Úvod k webu centra záznamů

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Šablona webu centra záznamů v aplikaci Microsoft Office SharePoint Server 2007 byla navržena za účelem usnadnění implementace aplikací pro správu a uchovávání záznamů v organizacích.

V tomto článku

Funkce šablony webu Centrum záznamů

Návrh webu Centrum záznamů

Funkce šablony webu centra záznamů

Centrum záznamů je určeno k tomu, aby sloužilo jako centrální úložiště, ve kterém může organizace ukládat a spravovat všechny záznamy. Centrum záznamů podporuje celý proces správy záznamů, od shromažďování přes správu až po odstraňování záznamů. Centrum záznamů obvykle vytvoří a konfigurují odborníci na správu záznamů a pracovníci oddělení informačních technologií v organizaci a jeho účelem je podporovat plány souborů v příslušné organizaci.

Šablona webu centra záznamů kombinuje některé standardní funkce, které jsou k dispozici v aplikaci Office SharePoint Server 2007, s některými dalšími specializovanými funkcemi správy záznamů, aby zajistila následující funkce:

  • Možnosti ukládání     Centrum záznamů má několik funkcí, které pomáhají zajistit integritu záznamů uložených v rámci této služby:

    • Záznamy se v systému nikdy nemění automaticky. Díky tomu je zajištěno, že záznamy, které jsou uloženy na web centra záznamů a později znovu staženy, jsou vždy identické.

    • Správci webu mohou snadno konfigurovat centrum záznamů s nastavením, které zabraňuje přímým neoprávněným změnám záznamů v důsledku verzí změn provedených v obsazích dokumentů a v důsledku auditování určitých typů změn.

    • Centrum záznamů umožňuje správcům záznamů přidávat a uchovávat metadata u položek samostatně od metadat záznamu, takže informace, které souvisí s úlohami správy záznamů, je možné aktualizovat bez úpravy základního záznamu. Změny metadat se také ukládají do verzí.

  • Vynucení zásad správy informací   Office SharePoint Server 2007 obsahuje několik funkcí zásad, které jsou vhodné pro správu záznamů: 

    • Auditování     Tato funkce protokoluje události a operace, které se provádějí se soubory. V kontextu správy záznamů je auditování užitečné pro zaznamenání toho, kdo zobrazuje informace v centru záznamů a získává k nim přístup.

    • Doba vypršení platnosti     Tato funkce určuje, jak dlouho má být záznam uchován a jaká akce má být provedena, když končí období, po které mají být záznamy uchovány (například odstranění nebo spuštění pracovního postupu Schválení dispozice). V kontextu správy záznamů začíná období uchování informací pro záznam obvykle v okamžiku, kdy je poprvé záznam odeslán do centra záznamů.

    • Čárové kódy     Tato funkce vybaví každý záznam jedinečným obrázkem čárového kódu a číselnou hodnotou. Hodnota tohoto čárového kódu je uložena a indexována s elektronickou verzí záznamu. V kontextu správy záznamů jsou čárové kódy užitečné pro uchování a sledování fyzických záznamů. Když mají záznamy v knihovně fyzické verze, umožňují čárové kódy vytvořit vztah mezi fyzickými verzemi a jejich elektronickými protějšky.

  • Programovatelné rozhraní sběru záznamů     Centrum záznamů podporuje sadu služeb, které usnadňují sběr záznamů. Programovatelné rozhraní centra záznamů umožňuje organizacím konfigurovat správu dokumentů i e-mailové systémy tak, aby byly na web centra záznamů automaticky odesílány soubory. Obsah lze odesílat do centra záznamů pomocí webové služby s použitím protokolu SOAP nebo pomocí e-mailu s použitím protokolu SMTP.

  • Směrování záznamů     Centrum záznamů zahrnuje seznam Směrování záznamu, který automaticky směruje příchozí záznamy (odeslané automaticky i ručně) na správné místo v závislosti na typu záznamu. Když je záznam odeslán do centra záznamů, často ho doprovází další související informace, jako historie auditu a metadata. Historie auditu záznamu je uložena v centru záznamů jako soubor XML a metadata záznamu se ukládají i jako soubor XML i ve sloupcích metadat na webu centra záznamů.

  • Blokování     Centrum záznamů umožňuje v organizacích záznamy, u kterých probíhá právní zjišťování jako součást soudního sporu nebo na které se vztahuje audit či vyšetřování, umístit do seznamu Blokování. Když jsou záznamy blokovány, jsou u nich pozastaveny veškeré zásady vypršení platnosti, které mohou být v platnosti, a záznamy jsou tak chráněny před zničením. Například v případě právního zjišťování umístí organizace relevantní záznamy, jejichž vytvoření může být požadováno, k blokování a tyto záznamy budou k dispozici, dokud nebude zjišťování ukončeno. Záznamy je možné přidat k více blokováním současně. Správci záznamů mohou také záznamy, které je nutné blokovat, v centru záznamů vyhledat.

Začátek stránky

Návrh webu centra záznamů

Na nejvyšší úrovni zahrnuje návrh webu centra záznamů pro implementaci programu správy záznamů dva hlavní kroky:

  1. Organizace musí vyvíjet strategii správy záznamů a formální plán správy záznamů. Toto je společným dílem, která zahrnuje koordinaci mezi správci záznamů, osoby zodpovědné za zajišťování dodržování předpisů, odborníky a pracovníci pracující s informacemi.

  2. Organizace musí být potom nakonfigurovat jeden nebo více webů centra záznamů implementovat plánu správy záznamů.

V následujících částech jsou načrtnuty primární prvky, které patří do jednotlivých kroků.

Plánování správy záznamů

Před tím, než může organizace konfigurovat web centra záznamů jako řešení správy záznamů, měla by vyvinout formální plán pro strategii správy záznamů. Specifické prvky formálního plánu správy záznamů budou pravděpodobně v jednotlivých organizacích nebo podnicích jedinečné. Skutečně všechny plány správy záznamů však zahrnují následující dokumenty a procesy:

  • Plán souborů     Plán souborů popisuje typy dokumentů nebo položek, které organizace uznává jako oficiální firemní záznamy. Určuje, kde jsou tyto záznamy uloženy, a poskytuje informace, které od sebe jednotlivé typy záznamů odlišují. Plán souborů slouží jako souhrnná sbírka zásad, procesů a pokynů pro vytváření, ukládání a správu záznamů. Plán souborů by měl pokrývat všechny záznamy bez ohledu na médium včetně tištěných, e-mailových a elektronických souborů. Musí také určovat, jak jsou jednotlivé záznamy klasifikovány, zabezpečeny a nakonec zničeny. Měl by také brát zřetel na speciální kategorie záznamů, jako jsou záznamy tajné, velmi důležité, obchodní tajemství či požívající zvláštní práva. Nakonec musí plán souborů určovat osoby, které nesou za správu jednotlivých typů záznamů odpovědnost.

  • Plán uchovávání     Plán uchovávání určuje, jak dlouho by měly být jednotlivé typy záznamů v plánu souborů uchovány (dobu jejich uchování) a proces jejich zničení, když je dosaženo konce tohoto období (proces jejich zničení). Pokyny v plánu uchovávání jsou obvykle založeny na právních požadavcích, rizicích, která pro organizaci představují, a podnikových potřebách. Dále plán uchovávání obvykle obsahuje popis rizik správy v případě výjimečných událostí, které určují dobu uchování jednotlivých typů záznamů.

  • Dokument požadavků na shodu     Dokument požadavků na shodu definuje pravidla, kterým musí vyhovovat systémy informačních technologií pro správu záznamů, funkce, které musí mít, a typy pravidelného sledování, které musí podporovat, aby byla zajištěna shoda.

  • Formální proces pro pozastavení odstraňování záznamů     Tento proces, který se často nazývá blokování, obsahuje podrobné informace o tom, jak se v organizaci pozastaví odstraňování záznamů, když nastanou takové situace, jako jsou soudní spory, audity nebo vyšetřování.

  • Systém pro sledování a zprávy o manipulaci se záznamy     Chcete-li mít jistotu, že zaměstnanci archivují záznamy, získávají k nim přístup a spravují je podle definovaných zásad a procesů, je třeba, aby program správy záznamů měl proces nebo systém sledování a vykazování manipulace se záznamy.

Začátek stránky

Konfigurace webu centra záznamů

Když organizace zahájí podrobné plánování správy záznamů a vybuduje formální plán správy záznamů, může vytvořit a konfigurovat web centra záznamů, který usnadní implementaci tohoto programu.

Při konfiguraci webu centra záznamů je potřeba postupovat podle následujících pokynů:

  1. Vytvořte knihovny nebo seznamy dokumentů pro správu a ukládání jednotlivých typů záznamů, které jsou určeny v plánu souborů.

    Doporučujeme vytvořit pro každý typ obsahu v plánu záznamů jednu knihovnu dokumentů.

    Když jsou záznamy odeslány do centra záznamů, jsou směrovány do příslušného seznamu nebo knihovny.

  2. Vytvořte sloupce pro příslušné knihovny nebo seznamy dokumentů či typy obsahu, které budou obsahovat a zobrazovat metadata pro jednotlivé typy záznamů, které jsou uvedené v plánu souborů.

  3. Zadejte zásady správy informací pro jednotlivé typy záznamů na webu centra záznamů. Tyto zásady by měly odrážet období uchovávání a požadavky na audity, které jsou zadané v plánu souborů a plánu uchování ve vaší organizaci.

  4. Konfigurujte seznam Směrování záznamu pro směrování jednotlivých typů záznamů do správného umístění. Když jsou záznamy ručně nebo aplikací odeslány na web centra záznamů, použije aplikace Office SharePoint Server 2007 tuto tabulku k určení toho, jak klasifikovat záznam v rámci webu centra záznamů a kam ho odeslat.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×