Úvod k sadám dokumentů

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Sada dokumentů je skupina souvisejících dokumentů, které můžete spravovat jako jednu entitu. Sadu dokumentů lze vytvořit v jednom kroku a potom definovat její vlastnosti a metadata. Sadu lze spravovat jako jednu entitu.

V tomto článku

Co je sada dokumentů?

Co lze se sadou dokumentů provádět?

Co je sada dokumentů?

U mnoha typů projektů je vytvářena celá sada souvisejících dokumentů. V některých případech může být tato sada dokumentů koncovým produktem projektu, neboli „dodávkou“. Například společnost poskytující odborné služby může na základě žádosti o návrh od potenciálního klienta vytvořit standardní investiční knihu. Investiční kniha bude pravděpodobně vždy obsahovat následující části, přičemž každá část bude přizpůsobena na základě konkrétních požadavků příslušného projektu:

  • Představení společnosti poskytující odborné služby

  • Analýza slabých a silných stránek, příležitostí a hrozeb (SWOT)

  • Obchodní plán

  • Srovnávací analýza společnosti

V jiných případech může tato sada dokumentů pouze představovat různé typy informací, které tvoří podklady většího projektu, a jejich výsledkem je vytvoření nebo dodávka něčeho jiného. Výrobní společnost například může produkovat standardní sadu dokumentů související s konstrukcí, zkouškami a zhotovením jednotlivých vyráběných produktů.

Tyto dokumenty mohou být vytvořeny současně nebo ve fázích. Dokumenty může vytvářet nebo revidovat jedna osoba či více lidí. Všechny dokumenty mohou být ve stejném formátu (například dokumenty aplikace Word). Nebo může být jejich formát různý (například dokumenty aplikace Word, poznámkové bloky aplikace OneNote, prezentace aplikace PowerPoint, diagramy aplikace Visio, sešity aplikace Excel atd.).

Pomocí sad dokumentů se organizace může s těmito situacemi snadněji vypořádat. Sada dokumentů umožňuje uspořádat více souvisejících dokumentů do jednoho zobrazení, prostřednictvím kterého lze s těmito dokumenty pracovat a spravovat je jako jednu entitu. Při vytvoření nové sady dokumentů vlastně vytvoříte nový typ obsahu. Daný typ obsahu bude k dispozici v kolekci webů a pro jiný pracovní produkt složený z více dokumentů můžete nakonfigurovat nový typ obsahu Sada dokumentů.

Po přidání typu obsahu Sada dokumentů do knihovny mohou uživatelé vytvářet nové instance příslušné sady dokumentů stejným způsobem, jako by vytvářeli jeden dokument.

Začátek stránky

Co lze se sadou dokumentů provádět?

Typ obsahu Sada dokumentů obsahuje několik specifických funkcí, které usnadňují úspěšné vytváření a správu pracovních produktů složených z více dokumentů. Při konfiguraci typu obsahu Sada dokumentů můžete provádět jakékoli z následujících akcí:

Přizpůsobit úvodní stránka    sady dokumentů, která obsahuje všechny informace, které uživatel musí o této sadě. Na úvodní stránce je stránku webových částí, které můžete nastavit tak, aby zobrazení informací o projektu nebo zdrojů členům týmu, kteří pracují na sadu dokumentů (například časová osa projektu, odkazy na prostředky, atd.). Taky zobrazí seznam dokumentů, které jste přidali do sady.

  • Zadat výchozí obsah    , který chcete automaticky vytvořili a zahrnuté v každé nové instance příslušné sady dokumentů. Můžete mít určité dokumenty automaticky zahrnuty a můžete určit, šablony, které uživatelé používají. Můžete být jisti, že budou dokumenty výchozí správné typů obsahu. Například pokud vaše organizace má značky šablony, které můžete použít pro určité typy komunikace, můžete nahrát tyto při konfiguraci typu obsahu sady dokumentů.

  • Zadat povolené typy obsahu,    které lze používat v rámci sady dokumentů (například soubory dokumentů, obrázky, zvuky nebo video).

  • Zadat sdílená metadata    a sloupce metadat požadované pro všechny dokumenty v sadě. Výchozí dokumenty jsou automaticky poskytnuty s metadaty při vytvoření sady dokumentů a sdílená metadata lze zobrazit na úvodní stránce.

  • Přiřadit pracovní postupy,    které chcete používat pro sadu dokumentů. U sad dokumentů je možné používat standardní pracovní postupy Revize nebo Schválení a kroky pracovního postupu probíhají u celé sady dokumentů tak, jako by se jednalo a jeden soubor. Organizace může pro sady dokumentů také vyvíjet vlastní pracovní postupy.

  • Odeslat sady dokumentů    do organizátora obsahu za účelem směrování do cílové složky, na cílový web nebo do cílové knihovny.

Po přidání typu obsahu Sada dokumentů do knihovny mohou uživatelé webu používat známé funkce pro správu dokumentů a speciální funkce sady dokumentů.

Autoři sady dokumentů mohou provádět jakékoli z následujících úloh:

  • Rychle a snadno vytvářet nové pracovní produkty složené z více dokumentů pomocí příkazu Nový dokument v knihovně dokumentů

  • Vytvářet snímky historie verzí aktuálních vlastností a dokumentů v sadě dokumentů

Spouštět pracovní postupy pro celou sadu dokumentů nebo jednotlivé položky sady dokumentů za účelem provádění běžných úloh, jako je revize a schválení

  • Odesílat e-mailem odkaz na sadu dokumentů

  • Pomocí příkazu Odeslat přesouvat nebo kopírovat sadu dokumentů do jiného umístění (cílové umístění musí být nakonfigurováno v Centrální správě)

  • Spravovat oprávnění pro sadu dokumentů

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×