Úvod ke spravovaným metadatům

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Metadata jsou informace o. Metadata je například název a autor v knize. Metadata může být různé druhy informací – umístění, datum nebo číslo položky katalogu. Pokud používáte SharePoint produkty, můžete spravovat metadata centrálně. Můžete uspořádat metadata způsobem, který dává smysl ve vaší firmě, můžete snadněji najít, co potřebujete metadata.

Tento článek popisuje některé důležité pojmy z oblasti spravovaných metadat a uvádí stručný přehled o tom, jak můžete pomocí nástrojů v SharePointu spravovat metadata.

Důležitá terminologie

Tato část uvádí definice některých klíčových termínů. Tyto termíny a pojmy se často zobrazují v článcích o spravovaných metadatech.

Taxonomie je formální klasifikační systém. Taxonomie seskupuje slova, označení a pojmy, které něco popisují, a následně uspořádává skupiny do hierarchie.

Lidé sestavují taxonomie pro téměř jakýkoli typ informací, od biologických systémů až k organizačním strukturám. Biologové například seskupují živé organismy do čtyř hlavních klasifikací: zvířata, rostliny, houby a mikrobi. Každá z těchto hlavních skupin se dělí na spoustu dílčích částí. Celý systém dohromady tvoří taxonomii.

Organizace vytvářejí taxonomie tolika způsoby, že by byl jejich seznam vyčerpávající. Vytvářejí taxonomie účetních osnov ke správě účetních systémů, organizačních grafů a klasifikací úloh ke správě zaměstnanců, produktových katalogů atd. Všechny tyto taxonomie jsou strukturované hierarchie informací, systémy formální klasifikace, které lidem pomáhají pracovat s informacemi.

Folksonomie je neformální systém klasifikace. Vyvíjí se postupně s tím, jak uživatelé webu spolupracují na slovech, popiscích a termínech na webu. Původně se vyvinuly z oblíbených aplikací, jako jsou záložky.

Pokud jste na webu někdy viděli shluk značek, potom jste viděli vizualizaci folksonomie. Následující obrázek znázorňuje shluk značek na sharepointovém webu.

Shluk značek

Přístup k metadatům založený na folksonomii může být užitečný. Vytváří způsob sdílení znalostí a odborností uživatelů webu. Pomocí folksonomie se může klasifikace obsahu vyvíjet společně s měnícími se potřebami podniku a zájmy uživatelů.

Sada termínů je skupina souvisejících termínů.

Sady termínů můžou mít různý rozsah podle toho, kde jste je vytvořili.

  • Místní sady termínů    se vytvářejí v rámci kontextu kolekce webů a jsou dostupné (a viditelné) pouze pro uživatele dané kolekce webů. Když například vytvoříte sadu termínů pro sloupec metadat v seznamu nebo knihovně, jedná se o místní sadu termínů. Je dostupná jen v kolekci webů, která obsahuje tento seznam nebo knihovnu. Knihovna médií může například obsahovat sloupec metadat zobrazující typ médií (diagram, fotografie, snímek obrazovky, video atd.). Seznam přípustných termínů je relevantní jen pro tuto knihovnu a dostupný pro použití v knihovně.

  • Globální sady termínů    jsou dostupné na všech webech přihlášených k odběru konkrétní aplikace služby spravovaných metadat. Organizace může například vytvořit sadu termínů, která uvádí názvy obchodních jednotek v organizaci, jako jsou Lidské zdroje, Marketing, Informační technologie atd.

Kromě toho můžete nakonfigurovat sady termínů jako uzavřené nebo otevřete. V sadě termínů uzavřená nelze uživatelům přidávat nové termíny, pokud máte potřebná oprávnění. V sadě termínů otevřít můžete uživatelům přidávat nové termíny ve sloupci, který je namapovaných na sadu termínů.

Termín, který je určité slovo nebo slovní spojení, které přidružené k nějaké položce na Sharepointovém webu. Je jedné položky v sadě termínů. Termín, který obsahuje jedinečné ID a může mít mnoho textové popisky (synonyma). Pokud pracujete na vícejazyčných webů, termín mít popisky v jiných jazycích.

Existují dva typy termínů:

  • Spravované termíny:    Spravované termíny jsou předdefinované. Správci úložiště termínů uspořádávají spravované termíny do hierarchické sady termínů.

  • Podniková klíčová slova    Podnikové klíčové slovo je slovo nebo slovní spojení, které uživatel přidá položek na Sharepointovém webu. Kolekce Podniková klíčová slova se nazývá klíčová slova nastavení. Obvykle uživatele můžete přidat libovolné slovo nebo frázi k nějaké položce jako klíčové slovo. To znamená, že můžete používat Podniková klíčová slova pro přidávání značek folksonomy styl. V některých případech Správce úložiště termínů přesunutí Podniková klíčová slova do určité spravované sady termínů. Při jsou součástí spravované sady termínů, klíčová slova k dispozici v rámci této sadě termínů.

Další informace o vytváření a správě termínů najdete v tématu Vytváření a správa termínů v sadě termínů.

V sharepointových produktech je skupina termín z oblasti zabezpečení. Pokud jde o spravovaná metadata, je skupina sada sad termínů, které všechny sdílejí společné požadavky na zabezpečení. Sady termínů, které patří do skupiny termínů, můžou spravovat jen uživatelé s oprávněním přispěvatele. Ti jsou také jediní, kdo může vytvářet nové sady termínů v této skupině. Uživatelé by měli vytvářet skupiny pro sady termínů, které budou mít jedinečný přístup nebo potřeby v oblasti zabezpečení.

Další informace o vytvoření skupiny pro sady termínů najdete v tématu Vytvoření nové skupiny pro sady termínů.

Pomocí Nástroje správy úložiště termínů můžou lidé spravující taxonomie vytvářet nebo spravovat sady termínů a termíny v těchto sadách. Nástroj správy úložiště termínů zobrazuje všechny globální sady termínů a všechny místní sady termínů dostupné pro kolekci webů, ze které k Nástroji správy úložiště termínů přistupujete.

Sloupec spravovaných metadat je speciální druh sloupec, který můžete přidat do seznamů nebo knihoven. Umožňuje uživatelům webu vyberte ze sady termínů určité podmínky. Sloupec spravovaných metadat můžete přiřadit existující sady termínů nebo vytvoříte místním sady termínů speciálně pro sloupec.

Informace o práci se sloupcem spravovaných metadat najdete v tématu Vytvoření sloupce spravovaných metadat

Sloupec podnikových klíčových slov je sloupec, který můžete přidat do typů obsahu, seznamů nebo knihoven a umožnit tak uživatelům označovat položky pomocí vybraných slov nebo slovních spojení. Ve výchozím nastavení tento sloupec obsahuje více hodnot. Když uživatelé do tohoto sloupce zadají slovo nebo frázi, SharePoint vytvoří návrhy automatického dokončení. Patří mezi ně například položky ze sad spravovaných termínů a sad termínů klíčových slov. Uživatelé můžou vybrat existující hodnotu nebo zadat nové hodnoty.

Sociální značky jsou slova nebo slovní spojení, která můžou uživatelé webu použít u obsahu a snadněji zařadit informace způsoby, které pro ně mají význam. Označování sociálními značkami je užitečné, protože umožňuje uživatelům zlepšit vyhledatelnost obsahu a informací na webu. Uživatelé mají možnost přidat sociální značky k informacím na sharepointovém webu a k URL adresám mimo sharepointový web.

Sociální značka obsahuje odkazy na tři typy informací:

  • Identita uživatele

  • URL adresa položky

  • Termín

Pokud přidáváte sociální značku k položce, můžete určit, jestli má být vaše identita a URL adresa položky soukromá. Část sociální značky, kterou tvoří termín, je ale vždycky veřejná, protože je uložená v úložišti termínů.

Při vytváření sociální značky si můžete vybrat ze sady existujících termínů nebo zadat nové. Pokud vyberete existující termín, bude sociální značka obsahovat ukazatel na tento termín.

Pokud místo toho zadáte nový termín, SharePoint pro něho vytvoří nové klíčové slovo v sadě termínů Klíčová slova. Nová sociální značka odkazuje na tento termín. Tímto způsobem podporují sociální značky označování příznaky na základě folksonomie. Když navíc uživatelé aktualizují podniková klíčová slova nebo sloupec Spravovaná metadata, může SharePoint vytvářet sociální značky automaticky. Tyto termíny pak budou viditelné jako značky v informačních kanálech, shlucích značek nebo profilech Osobní web.

Vlastníci seznamů nebo knihoven mají možnost povolit nebo zakázat publikování metadat aktualizací možnosti Nastavení podnikových metadat a klíčových slov pro seznam nebo knihovnu.

Informace o přidání sloupce speciálních klíčových slov najdete v tématu Přidání sloupce podnikových klíčových slov do seznamu nebo knihovny.

Obecně znamená označování příznaky použití metadat u položky, bez ohledu na to, zda značka představuje spravovaná metadata nebo sociální značku.

Scénáře metadat: od taxonomií k folksonomiím

Správa metadat SharePointu podporuje řadu přístupů k metadatům od formálních taxonomií až k folksonomiím řízeným uživateli. Formální taxnonomie můžete implementovat prostřednictvím spravovaných termínů a sad termínů. Můžete také používat podniková klíčová slova a sociální značení, které uživatelům webu umožňuje označit obsah klíčovými slovy podle vlastní volby.

Sharepointové produkty navíc nabízejí flexibilitu. Můžete si vybrat, jak rozsáhlou strukturu a kontrolu u metadat použijete, a můžete také zvolit rozsah kontroly a struktury. Příklad:

  • Kontrolu můžete použít globálně napříč weby nebo ji nastavit jako místní pro konkrétní weby.

  • Sady termínů můžete nakonfigurovat tak, aby byly zavřené nebo otevřené příspěvkům uživatelů.

  • U spravovaných termínů můžete nebo nemusíte používat podniková klíčová slova a sociální značení.

Sharepointové produkty organizacím umožňují kombinovat výhody formálních spravovaných taxonomií s dynamickými výhodami sociálního značení přizpůsobenými způsoby.

Následující diagram ukazuje, jak můžou různé požadavky používat různé úrovně oborů a řízení.

Flexibilní konfigurace spravovaných metadat

Výhody spravovaných metadat

Používání spravovaných metadat na webech v organizaci nabízí několik výhod:

Funkce spravovaná metadata v Sharepointových produktech umožňují určit, jak uživatelé přidávat metadata k obsahu. Například pomocí termínů nastaví a spravovaných termínů, můžete určit, jaké termíny uživatelé můžou přidat k obsahu a můžete určit, kdo může přidávat nové termíny. Podniková klíčová slova pro konkrétní seznam můžete také omezit nakonfigurováním termínů Klíčová slova nastavte, jak je zavřený.

Pokud se stejné termíny používají konzistentně na různých webech, je snadnější vytvořit robustní postupy či řešení, která jsou závislá na metadatech. Navíc je pro uživatele webu jednodušší používat metadata konzistentně v celém obsahu.

Po obsahu na webech v organizaci konzistentní metadata, je snadněji informací o zaměstnání a dat pomocí funkce hledání. Funkce vyhledávání, jako jsou panel upřesnění zobrazuje na levé straně stránky výsledků hledání, umožňují uživatelům k filtrování výsledků hledání na základě metadat.

Panel upřesnění zobrazuje metadata, která se dají použít k filtrování výsledků hledání.

Navigace pomocí metadat umožňuje uživatelům dynamicky, vytvořit zobrazení informací založené na polích konkrétní metadata. Uživatelé pak můžete najít knihovny pomocí složek pomocí metadat kontingenční tabulky a upřesnění výsledků pomocí dalších hlavní filtry. Naučte se nastavit, najdete v článku Nastavení navigace pomocí metadat pro seznam nebo knihovnu.

Ovládací prvek navigace pomocí metadat

Spravovaná metadata usnadňuje Správce úložiště termínů udržování a přizpůsobovat metadata obchodní potřeby vyvíjet. Je možné aktualizovat snadno sady termínů. A nový nebo aktualizovaný podmínky automaticky budou k dispozici po přidružení sloupce spravovaných metadat k této sadě termínů. Například pokud více podmínek sloučit do jedné termínů, obsah, který je označený termíny automaticky aktualizován této změně. Zadání více synonyma (nebo popisky) pro jednotlivé podmínky. Pokud je váš web více jazyků, můžete taky určit vícejazyčné popisky pro jednotlivé podmínky.

Správa metadat

Efektivní správa metadat vyžaduje důkladné zvážení a plánování. Přemýšlejte o tom, jaké informace potřebujete pro správu obsahu seznamů a knihoven, a o způsobu, jakým informace v organizaci používáte. Můžete vytvořit sady termínů sad metadat pro spousty různých informací.

Například může mít jednoho typu obsahu dokumentu. Každý dokument můžete mít metadata, která označuje počet relevantní informace o, například tyto příklady:

  • Dokument účel - je prodejní návrh? Technickým specifikace? Řízení lidských zdrojů?

  • Autor dokumentu a jména lidí, kteří ho změnili.

  • Datum vytvoření, datum schválení, datum poslední změny.

  • Oddělení zodpovědné za jakýkoli vliv dokumentu na rozpočet.

  • Cílová skupina

Tady je několik důležitých činností spojených se správou metadat:

  • Plánování a konfigurace

  • Správa termínů, sad termínů a skupin

  • Určení vlastností pro metadata

Vaše organizace může považovat za vhodné provést pečlivé plánování, než začne používat spravovaná metadata. Množství plánování, které je třeba provést, závisí na míře formálnosti taxonomie. Závisí také na tom, jakou kontrolu chcete metadatům věnovat.

Pokud chcete uživatelům umožnit, aby vám pomohli vytvořit taxonomii, stačí, aby přidávali k položkám klíčová slova, a potom dle potřeby tato slova uspořádat do sad termínů.

Pokud vaše organizace chce používat spravovaných termínů nastaví implementovat formální taxonomií a pak je důležité ji zahrnují zodpovědné za plánování a vývoj. Po zodpovědné v organizaci souhlasíte při sad termínů povinný, můžete k importu nebo vytvoření sady termínů nástroj správy úložiště termínů. Můžete také použít nástroj ke správě sad termínů, jak uživatelé začnou pracovat s metadata. Pokud webové aplikace správně nakonfigurované a máte potřebná oprávnění, můžete pomocí následujících kroků přejděte na nástroj správy úložiště termínů.

  1. Klikněte na nastavení Tlačítko Nastavení Office 365 a potom klikněte na Nastavení webu.

  2. V části Správa webu klikněte na ukládání správě termínů.

    Dialogové okno Nástroj správy úložiště termínů.

Nástroj správy úložiště termínů obsahuje stromový ovládací prvek, který můžete použít k provedení většiny úkolů. Vaše role uživatele pro tento nástroj určuje, jaké úkoly můžete provádět. Chcete-li pracovat v nástroji správy úložiště termínů, musíte být správce farmy, správce úložiště termínů nebo uživatel, který byl určený jako správce skupiny nebo přispěvatel pro sadu termínů.

Další informace získáte v tématu Vytváření a správa skupin a sad termínů.

Chcete-li provést akce u položky v hierarchii, postupujte takhle:

  1. Přejděte myší na název aplikace Služba spravovaných metadat, skupiny, sady termínů nebo termínu, které chcete změnit, a klikněte na zobrazenou šipku.

  2. Z nabídky vyberte akce, které chcete provést.

Pokud jste například správce úložiště termínů nebo správce skupiny, můžete vytvářet, importovat nebo odstraňovat sady termínů ve skupině. Přispěvatelé sady termínů můžou vytvářet nové sady termínů.

Nástroj pro správu úložiště termínů má nabídky pro danou úroveň na každé úrovni hierarchie

Na každé úrovni hierarchie můžete nakonfigurovat specifické vlastnosti pro skupiny, sady termínů nebo termínu pomocí podokna Vlastnosti v nástroji správy úložiště termínů. Například pokud konfigurujete sady termínů, můžete určit informace, například název, popis, vlastníka, kontaktu a zúčastněné strany v podokně dostupné na kartě Obecné. Můžete taky určit, jestli má být otevřený nebo zavřený na nové záznamy před uživateli sady termínů. Nebo klikněte na kartu Zamýšlené použití a určit, zda sadu termínů k dispozici pro navigaci na označování nebo Web.

Vlastnosti úložiště termínů umožňují konfigurovat nastavení, například označení příznakem

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×