Úvod k zásadám správy informací

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Zásady správy informací je sady pravidel pro typ obsahu. Informace o zásady správy organizacím umožňují ovládací prvek a sledovat činnosti, jako jak dlouho uchování obsahu nebo akce, které uživatelé můžete vytvářet s obsahem. Zásady správy informací můžete organizacím dodržování právních nebo zákonných předpisů nebo je můžete jednoduše jejímu vynucení interní obchodních procesů.

Například organizace, která musí dodržovat vládní nařízení požadující vysvětlují "odpovídající ovládací prvky" finanční výkazy může vytváření jeden nebo více zásad správy informací, které auditování určitých akcí v vytváření a proces schválení pro všechny dokumenty související s finančních záležitostí.

Návody najdete v článku Vytvoření a používání zásad správy informací.

Součástí zásad správy informací

Existují čtyři základní kategorie předdefinovaných zásad funkcí, které mohou organizace použít jednotlivě nebo v kombinaci ke správě obsahu a procesů.

Typy zásad obsahu

Funkce zásad auditování umožňuje organizacím analyzovat použití jejich správy obsahu systems protokolování událostí a operacích, které provádí na dokumenty a položky seznamů. Můžete nakonfigurovat funkce zásad auditování do protokolu událostí například při úpravě dokumentu nebo položky, zobrazit, vrácený se změnami, zarezervoval před vámi, odstranění nebo změně oprávnění. Všechny informace auditování uložený v jednom protokolu na serveru a správci webu mohlo by umožnit spuštění sestavy na něj.

Funkce zásad vypršení platnosti umožňuje organizacím odstranit nebo odebrat zastaralého obsahu ze své weby konzistentní a sledovanou způsobem. Pomůže vám to Správa nákladů a rizik spojených s uchování zastaralého obsahu. Můžete nakonfigurovat zásad vypršení platnosti můžete určit, aby platnost určitých typů obsahu k určitému datu nebo v době po dokumentu byla vytvořená nebo poslední změny.

Organizace můžete taky vytvořit a použít vlastní součásti zásad konkrétní potřebám. Například výrobní organizace chtít definování zásad správy informací pro všechny dokumenty specifikace návrh výrobku koncept, znemožňuje tisk kopií tyto dokumenty na nezabezpečených tiskárnách uživatelům. Při definování tohoto typu zásad správy informací, můžete vytvořit a nasazení zásad funkce omezení tisku, která lze přidat do zásad správy informací relevantní pro typ obsahu specifikace návrhu produktu.

Umístění pro použití zásad správy informací

Implementace zásad správy informací, je nutné ho přidat do seznamu, knihovně nebo typu obsahu na webu. Místa, kde vytvoření nebo přidání zásad správy informací ovlivní jak obecně bude použita zásada jak obecně mohou sloužit. Můžeš:

Vytvořte zásady kolekce webů a pak přidejte tuto zásadu k typu obsahu, seznam nebo knihovnu V seznamu zásady na webu nejvyšší úrovně kolekce webů můžete vytvořit zásady kolekce webů. Po vytvoření zásady kolekce webů, můžete kalendář exportovat tak, aby správci ostatních kolekcí webů můžete importovat do svého seznamu zásad. Vytváření zásad kolekce webů exportovat umožňuje sjednocení zásady správy informací na webech ve vaší organizaci.

Pokud přidáte zásady kolekce webů k typu obsahu webu a instance toho typu obsahu je přidána do seznamu nebo knihovny, nemůže vlastník tohoto seznamu nebo knihovny upravit zásady kolekce webů pro daný seznam nebo knihovnu. Přidání zásad kolekce webů k typu obsahu představuje vhodný způsob, jakým lze zajistit, aby byly zásady kolekce webů dodržovány na všech úrovních hierarchie webů.

Odkaz na šablonu zásad typu obsahu na stránce Nastavení webu

Vytvoření zásad správy informací pro typ obsahu webu v galerii typů obsahu webu nejvyšší úrovně webu a zadejte tento typ obsahu do jedné nebo více seznamů nebo knihoven Můžete taky vytvořit zásady správy informací přímo pro typ obsahu webu a potom instance tohoto typu obsahu webu přidružit k více seznamů nebo knihoven. Pokud jste vytvořili tímto způsobem zásad správy informací, obsahuje jednotlivé položky v kolekci webů tento typ obsahu nebo typu obsahu, které dědí z tohoto typu obsahu zásadu. Pokud budete vytvářet zásady správy informací přímo pro typ obsahu webu, je však obtížnější znovu použít této zásady správy informací v jiných kolekcích webů protože zásady vytvořené tímto způsobem není možné exportovat.

Odkaz na typy obsahu webu na stránce Nastavení webu

Odkaz na zásady správy informací na stránce nastavení typu webového obsahu

Poznámka: Chcete určit, které zásady se používají v kolekci webů, správci kolekce webů můžete zakázat možnost nastavit jednu funkci přímo na typ obsahu. Při použití tohoto omezení, uživatelé, kteří vytvářejí typy obsahu mají omezený výběr zásad ze seznamu Zásady kolekce webů.

Vytvoření zásad správy informací pro seznam nebo knihovnu Pokud vaše organizace má použití zásad správy konkrétní informace velmi omezeného obsahu, můžete vytvořit zásady správy informací, které platí pouze pro konkrétního seznamu nebo knihovny. Tento způsob vytvoření zásad správy informací je nejméně flexibilní, protože bude použita zásada jenom na jednom místě a nelze ji exportovat nebo znova použít na jiných místech. Ale někdy budete muset vytvořit zásady správy jedinečné informace s omezenou možností použití zvláštních situací.

Odkaz na zásady správy informací na stránce nastavení knihovny dokumentů

Poznámky

Zásady správy informací můžete pro seznam nebo knihovnu vytvořit pouze v případě, že tento seznam nebo knihovna nepodporují více typů obsahu. Pokud seznam nebo knihovna podporuje více typů obsahu, je třeba definovat zásady správy informací pro jednotlivé typy obsahu přidružené k danému seznamu nebo dané knihovně. (Instance typu obsahu webu přidružené k určitému seznamu nebo knihovně se nazývají typy obsahu seznamu.)

Pokud chcete určit, které zásady se používají v kolekci webů, správci kolekce webů můžete zakázat možnost nastavit jednu funkci přímo v seznamu nebo knihovně. Při použití tohoto omezení, uživatelé, kteří spravují seznamů nebo knihoven mají omezený výběr zásad ze seznamu Zásady kolekce webů.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×