Úvod do správy dokumentů

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Správa dokumentů se zaměřuje na ukládání a uspořádání dokumentů na podporu aktivní probíhající práce, včetně obsahu vytváření a sdílení v rámci organizace. Pokud organizace nemají jakýkoli druh systému správy formální dokumentů na místě, obsah často vytvořili a uložili nespravované a decentralizované způsobem na roztroušených sdílené složky a jednotky jednotlivé pevného disku. Díky tomu pevné pro zaměstnance najít, sdílet a efektivně spolupracovat na obsah. Také díky tomu složité určené pro organizace používání informací o zaměstnání cenný a data v obsahu.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 podporuje potřeby v oblasti správy organizace dokument zadáním obecných sady dokumentů možnosti správy, které vám umožní postupujte takto:

  • ukládat, organizovat a hledat dokumenty

  • zajistit konzistenci dokumentů

  • spravovat metadata dokumentů

  • pomáhat ochránit dokumenty před neoprávněným přístupem nebo použitím

  • zajistit konzistentní obchodní procesy (pracovní postupy) při zacházení s dokumenty

Poznámka : Tento článek odkazuje na Sharepointový web příklad vytvořil Adventure Works fiktivní společnost, která vyrábí jízdní kola na kolo součásti a bicycling příslušenství.

Například týmu technické si přečtěte následující dokumentaci na Adventure Works, který vytváří zákazníkem publikací třeba uživatelské příručky a listy specifikace produktu, používá spoustu funkce pro správu dokumentů v Office SharePoint Server 2007. Tým ukládá veškerý obsah, který předtím vytvořil v web, který byl vytvořený ze šablony webu Centrum dokumentů. Členové týmu jejich webu centra dokumentů pomocí hlavní a dílčí verze můžete sledovat vývoj dokumentů pomocí verze. Budou použít povinnost rezervovat a zajistit tak, aby členové týmu není přepsat omylem práce jednu jiného uživatele.

Uložení a uspořádání dokumentů na webu Centrum dokumentů

Šablona webu Centrum dokumentů zahrnutý v sadě Office SharePoint Server 2007 slouží k vytváření webů, které je optimalizované pro vytvoření, použití a ukládání většího počtu dokumentů. Weby, které jsou vytvořené ze šablony webu Centrum dokumentů specializovaný funkce pro správu dokumentů například povinnost rezervovat a správa verzí dokumentů hlavní a vedlejší, které jsou ve výchozím nastavení zapnutá. Povinnost rezervovat předcházet konfliktů a zapomíná a to prostřednictvím změny, protože pouze jeden uživatel může změnit souboru v daném okamžiku. Správa verzí umožňuje sledovat změny dokumentů a pomáhá spravovat obsah jako opravíte. Správa verzí je užitečná, když několika lidem současně pracovat na projektech, nebo když informace procházejí několika fázemi vývoje a revize.

Použití typů obsahu ke konzistentní správě dokumentů

Typ obsahu je skupina opakovaně použitelný nastavení, které popisují sdílené chování pro specifický typ obsahu. Typy obsahu organizacím umožňují uspořádat a spravovat zpracování obsahu v jednotný způsob v kolekci webů. Můžete definovat typu obsahu pro každý typ dokumentu nebo informace o produktu, který vaše organizace vytvoří zajistit, že tyto různých typů dokumentů, fungují v jednotný způsob.

Například oddělení technické si přečtěte následující dokumentaci společnosti Adventure Works vytvořené dva typy obsahu s názvem uživatelské příručce a specifikace. Členové týmu přejděte do centra dokumentu k vytvoření nového dokumentu, jednotlivé typy obsahu nabídne jako jednu z možností na tlačítko Nový v knihovně dokumentů. Každý typ obsahu určuje vlastní šablonu, aby všechny uživatelské příručky a specifikace produktu sdílet obvyklý formát. Každý typ obsahu taky určuje vlastní vlastní sloupce tak, že, například všechny uživatelské příručky obsahují metadata o použití modelů produktu příručky. Každý typ obsahu i obsahuje vlastní pracovní postupy tak, aby týmu jistotu, že každé uživatelské příručce splňuje stejné procesy zpětné vazby a schválení. A protože specifikace produktu jsou obsaženy v jiném typu obsahu, tyto dokumenty můžete sledovat různé postupy a sloupce, které vyžadují různé metadata.

Spravovat vlastnosti dokumentu

Jednu primární způsobů, jak lidé najdou informace, které je uložený na webu nebo v systému správy dokumentů je procházení nebo hledání metadata (Vlastnosti dokumentu), který je uložený i soubory. Však zaměstnanci v organizacích často neprovádět čas přidat nebo aktualizovat vlastnosti dokumentu pro soubory při jejich neuložit.

Programy a servery k dispozici v Microsoft Office 2007 umožňují uživatelům vytvářet a aktualizovat metadat pro dokumenty. Při otevření nebo úprava dokumentu, který je uložený na webu Office SharePoint Server 2007 v desktopové aplikaci Office 2007, třeba Word, Excel nebo PowerPoint, můžete upravit vlastnosti serveru pro tento dokument v panelu informací o dokumentech, které se zobrazí v horní části souboru. Pokud Přidání vlastní sloupce k typu obsahu pro tento dokument nebo do knihovny, kde je dokument uložený tyto hodnoty sloupců jsou zobrazeny jako pole vlastnosti v panelu informací o dokumentech. Integrací úpravy prostředí vlastnosti dokumentu do obsah úpravy prostředí, programy v Office 2007 Usnadněte organizacích zlepšit kvalitu metadat pro svůj obsah.

Document Information Panel

Kromě toho organizace umožňuje Microsoft Office InfoPath 2007 vytvořit vlastní panely informací o dokumentu, který poté můžete přidat do konkrétních typů obsahu.

Chránit dokumenty

Office SharePoint Server 2007 taky nabízí několik způsobů určené pro organizace se můžete pomoci chrá dokumenty, které jsou uložené na web služby SharePoint z neoprávněnému přístupu nebo použít. Organizace můžete použít Správa přístupových práv (IRM) do knihovny celý dokument chránit celou sadu dokumentů. Technologie IRM umožňuje omezit akce, které uživatelé lze provádět se soubory stažené ze Sharepointové seznamy nebo knihovny. Technologie IRM šifruje stažené soubory a omezuje skupinu uživatelů a programy, které jsou povoleny dešifrovat tyto soubory. Technologie IRM můžete také omezit oprávnění uživatelů, kteří mohou číst soubory, takže nejde provést akce například tisk kopie souborů nebo kopírování textu z nich. Technologie IRM tedy pomáhá organizaci k jejímu vynucení podnikových zásad, které určují způsob řízení a rozšiřování důvěrné nebo vlastních informací.

Office SharePoint Server 2007 umožňuje chránit soubory jiným způsobem. Pokud chcete uživatelům zabránit čtení konceptům probíhá, můžete nastavení knihovny dokumentů s hlavní verze a podverze správy verzí a zadejte skupiny lidí, které jsou povoleny číst podverze (koncepty). Koncepty jsou podverzí soubory nebo položky seznamu, které zatím nejsou schválené jako hlavní. Pokud jste nastavili tuto knihovnu chcete požadovat schválení obsahu, nejsou až uživatel příslušná oprávnění dokument pro publikaci jako hlavní koncept schválí koncepty publikován jako hlavní verze.

Dalším způsobem můžete chránit dokumenty je konfigurací oprávnění pro jednotlivé složky, položky seznamů nebo dokumentů. Pokud jsou pouze jednu nebo dvě souborů v knihovně dokumentů, ke kterému chcete omezit přístup, můžete upravit oprávnění pro tyto jednotlivé položky, pokud chcete změnit, kdo má oprávnění zobrazit ani upravit.

Správa dokumentů souvisejících procesů pomocí pracovních postupů

K podpoře dokumentů souvisejících obchodních procesů, Office SharePoint Server 2007 nabízí předdefinované pracovní postupy, které mohou organizace použít ke správě úloh, jako je kolekce podpisu, revize a schválení dokumentu. Pracovní postup je definována jako automatický přesun dokumenty nebo položky pomocí posloupnosti akcí nebo úkolů, které se vztahují k obchodních procesů. Pracovní postupy organizacím mnohem efektivněji spravovat dokumentů souvisejících obchodních procesů, protože automaticky sledovat a spravovat úkoly zahrnuté do těchto procesů.

Například týmu technické si přečtěte následující dokumentaci na Adventure Works využívá rozsáhlé pracovního postupu Shromáždit názory. Místo odesílání e-mailu recenzentům, můžete zapisovací spuštění pracovního postupu v aktuálním dokumentu přímo z Office Word 2007. Pracovní postup stará o správu procesu, včetně odesílání oznámení recenzentům, vytváření úkolů pro ně a sledování stavu těchto úkolů. Recenzenti dokončením svých úkolech v Word 2007 nebo Microsoft Office Outlook 2007.

Kromě toho pomocí Microsoft Office SharePoint Designer 2007 nebo Microsoft Visual Studio 2005 rozšíření pro Windows Workflow Foundation organizace vyvíjet a nasazení vlastních pracovních postupů, které spravují obchodních procesů, které jsou jedinečné pro jejich organizace.

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×