Úvod k centru záznamů

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Informace v tomto článku se seznámíte s koncept používání centra záznamů pro správu a ukládání záznamů. Obecné pokyny najdete v tomto článku vám pomůže pochopit výhody používání šablony webu Centrum záznamů. Podrobnější informace o vytváření a používání centra záznamů najdete v tématech v části Viz také.

V tomto článku

Základní informace

Funkce šablony webu Centrum záznamů

Návrh webu Centrum záznamů

Základní informace

Centrum záznamů má sloužit jako centrální úložiště, ve kterém může organizace uchovávat a spravovat všechny své záznamy, například právní nebo finanční dokumenty. Centrum záznamů podporuje celý proces správy záznamů počínaje shromažďováním záznamů přes správu záznamů a likvidací záznamů konče. Obvykle je web centra záznamů navržen a konfigurován podnikovými odborníky zabývajícími se správou záznamů a pracovníky oddělení informačních technologií tak, aby odpovídal archivačním předpisům organizace.

Poznámka : SharePoint umožňuje spravovat záznamy "na místě." S správy záznamů na místě můžete všechny funkce je k dispozici v Centru záznamů, například vynucení zásad správy informací, směrování a podržte, správy záznamů na libovolném webu. Další informace o správy místních záznamů najdete v tématech v části Viz také.

Šablona webu Centrum záznamů podobná jiné Sharepointové weby v tomto slouží jako obecné úložiště pro dokumenty a umožňuje spolupráci získal mezi uživateli webu. Šablona webu Centrum záznamů, ale je předkonfigurovaná web navrženy speciálně k organizacím implementace programy Správa a uchovávání záznamů. Správa verzí, auditování, Správa metadat, eDiscovery a směrování přizpůsobitelných záznamů jsou integrované funkce, které vám usnadní efektivnější správu záznamů.

Web centra záznamů

Začátek stránky

Funkce šablony webu centra záznamů

Šablona webu Centrum záznamů sloučí některých standardních funkcí dostupných v Řízení podnikových projektů (EPM) společnosti Microsoft s některými funkcemi správy další speciální záznamy poskytovat následující možnosti:

Možnosti ukládání      Centrum záznamů obsahuje několik funkcí, které pomáhají zajistit integritu záznamy uložené v něm obsažené:

  • Systém nikdy záznamy automaticky nemění. Díky tomu je zajištěno, že záznamy, které jsou uloženy na web centra záznamů a později znovu staženy, jsou vždy identické.

  • Správci webu mohou centrum záznamů nakonfigurovat tak, aby se zabránilo přímým neoprávněným změnám záznamů. K těm dochází v důsledku zaznamenání verzí všech změn provedených v dokumentech a v důsledku auditování určitých typů změn.

  • Centrum záznamů umožňuje správcům záznamů přidávat a uchovávat metadata u položek odděleně od metadat záznamu, takže informace související s úlohami správy záznamů je možné aktualizovat bez úpravy základního záznamu. Změny metadat se také ukládají do verzí.

Vynucení zásad správy informací    Některé funkce k dispozici zásad, které jsou vhodné pro správu záznamů:

  • Sestavy auditování    Tato funkce protokoly událostí a operacích, které provádí na souborech. Sestavy auditování je užitečný pro záznam whm zobrazení a přístup k informacím v Centru záznamů.

  • Vypršení platnosti    Tato funkce určuje, jak dlouho záznam má být zachován a jakou akci by měla nastat po skončení období uchování, například odstranění nebo spuštění pracovního postupu schválení dispozice. Doba uchovávání informací pro záznam obvykle začne záznamu původně odeslané do centra záznamů.

  • Čárové kódy    Tato funkce umožňuje každý záznam s obrázkem jedinečný čárový kód a číselnou hodnotu. Hodnota čárového kódu se ukládají a indexované spolu s elektronickou verzi záznamu. Čárové kódy jsou vhodné pro zachovávání a sledování fyzického záznamů. Pokud záznamy v knihovně fyzické verze, čárové kódy umožňují sladit fyzické verze s jejich protějšky elektronické.

Záznam kolekce programovatelnou rozhraní      Centrum záznamů podporuje sadu služby, které usnadňují sběr záznamů. Centrum záznamů programovatelnou rozhraní umožňuje organizacím konfigurovat obou dokumentu řízení a e-mailových systémů automaticky odesílat soubory na webu centra záznamů. Obsah může odesílat do centra záznamů prostřednictvím webové služby pomocí SOAP (Simple Object Access Protocol) nebo prostřednictvím e-mailu s použitím SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Můžete taky pomocí pracovních postupů navrženy Microsoft SharePoint Designer 2010 Odeslat záznamy do centra záznamů. Další informace o odesílání záznamů do centra záznamů najdete v tématech v části Viz také.

Směrování záznamu      Centrum záznamů zahrnuje organizátora obsahu, které můžete automaticky směrovat příchozí záznamy (ať už ručně nebo automaticky odeslána) na správné místo podle jejich typu záznamu. Záznam se odešle do centra záznamů, je často připojí další související informace, například auditování historie a metadata. Historie auditování daného záznamu je uložena v Centru záznamů jako soubor XML a metadata daného záznamu je uložena v souboru XML a metadata sloupců na webu centra záznamů. Zjistěte, jak konfigurovat a směrování záznamy pomocí organizátora obsahu naleznete v odkazech v části Viz také.

Stiskněte a podržte    Jako součást takzvanou e vyhledávání Centrum záznamů umožňuje organizacím se záznamy, které jsou v části právní zjišťování jako součást z důvodu soudních sporů, nebo důležité pro auditu nebo vyšetřování a, že je umístíte do seznamu blokování. Když jsou na blokování záznamy, vypršet zásady vypršení platnosti, které mohou být platná a jsou tedy chráněn před zničení. Například pokud v případě soudních sporů, přidržte ho umístí organizace relevantní záznamy, které mohou být požadováno, k, tyto záznamy jsou k dispozici až do dokončení sporu. Záznamy můžete blokovat více než jeden po druhém. Správci záznamů můžete také prohledat centra záznamů pro záznamy, které je potřeba blokovat. Další informace o e-Discovery najdete v článku na odkazy v části Viz také.

Začátek stránky

Příklad použití centra záznamů ke správě záznamů

Společnosti podporují často generovat a poskytnout finanční výkazy pravidelně pro účely daně. V libovolném okamžiku společnost může být vyzváni k uvolněte finančních informací jako součást procesu auditování, například a finančních informací musí vydávat požadavku, aby se data nezmění žádným způsobem. Finanční oddělení společnosti tak, aby zahrnoval tohoto požadavku, vyhledá a přesměrovává finanční výkazy na konkrétní knihovny blokování v rámci webu Centrum záznamů. Odesláním zprávy do knihovny blokování jsou pozastavené z předdefinovaných zásad, které mohou být platná a do určité datum a čas nebo dojde k příslušná oprávnění, dokud je blokován přístup k tyto sestavy. Web centra záznamů historie přidružené auditování a ostatních metadatech, které se ukládají finanční výkazy.

Příklad pracovního postupu při blokování záznamů

Začátek stránky

Návrh webu centra záznamů

Na nejvyšší úrovni zahrnuje návrh webu centra záznamů pro implementaci programu správy záznamů dva hlavní kroky:

  1. Organizace musí vyvíjet strategii správy záznamů a formální plán správy záznamů. Toto je společným dílem, která zahrnuje koordinaci mezi správci záznamů, osoby zodpovědné za zajišťování dodržování předpisů, odborníky a pracovníci pracující s informacemi.

  2. Organizace musí být potom nakonfigurovat jeden nebo více webů centra záznamů implementovat plánu správy záznamů.

V následujících částech jsou načrtnuty primární prvky, které patří do jednotlivých kroků.

Plánování správy záznamů

Před tím, než může organizace konfigurovat web centra záznamů jako řešení správy záznamů, měla by vyvinout formální plán pro strategii správy záznamů. Specifické prvky formálního plánu správy záznamů budou pravděpodobně v jednotlivých organizacích nebo podnicích jedinečné. Skutečně všechny plány správy záznamů však zahrnují následující dokumenty a procesy:

Plánu souborů      Plán souborů popisuje typů dokumentů nebo položek, které organizace potvrzuje jako oficiální záznamy. Ho označuje, kde jsou uložené tyto záznamy a poskytuje informace, které odlišuje jeden typ záznamu z jiného. Plán souborů slouží jako úplný sbírka zásady, procesy a pokyny k vytváření, ukládání a správu záznamů. Plán souborů by měl vysvětlovat všechny záznamy, bez ohledu na média, včetně papíru, blogy, wikiweby, e-mailu a elektronické soubory. Musí taky určit, jak rozdělit, zabezpečená a nakonec odstraněna každý záznam. By měl taky zahrnovat aspektech pro speciální kategorie záznamů, třeba důvěrné, velmi důležité, obchodní tajemství nebo privilegovaných záznamy. Nakonec plánu souborů zadejte lidmi, kteří jsou zodpovědní za správu každý typ záznamu.

Záznam knihoven    knihovny záznamů jsou v podstatě knihovny dokumentů, které vytvoříte ke klasifikaci a ukládání důležitých záznamů. Vytvoření knihovny záznam pro každý typ záznamu, který chcete zachovat. Záznamy jsou automaticky směrovat do příslušné knihovny na základě nastavení konfigurovat organizátora obsahu.

Typy obsahu    Typy obsahu definovat typy záznamů, které potřebuje vaše organizace k ukládání a určení jedinečné vlastnosti pro každý typ záznamu můžete vytvořit. Definování typů obsahu pro určité typy záznamů, vaší organizace můžete zajistit, že každé z těchto skupin obsahu je spravovaný v jednotný způsob. Dokumenty Office, PDF, TIFFs (naskenované obrázky), e-mailu, konverzace pomocí rychlých zpráv, videa a fyzických záznamů můžete všechny být klasifikované a uložené s typy obsahu, které vytvoříte. Všechny záznamy s názvem "smlouvy", například bude použit stejný způsobem a konzistentní ve službě SharePoint záznamů systému řízení. Použití typů obsahu ke klasifikaci a ukládat záznamy je alternativou k použití knihoven záznamu.

Plán uchovávání informací    Plán uchovávání informací Určuje, jak dlouho každý typ záznamu v plánu souborů musí být zachovány (jeho období uchování) a proces pro odstraňování ho dosáhne konce tomto období (jeho proces dispozice). Pokyny v plánu uchovávání jsou obvykle založené na právní požadavky, rizika pro organizaci a obchodních potřeb. Kromě toho plán uchovávání informací obvykle popisuje nepředvídaných potřeb řízení rizik, určující období uchování pro každý typ záznamu.

Dokument požadavků dodržování předpisů    Dokument požadavků na shodu definuje pravidla, které IT systémy pro správu záznamů splňovat, možnosti, které musí mít a typy pravidelné kontroly, které podporují musí za účelem zajištění shody.

  • Formální proces pro pozastavení dispozic záznamů      Tento proces, který je někdy označovány jako blokování, podrobnosti o tom, jak v organizaci pozastaví odstraňování záznamů při výskytu události jako je třeba sporu, auditu nebo vyšetřování.

  • Systému sledování a vykazování manipulace se záznamy      Zajistit zaměstnanců zařadí zprávu otevření a Správa záznamů podle definovaný zásady a procesy, musíte mít programu správy záznamů procesu nebo systému sledování a vykazování týkající se zpracování hodnot záznamy.

Poznámka : Jako s jakýmkoli jiným webem, můžete ručně nahrát soubory do velikosti 2 GB o velikosti do centra záznamů. Pokud používáte organizátora obsahu pro směrování záznamů do centra záznamů, je limit velikosti souborů pro každý záznam 50MB.

Podrobnější informace o plánování řešení správy záznamů naleznete v odkazech v části Viz také.

Začátek stránky

Základní informace o konfiguraci webu centra záznamů

Když organizace zahájí podrobné plánování správy záznamů a vybuduje formální plán správy záznamů, může vytvořit a konfigurovat web centra záznamů, který usnadní implementaci tohoto programu.

Při konfiguraci webu centra záznamů je potřeba postupovat podle následujících pokynů:

  1. Vytvořte knihovny nebo seznamy záznamů pro správu a ukládání jednotlivých typů záznamů uvedených v plánu souborů.

    • Doporučujeme vytvořit pro každý typ obsahu v plánu záznamů jednu knihovnu záznamů .

    • Když jsou záznamy odeslány do centra záznamů, jsou směrovány do příslušného seznamu nebo knihovny.

  2. Vytvořte sloupce pro příslušné knihovny nebo seznamy dokumentů či typy obsahu, které budou obsahovat a zobrazovat metadata pro jednotlivé typy záznamů, které jsou uvedené v plánu souborů.

  3. Zadejte zásady správy informací pro jednotlivé typy záznamů na webu centra záznamů. Tyto zásady by měly odrážet období uchovávání a požadavky na audity, které jsou zadané v plánu souborů a plánu uchování ve vaší organizaci.

  4. Konfigurace organizátora obsahu pro směrování jednotlivých typů záznamů do správného umístění. Při záznamů na webu centra záznamů ručně nebo pomocí programu, aplikace používá tuto funkci pro zjistit, jak klasifikovat záznam v rámci webu centra záznamů a kam ho odeslat.

Podrobnější informace o konfiguraci a úpravách řešení správy záznamů naleznete v odkazech v části Viz také.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×