Úvod do Automatické archivace v Outlooku

Důležité :  Tento článek je strojově přeložený – přečtěte si toto upozornění. Anglickou verzi tohoto článku pro referenci najdete tady.

Vytvářením a přijímáním položek se poštovní schránka aplikace Microsoft Outlook zvětšuje. Pokud chcete spravovat volné místo ve své poštovní schránce nebo na poštovním serveru, můžete přesunout starší položky, které jsou důležité, ale používají se zřídka, do archivního umístění. Automatická archivace zpracovává tento proces ukládání automaticky, většinu výchozích nastavení si ale můžete přizpůsobit.

Poznámka :  Pro položky ve vaší poštovní schránce se můžou uplatňovat zásady uchovávání informací nebo správa záznamů o zasílání zpráv vaší organizace. Pokud se tyto zásady použijí u účtu Microsoft Exchange, mají přednost před nastavením automatické archivace.

Automatická archivace je ve výchozím nastavení zapnutá a automaticky se spustí v plánovaných intervalech. Ze složek přitom vymaže staré položky a položky s prošlou platností (položky, které dosáhly konce doby stárnutí).

  • Staré položky jsou ty, které dosáhly archivačního stáří, a můžou mezi ně patřit třeba takové položky, jako je původní e-mail o projektu, na který jste přiřazení.

  • Položky s prošlou platností jsou položky pošty a schůzek, které už po určitém datu nejsou platné, třeba schůzka, kterou jste měli před čtyřmi měsíci a pořád ji máte v kalendáři. Datum vypršení platnosti je volitelné a dá se nastavit při vytváření položky nebo i později. Když skončí platnost položky, přestane být dostupná a zobrazí se přeškrtnutě.

Archivace je taky dobrý způsob, jak zálohovat a ukládat položky Outlooku do jiného umístění. Automatická archivace to udělá za vás automaticky nebo můžete položky archivovat ručně.

Další informace

Zpracování položek pomocí funkce Automatická archivace

Změna nastavení automatické archivace

Doba stárnutí a data používaná při archivaci položek

Zpracování položek pomocí funkce Automatická archivace

Při automatické archivaci se položky přesunou z původního umístění v Outlooku do složky souboru archivu, když vyprší jejich platnost, tj. uplyne jejich doba stárnutí. Můžete taky nastavit možnosti odstranění položek po vypršení platnosti. Soubor archivu je speciální typ datového souboru.

Ukládání a odstraňování položek

  • Položky se ukládají do umístění archivu, pokud změnou nejméně jednoho nastavení automatické archivace nezvolíte odstranění položek po vypršení jejich platnosti. Z umístění archivu se položky neodstraňují, můžou se jenom automaticky odstranit před přesunutím do umístění archivu. Jakmile jsou archivované, dají se odstranit jenom ručně.

  • Po volbě možnosti trvalého odstranění položek jsou položky, jejichž platnost vypršela, automaticky odstraněny. Tyto položky nejsou archivovány. Pokud například klepnete na možnost Odstranit neplatné položky (jen z poštovních složek), jsou po dosažení konce doby stárnutí odstraněny všechny zprávy ve všech vašich e-mailových složkách, například ve složce Doručená pošta, Odeslaná pošta nebo Koncepty. Zprávy nejsou archivovány.

Umístění archivu

Outlook vytváří soubory archivu automaticky v následujících umístěních:

  • Windows 7 a Windows Vista   

    C:\Users\vaše_uživatelské_jméno\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Windows XP   

    C:\Documents and Settings\vaše_uživatelské_jméno\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Pokud nevidíte složku Local Settings nebo Local, je asi skrytá.

Zobrazení skrytých složek

  • Windows 7 a Windows Vista   

    1. Ve Windows klikněte na tlačítko Start a pak na Ovládací panely.

    2. Klepněte na položku Vzhled a přizpůsobení.

      Poznámka : Používáte-li klasické zobrazení Ovládacích panelů, poklepejte na panel Možnosti složky a pokračujte krokem 4.

    3. Klikněte na Možnosti složky.

    4. Přejděte na kartu Zobrazení a potom v seznamu Upřesnit nastavení v části Soubory a složky klikněte u položky Skryté soubory a složky na přepínač Zobrazovat skryté soubory a složky.

  • Microsoft Windows XP   

    1. Klikněte na tlačítko Start a na Ovládací panely.

    2. Klikněte na Možnosti složky.

      Dialogové okno Možnosti složky

    3. Klikněte na kartu Zobrazení a potom na přepínač Zobrazovat skryté soubory a složky.

Přístup k archivovaným položkám

Archivované položky jsou přístupné přes položku Složky archivu v seznamu složek Outlooku, který se nachází na navigačním panelu. Pokud chcete, můžete mít samostatné soubory archivu pro jednotlivé složky.

Když otevřete Složky archivu, uvidíte, že Outlook zkopíroval strukturu složek pro archivované položky. Pokud se nad složkou, kterou jste zvolili pro archivaci, nachází nadřazená složka, vytvoří se tato nadřazená složka v souboru archivu, ale položky v této složce se nearchivují. V souboru archivu a v poštovní schránce tak existuje stejná struktura složek. Po archivaci zůstávají složky na původním místě i v případě, že jsou prázdné. S položkami můžete pracovat stejným způsobem jako v hlavní poštovní schránce. Pokud se rozhodnete archivované položky přesunout zpět do hlavní poštovní schránky, můžete importovat všechny položky ze souboru archivu do původních složek nebo do jiných složek, které zadáte, nebo můžete ručně přesunout nebo zkopírovat jednotlivé položky.

Začátek stránky

Změna nastavení automatické archivace

Existují dvě sady nastavení automatické archivace:

  • Globální nastavení (Nástroje > Možnosti > karta Jiné > Automaticky archivovat)

  • Nastavení jednotlivých složek (klikněte pravým tlačítkem na složku, zvolte Vlastnosti > karta Automatická archivace)

Globální nastavení (výchozí nastavení) určují, jestli se má automatická archivace vůbec spouštět a co má ve výchozím nastavení dělat s položkami ve všech složkách Outlooku (kromě složky Kontakty, které se automatická archivace netýká). Nastavení jednotlivých složek přepíší výchozí nastavení, takže jednotlivé složky můžete automaticky archivovat jiným způsobem. Pokud u určité složky neurčíte nastavení automatické archivace, nebude se složka archivovat. Výchozí nastavení a nastavení jednotlivých složek platí jenom pro aktuální poštovní schránku. Položky můžete v případě potřeby archivovat taky ručně.

Nastavení automatické archivace

1. Spustit automatickou archivaci každých.  Zvolte, jak často chcete spouštět automatickou archivaci. Archivace množství položek současně může zpomalit výkon počítače. Je proto vhodné zvolit časové období, které proces automatické archivace zkrátí. Vezměte v úvahu množství položek, které obvykle během určité doby přijmete, a odpovídajícím způsobem upravte časový rámec. Před spuštěním automatické archivace zobrazit dotaz.  Tuto možnost zvolte, pokud chcete, aby aplikace Outlook před zpracováním automatické archivace položek aplikace Outlook zobrazila zprávu s připomenutím. Po zobrazení zprávy můžete klepnutím na tlačítko Ne zrušit danou relaci automatické archivace.

2. Odstranit neplatné položky (jen z poštovních složek).  Tato možnost není ve výchozím nastavení vybrána. Můžete zvolit odstranění e-mailových zpráv po vypršení jejich doby stárnutí. Výchozí doba je šest měsíců u položek ve složkách Koncepty a Doručená pošta a tři měsíce u složky Odeslaná pošta, tuto dobu je však možné změnit pomocí možnosti Uklidit položky starší než.

3. Archivovat nebo odstranit staré položky.  Tuto možnost je nutné zvolit, pokud chcete při automatické archivaci odstranit některé nebo všechny položky, jejichž platnost vypršela. Tato možnost aktivuje další možnosti sloužící k rozhodnutí o tom, které položky jsou archivovány a které jsou odstraněny, jakmile je dosažen konec doby stárnutí. Potom zvolte další nastavení, jež bude použito u archivace i odstranění.

Poznámka : V dialogovém okně Automaticky archivovat se označení „složky“ vztahuje na hlavní oblasti funkcí Outlooku, jako jsou složka Kalendář a složka Úkoly a jednotlivé složky e-mailů. Důvodem je skutečnost, že položky typu Kalendář a Úkol se ukládají do složek Kalendář a Úkoly.

4. Zobrazit v seznamu složek složku archivu:   Pokud zvolíte tuto možnost, bude složka archivu uvedena v seznamu s ostatními pracovními složkami v navigačním podokně. V hlavní složce Archiv je možné otevřít podsložky a zobrazit archivované položky. Při prohlížení archivovaných položek můžete ověřit, zda byly archivovány správné položky, a jakékoli položky, které potřebujete, je také možné přetáhnout zpět do pracovní složky.

5. Uklidit položky starší než.  Zvolte výchozí nastavení doby ve dnech, týdnech nebo měsících, po které se mají položky archivovat. Je možné nastavit období od jednoho dne až po 60 měsíců. „Uklidit“ znamená archivovat (uložit) položky. Nejedná se o odstranění, pokud jste to pro složky neurčili na jiném místě.

6. Přesunout staré položky do.  Výchozí nastavení tohoto umístění se liší u počítačů s operačními systémy Microsoft Windows Vista a Windows XP.

Windows 7 a Windows Vista: C:\Users\uživatel\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Windows XP: C:\Documents and Settings\uživatel\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Pokud chcete nastavit jiné cílové umístění archivovaných položek, můžete procházením vybrat a nastavit jiné umístění. Po uplynutí doby stárnutí budou položky přesunuty do tohoto umístění.

Poznámka : Položky archivované ve vlastním umístění nebudou odstraněny, pokud neotevřete složky a neodstraníte je ručně.

7. Trvale odstranit staré položky.  Tato možnost okamžitě odstraní položky, kterým vypršela platnost. Nebudou se přesouvat do výchozího umístění, do jiné složky, kterou jste určili, ani do složky Odstraněná pošta.

8. Použít toto nastavení u všech složek:    Tato možnost určí, že nastavení automatické archivace včetně provedených změn bude použito u všech složek. Chcete-li u některých složek zadat jiné nastavení, tuto možnost nevybírejte. Použijte pokyny uvedené pod tlačítkem, které vysvětlují, jak zadat nastavení pro jednotlivé složky. Změny provedené u určitých složek platí pouze u těchto složek.

9. Informace o zásadách uchovávání informací:    Správce systému v organizaci může nastavit zásady uchovávání informací, které určují, kdy a jak jsou položky poštovní schránky automaticky archivovány. Zásady je možné zobrazit, bez příslušných oprávnění je však nelze změnit.

Začátek stránky

Doba stárnutí a data používaná při archivaci položek

Poznámka : Kromě nastavení automatické archivace mohou být položky v poštovní schránce také předmětem zásad uchovávání informací, které jsou dodržovány ve vaší společnosti. Zásady uchovávání informací předepisují uživatelům uchovávat dokumenty a položky pouze po určitou dobu stanovenou v zásadách. Tyto zásady mají přednost před nastavením automatické archivace.

Výchozí doba stárnutí je pro jednotlivé složky následující:

  • pro složky Doručená pošta, Kalendář, Úkoly, Poznámky, Deník, Koncepty: 6 měsíců,

  • pro složky Odeslaná pošta, Odstraněná pošta: 2 měsíce,

  • pro složku Pošta k odeslání: 3 měsíce.

    Poznámka : Doba stárnutí uživatelsky vytvořených složek, které obsahují stejný typ položek jako složky Doručená pošta, Kalendář, Úkoly, PoznámkyDeník, je taky šest měsíců.

Způsob, jakým Microsoft Outlook určuje stáří položky, se liší podle typu položky.

E-mailová zpráva:    Datum odeslání nebo přijetí nebo datum a čas, kdy se zpráva naposledy změnila. V úvahu se bere pozdější datum.

Položka kalendáře:    Datum konání nebo datum a čas poslední změny události, zvláštní události nebo schůzky, přičemž v úvahu se bere pozdější datum. Pro opakované položky se automatická archivace neuplatňuje.

Úkol:    Datum dokončení nebo datum a čas poslední změny. Úkoly, které nejsou označené jako dokončené, se nebudou automaticky archivovat. Úkoly přidělené jiným lidem se archivují jenom v případě, že jsou označené jako dokončené.

Poznámka:    Datum a čas poslední změny.

Položka deníku:    Datum vytvoření záznamu v deníku nebo datum a čas poslední změny.

Kontakty:    Nearchivují se.

Začátek stránky

Poznámka : Upozornění ke strojovému překladu: Tento článek přeložil počítačový systém bez zásahu člověka. Společnost Microsoft nabízí tyto strojové překlady proto, aby umožnila uživatelům, kteří nemluví anglicky, získat informace o produktech, službách a technologiích této společnosti. Protože je tento článek strojově přeložený, může obsahovat slovní, syntaktické nebo gramatické chyby.

Viz taky

Ruční archivace položek

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×