Úprava e-mailových zpráv

Ze všech funkcí aplikace Microsoft Outlook má k dispozici nejvíce možností a nastavení funkce vytváření e-mailu. Ať už sestavujete zprávy jakékoliv, úřední nebo osobní, vždy lze najít způsob, jak jim vtisknout osobitý styl.

Aplikace Outlook 2010 používá pro vytváření e-mailových zpráv editor založený na aplikaci Word 2010. Chcete-li získat podrobnější informace o prostředcích tohoto editoru, spusťte aplikaci Word 2010, stiskněte klávesu F1 a hledejte v nápovědě.

Co chcete udělat?

Nastavení možností doručování

Změna vzhledu zprávy

Přidání sledování ke zprávě

Nastavení možností doručování

Přiřazení úrovně důležitosti

Nastavení data ukončení platnosti zprávy

Odložené odeslání zprávy

Přiřazení úrovně důležitosti

U zprávy je možné nastavit úroveň důležitosti. Příjemci uvidí příslušný indikátor ve složce Doručená pošta ještě před otevřením zprávy. Nastavení úrovně důležitosti dovoluje příjemcům rovněž seřadit zprávy podle důležitosti.

  • Na kartě Zpráva ve skupině Značky klikněte na tlačítko Obrázek tlačítka Vysoká důležitost nebo Obrázek tlačítka Nízká důležitost. Tím přepnete nastavení. Zvolená ikona se na znamení aktivnosti zvýrazní.

Nastavení data ukončení platnosti zprávy

Po ukončení platnosti zprávy je ve složkách aplikace Outlook zobrazeno přeškrtnuté záhlaví zprávy, přičemž zprávu lze i nadále otevřít.

  1. Na kartě Možnosti klikněte ve skupině Další možnosti na ikonu pro otevření dialogového okna Možnosti zprávy Vzhled ikony .

  2. V dialogovém okně Vlastnosti ve skupinovém rámečku Možnosti doručování zaškrtněte políčko Platnost vyprší po a poté klikněte na datum a čas.

Odložené odeslání zprávy

Používáte-li e-mailový účet systému Microsoft Exchange, můžete odložit doručení pro jednotlivé zprávy. Pravidla pro odložené odeslání všech zpráv mohou využívat všichni uživatelé bez ohledu na typ účtu. Zprávy lze pozdržet ve složce pošty k odeslání po kliknutí na tlačítko Odeslat po určitou přesně stanovenou dobu.

Poznámka : Systém Microsoft Exchange je nejčastěji nasazován ve firmách, jen málokdy se používá pro soukromé nebo domácí účty.

  • Pouze účty serveru Exchange    

    1. Na kartě Možnosti ve skupině Další možnosti klikněte na tlačítko Odložit doručení. Zobrazí se dialogové okno Vlastnosti se zaškrtnutým políčkem Nedoručovat před.

    2. Klikněte na požadované datum a čas doručení.

      Poznámka : Na tlačítko Odložit doručení je potřeba kliknout u každé zprávy, kterou chcete pozdržet. Chcete-li odložit doručení všech zpráv, přečtěte si následující oddíl Všechny e-mailové účty.

  • Všechny e-mailové účty    

    Tento postup odloží odeslání všech zpráv všech účtů. Přizpůsobením nastavení v nástroji Průvodce pravidly upravíte kritéria pro použití odloženého odeslání.

    1. V libovolném zobrazení aplikace Outlook klikněte na kartu Soubor, čímž se otevře zobrazení Backstage. Na kartě Informace klikněte na tlačítko Spravovat pravidla a výstrahy.

    2. Klikněte na tlačítko Nové pravidlo.

    3. V seznamu Krok 1: Vyberte šablonu klikněte v části Vytvořit zcela nové pravidlo na položku Použít pravidlo na odeslané zprávy a potom klikněte na tlačítko Další.

    4. Znovu klikněte na tlačítko Další a jakmile se zobrazí zpráva Toto pravidlo bude použito u každé položky odeslaná zpráva, klikněte na tlačítko Ano.

    5. V seznamu Krok 1: Vyberte akce zaškrtněte políčko pozdržet doručení o počet minut.

    6. V části Krok 2: Upravte popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu) klikněte na podtržený text počet.

    7. Zadejte číslo v rozmezí od 1 do 120 a klikněte na tlačítko OK.

    8. Klikněte na tlačítko Dokončit a po zobrazení zprávy Pravidlo je pouze pro klienta a bude zpracováno pouze v případě, že je aplikace Outlook spuštěna klikněte na tlačítko OK.

      Poznámka : Pravidlo pozdrží odeslání všech zpráv po dobu, kterou jste stanovili v kroku 7. Aplikace Outlook musí po kliknutí na tlačítko Odeslat po tuto dobu běžet, aby bylo možné dodržet určené zpoždění odeslání.

Začátek stránky

Změna vzhledu zprávy

Přidání barvy pozadí, přechodu, textury, vzorku nebo obrázku

Změna písma

Přidání grafiky

Přidání číslovaného seznamu nebo seznamu s odrážkami

Přidání tabulky

Přidání podpisu

Přidání symbolů, rovnic a vodorovných čár

Změna motivu

Přidání barvy pozadí, přechodu, textury, vzorku nebo obrázku

  1. Na kartě Možnosti ve skupině Motivy klikněte na tlačítko Barva stránky.

  2. Klikněte na barvu na paletě Barvy motivu nebo Standardní barvy. Kliknutím na tlačítko Další barvy získáte bohatší paletu. Chcete-li barvu odstranit, klikněte na možnost Bez barvy.

  3. Pokud chcete přidat přechod, texturu, vzorek nebo obrázek, klikněte na možnost Efekty výplně.

  4. Vyberte požadované možnosti výplně.

    Tip : Barva přechodu, textury nebo vzorku je založena na barvě vybrané v kroku 2.

Změna písma

Písmo ve zprávě lze změnit několika způsoby:

  • Na kartě Zpráva ve skupině Základní text je možné vybrat písmo, velikost písma, řez písma (tučné, kurzíva nebo podtržené), barvu písma nebo zvýraznění textu.

  • Na kartě Formátovat text ve skupině Písmo můžete zvolit písmo a velikost písma, zvětšovat nebo zmenšovat velikost po přírůstcích, změnit řez písma (tučné, kurzíva, podtržené, přeškrtnuté, dolní index, horní index), změnit písmena na malá nebo velká, změnit barvu písma nebo zvýraznění textu a odstranit veškeré formátování písma.

  • Na minipanelu nástrojů, který se zobrazí při výběru textu, můžete vybrat písmo, zvětšovat nebo zmenšovat písmo po přírůstcích, vybrat motiv, použít kopírování formátu, vybrat řez písma (tučné, kurzíva nebo podtržené) nebo zvýraznit text.

    Minipanel nástrojů

  • Na kartě Formátovat text ve skupině Styly je možné vybírat styly.

Tip : Pomocí stylů lze dosáhnout profesionálního vzhledu zpráv.

Přidání grafiky

Grafika upoutá pozornost příjemce. Může rovněž zvětšit velikost e-mailové zprávy, takže je potřeba ji používat umírněně. Chcete-li změnit vzhled pozadí zprávy, vyhledejte informace v předchozím tématu Přidání barvy pozadí, přechodu, textury, vzorku nebo obrázku.

  • Na kartě Vložení ve skupině Ilustrace klikněte na některé z následujících tlačítek:

    • Obrázek:      Vyhledejte složku, ve které je obrázek uložen, vyberte obrázek a klikněte na tlačítko Vložit. Pomocí úchytů můžete obrázek otočit nebo změnit jeho velikost. Další možnosti obrázku zpřístupníte kliknutím pravým tlačítkem na obrázek a následným kliknutím na některý z příkazů v místní nabídce.

    • Klipart:      Zadejte popis hledaného obrázku a potom klikněte na tlačítko Hledat. Chcete-li zahrnout objekty klipart dostupné na webu Office.com, zaškrtněte políčko Zahrnout obsah webu Office.com. Klikněte na obrázek, který chcete vložit.

    • Obrazce:      Klikněte na požadovaný obrazec. Další možnosti obrazce zpřístupníte tím, že kliknete pravým tlačítkem na obrazec a potom na některý z příkazů v místní nabídce.

    • SmartArt:      Zvolte rozložení pro obrázek SmartArt a klikněte na tlačítko OK. Klikněte na obrázek SmartArt a zadejte do něj text. Další možnosti zpřístupníte tím, že kliknete pravým tlačítkem na obrázek SmartArt a potom kliknete na některý z příkazů v místní nabídce.

    • Graf:      Zvolte typ grafu a klikněte na tlačítko OK. Zobrazí se list aplikace Microsoft Excel 2010, do nějž můžete zadat data pro graf. Chcete-li tabulku zavřít, klikněte na tlačítko Excel a potom na tlačítko Zavřít. Pokud kliknete na graf pravým tlačítkem, zobrazí se místní nabídka, v níž můžete volit další možnosti grafu.

    • Kopie obrazovky:      Klikněte na náhled některého z obrázků nebo na volbu Výřez obrazovky. Vyberte oblast obrazovky, kterou chcete zachytit.

  • Chcete-li vložit objekt WordArt, klikněte v nabídce Vložení ve skupině Text na tlačítko WordArt.

Přidání číslovaného seznamu nebo seznamu s odrážkami

  1. Na kartě Zpráva ve skupině Základní text klikněte na tlačítko Odrážky nebo Číslování.

  2. Stisknutím klávesy ENTER přidejte další položku seznamu.

    Aplikace Outlook automaticky vloží další odrážku nebo číslo.

  3. Chcete-li seznam ukončit, stiskněte dvakrát klávesu ENTER. Stisknutím klávesy BACKSPACE odstraníte poslední odrážku nebo číslo v seznamu.

Klávesová zkratka  Chcete-li začít seznam s odrážkami, napište * (hvězdičku), chcete-li začít číslovaný seznam, napište 1. a v obou případech pokračujte stisknutím klávesy MEZERNÍK nebo TABULÁTOR.

Přidání tabulky

Tabulka je složena z řádků a sloupců buněk, které můžete vyplnit textem nebo grafikou. Tabulky slouží k uspořádání a prezentaci informací.

Tabulka ve formátu mřížky pro prezentaci informací

Tabulky slouží rovněž k vytvoření zajímavých rozložení stránky nebo k vytvoření pokročilých rozložení tabulky, textu a grafiky.

Rozložení stránky vytvořené pomocí tabulek

  1. Klikněte na pozici, na kterou chcete tabulku vložit.

  2. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Tabulky na tlačítko Tabulka.

  3. Proveďte některou z následujících akcí:

    • Přejděte na položku Rychlé tabulky a klikněte na požadovanou tabulku. Nahraďte data v tabulce požadovanými daty.

    • Klikněte na mřížku tabulky a určete počet řádků a sloupců, které mají být v nové prázdné tabulce vytvořeny.

      Výběr tabulky

    • Chcete-li získat ukazatel, který dovoluje měnit velikost vkládaných buněk, klikněte na příkaz Navrhnout tabulku.

    • Kliknete-li na příkaz Tabulka Excel, otevře se ve zprávě nová tabulka. Pomocí úchytů na spodním a pravém okraji můžete změnit její velikost.

      Poznámka : Pokud klinete na příkaz Tabulka Excel, zobrazí se pravděpodobně dialogové okno, ve kterém budete dotázání, zda důvěřujete zdroji této tabulky. Ve většině případů, obzvlášť pokud tabulka pochází z aplikace Excel ve vašem vlastním počítači, můžete kliknout na tlačítko Ano. Pokud tabulka pochází z jiného zdroje nebo sítě a máte pochybnosti, kontaktujte správce sítě.

Přidání podpisu

Aplikace Outlook dovoluje vytvořit podpis, který bude jako výchozí podpis vkládán do všech odchozích zpráv. Ručně lze tento podpis vkládat rovněž do jednotlivých odchozích zpráv. Postupujte podle některého z následujících kroků:

  • Automatické vložení podpisu    

    1. Na kartě Zpráva klikněte ve skupině Zahrnout na tlačítko Podpis a potom na položku Podpisy.

      Poznámka : Kliknete-li v otevřené zprávě na některou z položek Odpovědět, Odpovědět všem nebo Předat dál, můžete na kartě Zpráva nastavit také vlastnosti podpisu.

    2. V dialogovém okně Podpisy a šablony na kartě Podpis e-mailu v seznamu Vyberte podpis, který chcete upravit vyberte požadovaný podpis. Nový podpis vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový.

    3. Ve skupinovém rámečku Vyberte výchozí podpis v pravé horní části dialogového okna v seznamu Nové zprávy vyberte požadovaný podpis.

    4. Chcete-li přidávat podpis do odpovědí na zprávy a do zpráv předávaných dál, vyberte podpis ze seznamu Odpovědi a předané zprávy. Pokud v těchto zprávách podpis nechcete, vyberte položku Žádný.

    5. Klikněte na tlačítko OK.

    6. Chcete-li do aktuální zprávy přidat výchozí podpis, na kartě Zpráva klikněte ve skupině Zahrnout na tlačítko Podpis a vyberte podpis.

  • Ruční vložení podpisu    

    1. Na kartě Zpráva klikněte ve skupině Zahrnout na tlačítko Podpis a potom vyberte požadovaný podpis.

      Poznámka : Kliknete-li v otevřené zprávě na některou z položek Odpovědět, Odpovědět všem nebo Předat dál, můžete na kartě Zpráva nastavit vlastnosti podpisu.

Přidání symbolů, rovnic a vodorovných čár

Pomocí tlačítka Symbol lze zadat následující prvky:

  • Symboly, které nejsou na klávesnici, například ¼ nebo ©.

  • Zvláštní znaky, které nejsou na klávesnici, například dlouhou pomlčku (—) nebo výpustku (…).

  • Znaky sady Unicode.

Používáte-li rozšířené písmo jako Arial nebo Times New Roman, zobrazí se rozevírací seznam Podsada. V tomto seznamu můžete vybírat z rozšířené nabídky znaků daného jazyka včetně řečtiny a ruštiny (cyrilice), pokud jsou k dispozici.

Na kartě Vložení ve skupině Symboly je možné pomocí tlačítka Rovnice snadno vložit i složitější rovnici.

Tlačítko Vodorovná čára slouží k oddělení částí zprávy.

  • Na kartě Vložení klikněte ve skupině Symboly na některé z tlačítek Rovnice, Symbol nebo Vodorovná čára.

Změna motivu

Motiv je sadou sladěných prvků vzhledu a barevných schémat. Motivy slouží ke snadnému vytváření profesionálních a dobře navržených zpráv.

Dokument s použitým motivem Pokud v dokumentu použijete motiv, aplikace Outlook přizpůsobí barvy a grafiku pozadí, styly textu zprávy a nadpisů, seznamy, vodorovné čáry, barvy hypertextových odkazů a barvy ohraničení tabulky. Přizpůsobeny budou také seznamy s jednou úrovní i s několika úrovněmi.

Chcete-li rychle změnit vzhled uvedených prvků, změňte motiv.

  • Na kartě Možnosti klikněte ve skupině Motivy na tlačítko Motivy.

Začátek stránky

Přidání elektronické vizitky

Elektronická vizitka Elektronické vizitky usnadňují sdílení kontaktních informací. Do odesílaných zpráv je vložíte velmi snadno a příjemce je okamžitě rozezná. Odesílat můžete firemní vizitky nebo osobní vizitky, které jste si sami upravili. Jako elektronickou vizitku můžete odeslat rovněž kontaktní informaci někoho jiného. Vizitky lze také předat dál.

Podrobnější informace o elektronických vizitkách naleznete v tématu Vytváření a sdílení kontaktů jako elektronických vizitek.

  1. Na kartě Zpráva ve skupině Zahrnout klikněte na tlačítko Připojit položku a vyberte položku Vizitky. Potom klikněte na jméno v seznamu.

  2. Pokud požadované jméno není zobrazeno, klikněte na položku Jiné vizitky, klikněte na jméno v seznamu Zařazeno jako a potom klikněte na tlačítko OK.

    Poznámky : 

    • V nabídce Vizitka se zobrazí 10 posledních jmen kontaktů, které byly vloženy do zpráv jako vizitky.

    • Do zprávy lze vložit více elektronických vizitek.

    • Orientaci v duplicitních jménech si usnadníte kliknutím na příkaz Jiné vizitky v nabídce Vizitka. V dialogovém okně Vložit vizitku se zobrazí další informace včetně náhledu vizitky.

    • Přetáhnete-li vizitku z náhledu do nové zprávy, bude do zprávy při odesílání zahrnut pouze soubor VCF. Tento připojený soubor otevře formulář kontaktu se všemi informacemi, které může příjemce uložit do svých seznamů kontaktů. Používá-li příjemce některou z aplikací Microsoft Office Outlook 2007 nebo Outlook 2010, je elektronická vizitka viditelná i ve formuláři kontaktu.

Začátek stránky

Přidání sledování ke zprávě

Označení zprávy příznakem

Přidání hlasovacích tlačítek

Získání oznámení o doručení nebo přečtení

Označení zprávy příznakem

E-mailové zprávy označené příznakem umožňují efektivnější zpracování pošty. Tyto zprávy vytvářejí položky v seznamu úkolů buď pro vás samotné, nebo pro vás i pro příjemce. Příznakem můžete označit například zprávu, ve které požadujete údaje, jenž musíte získat do určitého data. Po obdržení e-mailové zprávy příjemcem se spolu s touto zprávou zobrazí příznak a na informačním panelu v podokně čtení se zobrazí doplňková informace. Je-li zpráva otevřena v aplikaci Outlook, zobrazí se informace v horní části okna zprávy.

Pokud označíte zprávu příznakem pro sebe, můžete sledovat, kdo na ni odpověděl. V předchozím příkladu byla odeslána zpráva s příznakem, která vyžadovala doručení údajů do určitého data. Označíte-li tuto zprávu také pro sebe, aplikace Outlook vám připomene, abyste zkontrolovali odpovědi. Pomůže vám dokonce automaticky vyhledat odpovědi na původní zprávu s příznakem.

  1. Na kartě Zpráva ve skupině Značky klikněte na tlačítko Zpracovat a potom zvolte datum splnění, nebo klikněte na tlačítko Vlastní.

  2. Chcete-li, aby vám tato zpráva s příznakem byla připomenuta, klikněte na kartě Zpráva ve skupině Značky na tlačítko Zpracovat a potom na možnost Přidat připomenutí. V případě potřeby můžete změnit datum a čas připomenutí.

  3. Chcete-li, můžete přidat příznak rovněž pro příjemce, takže i oni budou upozorněni na datum splnění. Na kartě Zpráva ve skupině Značky klikněte na tlačítko Zpracovat a potom na možnost Příznak pro příjemce. Připomenutí příjemci začleníte tím, že zaškrtnete políčko Připomenutí a podle potřeby změníte datum a čas.

Přidání hlasovacích tlačítek

Zařazením hlasovacích tlačítek do e-mailové zprávy můžete v aplikaci Microsoft Outlook uspořádat volby.

  1. Na kartě Možnosti ve skupině Sledování klikněte na tlačítko Použít hlasovací tlačítka.

  2. Klikněte na některý z následujících příkazů:

    • Ano;Ne:     Tento způsob je vhodný pro rychlé hlasování, kdy potřebujete pouze odpovědi ano nebo ne.

    • Ano;Ne;Pravděpodobně:     Pokud nechcete omezit výběr možností pouze na odpovědi ano nebo ne, nabízí tento způsob hlasování alternativní odpověď.

    • Vlastní:     Po kliknutí na tento příkaz máte možnost vytvořit vlastní názvy hlasovacích tlačítek. Můžete například požádat své kolegy, aby pro pravidelnou týdenní poradu zaměstnanců vybrali jeden ze tří dnů v týdnu.

      1. V dialogovém okně Možnosti zprávy ve skupinovém rámečku Možnosti hlasování a sledování zaškrtněte políčko Použít hlasovací tlačítka.

      2. Vyberte výchozí názvy tlačítek, odstraňte je a potom zadejte požadovaný text. Názvy tlačítek oddělte středníky.

Získání oznámení o doručení nebo přečtení

Oznámení o doručení informuje o tom, že vaše e-mailová zpráva byla doručena do poštovní schránky příjemce. Avšak nesděluje, zda ji příjemce viděl nebo četl. O otevření zprávy informuje oznámení o přečtení. Po doručení případně po přečtení vaší zprávy obdržíte zprávu s upozorněním. Obsah zpráv s upozorněním je potom automaticky zaznamenán do vaší původní zprávy ve složce Odeslané položky.

Na tato oznámení však nespoléhejte úplně. Příjemce zprávy může zjistit, že bylo vyžádáno oznámení o přečtení, a může odmítnout oznámení odeslat. Je-li zpráva v podokně pro čtení určena jen pro čtení, oznámení o přečtení pravděpodobně nebude odesláno. Navíc e-mailový program příjemce nemusí oznámení o přečtení podporovat.

  1. Ve zprávě na kartě Možnosti zaškrtněte ve skupině Sledování políčko Požadovat oznámení o doručení nebo Požadovat oznámení o přečtení.

  2. Zapnutí těchto možností pro všechny odesílané e-mailové zprávy:    

    • Kliknutím na kartu Soubor otevřete zobrazení Microsoft Office Backstage.

    • Klikněte na tlačítko Možnosti.

    • Klikněte na položku Pošta.

    • V části Sledování vyberte požadovanou možnost.

Začátek stránky

Sdílení Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Byly tyto informace užitečné?

Výborně! Je ještě něco dalšího, co byste nám chtěli dát vědět?

Jak bychom ho mohli vylepšit?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×