Úvod do správy dokumentů

Správa dokumentů se zaměřuje na ukládání a uspořádání dokumentů s cílem podporovat aktuálně rozpracovanou práci, včetně vytváření obsahu a sdílení v rámci organizace. Když organizace nemají zaveden žádný formální systém správy dokumentů, obsah se často vytváří a ukládá neuspořádaně a decentralizovaně v různých umístěních pro sdílení souborů a na pevných discích jednotlivých uživatelů. Pro zaměstnance je pak složité obsah efektivně vyhledávat, sdílet a spolupracovat na jeho základě. Zároveň to organizacím ztěžuje možnost využití cenných vnitropodnikových informací a dat zahrnutých v obsahu.

Server Microsoft Office SharePoint Server 2007 podporuje potřeby vaší organizace v oblasti správy dokumentů tím, že poskytuje širokou škálu funkcí pro tuto oblast, které vám umožňují:

  • Ukládat, uspořádávat a vyhledávat dokumenty

  • Zajistit konzistenci dokumentů

  • Spravovat metadata k dokumentům

  • Pomoci ochránit dokumenty před neoprávněným přístupem či použitím

  • Zajistit konzistenci podnikových procesů (pracovních postupů) při práci s dokumenty

Poznámka : Tento článek odkazuje na ukázkový web SharePoint vytvořený společností Adventure Works, což je fiktivní výrobce jízdních kol a součástek a doplňků k jízdním kolům.

Například tým technické dokumentace ve společnosti Adventure Works, který vytváří publikace určené zákazníkům, jako jsou uživatelské příručky a listy s produktovými specifikacemi, využívá mnohé funkce pro správu dokumentů nabízené serverem Office SharePoint Server 2007. Tým ukládá veškerý vytvořený obsah na webu, který je založen na šabloně webu Centrum dokumentů. Na svém webu Centrum dokumentů využívají členové týmu správu hlavních a dílčích verzí ke sledování vývoje verzí jednotlivých dokumentů. Využívají také povinnou rezervaci, aby zajistili, že si navzájem nevratně nepřepíší provedenou práci.

Ukládání a uspořádání dokumentů na webu Centrum dokumentů

Šablonu webu Centrum dokumentů obsaženou v aplikaci Office SharePoint Server 2007 lze využít k tvorbě webů optimalizovaných pro vytváření, používání a ukládání velkého množství dokumentů. Weby vytvořené ze šablony webu Centrum dokumentů obsahují specializované funkce pro správu dokumentů, jako je povinná rezervace a správa hlavních a dílčích verzí, které jsou ve výchozím nastavení zapnuty. Povinná rezervace pomáhá zabránit konfliktům a nejasnostem ohledně změn, protože v daném okamžiku může soubor upravovat vždy jediný uživatel. Správa verzí umožňuje sledovat změny v dokumentech a pomáhá spravovat obsah během revizí. Tato funkce je zvlášť užitečná, když na projektech spolupracuje více uživatelů, nebo v případě, že informace procházejí několika fázemi vývoje a revizí.

Využití typů obsahu k jednotné správě dokumentů

Typ obsahu je skupina opakovaně použitelných nastavení, která popisují sdílené chování pro konkrétní typ obsahu. Typy obsahu umožňují organizacím uspořádávat, spravovat a zpracovávat obsah v rámci kolekce webů jednotným způsobem. U každého typu dokumentu nebo informačního produktu vytvářeného ve vaší organizaci můžete definovat typ obsahu a zajistit tak, aby tyto odlišné typy dokumentů byly zpracovávány konzistentně.

Například oddělení technické dokumentace ve společnosti Adventure Works vytvořilo dva typy obsahu nazvané Uživatelská příručka a Produktová specifikace. Když členové týmu přejdou na web Centrum dokumentů vytvořit nový dokument, oba tyto typy obsahu jsou k dispozici jako možnost tlačítka Nový v knihovně dokumentů. Každý typ obsahu určuje vlastní šablonu, takže všechny uživatelské příručky a produktové specifikace sdílejí společný formát. Každý typ obsahu také určuje podobu vlastních sloupců, takže například všechny uživatelské příručky obsahují metadata o tom, ke kterým modelům produktů se vztahují. Jednotlivé typy obsahu zahrnují dokonce i vlastní pracovní postupy, takže tým má jistotu, že každá uživatelská příručka projde týmiž procesy shromáždění názorů a schválení. A protože produktové specifikace jsou zahrnuty v odlišném typu obsahu, mohou tyto dokumenty procházet jinými procesy a obsahovat sloupce vyžadující jiná metadata.

Správa vlastností dokumentů

Jedním z primárních prostředků, pomocí nichž uživatelé vyhledávají informace uložené na webu nebo v systému pro správu dokumentů, je prohlížení nebo vyhledávání metadat (vlastností dokumentu) uložených společně se soubory. Zaměstnanci organizací ovšem často nevěnují čas tomu, aby při ukládání souborů vlastnosti dokumentů přidali nebo aktualizovali.

Programy a servery dostupné v rámci sady Microsoft Office 2007 pomáhají uživatelům vytvářet a aktualizovat metadata dokumentů. Když otevřete nebo upravujete dokument, který je uložen na webu serveru Office SharePoint Server 2007 v kancelářské aplikaci sady Office 2007, jako je Word, Excel či PowerPoint, můžete upravit vlastnosti serveru pro daný dokument v Panelu informací o dokumentu, který se zobrazí v horní části souboru. Pokud se do typu obsahu pro daný dokument nebo do knihovny, kam se dokument ukládá, přidávají vlastní sloupce, zobrazí se hodnoty těchto sloupců jako pole vlastností v Panelu informací o dokumentu. Díky integraci úpravy vlastností dokumentu do procesu úpravy obsahu usnadňují aplikace sady Office 2007 organizacím zlepšování kvality metadat spojených s firemním obsahem.

Panel informací o dokumentu

Organizace také mohou využít aplikace Microsoft Office InfoPath 2007 k vytváření vlastních Panelů informací o dokumentu, které poté mohou přidat ke konkrétním typům obsahu.

Podpora ochrany dokumentů

Server Office SharePoint Server 2007 také organizacím nabízí několik způsobů, které pomáhají chránit dokumenty uložené na webu služby SharePoint před neoprávněným přístupem či využitím. Organizace mohou uplatnit Správu přístupových práv k informacím (IRM) na celou knihovnu dokumentů a chránit tak celou sadu dokumentů. Správa přístupových práv k informacím vám umožňuje omezit činnosti, které mohou uživatelé provádět se soubory staženými ze seznamů či knihoven služby SharePoint. Správa přístupových práv k informacím zašifruje stažené soubory a omezí skupinu uživatelů či programů, které jsou oprávněny je dešifrovat. Správa přístupových práv k informacím může rovněž omezit práva uživatelů, kteří mají oprávnění ke čtení souborů, takže nebudou moci provádět akce jako tisk kopií souborů nebo kopírování textu z nich. Správa přístupových práv k informacím tak může vaší organizaci pomáhat při zajišťování dodržení firemních zásad, které řídí kontrolu a distribuci důvěrných či chráněných informací.

Server Office SharePoint Server 2007 vám pomáhá chránit soubory i dalšími způsoby. Chcete-li zabránit uživatelům ve čtení konceptů rozpracovaných dokumentů, můžete v knihovně dokumentů nastavit funkci správy hlavních a dílčích verzích a poté určit skupiny uživatelů s oprávněním ke čtení dílčích verzí (konceptů). Koncepty jsou dílčími verzemi souborů nebo položek seznamu, které dosud nebyly schváleny jako hlavní. Nastavíte-li, že v knihovně je vyžadováno schválení obsahu, nebudou koncepty publikovány jako hlavní verze, dokud uživatel s příslušným oprávněním dokument k publikování neschválí.

Dalším prvkem, který vám může pomoci při ochraně dokumentů, je konfigurace oprávnění pro jednotlivé složky, položky seznamu či dokumenty. Pokud knihovna dokumentů obsahuje pouze jeden či dva soubory, u kterých chcete omezit přístup, můžete upravit oprávnění pro tyto jednotlivé položky a změnit tak, kdo je může zobrazit či upravovat.

Správa procesů souvisejících s dokumenty pomocí pracovních postupů

Na podporu běžných podnikových procesů souvisejících s dokumenty nabízí server Office SharePoint Server 2007 vestavěné pracovní postupy, které mohou organizace využít ke správě úloh jako je revize a schválení dokumentů a shromáždění podpisů. Pracovní postup je definován jako automatizovaný pohyb dokumentů či položek posloupností akcí nebo úloh, které se vztahují k podnikovému procesu. Pracovní postupy pomáhají organizacím spravovat podnikové procesy vztahující se k dokumentům efektivněji, protože automaticky sledují a řídí úkoly uživatelů zapojených do těchto procesů.

Například tým technické dokumentace ve společnosti Adventure Works ve velké míře využívá pracovní postup Shromáždit názory. Namísto odesílání e-mailů recenzentům může autor zahájit pracovní postup s aktuálním dokumentem přímo z aplikace Office Word 2007. Pracovní postup řídí správu celého procesu, včetně odeslání zpráv s upozorněním recenzentům, vytvoření úkolů pro recenzenty a sledování stavu těchto úkolů. Recenzenti mohou dokončit své úkoly v aplikaci Word 2007 nebo Microsoft Office Outlook 2007.

S pomocí aplikace Microsoft Office SharePoint Designer 2007 nebo rozšíření Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation mohou navíc organizace vyvíjet a nasadit vlastní pracovní postupy pro správu podnikových procesů jedinečných v dané organizaci.

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×