Úvod k zásadám správy informací

Důležité : Tento článek je strojově přeložených naleznete v tématu omezení. Anglická verze tohoto článku zde prosím najdete pro váš odkaz.

Zásady správy informací je sada pravidel pro určitý typ obsahu. Informace zásady správy umožňují organizacím a sledovat dobu uchování obsahu nebo akce, které uživatelé mohou s tímto obsahem provést. Zásady správy informací umožňují organizacím, které jsou v souladu se zákonnými nebo vládními nařízeními nebo zajišťují dodržování interních podnikových procesů.

Například organizace, která musí dodržovat vládní nařízení požadující prokázání "odpovídajících kontrolních mechanismů" finančních výkazů může vytvořit jeden nebo více informací zásady správy, kontroly určitých akcí ve vytváření a schvalovací proces pro všechny dokumenty týkající se finančních záležitostí.

Informace, postupy, viz vytvořit a používat zásady správy informací.

Funkcí zásad správy informací

Existují čtyři základní kategorie funkcí předdefinované zásady, které mohou organizace použít jednotlivě nebo v kombinaci, pro správu obsahu a procesy.

Typy zásad obsahu

Součást auditování umožňuje organizacím analyzovat použití systémů správy obsahu pomocí protokolování události a operace, které jsou prováděny u dokumentů a položek seznamu. Můžete konfigurovat součást auditování chcete protokolovat události, například při úpravě dokumentu nebo položky, zobrazit, se změnami, změnami, odstranění, nebo změně oprávnění. Všechny informace o auditu jsou uloženy v jednom protokolu na serveru a správci webu mohou spouštět sestavy.

Součást doba vypršení platnosti umožňuje organizacím odstranit nebo odebrat zastaralý obsah z webů konzistentním a organizovaným způsobem. To usnadňuje správu nákladů a rizik spojených s uchováním zastaralého obsahu. Můžete konfigurovat zásadu vypršení platnosti chcete-li určit, že určité typy obsahu vypršení platnosti k určitému datu nebo v určitou dobu po vytvoření nebo poslední změny dokumentu.

Organizace může vytvořit a nasadit vlastní součásti zásad podle konkrétních potřeb. Výrobní organizace může například definovat zásadu správy informací pro všechny koncepty specifikace návrhu produktu, který zabrání uživatelům tisk kopií těchto dokumentů na nezabezpečených tiskárnách. Chcete-li definovat zásadu správy informací tohoto typu, můžete vytvořit a nasadit součást zásady omezení tisku, který lze přidat odpovídající zásadě správy informací pro typ obsahu specifikace návrhu produktu.

Umístění a použití zásad správy informací

Implementovat zásady správy informací, je třeba přidat ji do seznamu, knihovny nebo typu obsahu na webu. Místo, kde můžete vytvořit nebo přidat zásadu správy informací ovlivňuje jak obecně platí zásady nebo zásady lze použít. Můžete provádět následující akce:

Vytvoření zásady kolekce webů a přidání této zásady typu obsahu, seznamu nebo knihovny Můžete vytvořit zásadu kolekce webů v seznamu zásad na webu nejvyšší úrovně kolekce webů. Po vytvoření zásady kolekce webů, můžete je exportovat tak, aby správci ostatních kolekcí webů lze importovat do svého seznamu zásad. Vytváření exportování zásady kolekce webů umožňuje standardizovat zásady správy informací na webech v organizaci.

Pokud přidáte zásady kolekce webů k typu obsahu webu a instance toho typu obsahu je přidána do seznamu nebo knihovny, nemůže vlastník tohoto seznamu nebo knihovny upravit zásady kolekce webů pro daný seznam nebo knihovnu. Přidání zásad kolekce webů k typu obsahu představuje vhodný způsob, jakým lze zajistit, aby byly zásady kolekce webů dodržovány na všech úrovních hierarchie webů.

Odkaz na šablonu zásad typu obsahu na stránce Nastavení webu

Vytvoření zásady správy informací pro typ obsahu webu v galerii typů obsahu webu nejvyšší úrovni webu a poté přidání tohoto typu obsahu k seznamům nebo knihovnám Můžete také vytvořit zásadu správy informací přímo pro typ obsahu webu a přiřadit instanci tohoto typu obsahu webu k několika seznamům nebo knihovnám. Pokud vytvoříte zásadu správy informací tímto způsobem, všechny položky v kolekci webů pro daný typ obsahu nebo typu obsahu, které dědí z tohoto typu obsahu je tato zásada. Pokud vytvoříte zásadu správy informací přímo pro typ obsahu webu, je však obtížnější pro opětovné použití této zásady správy informací v jiných kolekcích webů, protože zásady vytvořené tímto způsobem nelze exportovat.

Odkaz na typy obsahu webu na stránce Nastavení webu

Odkaz na zásady správy informací na stránce nastavení typu webového obsahu

Poznámka: Pokud chtějí správci kolekce webů určit, které zásady mají být v kolekci webů používány, mohou zakázat možnost nastavit funkce zásad přímo pro typ obsahu. Při použití tohoto omezení mohou uživatelé vytvářející typy obsahu vybírat zásady pouze ze seznamu Zásady kolekce webů.

Vytvoření zásady správy informací pro seznam nebo knihovnu Pokud vaše organizace potřebuje použít specifické zásady správy informací pro velmi omezenou sadu obsahu, můžete vytvořit zásadu správy informací, která se týká pouze konkrétního seznamu nebo knihovny. Tento způsob vytvoření zásady správy informací je nejméně flexibilní, protože zásada se vztahuje pouze na jednom místě a nemůže být vyvezeny nebo znovu použít na jiných místech. Ale někdy můžete vytvořit zásady správy jedinečné informace s omezenou možností použití zvláštních situací.

Odkaz na zásady správy informací na stránce nastavení knihovny dokumentů

Poznámky

Zásady správy informací můžete pro seznam nebo knihovnu vytvořit pouze v případě, že tento seznam nebo knihovna nepodporují více typů obsahu. Pokud seznam nebo knihovna podporuje více typů obsahu, je třeba definovat zásady správy informací pro jednotlivé typy obsahu přidružené k danému seznamu nebo dané knihovně. (Instance typu obsahu webu přidružené k určitému seznamu nebo knihovně se nazývají typy obsahu seznamu.)

Pokud chtějí správci kolekce webů určit, které zásady mají být v kolekci webů používány, mohou zakázat možnost nastavit funkce zásad přímo pro seznam nebo knihovnu. Při použití tohoto omezení mohou uživatelé spravující seznamy nebo knihovny vybírat zásady pouze ze seznamu Zásady kolekce webů.

Začátek stránky

Poznámka : Omezení strojového překladu: Tento článek byl přeložen počítačovým systémem bez lidského zásahu. Společnost Microsoft nabízí tyto strojový překlad pomoci cizí řeči uživatelům využívat obsah o produktech, službách a technologiích. Vzhledem k tomu, že článek byl strojově přeložených, mohou obsahovat chyby syntaktické slovní zásobu a gramatiku.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×