Úvod do seznamů

Důležité : Tento článek je strojově přeložených naleznete v tématu omezení. Anglická verze tohoto článku zde prosím najdete pro váš odkaz.

V tomto článku najdete základní informace o tom, jak fungují seznamy v SharePointu.

Poznámka :  Nezapomeňte, že informace obsažené v tomto článku a typy seznamů, které máte k dispozici, jsou závislé na vaší verzi SharePointu. Pokud nevíte, jakou verzi používáte, zeptejte se správce.

Seznam je souhrn údajů, který můžete sdílet se členy týmu a dalšími uživateli webu. Pomocí seznamu můžete například vytvořit podpisový arch události nebo sledovat události týmu v kalendáři. Můžete využít některý z řady seznamů a šablon seznamů připravených k okamžitému použití, které jsou dobrým výchozím bodem pro organizaci položek seznamu. Způsob organizace seznamů závisí na potřebách vaší skupiny a na tom, jaký postup je vám při ukládání a vyhledávání informací nejbližší. Tenhle článek nabízí přehled funkcí seznamů, obecný popis akcí, které můžete se seznamy provádět, a taky seznam dalších kroků, abyste mohli se seznamy pracovat.

V tomto článku

Přehled seznamů

Způsoby práce se seznamy

Typy seznamů

Uspořádání seznamů na webu

Uložení více položek v jednom seznamu

Vytvoření více seznamů

Uspořádání položek v seznamu

Přehled seznamů

Web většinou obsahuje hodně výchozích seznamů, včetně seznamů Odkazy, Oznámení, Kontakty, Sledování problémů, Průzkumy a Úkoly, které můžete používat jako ústřední bod týmové spolupráce nebo obchodního řešení. Mnohdy tyto výchozí seznamy nabízejí rychlá a efektivní řešení s malými úpravami nebo dokonce bez úprav. Můžete třeba použít:

  • Úkoly, které zahrnují sledování vlastnictví a průběhu a přímo v rámci stránky i časovou osu pro vizuálně atraktivní prezentaci obsahu seznamů

  • Sledování problémů s ukládáním informací pro správu a historii verzí k hlubší analýze projektů pracovní skupiny a běžných pracovních úkolů

Seznamy jsou flexibilní a nabízejí spoustu možností využití a integrovaných funkcí, které poskytují bezpečný způsob, jak ukládat a sdílet data a pracovat s nimi. Můžete provádět následující akce:

  • Můžete vytvořit seznam s nejrůznějšími sloupci, přičemž mezi možné typy patří Text, Číslo, Volba, Měna, Datum a čas, Vyhledávání, Ano/Ne a Počítané. Kromě toho jde k položce seznamu připojit jeden nebo víc souborů s dalšími podrobnostmi, třeba tabulku s podpůrnými údaji nebo dokument s hlubším vysvětlením celkového kontextu.

  • Můžete vytvořit seznam k uspořádávání, řazení a filtrování dat rozdílnými a konkrétními způsoby, měnit metadata, (třeba přidáváním a odebíráním sloupců a úpravami ověřovacích pravidel) a používat seznamy konzistentně na webech s typy obsahu, sloupci webu a šablonami. Na domovské stránce třeba můžete zobrazit jen aktuální události z kalendáře a na jiné stránce vytvořit vizuální zobrazení (podobné nástěnnému kalendáři).

  • Můžete vytvořit relace mezi seznamy pomocí kombinace jedinečných sloupců, vyhledávacích sloupců a vynucováním relací (kaskádové odstranění a zákaz odstranění). To všechno přispívá k lepším možnostem vytváření složitějších obchodních řešení a zachování integrity dat.

  • Můžete vytvořit vlastní seznamy, zobrazit data ve webových částech a na stránkách webových částí, importovat a exportovat data a odkazovat na ně z jiných programů, jako je třeba Excel a Access.

  • Můžete sledovat verze a podrobnou historii, vyžadovat schválení k úpravě dat, používat zabezpečení na úrovni položek a složek, vracet položky se změnami a rezervovat je a automaticky mít stále aktuální informace o změnách díky upozorněním (upozorněním obecně nebo upozorněním prostřednictvím informačních kanálů RSS).

  • Můžete uspořádat obsah v jediném seznamu do složek pro větší pohodlí a lepší výkon a zlepšit celkový výkon u velkých seznamů pomocí indexování.

Začátek stránky

Způsoby práce se seznamy

V následujícím textu najdete některé způsoby práce se seznamy, které pomáhají spravovat informace pro vaší skupinu.

Sledování verzí a podrobné historie:    Můžete sledovat verze položek seznamů, abyste věděli, které položky se mezi verzemi změnily a kdo položky seznamu změnil. Pokud je v nové verzi chyba, můžete obnovit předchozí verzi položky. Sledování historie seznamu je zvlášť důležité v případě, že společnost potřebuje sledovat vývoj seznamu.

Vyžadované schválení:    Podle potřeby můžete zadat, aby schválení položky seznamu povinné před tím, než ho budou moct prohlížet ostatní. Položky zůstanou ve stavu čekání na zpracování, dokud nebudou schválené nebo zamítnuté uživatelem, který má oprávnění je schvalovat. Můžete určit, které skupiny uživatelů můžou položku seznamu před jejím schválením zobrazit.

Vlastní nastavení oprávnění:    Můžete zadat, jestli jsou účastníci oprávnění v seznamu číst a upravovat jenom položky, které sami vytvořili, nebo všechny položky v seznamu. Uživatelé, kteří mají oprávnění ke správě seznamů, můžou číst a upravovat všechny položky seznamu. Můžete taky pro jednu položku seznamu použít konkrétní úrovně oprávnění, třeba pokud položka obsahuje důvěrné informace.

Vytváření a správa zobrazení:    Vaše skupina může vytvářet různá zobrazení stejného seznamu. Obsah daného seznamu se nemění, ale položky jsou uspořádané nebo filtrované tak, aby uživatelé dokázali najít nejdůležitější nebo nejzajímavější informace podle svých potřeb.

Aktualizace seznamů:    Proces přidávání, úprav a odstraňování položek seznamů je podobný a nezávisí na typu seznamu, který aktualizujete. Máte dvě možnosti, jak přidat nebo upravit položky v seznamu:

  • Pomocí formuláře, což je výchozí metoda

  • Pomocí úprav na řádku, což znamená, že položku přidáte přímo na stránky seznamu

Pokud je u seznamu nastavené sledování verzí, vytvoří se při každé úpravě položky seznamu její nová verze. Pokud jste v nové verzi udělali chybu, můžete zobrazit historii s informacemi o změnách položky seznamu a obnovit předchozí verzi.

Použití vzorců a počítaných hodnot:    Pomocí vzorců a počítaných hodnot můžete dynamicky generovat informace ve sloupcích seznamu. Operace můžou zahrnovat informace dalších sloupců v seznamu, ale taky systémové funkce, například [dnes] k označení aktuálního data. Můžete třeba zadat výchozí termín splnění, který je sedm dní od aktuálního data.

Zajištění příjmu informací o změnách:    V seznamech a zobrazeních můžete využívat technologii RSS, která umožňuje, aby členové pracovních skupin automaticky dostávali aktualizace. Díky téhle technologii můžou uživatelé přijímat a zobrazovat aktualizace (neboli kanály RSS) diskusních příspěvků a dalších informací na nějakém společném místě. Kromě toho můžete vytvořit e-mailová upozornění, která vás budou informovat, když dojde ke změně seznamů nebo k přidání nových položek. Upozornění představují pohodlný způsob sledování změn, které jsou pro vás důležité.

Vytvoření relací mezi seznamy:    Pokud chcete vytvořit relaci mezi dvěma seznamy, vytvořte ve zdrojovém seznamu vyhledávací sloupec, který načte (vyhledá) jednu nebo víc hodnot z cílového seznamu, pokud tyto hodnoty odpovídají hodnotám ve vyhledávacím sloupci ve zdrojovém seznamu. Pokud bude potřeba, můžete přidat další sloupce z cílového seznamu do zdrojového seznamu. Když vytvoříte vyhledávací sloupec, můžete se taky rozhodnout, že vynutíte chování relace, a to nastavením možnosti kaskádového odstranění nebo zákazu odstranění, díky kterým můžete zajistit platnost údajů a předcházet nekonzistencím, které by mohly v budoucnu způsobit problémy.

Sdílení informací v seznamu s databázovým programem:    Pokud máte nainstalovaný databázový program, jako je třeba Access, můžete exportovat a importovat data webu a propojit tabulku z databáze se seznamem. Při práci s daty seznamu v databázi Accessu můžete také vytvářet dotazy, formuláře a sestavy.

Konzistentní používání seznamů na různých webech:    Pokud vaše skupina pracuje s více typy seznamů, můžete dosáhnout jejich konzistentnosti pomocí typů obsahu, sloupců webu a šablon seznamů. Tyto funkce umožňují efektivním způsobem opakovaně používat nastavení a strukturu seznamů. Můžete třeba vytvořit typ obsahu pro problémy služeb zákazníkům – v tomto typu obsahu budou definované určité sloupce (například kontakt na zákazníka) a obchodní procesy. Dalším příkladem může být vytvoření sloupce webu pro názvy oddělení – tento sloupec webu bude obsahovat rozevírací seznam oddělení. Takový sloupec jde použít opakovaně ve víc seznamech a zajistit tak, aby se názvy zobrazily ve všech seznamech stejným způsobem.

Práce na položkách seznamu z e-mailového programu:    Při použití e-mailového programu kompatibilního s technologiemi SharePointu můžete mít důležité informace o seznamech pořád po ruce. Pokud třeba používáte Outlook, můžete zobrazit a aktualizovat úkoly, kontakty a diskusní vývěsky na svém webu přímo z Outlooku.

Nastavení cíle obsahu:    Pro seznam můžete povolit směrování na cílovou skupinu, aby se položky v seznamu zobrazovaly jen uživatelům, kteří jsou členy určité skupiny nebo cílové skupiny služeb SharePoint a Active Directory. Toho dosáhnete pomocí webových částí, jako je třeba Dotaz na obsah, u kterých se pomocí funkce směrování na cílovou skupinu filtruje seznam na základě členství uživatele ve skupině. Předtím, než položky seznamu zpřístupníte určité cílové skupině, je potřeba seznam nastavit pomocí sloupce Směrování na cílovou skupinu.

Typy seznamů

Typ použitého seznamu závisí na druhu informací, které budete sdílet.

Oznámení:    Tento seznam použijte, pokud chcete sdílet novinky, informace o stavu nebo potřebujete na něco upozornit. Seznam Oznámení podporuje rozšířené formátování s obrázky, hypertextovými odkazy a formátovaným textem.

Kontakty:    Seznam kontaktů použijte k uložení informací o lidech a skupinách, se kterými spolupracujete. Pokud používáte e-mailový program nebo program pro správu kontaktů, který je kompatibilní s technologiemi SharePointu, můžete kontakty z webu zobrazit a aktualizovat pomocí tohohle programu. Můžete třeba aktualizovat seznam všech dodavatelů organizace z e-mailového programu kompatibilního s technologiemi SharePointu, jako je například Outlook. Seznam kontaktů ve skutečnosti neslouží ke správě členů webu, ale můžete ho použít k ukládání a sdílení kontaktů používaných ve vaší organizaci (třeba seznam externích dodavatelů).

Diskusní vývěsky:    Diskusní vývěsky můžou sloužit jako ústřední místo pro záznam a ukládání týmových diskusí, které jsou formátem podobné diskusním skupinám. Pokud správce na webu povolil pro seznamy příjem e-mailových zpráv, můžete v diskusních vývěskách ukládat e-mailové diskuse z většiny běžných e-mailových programů. Můžete třeba vytvořit diskusní vývěsku pro uvedení nového produktu vaší organizace.

Odkazy:    Tento seznam použijte jako centrální umístění pro internetové odkazy, odkazy na podnikový intranet a další zdroje. Můžete třeba vytvořit seznam odkazů na weby vašich zákazníků.

Propagované odkazy:    Tenhle seznam slouží k zobrazení sady akcí odkazů ve vizuálním rozložení.

Kalendář:    Kalendář se používá pro všechny týmové události nebo specifické situace, jako třeba podnikové dovolené. Poskytuje vizuální zobrazení týmových událostí (schůzky, společenské akce, celodenní události atd.), které je podobné stolnímu nebo nástěnnému kalendáři. Můžete taky sledovat týmové milníky, například termíny nebo data uvolnění produktů, které se nevztahují k určitému časovému intervalu. Pokud používáte e-mailový program nebo program pro práci s kalendářem, který je kompatibilní s technologiemi SharePointu, můžete při práci v tomhle programu zobrazit a aktualizovat kalendář na svém webu. Můžete třeba porovnat kalendář na webu s daty ze svého kalendáře v Outlooku a aktualizovat ho. Uděláte to tak, že si oba kalendáře zobrazíte v Outlooku vedle sebe, nebo tak, aby se vzájemně překrývaly.

Úkoly:    Seznam úkolů se používá ke sledování informací o projektech a dalších pracovních událostech skupiny. Úkoly můžete přidělovat lidem a v průběhu jejich plnění sledovat jejich stav a procento dokončení. Pokud používáte e-mailový program nebo program pro správu úkolů, který je kompatibilní s technologiemi SharePointu, můžete v tomhle programu zobrazit a aktualizovat úkoly z webu. Můžete třeba vytvořit seznam úkolů týkajících se sestavování rozpočtu vaší organizace a tenhle seznam pak zobrazit a aktualizovat v Outlooku spolu se svými dalšími úkoly.

Úkoly projektu:    Seznam úkolů projektu se používá k ukládání informací o úkolech včetně Ganttových diagramů a indikátorů průběhu. V průběhu plnění úkolů můžete sledovat jejich stav a procento dokončení. Pokud používáte e-mailový program nebo program pro správu úkolů kompatibilní s technologiemi SharePointu, můžete v tomhle programu zobrazit a aktualizovat úkoly projektu z webu. Na webu můžete třeba vytvořit seznam úkolů projektu, pomocí kterého budete určovat a přidělovat práce spojené s vytvořením manuálu ke školení, a potom můžete sledovat jejich průběh z Projectu.

Sledování problémů:    Tento seznam použijte k ukládání informací o určitých problémech (například problémy nahlášené v rámci podpory) včetně sledování průběhu. Problémy můžete přidělit, uspořádat podle kategorií a vzájemně je propojovat. Můžete třeba vytvořit seznam pro řízení problémů týkajících se poskytovaných služeb a řešení požadavků zákazníků. Kdykoliv upravujete údaje o problému, můžete připojit i komentář. Tím vytváříte historii komentářů, aniž byste měnili původní popis problému. Kolega zabývající se poskytováním služeb zákazníkům může zaznamenávat každý krok směřující k vyřešení problému i konečný výsledek. Seznam pro sledování problémů zahrnující třístavový pracovní postup jde použít i k řízení problémů nebo sledování projektů ve vaší organizaci.

Průzkum:    Průzkumy slouží ke shromažďování hodnotících názorů, například ve formě zjišťování spokojenosti zákazníků nebo kvizu. Můžete navrhnout otázky a odpovědi různými způsoby a pak zobrazit přehled získaných názorů. Pokud je nainstalovaná tabulkový nebo databázový program, který je kompatibilní s technologiemi SharePointu, je možné výsledky exportovat pro další analýzu.

Vlastní:    Vlastní seznam jde využít v případě, že potřebujete vytvořit úplně nový seznam. Pokud používáte tabulkový procesor kompatibilní s technologiemi SharePointu, můžete vytvořit i vlastní seznam založený na tabulce. Můžete třeba importovat seznam z Excelu vytvořený k ukládání a správě smluv s dodavateli.

Externí seznamy:    Pomocí externích seznamů můžete pracovat s daty uloženými mimo SharePoint, která je ale možné v SharePointu číst a zapisovat. Zdroj dat pro externí seznam se označuje jako externí obsah. Na rozdíl od nativního seznamu SharePointu získává externí seznam pomocí služby Podnikové připojení přístup k datům přímo z externího systému (například SAP, Siebel a Microsoft SQL Server), a to bez ohledu na to, jestli se jedná o databázi, webovou službu nebo podnikový systém.

Vlastní seznam v zobrazení    Datový list: Pomocí vlastního seznamu v zobrazení Datový list můžete vytvořit prázdný seznam podobný vašemu vlastnímu, který se ale bude ve výchozím nastavení zobrazovat v zobrazení Datový list. Zobrazení Datový list obsahuje datovou mřížku k prohlížení a úpravě dat v řádcích a sloupcích. Můžete přidávat nebo upravovat řádky a sloupce, používat filtry a pořadí řazení, zobrazovat počítané hodnoty a součty a pohodlně upravovat data v buňkách mřížky. Zobrazení Datový list vyžaduje Office nainstalovaný v 32bitovém klientském počítači a prohlížeč, který podporuje ovládací prvky ActiveX.

Seznam stavů:    Díky Seznam stavů můžete zobrazit a sledovat cíle projektu. Tento seznam zahrnuje sadu barevných ikon, které znázorňují dosaženou míru splnění cílů.

Oběžníky:    Pomocí seznamu Oběžníky můžete členům týmu posílat informace, a to včetně potvrzujících razítek.

Seznam slovníku editoru Microsoft IME:    Seznam slovníku editoru Microsoft IME použijte v případě, že chcete používat data v seznamu jako slovník Microsoft IME. Pomocí něho můžete převést položky ve sloupci Čtení na položky Zobrazení a prohlížet obsah v poli Komentář v příslušném okně editoru IME. Data jdou propojit s konkrétní adresou URL.

Seznam obsahu serveru PerformancePoint:    Seznam obsahu serveru PerformancePoint slouží k ukládání položek řídicích panelů, jako jsou třeba přehledy výkonnostních metrik, sestav, filtrů, stránek řídicích panelů a dalších položek řídicích panelů vytvářených pomocí Návrháře řídicích panelů PerformancePoint.

Jazyky a překladatelé:    Seznam Jazyky a překladatelé můžete používat společně s pracovním postupem Správa překladu v knihovně správy překladů. Pracovní postup používá tento seznam k přidělování překladatelských úkolů uživatelům, kteří jsou uvedení v tomto seznamu jako překladatelé pro daný jazyk. Seznam můžete vytvořit buď ručně, nebo ho nechat vytvořit automaticky, když přidáte pracovní postup Správa překladu do knihovny správy překladů.

Seznam klíčových indikátorů výkonu:    Seznam klíčových indikátorů výkonu slouží ke sledování klíčových indikátorů výkonu umožňujících rychlé zhodnocení průběhu pomocí měřitelných cílů. Tento seznam můžete vytvořit, pokud chcete sledovat vývoj pomocí jednoho ze čtyř zdrojů dat: ručně zadávaná data, data v seznamu SharePointu, data v excelových sešitech nebo data ze služby Analysis Services, což je součást systému Microsoft SQL Server. Pomocí vytvořeného seznamu klíčových indikátorů výkonu můžete na stránce řídicího panelu zobrazit stav indikátorů.

Import tabulky:    Vytvoří seznam využívající sloupce a data některé ze stávajících tabulek. Import tabulky vyžaduje Microsoft Excel nebo jinou kompatibilní aplikaci.

Začátek stránky

Uspořádání seznamů na webu

I když můžete používat funkce seznamu různě, závisí způsob, jakým je budete používat, na velikosti a počtu položek seznamu a potřebách společnosti.

Uložení více položek v jednom seznamu

Možná budete potřebovat, aby jeden rozsáhlý seznam sloužil k různým účelům. Máte třeba velký počet technických problémů, které budete sledovat ve společnosti, a tyto problémy se můžou týkat víc projektů a skupin.

Jediný seznam použijte v tomto případě:

  • Skupina potřebuje zobrazit souhrnné informace o položkách seznamu nebo zobrazovat různé pohledy na stejnou sadu položek. Vedoucí chce třeba zobrazit průběh zpracování všech technických problémů pro danou společnost nebo všechny problémy zaznamenané ve stejném období.

  • Uživatelé chtějí procházet nebo vyhledávat problémy ve stejném umístění na webu.

  • Chcete pro položky seznamu použít stejné nastavení, například sledování verzí souborů nebo vyžadování schválení.

  • Skupiny pracující se seznamem sdílejí podobné vlastnosti (jako třeba stejné úrovně oprávnění). Pro konkrétní položky seznamu můžete nastavit jedinečná oprávnění. Pokud se ale úrovně oprávnění významně liší, bude asi vhodnější používat víc seznamů.

  • Chcete analyzovat informace o seznamu nebo přijmout sloučené aktualizace seznamu. Můžete nastavit, aby vám bylo zaslané upozornění v případě, že dojde ke změně položek seznamu, nebo si můžete prohlížet změny seznamu pomocí technologie RSS. Kanály RSS umožňují členům pracovní skupiny zobrazit sloučený seznam informací, které se změnily.

Vytvoření více seznamů

Více seznamů je lepší používat v případě výrazných rozdílů mezi položkami, které chcete spravovat, nebo mezi skupinami uživatelů, kteří s nimi budou pracovat.

Více seznamů použijte v těchto případech:

  • Nepředpokládáte, že uživatelé budou najednou potřebovat souhrny položek.

  • Skupiny uživatelů, kteří s informacemi pracují, se liší a mají různé úrovně oprávnění.

  • Je potřeba používat různá nastavení pro víc sad položek, například správa verzí nebo schvalování.

  • Není potřeba analyzovat položky společně nebo přijímat sloučené aktualizace seznamů.

Uspořádání položek v seznamu

Tady najdete některé způsoby uspořádání seznamů a položek seznamů:

Přidání sloupců:    Aby vaše skupina dokázala určit nejdůležitější položky, můžete do seznamu přidat sloupce. Do seznamu můžete třeba přidat sloupec Projekt, který uživatelům pracujícím na konkrétních projektech umožní snadněji prohlížet položky a pracovat s nimi. Můžete přidat i další sloupce, pokud chcete shromažďovat další informace pro každou položku seznamu, třeba název oddělení nebo jméno zaměstnance.

Pokud seznam obsahuje víc položek, zvažte možnost indexování určitých sloupců. Zlepšíte tím výkon při zobrazení několika položek nebo při přepínání mezi zobrazeními. Tato funkce nebude mít vliv na způsob uspořádání položek, ale umožní organizacím snadnější ukládání velkého množství položek v seznamu. Indexování každopádně zvětší velikost databáze.

Vytvoření zobrazení:    Pokud uživatelé ve skupině potřebují často zobrazovat data různými způsoby, můžete použít zobrazení. V zobrazeních se k řazení, seskupování, filtrování a zobrazování dat používají sloupce. Můžete taky vybrat, kolik položek se v každém zobrazení najednou zobrazí. Uživatelé můžou třeba procházet seznam v sadách po 25 nebo 100 položkách seznamu na stránku, a to podle předvoleb a rychlosti připojení.

Zobrazení nabízí flexibilitu k ukládání velkého počtu položek v seznamu, ale k zobrazení jen dílčích sad, které v danou dobu chcete zobrazit (třeba jenom ty položky, které byly publikované tento rok, nebo aktuální události v kalendáři). Můžete vytvořit osobní zobrazení, která budete mít k dispozici jenom vy, a pokud máte oprávnění k úpravě seznamu, můžete vytvořit veřejná zobrazení dostupná pro všechny uživatele.

Vytvoření složek:    Složky můžete přidávat do většiny typů seznamů, pokud vlastník seznamu povolil vytvoření složek. To je užitečné hlavně tehdy, že jde položky seznamu konkrétním způsobem rozdělit, například podle projektu nebo podle skupiny. Díky složkám můžou uživatelé snadněji procházet a spravovat položky seznamu. Technologie SharePointu nabízí stromové zobrazení, které uživatelům umožňuje navigaci na webech a ve složkách podobným způsobem, jakým pracují se složkami na pevném disku. Svoji složku může třeba mít každé oddělení.

Další informace o práci se seznamy a položkami seznamů najdete v článcích:

Přidání, úprava nebo odstranění položek seznamu
Vytvoření nebo odstranění složky v seznamu nebo knihovně
Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu

Začátek stránky

Poznámka : Omezení strojového překladu: Tento článek byl přeložen počítačovým systémem bez lidského zásahu. Společnost Microsoft nabízí tyto strojový překlad pomoci cizí řeči uživatelům využívat obsah o produktech, službách a technologiích. Vzhledem k tomu, že článek byl strojově přeložených, mohou obsahovat chyby syntaktické slovní zásobu a gramatiku.

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×