Úvod k používání pracovních postupů s formuláři aplikace InfoPath

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

V tomto článku

Co jsou pracovní postupy?

Způsoby používání pracovních postupů s formuláři aplikace InfoPath

Pracovní postupy v serverových aplikacích Office SharePoint Server 2007

Podpora vlastních pracovních postupů ve službě Windows SharePoint Services 3.0 nebo serveru Office SharePoint Server 2007

Způsob použití pracovních postupů

Spuštění pracovního postupu pro dokument nebo položku

Co jsou pracovní postupy?

Pracovní postup je možné popsat jako sled úkolů, pomocí kterých je dosaženo výsledku. V kontextu produktů a technologií Microsoft SharePoint je pracovní postup přesněji definován jako automatický přesun dokumentů nebo položek řadou akcí nebo úkolů, které se týkají určitého obchodního procesu. Pracovní postupy je možné použít k jednotné správě běžných obchodních procesů v rámci organizace, protože v seznamu nebo knihovně služby SharePoint je možné k dokumentům nebo položkám připojit obchodní logiku. Obchodní logika je v podstatě sada pokynů, které určují a řídí akce prováděné s dokumenty nebo položkami.

Pracovní postupy mohou snížit náklady a čas nutný ke koordinaci běžných obchodních procesů, jako je například schvalování projektů nebo kontrola dokumentů, protože spravují a sledují úkoly prováděné zaměstnanci v rámci těchto procesů. Na web serveru Microsoft Office SharePoint Server 2007 můžete například do Knihovna dokumentů přidat pracovní postup, který směruje dokument na skupinu osob ke schválení. Když autor dokumentu v knihovně spustí tento pracovní postup, vytvoří pracovní postup úkoly schválení dokumentu, přiřadí tyto úkoly účastníkům pracovního postupu a odešle jim e-mailem upozornění s pokyny k provedení úkolu a odkazem na dokument, který mají schválit. V průběhu pracovního postupu může vlastník pracovního postupu (v tomto případě autor dokumentu) nebo účastníci pracovního postupu kontrolovat stránku Stav pracovního postupu a zjistit, kteří účastníci již dokončili své úkoly v pracovním postupu. Stránku Stav pracovního postupu lze zobrazit klepnutím na stav pracovního postupu pro dokument nebo položku v knihovně dokumentů. Až účastníci pracovního postupu dokončí své úkoly, je pracovní postup ukončen a vlastník pracovního postupu je automaticky upozorněn na ukončení pracovního postupu.

Na následujícím obrázku je znázorněn pracovní postup Schválení.

Vývojový diagram pracovního postupu Schválení

Pracovní postupy neslouží pouze jako podpora již existujících pracovních procesů, ale také rozšiřují možnosti spolupráce osob a práce s dokumenty, seznamy a knihovnami. Uživatelé webu mohou spustit pracovní postupy a účastnit se jich pomocí přizpůsobitelných formulářů, ke kterým lze získat přístup z dokumentu nebo položky v seznamu nebo knihovně služby SharePoint. Tyto přizpůsobitelné formuláře jsou stránky služby SharePoint, které uživatelům usnadňují provádění kontroly a změn pracovního postupu. Navíc je funkce pracovních postupů na serveru Office SharePoint Server 2007 úzce spojena se systémem Microsoft Office 2007. Následující úkoly pracovního postupu lze provést buď na webu serveru Office SharePoint Server 2007 nebo přímo v určitých klientských aplikacích, které jsou součástí systému Office 2007:

  • zobrazení seznamu pracovních postupů, které jsou k dispozici pro dokument nebo položku,

  • spuštění pracovního postupu pro dokument nebo položku,

  • zobrazení, úpravy nebo nové přiřazení úkolu pracovního postupu,

  • dokončení úkolu pracovního postupu.

Začátek stránky

Způsoby používání pracovních postupů s formuláři aplikace InfoPath

Můžete vytvářet formuláře aplikace Microsoft Office InfoPath, které zobrazují data, která odpovídá aktuální stav pracovního postupu. Provedete návrhem šablony formuláře použít pravidla, která zahájit akce ve formuláři podle stavu pracovního postupu. To můžete zjednodušit procesy, které uživatelé používají vyplňovat formuláře. Můžete například navrhnout formuláře pro zobrazení jen pro čtení Zobrazení když stav pracovního postupu je Dokončeno, tedy neměli změnit data ve formuláři.

Můžete také použít pravidla, pomocí kterých budou formuláře reagovat na pracovní postupy jinými způsoby. Můžete například použít pravidlo, pomocí kterého se zobrazí zpráva dialogového okna se specifickými pokyny pro určitý stav pracovního postupu.

Poznámka : Dialogová okna se automaticky nezobrazí v šablonách formulářů kompatibilních s prohlížeči, které uživatelé vyplňují ve webovém prohlížeči.

Pokud chcete, aby pracovní postupy byly k dispozici pro použití ve formulářích aplikace InfoPath, je nutné je přidat do seznamu, knihovny nebo typu obsahu. Pro web mohou být k dispozici různé typy pracovních postupů v závislosti na typu webu a na tom, jestli jsou pracovní postupy aktivovány a jestli byly vlastní pracovní postupy vytvořeny pomocí aplikace Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Informace o tom, které pracovní postupy jsou nainstalovány a připraveny k použití na vašem webu, získáte od správce farmy.

Jednotlivé pracovní postupy je definován různých stavy s popisných názvů, například Probíhá. Názvy stavy se liší podle typu pracovního postupu. Příklad pracovního postupu schválení, která je dostupná na serverech musí běžet Microsoft Office SharePoint Server 2007 – patří stav Probíhá, zrušeno a Dokončeno. Stavy třístavového pracovního postupu, která je dostupná v Windows SharePoint Services 3.0 – to možné definovat osoba, která přidá pracovního postupu do knihovny nebo seznamu, zatímco ostatní pracovních postupů pomocí standardní stavy například stav Probíhá uvedeno dříve. Popisný název je viditelná pro uživatele, sice stavy pracovního postupu jsou představovány programově číselné hodnoty. Návrh šablony formuláře a měnil podle stavu konkrétní pracovní postup, musíte znát číselná hodnota pro stav pracovního postupu, který chcete použít. Je to proto aplikace InfoPath pomocí číselnou hodnotu pracovní postup spustit akci, například přepínání zobrazení.

Pracovní postupy, které jsou součástí webů služby SharePoint

Následující pracovní postupy týkající se běžných obchodních situací jsou součástí služby Windows SharePoint Services 3.0 a serveru Office SharePoint Server 2007.

Pracovní postupy, které jsou součástí služby Windows SharePoint Services 3.0

Třístavový pracovní postup je k dispozici na webech služby Windows SharePoint Services 3.0 a serveru Office SharePoint Server 2007. Třístavový pracovní postup lze použít ke správě obchodních procesů, které vyžadují sledování velkého počtu problémů nebo položek, například problémů hlášených v rámci podpory zákazníků, prodejních tipů nebo projektových úkolů.

Začátek stránky

Pracovní postupy, které jsou součástí serveru Office SharePoint Server 2007

Web serveru Office SharePoint Server 2007 také obsahuje následující pracovní postupy týkající se běžných obchodních situací:

  • Schválení     Tento pracovní postup směruje formulář skupině osob ke schválení. Ve výchozím nastavení je pracovní postup Schválení spojen s typem obsahu Dokument, což znamená, že je automaticky k dispozici v knihovnách dokumentů. Ve výchozím nastavení je přiřazena verze pracovního postupu Schválení také ke knihovně stránek na webu publikování a tento pracovní postup lze použít ke správě procesu schválení při publikování webových stránek.

  • Shromáždit názory     Tento pracovní postup směruje formulář skupině osob, které mají zadat hodnocení. Recenzenti zadají hodnocení, potom jsou hodnocení shromážděna a odeslána osobě, která pracovní postup spustila. Ve výchozím nastavení je pracovní postup Shromáždit názory spojen s typem obsahu Dokument, což znamená, že typ obsahu Dokument je automaticky k dispozici v knihovnách dokumentů.

  • Shromáždit podpisy    Tento pracovní postup směruje dokument z Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 nebo Microsoft Office Excel 2007 se skupinou lidí, kterým chcete shromáždit digitální podpisy. V aplikaci Microsoft Office 2007 musí být tento pracovní postup spuštěn. Ve výchozím nastavení je přidružený k typu obsahu dokument, což znamená, že je automaticky k dispozici v knihovnách dokumentů pracovního postupu Shromáždit podpisy. Pracovní postup Shromáždit podpisy je však k dispozici pouze pro dokumenty Office, které obsahují jeden nebo více řádků podpisu Microsoft Office.

    Poznámka : Tento pracovní postup nelze použít s formuláři aplikace InfoPath.

  • Schválení dispozice     Tento pracovní postup podporující procesy správy záznamů umožňuje správu vypršení platnosti a uchování dokumentů tím způsobem, že umožňuje účastníkům se rozhodnout, zda chtějí dokumenty s ukončenou platností uchovat nebo odstranit. Pracovní postup Schválení dispozice je určen pro použití především na webu centra záznamů.

  • Skupinové schválení     Tento pracovní postup je podobný jako pracovní postup Schválení, ale používá vyhrazenou knihovnu dokumentů a umožňuje individuální zobrazení procesů schválení, kterých se uživatel účastní. Tento pracovní postup obsahuje hierarchický organizační diagram, ze kterého je možné vybrat schvalovatele, a umožňuje schvalovatelům použít místo podpisu razítko. Toto řešení je k dispozici pouze ve verzích serveru Office SharePoint Server 2007 pro východní Asii.

  • Správa překladu    Tento pracovní postup spravuje proces ručního překladu dokumentů, vytváří kopie dokumentů, které mají být přeloženy, a přiřazuje překladové úkoly překladatelům. Tento pracovní postup je k dispozici pouze pro knihovny správy překladů.

Všechny uvedené pracovní postupy lze různými způsoby přizpůsobit potřebám organizace. Pokud například přidáte pracovní postup do seznamu, knihovny nebo typu obsahu, aby byl k dispozici pro dokumenty nebo položky, můžete přizpůsobit seznamy úkolů a seznamy historie, kde jsou uloženy informace o pracovním postupu.

Po spuštění pracovního postupu pro dokument nebo položku může uživatel v závislosti na typu pracovního postupu pracovní postup přizpůsobit zadáním seznamu účastníků, data dokončení a pokynů k úkolům.

Začátek stránky

Podpora vlastních pracovních postupů ve službě Windows SharePoint Services 3.0 nebo serveru Office SharePoint Server 2007

Vaše organizace může vyvíjet a nasazovat vlastní pracovní postupy, které jsou specifické pro obchodní procesy používané v organizaci. Pracovní postupy mohou být jednoduché nebo složité v závislosti na obchodních procesech v organizaci. Vývojáři mohou vytvořit pracovní postupy spouštěné uživateli webu nebo pracovní postupy, které se spouští automaticky v závislosti na určité události, například při vytvoření nebo změně položky seznamu služby SharePoint nebo formuláře v knihovně dokumentů. Pokud vaše organizace vyvinula a nasadila vlastní pracovní postupy, mohou být tyto pracovní postupy k dispozici pro použití na vašem webu.

V závislosti na tom, kteří uživatelé pracovní postup vytvářejí, lze použít dva způsoby vytváření vlastních pracovních postupů pro službu Windows SharePoint Services 3.0 nebo Office SharePoint Server 2007:

  • Profesionální vývojáři softwaru     Profesionální vývojáři softwaru mohou pracovní postupy vytvářet pomocí rozšíření Microsoft Visual Studio 2005 Extensions pro programovací model Windows Workflow Foundation. Tyto pracovní postupy obsahují vlastní kód a činnosti pracovního postupu. Poté, co profesionální vývojáři vytvoří vlastní pracovní postup, může správce serveru nasadit tento pracovní postup na více webů.

  • Návrháři webu    Návrháři webu mohou navrhovat pracovní postupy bez kódu, které lze použít v konkrétním seznamu nebo knihovně, pomocí aplikace pro navrhování webů, která je kompatibilní se službou Windows SharePoint Services, například pomocí aplikace Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Tyto pracovní postupy jsou vytvářeny ze seznamu dostupných činností pracovního postupu a návrhář webu, který takový pracovní postup vytváří, jej může nasadit přímo do seznamu nebo knihovny, kde bude používán.

Pokud budete chtít implementovat vlastní pracovní postup, požádejte správce farmy informace o dostupných zdrojů ve vaší organizaci. Další informace o vývoj vlastních pracovních postupů pro Windows SharePoint Services 3.0 najdete v tématu Windows SharePoint Services Developer Center na webu MSDN. Další informace o vývoj vlastních pracovních postupů pro Office SharePoint Server 2007 najdete v aplikaci Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, která je dostupná z aplikace Microsoft Office SharePoint Server 2007 portálu pro vývojáře na webu MSDN.

Začátek stránky

Způsob použití pracovních postupů

Při použití pracovních postupů pro dokument nebo položku je nutné provést několik kroků. Každý krok je navržen tak, aby byl proveden uživateli v různých rolích. Správce webu může například přidat pracovní postup do knihovny dokumentů, autor obsahu může pracovní postup spustit nebo změnit probíhající pracovní postup a recenzent dokumentu nebo schvalovatel může úkol pracovního postupu dokončit.

V následující části jsou vysvětleny následující procesy spojené s používáním pracovních postupů:

  • přidání pracovního postupu do seznamu, knihovny nebo typu obsahu,

  • spuštění pracovního postupu pro dokument nebo položku,

  • změna probíhajícího pracovního postupu,

  • dokončování úkolů pracovního postupu,

  • sledování stavu pracovních postupů.

Přidání pracovního postupu do seznamu, knihovny nebo typu obsahu

Před použitím pracovního postupu je nutné jej přidat do seznamu, knihovny nebo typu obsahu. Jestliže chcete přidat pracovní postup do seznamu, knihovny nebo typu obsahu, je třeba mít Oprávnění spravovat seznamy. Ve většině případů tento úkol provádějí správci webu nebo osoby spravující určité seznamy nebo knihovny.

Dostupnost pracovního postupu v rámci webu je různá v závislosti na místě, kam je přidán:

  • Pokud pracovní postup přidáte přímo do seznamu nebo knihovny, je k dispozici pouze pro položky v tomto seznamu nebo knihovně.

  • Pokud pracovní postup přidáte k typu obsahu seznamu (instance typu obsahu webu, který byl přidán do konkrétního seznamu nebo knihovny), bude k dispozici pouze pro položky daného typu obsahu v konkrétním seznamu nebo knihovně, k nimž je tento typ seznamu přidružen.

  • Pokud pracovní postup přidáte k typu obsahu webu, bude k dispozici pro všechny položky tohoto typu obsahu ve všech seznamech a knihovnách, do nichž byla přidána instance tohoto typu obsahu webu. Chcete-li, aby byl tento pracovní postup k dispozici v rámci seznamů nebo knihoven v kolekci webů pro položky konkrétního typu obsahu, je nejúčinnějším způsobem dosažení tohoto výsledku přidání daného pracovního postupu přímo k typu obsahu webu.

Po přidání pracovního postupu do seznamu, knihovny nebo typu obsahu můžete tento pracovní postup upravit pro konkrétní použití tím, že zadáte jednu z následujících možností:

  • název této instance pracovního postupu,

  • seznam úkolů, kde jsou uloženy úkoly související s pracovním postupem,

  • seznam historie, ve kterém jsou zaznamenány všechny události související s pracovním postupem,

  • požadovaný způsob spuštění pracovního postupu,

  • další možnosti specifické pro jednotlivé pracovní postupy. Můžete například zadat, jak jsou úkoly směrovány účastníkům, za jakých okolností je pracovní postup dokončen a jaké akce následují po dokončení pracovního postupu.

Poznámka : Po přidání pracovního postupu do seznamu, knihovny nebo typu obsahu je tento postup k dispozici pro dokumenty nebo položky v určitém umístění. Pracovní postup tím není spuštěn. Odkazy na další informace o přidávání pracovních postupů do seznamů, knihoven nebo typů obsahu naleznete v části Viz také.

Spuštění pracovního postupu pro dokument nebo položku

Po přidání pracovního postupu do seznamu, knihovny nebo typu obsahu jej můžete spustit pro dokument nebo položku v tomto umístění (pokud je u pracovního postupu povoleno ruční spuštění). Pracovní postup se spouští výběrem požadovaného pracovního postupu ze seznamu pracovních postupů, které jsou k dispozici pro dokument nebo položku. V případě potřeby můžete také zadat do formuláře informace, které pracovní postup vyžaduje. V závislosti na způsobu navržení a konfigurace pracovního postupu můžete mít možnost dalšího přizpůsobení pracovního postupu zadáním účastníků, data dokončení a pokynů k úkolům.

Změna probíhajícího pracovního postupu

Po spuštění pracovního postupu může být nutné provést v tomto pracovním postupu změny. Je například možné, že bude třeba přidat další účastníky nebo účastník pracovního postupu může také chtít změnit přiřazení úkolu na jinou osobu nebo požadovat změnu dokumentu nebo položky, kterých se pracovní postup týká. Některé předdefinované pracovní postupy, které jsou součástí serveru Office SharePoint Server 2007, je možné v průběhu pracovního postupu změnit. Pokud byly ve vaší organizaci vyvinuty a nasazeny vlastní pracovní postupy, závisí možnost změny probíhajícího pracovního postupu na způsobu, jakým byl navržen.

Dokončování úkolů pracovního postupu

Všechny události pracovního postupu, které vyžadují ruční provedení, jsou představovány úkolem pracovního postupu. Po přiřazení úkolu v pracovním postupu účastníkovi může příjemce úkol dokončit nebo požadovat změny pracovního postupu úpravou přidruženého formuláře úkolu pracovního postupu. V rámci serveru Office SharePoint Server 2007 mohou účastníci pracovního postupu úkoly dokončit na webu služby SharePoint nebo přímo v aplikaci systému Microsoft Office 2007, například v aplikaci Microsoft Office InfoPath 2007. Pokud účastník pracovního postupu úkol dokončí nebo požaduje změnu pracovního postupu, je na server odeslána výzva k přesunu stavu pracovního postupu k dalšímu kroku v pracovním postupu.

Sledování stavu pracovního postupu

Vlastníci a účastníci pracovního postupu mohou sledovat postup pracovního postupu kontrolou stránky zobrazující stav, která je přidružena k pracovnímu postupu na webu služby SharePoint. Stránka zobrazující stav obsahuje informace o úkolech pracovního postupu, které nejsou dokončeny. Stránka obsahuje také informace o historii, které se týkají pracovního postupu.

Office SharePoint Server 2007 obsahuje nástroje pro vykazování, které vytvářejí souhrnnou analýzu historie pracovního postupu. Organizace mohou tuto analýzu použít k identifikaci míst v procesech, které vyžadují zlepšení, nebo ke zjištění, zda skupina splňuje výkonnostní cíle pro daný obchodní proces. Office SharePoint Server 2007 obsahuje několik předdefinovaných sestav aplikace Microsoft Office Excel, které lze použít v libovolném pracovním postupu. Dále jsou k dispozici informace o historii pracovního postupu ve formě zdroje dat seznamu služby SharePoint, které lze použít a analyzovat v jiných aplikacích, například Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 nebo vlastních řešeních pro sledování obchodních procesů.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×