Úvod k centru záznamů

Informace uvedené v tomto článku vás seznámí s konceptem používání centra záznamů ke spravování a uchovávání záznamů. Na serveru Microsoft SharePoint Server 2010 se záznamem rozumí položky nebo dokumenty, které byly v systému deklarovány jako záznamy. V tomto článku naleznete obecné informace a pokyny, které vám pomohou pochopit výhody používání šablony webu centra záznamů. Podrobnější informace o vytváření a používání centra záznamů naleznete v odkazech v části Viz také.

V tomto článku

Základní informace

Funkce šablony webu centra záznamů

Příklad použití centra záznamů ke správě záznamů

Návrh webu centra záznamů

Plánování správy záznamů:

Základní informace o konfiguraci webu centra záznamů

Základní informace

Centrum záznamů má sloužit jako centrální úložiště, ve kterém může organizace uchovávat a spravovat všechny své záznamy, například právní nebo finanční dokumenty. Centrum záznamů podporuje celý proces správy záznamů počínaje shromažďováním záznamů přes správu záznamů a likvidací záznamů konče. Obvykle je web centra záznamů navržen a konfigurován podnikovými odborníky zabývajícími se správou záznamů a pracovníky oddělení informačních technologií tak, aby odpovídal archivačním předpisům organizace.

Poznámka : Microsoft Office SharePoint Server 2010 nabízí možnost spravovat záznamy „místně“. Při správě místních záznamů můžete použít jakékoli funkce dostupné v centru záznamů ke správě záznamů na libovolném webu služby SharePoint, například vynucení zásad správy informací, směrování nebo blokování. Chcete-li získat další informace o správě místních záznamů, podívejte se na odkazy v části Viz také.

Šablona webu centra záznamů na serveru Microsoft Office SharePoint Server 2010 je podobná jako na jiných webech služby SharePoint v tom, že slouží jako obecné úložiště dokumentů a umožňuje spolupráci mezi uživateli webu. Šablona webu centra záznamů je však předem nakonfigurovaný web specificky navržený tak, aby organizacím usnadnil implementaci jejich programů správy a uchovávání záznamů. Správa verzí a metadat, auditování, služba eDiscovery a upravitelné směrování záznamů jsou předdefinované funkce, které mohou napomáhat účinnější správě záznamů.

Web centra záznamů

Začátek stránky

Funkce šablony webu centra záznamů

Šablona webu centra záznamů spojuje některé standardní funkce dostupné na serveru Řízení podnikových projektů (EPM) společnosti Microsoft s několika dalšími specializovanými funkcemi pro správu záznamů a díky tomu poskytuje následující možnosti:

Možnosti ukládání:      Centrum záznamů má několik funkcí, které pomáhají zajistit integritu uložených záznamů:

  • Systém nikdy záznamy automaticky nemění. Díky tomu je zajištěno, že záznamy, které jsou uloženy na web centra záznamů a později znovu staženy, jsou vždy identické.

  • Správci webu mohou centrum záznamů nakonfigurovat tak, aby se zabránilo přímým neoprávněným změnám záznamů. K těm dochází v důsledku zaznamenání verzí všech změn provedených v dokumentech a v důsledku auditování určitých typů změn.

  • Centrum záznamů umožňuje správcům záznamů přidávat a uchovávat metadata u položek odděleně od metadat záznamu, takže informace související s úlohami správy záznamů je možné aktualizovat bez úpravy základního záznamu. Změny metadat se také ukládají do verzí.

Vynucení zásad správy záznamů:    Microsoft Office SharePoint Server 2010 obsahuje několik funkcí zásad užitečných pro správu záznamů:

  • Auditování:      Tato funkce protokoluje události a operace prováděné se soubory. Auditování je užitečné pro zaznamenání, kdo si zobrazuje informace v centru záznamů a získává k nim přístup.

  • Doba vypršení platnosti:      Tato funkce určuje, jak dlouho má být záznam uchován a jaká akce se má provést, končí-li období, po které mají být záznamy uchovány (například odstranění nebo spuštění pracovního postupu Schválení dispozice). Období uchovávání záznamu obvykle začíná v okamžiku, kdy je záznam poprvé odeslán do centra záznamů.

  • Čárové kódy:      Tato funkce vybaví každý záznam jedinečným obrázkem čárového kódu a číselnou hodnotou. Hodnota tohoto čárového kódu je uložena a indexována s elektronickou verzí záznamu. Čárové kódy jsou užitečné pro uchování a sledování fyzických záznamů. Mají-li záznamy v knihovně fyzické verze, umožňují čárové kódy vytvořit vztah mezi fyzickými verzemi a jejich elektronickými protějšky.

Programovatelné rozhraní sběru záznamů:     Centrum záznamů podporuje sadu služeb, které usnadňují sběr záznamů. Programovatelné rozhraní centra záznamů umožňuje organizacím konfigurovat správu dokumentů i e-mailové systémy tak, aby byly na web centra záznamů soubory odesílány automaticky. Obsah lze odesílat do centra záznamů pomocí webové služby s použitím protokolu SOAP (Simple Object Access Protocol) nebo pomocí e-mailu s použitím protokolu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). K odesílání záznamů do centra záznamů lze použít i pracovní postupy navržené v aplikaci Microsoft SharePoint Designer 2010. Chcete-li se dozvědět další informace o odesílání záznamů do centra záznamů, podívejte se na odkazy v části Viz také.

Směrování záznamů:      Součástí centra záznamů je seznam Organizátor obsahu, který automaticky směruje příchozí záznamy (odeslané automaticky i ručně) na správné místo v závislosti na typu záznamu. Když je záznam odeslán do centra záznamů, často ho doprovází další související informace, jako historie auditu a metadata. Historie auditu záznamu je uložena v centru záznamů jako soubor XML a metadata záznamu se ukládají jako soubor XML i ve sloupcích metadat na webu centra záznamů. Chcete-li se dozvědět další informace o konfiguraci a směrování záznamů pomocí organizátora obsahu, podívejte se na odkazy v části Viz také.

Blokování:      Centrum záznamů coby součást služby známé jako eDiscovery umožňuje v organizacích umístit do seznamu Blokování záznamy, u kterých probíhá právní zjišťování jako součást soudního sporu nebo na které se vztahuje audit či vyšetřování. Když jsou záznamy blokovány, jsou u nich pozastaveny veškeré zásady vypršení platnosti, které se na ně mohou vztahovat, a záznamy jsou tak chráněny před zničením. Například v případě právního zjišťování umístí organizace k blokování příslušné záznamy, jejichž vytvoření může být požadováno, a tyto záznamy budou k dispozici, dokud nebude zjišťování ukončeno. Záznamy je možné přidat k více blokováním současně. Správci záznamů mohou také v centru záznamů vyhledávat záznamy, které je nutné blokovat. Další informace o službě eDiscovery naleznete v odkazech v části Viz také.

Začátek stránky

Příklad použití centra záznamů ke správě záznamů

Po společnostech se často vyžaduje, aby pravidelně vypracovávaly a poskytovaly finanční zprávy pro daňové účely. V určitou chvíli se může po společnosti požadovat, aby poskytla informace týkající se financí, například jako součást procesu auditu, a podané finanční informace musí splňovat požadavek, že údaje nejsou žádným způsobem pozměněny. Má-li finanční oddělení společnosti vyhovět takovému požadavku, vyhledá finanční zprávy a nasměruje je do specifické knihovny Blokování v rámci webu centra záznamů služby SharePoint. Odesláním zpráv do knihovny Blokování dojde k pozastavení všech předdefinovaných zásad, které by se na ně mohly vztahovat, a přístup k těmto zprávám je blokován až do určitého data a času nebo až do okamžiku, kdy dojde k příslušné autorizaci. Finanční zprávy jsou uloženy na web centra záznamů spolu se související historií auditu a dalšími metadaty.

Příklad pracovního postupu při blokování záznamů

Začátek stránky

Návrh webu centra záznamů

Na nejvyšší úrovni zahrnuje návrh webu centra záznamů pro implementaci programu správy záznamů dva hlavní kroky:

  1. Organizace musí vyvinout strategii správy záznamů a formální plán správy záznamů. Jedná se o kolektivní úkol, který zahrnuje koordinaci mezi správci záznamů, osobami zodpovědnými za zajišťování dodržování předpisů, pracovníky oddělení informačních technologií a pracovníky zpracovávajícími informace.

  2. Organizace potom musí konfigurovat jeden nebo více webů centra záznamů pro implementaci plánu správy záznamů.

V následujících částech jsou stručně popsány základní prvky, které jsou součástí všech uvedených kroků.

Plánování správy záznamů:

Před tím, než může organizace konfigurovat web centra záznamů jako řešení správy záznamů, měla by vyvinout formální plán pro strategii správy záznamů. Specifické prvky formálního plánu správy záznamů budou pravděpodobně v jednotlivých organizacích nebo podnicích jedinečné. Prakticky všechny plány správy záznamů však zahrnují následující dokumenty a procesy:

Plán souborů:     Plán souborů popisuje typy dokumentů nebo položek, které organizace uznává jako oficiální firemní záznamy. Určuje, kde jsou tyto záznamy uloženy, a uvádí informace, které od sebe odlišují jednotlivé typy záznamů. Plán souborů slouží jako souhrnná sada zásad, procesů a pokynů pro vytváření, ukládání a správu záznamů. Plán souborů by měl pokrývat všechny záznamy bez ohledu na médium, kterým mohou být například papír, blogy, wikiweby, e-mail a elektronické soubory. Musí také určovat, jak jednotlivé záznamy třídit, zabezpečit a nakonec zlikvidovat. Měl by také brát zřetel na speciální kategorie záznamů, jako jsou záznamy tajné, velmi důležité, obchodní tajemství či požívající zvláštní práva. Plán souborů musí rovněž určovat osoby, které nesou za správu jednotlivých typů záznamů odpovědnost.

Knihovny záznamů:   Ve službě SharePoint jsou knihovny záznamů v podstatě knihovny dokumentů, které si vytvoříte za účelem třídění a ukládání důležitých záznamů. Pro každý typ záznamu, který chcete uchovat, vytvoříte knihovnu záznamů. Záznamy jsou pak automaticky směrovány do příslušné knihovny na základě nastavení konfigurovaného v organizátoru obsahu.

Typ obsahu:    Ve službě SharePoint vytvoříte typy obsahu definující typy záznamů, které vaše organizace potřebuje ukládat, a identifikující všechny jedinečné vlastnosti každého typu záznamu. Definováním typu obsahu pro specifický druh záznamu bude mít organizace zajištěno, že každá z těchto skupin obsahu bude spravována stejným způsobem. Dokumenty systému Office, soubory PDF, soubory TIFF (skenované obrázky), e-maily, konverzace prostřednictvím zasílání rychlých zpráv, videa i fyzické záznamy lze třídit a ukládat s typem obsahu, který vytvoříte. S jakýmkoli záznamem označeným například jako „smlouva” se bude v rámci systému správy záznamů služby SharePoint nakládat stejně a konzistentním způsobem. Používání typů obsahu ke třídění a ukládání záznamů je alternativní způsob k používání knihoven záznamů.

Plán uchovávání:      Plán uchovávání určuje, jak dlouho by měly být jednotlivé typy záznamů v plánu souborů uchovány (dobu jejich uchování) a proces jejich zničení, když je dosaženo konce tohoto období (proces jejich zničení). Pokyny v plánu uchovávání jsou obvykle založeny na právních požadavcích, rizicích, která pro organizaci představují, a podnikových potřebách. Dále plán uchovávání obvykle obsahuje popis rizik správy v případě výjimečných událostí, které určují dobu uchování jednotlivých typů záznamů.

Dokument požadavků na shodu:      Dokument požadavků na shodu definuje pravidla, kterým musí vyhovovat systémy informačních technologií pro správu záznamů, funkce, které musí mít, a typy pravidelného sledování, které musí podporovat, aby byla zajištěna shoda.

  • Formální proces pro pozastavení odstraňování záznamů:     Tento proces, který se často nazývá blokování, obsahuje podrobné informace o tom, jak se v organizaci pozastaví odstraňování záznamů, když nastanou takové situace, jako jsou soudní spory, audity nebo vyšetřování.

  • Systém pro sledování a zprávy o manipulaci se záznamy:      Chcete-li mít jistotu, že zaměstnanci archivují záznamy, získávají k nim přístup a spravují je podle definovaných zásad a procesů, je třeba, aby program správy záznamů měl proces nebo systém sledování a vykazování manipulace se záznamy.

Poznámka :  Stejně jako u ostatních webů služby SharePoint můžete do centra záznamů ručně nahrát soubory o velikosti až 2 GB. Pokud ke směrování záznamů používáte organizátor obsahu, je velikost souboru každého záznamu omezena na 50 MB.

Podrobnější informace o plánování řešení správy záznamů naleznete v odkazech v části Viz také.

Začátek stránky

Základní informace o konfiguraci webu centra záznamů

Poté, co organizace zahájí podrobné plánování správy záznamů a vypracuje formální plán správy záznamů, může vytvořit a konfigurovat web centra záznamů, který usnadní implementaci tohoto programu.

Při konfiguraci webu centra záznamů je třeba provést následující kroky:

  1. Vytvořte knihovny nebo seznamy záznamů pro správu a ukládání jednotlivých typů záznamů uvedených v plánu souborů.

    • Doporučujeme vytvořit pro každý typ obsahu v plánu záznamů jednu knihovnu záznamů .

    • Když jsou záznamy odeslány do centra záznamů, jsou směrovány do příslušného seznamu nebo knihovny.

  2. Vytvořte sloupce pro příslušné knihovny nebo seznamy dokumentů či typy obsahu, které budou obsahovat a zobrazovat metadata pro jednotlivé typy záznamů uvedené v plánu souborů.

  3. Zadejte zásady správy informací pro jednotlivé typy záznamů na webu centra záznamů. Tyto zásady by měly odrážet období uchovávání a požadavky na audity, které jsou zadané v plánu souborů a plánu uchovávání ve vaší organizaci.

  4. Nakonfigurujte seznam Organizátor obsahu pro směrování jednotlivých typů záznamů do správného umístění. Poté co jsou záznamy ručně nebo programově odeslány na web centra záznamů, Microsoft Office SharePoint Server 2010 pomocí této funkce určí, jak klasifikovat záznam v rámci webu centra záznamů a kam ho odeslat.

Podrobnější informace o konfiguraci a úpravách řešení správy záznamů naleznete v odkazech v části Viz také.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×