web. h

Při exportu externího seznamu se vytvoří Excelová tabulka s datovým připojením k externímu seznamu založeným na souboru webového dotazu. Pokud chcete zobrazit další změny provedené v seznamu SharePointu v excelové tabulce, můžete aktualizovat data. Uvědomte si, že nemůžete dělat změny zdroje externích dat a že operace aktualizace Excelu přepsala změny, které jste udělali v excelové tabulce.

Začátek stránky

Přidání externích dat do wordových dokumentů

Přidáním datových sloupců externích dat a wordových šablon do knihovny dokumentů můžete také snadno a efektivně zadávat přesné a aktuální data do strukturovaného dokumentu Microsoft Word 2013.

Řekněme, že máte knihovnu dokumentů, která obsahuje zákaznické smlouvy. Všechny informace o zákaznících jsou však udržovány v podnikové aplikaci, jako je například SAP. Smlouvy zákazníka můžete sledovat v knihovně dokumentů, ale zajistěte, aby související informace o zákaznících byly aktuální a ne zbytečně duplicitní. Uděláte to takto:

  • Nejdřív přidejte do knihovny sloupce externích dat a přidružte příslušné jméno, název společnosti a telefonní číslo ke každé smlouvě uložené v knihovně smluv.

  • Potom vytvořte Wordovou šablonu, která bude obsahovat text, ve kterém se často jedná o texty a ovládací prvky obsahu, a zadejte název zákazníka, název společnosti a telefonní číslo. Word 2013 použije k zadání nebo aktualizaci správných informací automatické zobrazení a načítání správných informací o zákaznících a pomůže vám zadat nebo aktualizovat správné informace.

  • Nakonec vždy, když vytvoříte smlouvu, zadáte údaje o zákaznících a uložíte ji zpátky do knihovny, hodnoty dat zákazníka se zvýší na odpovídající sloupce externích dat.

Začátek stránky

Synchronizace externích dat v Outlooku

Pokud externí seznam obsahuje zákazníky, úkoly, události nebo příspěvky, můžete seznam spojit s Outlook 2013. Po připojení můžete data zobrazit, upravit a vytisknout pomocí známého uživatelského rozhraní aplikace Outlook. Pokud jsou těmito daty kontaktní informace, třeba zákazníci, můžete jim dokonce zavolat, poslat e-mail nebo je požádat o schůzku.

Synchronizace dat je obousměrná. Změny, které uděláte v aplikaci Outlook 2013, se automaticky synchronizují s externím zdrojem dat. Změny, které uděláte v externích zdrojích dat, se synchronizují s položkami v aplikaci Outlook 2013, ale až po spuštění aktualizace.

Ve výchozím nastavení se data automaticky obnovují každých šest hodin, ale tuto hodnotu můžete změnit. Pokud se chcete ujistit, že vidíte aktuální data z externího zdroje dat, klikněte na ni pravým tlačítkem myši a potom klikněte na synchronizovat změny databáze.

Při vytváření typu externího obsahu provedete následující kroky:

  • Pokud chcete offline přístup, povolte možnost Podpora offline synchronizace .

  • Pole typ položky Office nastavte na jednu z těchto možností: kontakt, událost, úkol nebo příspěvek.

  • Namapujte jednotlivá pole v typu externího obsahu, například jméno zákazníka, příjmení zákazníka, adresu zákazníka a telefon zákazníka, na příslušná pole typu položky Outlooku, například jméno kontaktu, příjmení, BusinessAddress a Pracovnítelefon.

Kromě toho můžete pomocí kódu napsaného vývojářem vytvořit řešení aplikace Outlook, které provede následující akce:

  • Zobrazení nativních nebo vlastních datových částí ve vlastních podoknech úloh k prezentování externích dat uživatelům

  • Zahrnout vlastní příkazy na pásu karet pro provádění vlastních akcí

  • Vytvořením vlastní definice zobrazení zobrazíte konkrétní sloupce externích dat.

  • Navrhněte vlastní oblasti formuláře pro prezentování externích dat.

Začátek stránky

Vylepšení přístupu k externím datům pomocí formulářů aplikace InfoPath

Existuje několik důvodů, proč je Microsoft InfoPath 2013 užitečné pro externí data:

Práce se složitými datovými typy    Pokud je pole externích dat hierarchické, například pole adresy, které obsahuje ulici, město a poštovní směrovací číslo jako dílčí pole, nemůžete s tímto polem pracovat ve formuláři SharePointu pro externí seznam a ve skutečnosti se nevytvoří. Formulář SharePointu ale můžete převést na formulář InfoPathu a vytvořit a aktualizovat pole pomocí InfoPath 2013.

Vložení ovládacího prvku pro výběr externích položek    Ovládací prvek pro výběr externích položek můžete přetáhnout do formuláře aplikace InfoPath, propojit ho s externím seznamem jako sekundární zdroj dat a usnadnit tak uživateli výběr položky na základě jedinečného pole, například jména zákazníka nebo ID výrobku.

Kromě toho, pokud nastavíte přidružení pro typy externího obsahu, jako jsou například zákazníci a objednávky, a formulář InfoPath pro externí seznam obsahuje cizí klíč, například ID zákazníka, bude ovládací prvek pro výběr externích položek automaticky přidán do formuláře. Díky tomu mohou uživatelé snadno najít požadovaného zákazníka při práci s objednávkami.

Vytvoření více zobrazení formuláře    Někdy můžete chtít, aby formuláře měly více zobrazení externích dat, zejména pokud existuje hodně polí a externí seznam nebo SharePointový formulář nefunguje. Více zobrazení je vhodné také v případech, kdy se při psaní v externích systémech po vytvoření aktualizuje pole. V takových případech můžete vytvořit dvě zobrazení, jednu pro operaci vytvoření a druhou pro operaci aktualizace.

Přidání pravidel nebo kódu do formulářů    Přidáním deklarativních pravidel nebo formulářů s kódem na pozadí můžete provést další firemní logiku, třeba ověřování a výpočty. Můžete například zajistit, aby byl kód země nebo oblasti platný pomocí pravidla, nebo je poštovní kód USA platný pomocí webové služby.

Začátek stránky

Přidání externích dat do publikovaných diagramů Visia

Pomocí Microsoft Microsoft Visio 2013 můžete propojit data z externího seznamu s diagramem a obrazci. Diagram pak můžete publikovat do knihovny dokumentů SharePointu jako interaktivní webový výkres, aby uživatelé mohli diagram zobrazit a zobrazit přidružená externí data. Existují tři způsoby propojení řádků dat s obrazci ve výkresu. Řádky můžete propojit s existujícími obrazci po jednom, můžete řádky propojit s obrazci automaticky nebo můžete z dat vytvářet obrazce.

Začátek stránky

Import a aktualizace externích dat v Accessu

Microsoft Access 2013 je cílová plocha pro všechny typy dat a externí data bez výjimky. Externí seznam můžete importovat do Accessové databáze v klientském počítači a pravidelně je aktualizovat. Data jsou jen pro čtení.

Následující postup:

  1. Exportujte typ externího obsahu z SharePoint Designer 2013 nebo přímo z úložiště metadat Připojení obchodních dat jako soubor BDCM.

  2. V Access 2013 vytvořte datové připojení webové služby pomocí souboru BDCM.

  3. V Access 2013 vytvořte propojenou tabulku na základě datového připojení webové služby.

Všimněte si, že v tomto případě se běhová mezipaměť klienta služby Podnikové připojení nepoužívá k synchronizaci s externím seznamem při aktualizaci dat.

Začátek stránky

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×