Úvod k převodu papírových formulářů na formuláře InfoPathu

Tento článek popisuje výhody shromažďování dat pomocí elektronických formulářů oproti používání papírových formulářů. Tento článek obsahuje taky několik osvědčených postupů, jak převádět papírové formuláře na šablony formulářů aplikace Microsoft Office InfoPath.

Poznámka : Pokud byl váš papírový formulář vytvořen v Microsoft Office Wordu nebo Microsoft Office Excelu, můžete použít průvodce importem aplikace InfoPath a převést dokument nebo sešit rychle na šablonu formuláře aplikace InfoPath. Pokud byl formulář vytvořen v jiném programu nebo pokud nemáte přístup k původnímu zdrojovému souboru, budete muset papírový formulář vytvořit v aplikaci InfoPath znovu úplně od začátku.

V tomto článku

Výhody používání elektronických formulářů

Doporučené postupy pro převod papírových formulářů

Výhody používání elektronických formulářů

Používání elektronických formulářů místo papírových má spoustu výhod. Tato jsou uvedené některé z nich:

Přesná, konzistentní data    V papírových formulářích lidé často zapisují informace na nesprávná místa nebo často špatně pochopí pokyny k jejich vyplnění. K chybám může taky dojít, když zaměstnanec přepisuje data formuláře ručně do databáze nebo jiného programu. Nalezení a oprava chyb vzniklých při zadávání dat může být nákladné a časově náročné. InfoPath obsahuje řadu automatizovaných funkcí, které můžou uživatelům pomoct vyhnout se chybám při zadávání dat. Pomocí vzorců můžete například automaticky vypočítávat číselné hodnoty. Můžete taky použít Podmíněné formátování, a upozornit tak uživatele na určitá data, nebo můžete povolit kontrolu pravopisu, aby mohli uživatelé před odesláním formuláře najít a opravit případné pravopisné chyby. Uživatelům můžete vyplňování zjednodušit taky tím, že některá pole vyplníte automaticky existujícími daty z databáze nebo jiného systému úložiště dat. Můžete například navrhnout prodejní formulář, který automaticky vyplní pole s informacemi o zaměstnanci, jakmile uživatel zadá do pole ID zaměstnance své identifikační číslo.

Snadná aktualizace:    Pokud potřebujete aktualizovat existující šablonu formuláře, můžete ji změnit, znovu publikovat a rozeslat uživatelům. Když příště uživatel otevře formulář založený na šabloně formuláře, proběhne automaticky jeho aktualizace. Pokud je uživatel v okamžiku publikování aktualizované šablony formuláře offline, dojde k aktualizaci, jakmile se znovu připojí k síti. Aktualizace probíhá obvykle bez vědomí uživatele, ale pokud chcete, můžete u šablony formuláře nastavit, aby se uživateli zobrazilo upozornění.

Možnosti pracovních postupů:    Když využijete funkce pracovních postupů v aplikaci InfoPath, můžete zvýšit produktivitu u běžných obchodních procesů, při kterých data putují od jednoho uživatele k druhému. Pracovní postupy můžou snížit náklady a čas vynaložené na koordinaci obchodních procesů, jako je schválení projektů nebo revize dokumentů, protože spravují a sledují úlohy prováděné uživateli, které jsou součástí těchto procesů. Představte si například proces zkompletování papírového výkazu výdajů, při kterém zaměstnanec vyplní vytištěný formulář výdajů, připojí k němu kolovací seznam a odešle ho vnitropodnikovou poštou svému nadřízenému. Po schválení výkazu nadřízený zaškrtne políčko vedle svého jména na kolovacím seznamu a odešle výkaz vnitropodnikovou poštou na účetní oddělení. Jakmile výkaz schválí vedoucí účetního oddělení, dojde k proplacení výdajů. Mezi odevzdáním výkazu zaměstnancem a proplacením výdajů můžou uplynout týdny. Pokud používáte InfoPath a zároveň Microsoft Office SharePoint Server 2007, můžete tento typ pracovního postupu automatizovat, což vám může ušetřit značné množství času i prostředků.

Integrace s jinými systémy:    Data formulářů z aplikace InfoPath můžete integrovat s jinými produkty nebo technologiemi. Data formulářů můžete ukládat například v databázi Microsoft SQL Serveru, anebo můžete návrh šablony formuláře vytvořit na základě určité webové služby, abyste data mohli odesílat do databáze, kterou InfoPath přímo nepodporuje. InfoPath spolupracuje s celou řadou dalších programů a serverů v systému Microsoft Office, včetně Microsoft Office Outlooku, Microsoft Office Excelu a Microsoft Office Accessu. Mimo jiné můžete navrhovat a vyplňovat formuláře aplikace InfoPath v e-mailových zprávách Outlooku, exportovat data aplikace InfoPath do sešitů Excelu, odesílat je do databáze Accessu nebo vytvářet dotazy na data ze seznamu SharePointu. Vývojáři můžou taky vkládat ovládací prvky aplikace InfoPath do vlastních obchodních aplikací, které používáte ve vaší společnosti.

Lepší zabezpečení:    Data na papírových formulářích nemusí být vždycky zabezpečená. Můžou doputovat na špatnou adresu nebo se ztratit a pak může hrozit zveřejnění citlivých informací. Model zabezpečení aplikace InfoPath odpovídá nastavení úrovní a zón zabezpečení ve Windows Internet Exploreru. Tyto funkce zabezpečení jsou vytvořené tak, aby pomohly ochránit počítače a formuláře uživatelů před nebezpečnými operacemi, jako je nežádoucí přístup k datům nebo odesílání dat nedůvěryhodnému příjemci. InfoPath poskytuje i další bezpečnostní opatření, například ochranu návrhu šablony formuláře, používání digitálních podpisů, správu určitých operací s formuláři, jako je třeba slučování nebo odesílání, anebo vytváření vztahu důvěryhodnosti formulářů nainstalovaných na počítačích uživatelů.

Začátek stránky

Doporučené postupy pro převod papírových formulářů

Následující seznam uvádí několik tipů, které je dobré mít na paměti při převádění papírových formulářů na šablony formulářů aplikace InfoPath.

  • Uspořádání oddílů formuláře pomocí tabulky rozložení:    Stejně jako papírové formuláře byste měli i ty elektronické uspořádat tak, aby se v nich lidé, kteří je budou vyplňovat, vyznali. V aplikaci InfoPath můžete pomocí tabulek rozložení uspořádat ovládací prvky, oddělit jednotlivé oddíly nebo na formulář umístit logo nebo jiné grafické prvky. Navíc má použití tabulek rozložení tu výhodu, že můžete snadno zarovnat textová pole, zaškrtávací políčka a další prvky, takže vaše šablony formuláře budou vypadat elegantně a profesionální. Následující příklad znázorňuje tabulku rozložení, která slouží k uspořádání textových polí uvnitř Sekce na šabloně formuláře.

    Tabulka rozložení v oddílu v šabloně formuláře

    1. Tato tabulka rozložení má dva řádky.

    2. Ve druhém řádku jsou tři sloupce. Prostřední sloupec je použit z důvodu oddělení.

  • Řešení pro volitelné informace:    Papírové formuláře často obsahují oddíly vyhrazené jen pro určitou skupinu uživatelů. Například formuláře v nemocnice můžou obsahovat oddíly pro údaje zadávané zdravotními sestrami nebo jiným lékařským personálem, ne pacienty. V aplikaci InfoPath existuje několik způsobů, jak tyto volitelné oddíly do formuláře integrovat. Jedním z nejlepších způsobů je použití nepovinného oddílu, což je ovládací prvek, který obsahuje další ovládací prvky, ale na formuláři se nezobrazí, pokud ho uživatel sám nepřidá. Například do šablony formuláře zprávy o stavu můžete zahrnout volitelný oddíl Poznámky. Uživatelé, kteří chtějí přidat nějaké poznámky, můžou vložit a vyplnit tento nepovinný oddíl. Všichni ostatní můžou tento oddíl nechat skrytý.

    Nepovinný oddíl používaný ke shromažďování poznámek

    Můžete taky použít Podmíněné formátování ke skrytí určitých polí v případě, že nebude ve formuláři splněná určitá podmínka – například v šabloně formuláře aplikace může zůstat skrytá určitá skupina polí, pokud uživatel nezaškrtne políčko 18 nebo starší.

  • Použití opakujících se tabulek místo běžných tabulek:    Díky opakujícím se tabulkám ušetříte místo a nabídnete svým uživatelům vyšší stupeň flexibility při vyplňování formuláře. Když použijete opakující se tabulky, nemusí se při otevření formuláře zobrazit velké množství prázdných řádků. Místo toho se uživatelům obvykle zobrazí jenom jeden řádek a další se přidají, až když jsou potřeba.

    Opakující se tabulka použitá ke shromažďování položek na řádku ve vyúčtování výdajů

  • Určení požadavků na data:    Než převedete papírový formulář na elektronický, měli byste si stanovit, co se má ve výsledku stát s daty, která budou uživatelé do elektronické formuláře zadávat. Když si požadavky na data rozmyslíte předem, ještě před převedením papírového formuláře, budete moct posoudit, jestli vlastníte infrastrukturu potřebnou k vytvoření šablony formuláře. Pokud si například uživatelé potřebují data formuláře rychle přeposílat, ale vy už je k dalšímu zpracování nepotřebujete, můžete šablonu formuláře publikovat jako e-mailovou zprávu. Uživatelské formuláře pak můžete mít uložené ve složce Formuláře aplikace InfoPath v doručené poště. Pokud data formuláře potřebují používat a sdílet i další uživatelé, můžete kolekce souvisejících formulářů aplikace InfoPath ukládat v knihovnách na serveru, na kterém běží služba Microsoft Windows SharePoint Services. Jestli potřebují mít uživatelé přístup k datům formuláře v jiných firemních aplikacích nebo systémech, třeba v účetních aplikacích nebo aplikacích na vyúčtování výdajů, můžete data ukládat v podnikových databázích. To se dá často provést připojením šablony formuláře k webové službě, která představuje jakýsi mezičlánek mezi šablonou formuláře a databází nebo obchodním systémem.

  • Určení libovolného počtu zobrazení:    V aplikaci InfoPath můžete vytvořit různá zobrazení stejné šablony formuláře. Zobrazení je alternativní způsob, jak prezentovat data v šabloně formuláře. Pokud například navrhujete šablonu formuláře s žádostí o povolení, můžete použít jedno zobrazení pro dodavatele určitého technického řešení, jiné pro jeho příjemce a jiné pro schvalovatele, který tuto žádost schválí nebo zamítne. Když použijete zobrazení, nebudete muset navrhovat a udržovat víc formulářů pro jeden obchodní proces.

  • Určení typů ovládacích prvků, které potřebujete:    Pokud jste papírový formulář vytvořili v aplikaci, která není k navrhování formulářů určená, třeba ve Wordu, pak jste pravděpodobně použili textová pole, zaškrtávací políčka, tlačítka a možná ještě pár dalších typů ovládacích prvků. InfoPath nabízí víc než 30 různých ovládacích prvků, které můžete přidat do šablony formuláře. Kromě standardních ovládacích prvků, jako jsou textová pole nebo seznamy, obsahuje InfoPath několik nových ovládacích prvků, například opakující se tabulky, skupiny voleb nebo nepovinné oddíly. Tyto typy ovládacích prvků vám umožní navrhnout flexibilní šablonu formuláře, přizpůsobenou pro vaše uživatele. Například v šabloně formuláře vyúčtování výdajů můžete použít opakující se tabulku, aby mohli uživatelé zadat jenom tolik položek výdajů, kolik potřebují.

  • Použití součástí šablon pro stejné skupiny ovládacích prvků:    Pokud máte velké množství papírových formulářů, které potřebujete převést, můžete v nich najít stejné části nebo skupiny polí a převést je na součásti šablon aplikace InfoPath. Součást šablony je část šablony formuláře, která se dá uložit pro opakované použití v různých šablonách formulářů. Typická součást šablony obsahuje ovládací prvky a Zdroj dat, ale může obsahovat taky funkce, například datová připojení, ověření dat nebo pravidla. Vytvořením a používáním součástí šablon můžete zajistit, že budou mít šablony formulářů ve vaší organizaci konzistentní styl, strukturu a chování. Například oddělení lidských zdrojů může ve všech svých šablonách formulářů použít součást šablony Kontaktní informace.

    Část šablony, která se zobrazuje ve více formulářích

  • Povolení digitálních podpisů:    V aplikaci InfoPath můžete v šabloně formuláře nakonfigurovat možnost podepsat jen určitou část formuláře, nebo celý formulář. Podepsání formuláře slouží k ověření uživatele, který formulář vyplnil, a pomáhá zajistit, že se obsah formuláře nezmění.

  • Používání funkcí, které uživatelům pomáhají vyplňovat formuláře:    V aplikaci InfoPath můžete k ovládacím prvkům přiřadit výchozí hodnoty, a tím vyplňování formuláře urychlit. Například ve vyúčtování výdajů můžete přiřadit dnešní datum jako výchozí hodnotu ovládacího prvku pro výběr data. Polím Mezisoučet a Součet můžete přiřadit vzorce, aby se při zadávání položek výdajů tyto hodnoty vypočítávaly automaticky. Můžete taky povolit kontrolu pravopisu, aby mohli uživatelé v zadaném textu zkontrolovat pravopisné chyby, podobně jako to můžou dělat v jiných dokumentech Microsoft Office. A když budete chtít přidat obsah nápovědy nebo příkazy specifické pro určitý formulář, můžete vytvořit Vlastní podokno úloh, které se zobrazí vedle formuláře.

Začátek stránky

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×