Úpravy zobrazení SharePointu pomocí filtrování

Úpravy zobrazení SharePointu pomocí filtrování

Filtrováním snížíte počet položek v zobrazení jen na ta data, která chcete vidět. Pomocí filtru vyberete položky, které odpovídají zadaným kritériím, jako je například umístění, typ položky nebo rozsah cen. Pomocí indexů a filtrů se také můžete snadněji zorientovat v datech a pomůžou vám i vyhnout se překročení mezní hodnoty zobrazení seznamu. Filtry můžou vrátit data samostatně nebo je můžete seskupit nebo seřadit pro lepší naformátování.

Indexy spolupracují s filtry a rozšiřují jejich možnosti. Pokud počet položek ve vašem seznamu nebo knihovně překračuje mezní hodnotu zobrazení seznamu, ale je menší než 20 000, většinou můžete ke stávajícím sloupcům přidat indexy. Potom můžete použít filtry a s jejich pomocí snížit počet zobrazených dat pod mezní hodnotu zobrazení seznamu, která je 5000 položek.

Filtry snižují množství vrácených dat výběrem položek na základě operací (jako například „větší než“ nebo „menší než“) a hledáním odpovídajících dat. Když vytváříte filtrované zobrazení, měl by váš první indexovaný sloupec ve výrazu filtru co nejvíce snížit objem sady dat. Sadu dat například můžete výrazně zmenšit filtrováním podle pole stavu nebo data. Pokud máte 15 000 položek, měl by první index vrátit méně než 5000 položek. I v případě, že vaše sada dat nemá více než 5000 položek, je dobré tento postup dodržet.

SharePoint vybere první indexovaný sloupec v dotazu a potom použije zbytek sloupců k výběru dat. Další sloupce zadané ve filtru zobrazení můžou, ale nemusí být indexované. Zobrazení tyto indexy nepoužívá, ani když výsledek filtrovaného zobrazení vrací menší počet položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu.

Máte například dotaz: velikost = velké AND barva = červená. V seznamu se velikost neindexuje, ale barva ano. Za předpokladu, že je v seznamu méně než 5000 červených položek, bude dotaz ve velkém seznamu úspěšný. Pokud ale máte dotaz velikost = velké OR barva = červená, musí databáze prohledat celý seznam, aby v něm našla všechny velké položky, přestože může najít všechny červené položky. Pokud vrátí více než 5000 položek, dotaz se zablokuje.

Pokud ve výrazu filtru používáte dva nebo více sloupců, měl by určující index nebo indexy používat operátor AND. Chcete třeba z dlouhého seznamu zvířat vrátit Psy. Máte neindexovaný sloupec s názvem Druhy, kde je hodnota Pes. Pokud jenom zadáte dotaz Druhy = Pes, dotaz se zablokuje. Pokud ale máte indexovaný sloupec Třída, zadáte dotaz Třída = Savci AND Druh = Pes. Můžete také vyhledat kočky a psy dotazem Třída = Savci AND (Druh = Pes OR Druh = Kočka). Druhý dotaz vybere všechny savce a potom z nich vyfiltruje psy a kočky.

Poznámka: Pokud přesunete položky do Koše, budou se stále počítat, když se bude určovat, jestli výraz filtru překračuje mezní hodnotu zobrazení seznamu. Až koš vysypete, počítat se přestanou. Další informace najdete v článku Vyprázdnění koše nebo obnovení souborů.

Pokud sloupce, které chcete použít k filtrování, nejsou indexované, je dobré začít vytvořením indexů. Další informace najdete v tématu s postupem pro přidání indexu do sharepointového sloupce.

Po indexování můžete sloupec přidat do vytvářeného nebo upravovaného zobrazení a pak ho použít pro filtrování. Než začnete vytvářet zobrazení, můžete do seznamu přidat další sloupce, aby bylo možné položky flexibilněji řadit, seskupovat a filtrovat. Pro řazení a filtrování můžete vybrat sloupce, které jsou v sadě dat, ale nejsou zobrazené.

Vytvoření zobrazení

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, kde chcete vytvořit zobrazení.

  2. V závislosti na své verzi udělejte jednu z těchto věcí:

    • V SharePointu 2016, 2013, 2010 nebo v klasickému režimu SharePointu Online klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna a potom klikněte na Vytvořit zobrazení.

      Tlačítko Vytvořit zobrazení na pásu karet v knihovně SharePointu
    • V SharePointu Online nebo SharePointu spojeném se skupinou klikněte na šipku dolů na tlačítku Možnosti zobrazení a potom klikněte na Spravovat zobrazení nebo Upravit aktuální zobrazení.

      Nabídka s výběrem zobrazení s vybranou položkou Spravovat zobrazení
      Upravit aktuální zobrazení
  3. Posuňte stránku dolů k části Zobrazení a potom klikněte na Vytvořit zobrazení.

  4. Na stránce Typ zobrazení klikněte na zobrazení, které chcete použít. Pokud si nejste jistí, zvolte Standardní zobrazení.

    Stránka Typy zobrazení
  5. Zadejte název zobrazení.

    Nastavení názvu a případně i názvu souboru pro zobrazení
  6. Upravte webovou adresu pro zobrazení nebo přijměte výchozí nastavení. Můžete se sem také vrátit a změnit toto nastavení později.

  7. V části Filtr klikněte na možnost Zobrazit položky, pouze platí-li následující a pak rozhodněte, jak chcete filtrovat položky na základě některého z indexovaných sloupců.

    Pokud chcete například vytvořit zobrazení pouze položek, které byly upraveny dnes, vyberte sloupec Změněno (Indexováno), určete podmínku je rovno a pak zadejte výraz [Dnes].

    V SharePointu Online vyberte indexované pole.

    Poznámka: Pokud za názvem žádného ze zobrazených sloupců není uveden text (Indexováno), nejsou pro daný seznam nebo knihovnu dostupné žádné indexované sloupce. Je potřeba nejdřív vytvořit jednoduchý nebo složený index.

  8. Pokud chcete omezit počet položek zobrazených na jednotlivých stránkách, posuňte zobrazení dolů k části Omezení počtu položek a nastavte hodnotu pro Počet zobrazovaných položek. Když vytvoříte zobrazení, je výchozí počet zobrazovaných položek 30.

    Stránka pro nastavení zobrazení – nastavení počtu položek, které se mají zobrazit
  9. Při nastavování omezení počtu položek na stránce je možné volit ze dvou možností:

    • Zobrazit položky po dávkách o zadané velikosti, která vytvoří zobrazení dat po stránkách. To je užitečné v případě, kdy položky procházíte nějakým neinteraktivním způsobem.

      Pokud existuje více položek, než je nastavení omezení, bude zobrazení stránkované.

      Obrázek funkce

    • Omezit celkový počet vrácených položek na zadaný počet vytvoří pevný limit, který může a nemusí vrátit úplné výsledky dané operace s filtrem. To se může hodit při testování zobrazení, vytváření prototypu nebo v případě, že chcete do zobrazení načíst jenom první hodnoty.

  10. V části Styl můžete vybrat Podokno náhledu a zobrazit všechny informace z položek v seznamu ve formátu svislého podokna. Podokno náhledu je jedním ze stylů zobrazení, které můžete zvolit v části Styl při úpravách nebo vytváření zobrazení.

    Výběr stylů na stránce pro nastavení zobrazení

    Data je možné procházet rychleji tak, že podržíte ukazatel myši nad názvem položky v oblasti s možností posouvání v levé části stránky. Tímto způsobem zobrazíte všechny hodnoty sloupců aktuální položky ve svislém seznamu v pravé části stránky. Zobrazí se méně počátečních dat, což napomáhá rychlejšímu zobrazení. Tento styl je také velmi užitečný v případě, že je seznam široký nebo obsahuje velký počet sloupců a prohlížení dat by vyžadovalo vodorovné posouvání.

    Obrázek funkce

  11. Klikněte na OK.

Existují i další kroky, které můžete v zobrazení podniknout, tento postup ale stačí na zobrazení dat, která překročila mezní hodnotu zobrazení seznamu a zobrazení tak zablokovala. Můžete také provádět řazení a seskupování, nastavovat celkové součty, rozbalovat složky a optimalizovat zobrazení při prohlížení na mobilním zařízení.

Úprava zobrazení

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, kde chcete vytvořit zobrazení.

  2. Proveďte některou z následujících akcí:

    • V SharePointu 2016, 2013, 2010 nebo v klasickému režimu SharePointu Online klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna, vyberte zobrazení v části Aktuální zobrazení a potom klikněte na Upravit zobrazení.

      Karta Knihovna se zvýrazněnou položkou Upravit zobrazení
    • V SharePointu Online klikněte na šipku dolů na tlačítku Možnosti zobrazení a potom klikněte na Upravit aktuální zobrazení.

      Nabídka s výběrem zobrazení s vybranou položkou Spravovat zobrazení
  3. Posuňte stránku dolů k části Zobrazení a potom klikněte na zobrazení.

  4. Potom můžete změnit nastavení podle kroků 5 až 9 v postupu Vytvoření zobrazení výše.

  5. Klikněte na OK.

Pokud chcete v zobrazení rychle filtrovat mnoho položek, musí být první sloupec ve filtru indexovaný. Další sloupce zadané ve filtru zobrazení mohou, ale nemusejí být indexované, protože zobrazení případné indexy nepoužívá. První sloupec filtru by měl vrátit méně položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu.

Pokud první sloupec filtru vrací více položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu, můžete použít filtr se dvěma nebo více sloupci. Jestliže definujete filtrované zobrazení využívající dva či více sloupců, omezte celkový počet vrácených položek pomocí operátoru AND. Ale i v tomto případě je stále nutné jako první ve filtru určit sloupec, který s největší pravděpodobností vrátí menší objem dat. Filtr OR téměř vždy počet vrácených položek zvýší a nebude za těchto okolností efektivní.

Další informace o zobrazeních najdete v tématu o vytvoření, změně nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

Důležité informace:  I když můžete indexovat jeden vyhledávací sloupec a zlepšit tím výkon, použití indexovaného vyhledávacího sloupce jako prevence překročení mezní hodnoty zobrazení seznamu nefunguje. Jako primární nebo sekundární index použijte jiný typ sloupce.

Důležité informace:  Pokud seznam filtrujete podle indexovaného pole, zkontrolujte, jestli v koši nejsou odstraněné položky z daného seznamu nebo knihovny. Položky v koši se započítávají do mezní hodnoty zobrazení seznamu a neodstraní se z back-endové databáze, dokud se neodeberou z koše. Pokud je celkový počet filtrovaných položek v seznamu a v koši větší než mezní hodnota seznamu, můžete získat neúplnou sadu výsledků nebo vůbec žádné výsledky. Další informace zjistíte v článku na téma vyprázdnění koše nebo obnovení souborů.

Máte k dispozici dvě klíčová slova, která můžete použít k filtrování podle aktuálního dne [Dnes], nebo aktuálního uživatele [Já]. Tato klíčová slova jsou dynamická, protože se mění podle uživatele a data.

[Já] může být užitečné, pokud chcete zobrazit jenom vaše vlastní dokumenty ve velké knihovně. [Já] funguje u sloupců založených na uživatelích, jako je Autor nebo Autor změny. Pokud chcete například zobrazit všechny dokumenty, které jste vytvořili, nastavte filtr tak, že sloupec Autor se rovná [Já]. Pokud jste provedli úpravy a chcete zobrazit poslední soubory, na kterých jste pracovali, použijte následující filtr: sloupec Autor změny se rovná [Já]. Pokud chcete zobrazit obojí, vytvořte dva filtry propojené pomocí OR.

Filtrování pomocí [Já]
Filtr, který zachytí vámi vytvořené nebo upravené dokumenty.

Klíčové slovo [Dnes] funguje u sloupců založených na datu. Pomocí matematických funkcí můžete nastavit rozsahy, které se mění podle aktuálního data. Pokud například chcete zobrazit všechny dokumenty upravené během posledních 30 dní, můžete vytvořit filtr sloupce Datum, který je větší než nebo roven hodnotě [Dnes] - 30. Pokud chcete vynechat dnešní den, nastavte pro sloupec Datum druhý filtr na hodnotu menší než [Dnes] a propojte je pomocí operátoru AND.

Filtrování pomocí [Dnes]
Filtr, který zachytí soubory upravené během posledních 30 dní

Můžete také rychle filtrovat přímo v seznamu nebo knihovně bez nutnosti přidávat další zobrazení. Nemáte ale možnost nastavovat operátory, jako je „větší než“ nebo „je rovno“. Seznam filtrů vychází z dat ve sloupci. Pokud máte například sloupec pro firemní oddělení, můžete vyfiltrovat personální nebo IT oddělení.

  1. Najeďte myší v seznamu nebo knihovně na záhlaví sloupce, který chcete filtrovat, a klikněte na šipku dolů.

  2. V dolní části rozevíracího seznamu klikněte na hodnotu, podle které chcete filtrovat. Zobrazí se zaškrtávací políčko s vaším výběrem, pokud se nezobrazilo už dříve.

    Klikněte na záhlaví sloupce a vyberte hodnotu, kterou chcete vyfiltrovat.
    SharePoint 2010, 2013 nebo 2016
    Pro rychlé filtrování klikněte na záhlaví sloupce.
    SharePoint Online nebo sharepointové weby spojené se skupinou
  3. Až skončíte a budete se chtít vrátit na zobrazení všech hodnot, klikněte na šipku dolů a potom na Vymazat filtry [z názvu sloupce] a nakonec klikněte na Zavřít.

Následuje několik návrhů obvyklých zobrazení, která s indexovanými sloupci dobře fungují:

Filtr:

Indexovaná položka:

Příklady:

Nedávno změněné položky

Sloupec Změněno

Pokud chcete zobrazit jenom položky, které se změnily v uplynulém týdnu, použijte filtr Změněnoje větší než[Dnes]-7.

Nové položky

Sloupec Vytvořeno

Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky přidané v uplynulém týdnu, použijte filtr Vytvořeno je větší než [Dnes]-7.

Moje položky

Sloupec Autor

Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky, které jste sami přidali, použijte filtr Autor je rovno [Já].

Položky s termínem splnění v aktuální den

Sloupec Termín splnění (který vytvoříte v seznamu nebo knihovně)

Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom položky s termínem splnění v aktuální den, použijte filtr Termín splnění je rovno [Dnes].

Aktualizace diskusní vývěsky

Sloupec Naposledy aktualizováno

Pokud chcete vytvořit zobrazení obsahující jenom diskuse aktualizované v uplynulém měsíci, použijte filtr Naposledy aktualizováno je větší než [Dnes]-30.

Archivace souborů v knihovně dokumentů

Datum změny

Pokud chcete vytvořit zobrazení dokumentů, které nebyly změněné od roku 2016 (a které chcete následně archivovat), použijte filtr Datum změny je menší než 31. prosinec 2016.

Vyhledání podmnožiny finančních dat

Oblast, Rok (jako dva jednoduché indexy)

Pokud chcete vytvořit zobrazení finančních dat pro severovýchodní oblast a rok 2015, použijte filtr Oblast je rovno SV AND Rok je rovno 2015, protože sloupec Oblast bude pravděpodobně obsahovat méně hodnot než sloupec Rok.

Poznámka: Pokud jste překročili mezní hodnotu zobrazení seznamu, mohou určité další operace nadále zůstat blokované i po vytvoření filtrovaného zobrazení založeného na indexech sloupců, protože vyžadují přístup k celému seznamu nebo knihovně. Mezi tyto operace patří: přidání nebo odstranění indexu, vytvoření řazení v definici zobrazení, zobrazení celkové hodnoty sloupce a přidání, aktualizace nebo odstranění počítaných polí. Pokud k tomu dojde, zkuste operaci pustit v denním časovém intervalu, kdy jsou limity vyšší.

Podporované typy sloupců

  • Jeden řádek textu

  • Volba (s jednou hodnotou)

  • Číslo

  • Měna

  • Datum a čas

  • Osoba nebo skupina (s jednou hodnotou)

  • Spravovaná metadata

  • Ano/Ne

  • Vyhledávání

Nepodporované typy sloupců

  • Více řádků textu

  • Volba (s více hodnotami)

  • Počítané pole

  • Hypertextový odkaz nebo obrázek

  • Vlastní sloupce

  • Osoba nebo skupina (s více hodnotami)

  • Externí data

Dejte nám vědět

Vytvořeno 30. dubna 2017

Byl tento článek užitečný? Pokud ano, dejte nám o tom prosím na konci této stránky vědět. Pokud užitečný nebyl, řekněte nám, co nebylo jasné nebo co chybělo. Uveďte prosím svou verzi SharePointu, operačního systému a prohlížeče, kterou používáte. Na základě vašeho názoru tyto postupy prověříme, doplníme informace a článek aktualizujeme.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor. Vypadá to, že bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů z podpory Office.

×