Úvod k zásadám správy informací

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Organizace mohou definovat a používat zásady správy informací na webech serverových aplikací Microsoft Office SharePoint Server 2007 za účelem dosažení shody s podnikovými obchodními procesy nebo zákonnými či vládními nařízeními týkajícími se správy informací. Zásady správy informací umožňují správcům webu nebo seznamů řídit způsob správy obsahu.

V tomto článku

Co jsou zásady správy informací?

Použití zásad správy informací na webu

Co je zásada správy informací?

Zásada správy informací je sada pravidel pro určitý typ obsahu. Zásady správy informací umožňují organizacím sledovat například délku uchování obsahu nebo akce, které uživatelé mohou s tímto obsahem provést. Zásady správy informací mohou také organizacím usnadnit zajištění shody se zákonnými nebo vládními nařízeními nebo zajišťují dodržování interních obchodních procesů. Například organizace, která musí dodržovat vládní nařízení požadující prokázání „odpovídajících kontrolních mechanismů“ finančních výkazů, může vytvořit zásady správy informací za účelem kontroly určitých akcí v procesu vytváření a schvalování všech dokumentů týkajících se finančních záležitostí.

Součásti zásad, které obsahují servery Office SharePoint Server 2007

Jednotlivá pravidla v rámci zásady správy informací se nazývají součásti zásady. Serverové aplikace Office SharePoint Server 2007 obsahují několik předdefinovaných součástí zásad, které mohou organizace použít jednotlivě nebo v kombinaci se zásadami správy informací pro weby. Součásti zásad, které obsahují serverové aplikace Office SharePoint Server 2007:

  • Auditování     Součást Auditování umožňuje organizacím analyzovat způsob využití systémů správy obsahu pomocí záznamu událostí a operací, které jsou prováděny u dokumentů a položek seznamu. Organizace mohou konfigurovat součást Auditování tak, aby zaznamenávala některé události, jako například kdy došlo k úpravě, zobrazení, rezervaci, vrácení se změnami, odstranění nebo změně oprávnění u dokumentu nebo položky. Veškeré informace auditování jsou uloženy v jednom protokolu na serveru, na základě kterého mohou správci webu spouštět sestavy. Organizace mohou k zápisu a přidání vlastních událostí do protokolu auditu použít také objektový model serverových aplikací Office SharePoint Server 2007.

  • Doba vypršení platnosti     Součást Doba vypršení platnosti umožňuje organizacím odstranit nebo odebrat zastaralý obsah z webů konzistentním a organizovaným způsobem. Tato součást zajišťuje správu nákladů a rizik spojených s uchováním zastaralého obsahu. Organizace mohou zásadu Doba vypršení platnosti nakonfigurovat tak, že zadají datum konce planosti určitého typu obsahu nebo stanovenou dobu po určité akci s dokumenty (například vytvoření nebo úpravy).

  • Čárové kódy     Součást Čárové kódy umožňuje organizacím sledovat fyzické kopie dokumentů nebo položek seznamu, které byly vytištěny z webu. Tato součást vytváří jedinečné identifikační označení dokumentu. Uživatelé mohou vložit obrázek čárového kódu s tímto identifikačním označením do vytvářených dokumentů sady Microsoft Office. Čárový kód lze také použít na fyzické kopii dokumentu za účelem vyhledání původního dokumentu na serveru. Ve výchozím nastavení odpovídají čárové kódy standardu Kód 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Kód 39). Organizace mohou pomocí objektového modelu serverových aplikací Office SharePoint Server 2007 nainstalovat další poskytovatele čárových kódů.

  • Popisky     Součást Popisky také umožňuje sledování fyzických kopií dokumentů nebo položek seznamu, které byly vytištěny z webu. Zásada Popisky automaticky generuje textové popisky vytvořené na základě vlastností a formátování dokumentů zadaných správcem webu nebo seznamu. Pokud uživatelé vloží popisky do dokumentů sady Microsoft Office, jsou popisky automaticky aktualizovány podle informací uvedených ve vlastnostech dokumentu.

Začátek stránky

Vlastní součásti zásad

Organizace mohou také vytvořit a použít vlastní součásti zásad, které splňují konkrétní potřeby organizace. Například výrobní organizace může definovat zásadu správy informací pro všechny dokumenty návrhu produktů, která znemožňuje uživatelům tisk kopií těchto dokumentů na nezabezpečených tiskárnách. Při definování tohoto typu zásad správy informací může organizace vytvořit a používat součást zásady Omezení tisku, kterou lze přidat k odpovídající zásadě správy informací pro typ obsahu specifikace návrhu produktu.

Začátek stránky

Integrace zásad správy informací s aplikacemi sady Microsoft Office 2007

Existuje několik možností, jak se uživatelé klientských aplikací sady Office 2007 mohou setkat se zásadami správy informací serverových aplikací Office SharePoint Server 2007. Po konfiguraci zásady správy informací na serveru pro určitý typ obsahu, seznam nebo knihovnu můžete vytvořit prohlášení o zásadách, které se zobrazí uživatelům pracujícím s obsahem podléhajícím této zásadě. Prohlášení o zásadách informuje uživatele, že pro daný dokument platí zásady správy informací, nebo může obsahovat podrobné informace, například údaj o tom, že platnost dokumentu končí za určitou dobu. Když uživatelé otevřou dokumenty podléhající zásadám správy informací v některém z klientských programů sady Office 2007, zobrazí se toto prohlášení o zásadách. Dále pokud zásada správy informací obsahuje součást Čárový kód nebo Popisek, je možné nakonfigurovat zásadu tak, aby uživatelé museli při uložení nebo tisku dokumentů v klientských aplikacích sady Office 2007 zadat čárové kódy nebo popisky.

Začátek stránky

Způsob použití zásad správy informací na webu

Pokud chcete použít zásadu správy informací, je nutné ji přidat do seznamu, knihovny nebo typu obsahu na webu. Umístění, ve kterém vytvoříte nebo přidáte zásadu správy informací, ovlivňuje rozsah působnosti a použití zásady. Můžete provést následující akce:

  • Vytvoření zásady kolekce webů a přidání této zásady k typu obsahu, seznamu nebo knihovně     Je možné vytvořit zásadu kolekce webů v seznamu Zásady kolekce webů pro web na nejvyšší úrovni v rámci kolekce webů. Po vytvoření zásady kolekce webů můžete zásadu exportovat, takže správci ostatních kolekcí webů mohou zásadu importovat do svého seznamu zásad kolekce webů. Vytvoření a exportování zásady kolekce webů umožňuje vytvořit standard zásad správy informací na všech webech v organizaci.

    Pokud přidáte zásadu kolekce webů k typu obsahu webu a instance toho typu obsahu je přidána do seznamu nebo knihovny, nemůže vlastník tohoto seznamu nebo knihovny upravit zásadu kolekce webů pro daný seznam nebo knihovnu. Přidání zásady kolekce webů k typu obsahu je vhodný způsob zajištění, že zásady kolekce webů jsou dodržovány na všech úrovních hierarchie webů.

    Další informace najdete v tématu Vytvoření zásad správy informací pro kolekci webů.

  • Vytvoření zásady správy informací pro typ obsahu webu v galerii typů obsahu webu na nejvyšší úrovni a přidání tohoto typu obsahu k seznamům nebo knihovnám     Můžete také vytvořit zásadu správy informací přímo pro typ obsahu webu a přiřadit instanci tohoto typu obsahu webu k několika seznamům nebo knihovnám. Pokud vytvoříte zásadu správy informací tímto způsobem, platí zásada pro všechny položky v kolekci webů tohoto typu obsahu nebo typu obsahu, který je závislý na tomto typu obsahu. Jestliže vytvoříte zásadu správy informací přímo pro typ obsahu webu, je použití této zásady správy informací v jiných kolekcích webů složitější, protože zásady vytvořené tímto způsobem nelze exportovat.

    Poznámka : Pokud chtějí správci kolekce webů určit, které zásady se v kolekci webů používají, mohou zakázat možnost nastavit součásti zásad přímo pro typ obsahu. Při použití tohoto omezení mohou uživatelé vytvářející typy obsahu vybírat zásady pouze ze seznamu Zásady kolekce webů.

    Informace o vytváření zásad správy informací pro typ obsahu webu najdete v článku Změna typu obsahu webu.

  • Vytvoření zásady správy informací pro seznam nebo knihovnu     Pokud organizace potřebuje použít specifické zásady správy informací pro velmi omezený typ obsahu, je možné vytvořit zásadu správy informací, která se týká pouze konkrétního seznamu nebo knihovny. Tento způsob vytvoření zásady správy informací je nejméně flexibilní, protože zásada se týká pouze jednoho místa a nelze ji exportovat nebo znovu použít na jiných místech. Některé organizace však mohou ve zvláštních situacích potřebovat vytvořit jedinečné zásady správy informací s omezenou možností použití.

    Poznámky : 

    • Zásadu správy informací můžete pro seznam nebo knihovnu vytvořit pouze, pokud tento seznam nebo knihovna nepodporují více typů obsahu. Pokud seznam nebo knihovna podporuje více typů obsahu, je nutné definovat zásadu správy informací pro jednotlivé typy obsahu spojené s tímto seznamem nebo knihovnou. (Instance typu obsahu webu přiřazené k určitému seznamu nebo knihovně se nazývají typy obsahu seznamu.)

    • Pokud chtějí správci kolekce webů určit, které zásady se v kolekci webů používají, mohou zakázat možnost nastavit součásti zásad přímo pro seznam nebo knihovnu. Při použití tohoto omezení mohou uživatelé spravující seznamy nebo knihovny vybírat zásady pouze ze seznamu Zásady kolekce webů.

    Informace o vytváření zásad správy informací pro seznam nebo knihovnu, najdete v článku zadání zásad správy informací pro seznam, knihovnu nebo typ obsahu seznamu.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×