Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar firmas

• La primera vez que agrega un flujo de trabajo para recopilar firmas a su lista, biblioteca o colección de sitios, puede especificar cuántos participantes se deben incluir e indicar si sus tareas se asignan una después de otra (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Incluso puede decidir si desea dividir las tareas de los participantes en dos o más fases distintas. Cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual en un documento, podrá modificar cualquiera de estos valores de configuración.

• El flujo de trabajo asigna una tarea a cada participante especificado. Cada participante elige entre varias respuestas posibles: firmar (o no firmar) el documento, reasignar la tarea de firma o eliminar la tarea.

• Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, puede supervisar el progreso y realizar ajustes (si es necesario) desde una única página central de estado del flujo de trabajo.

• Durante 60 días después de que se complete el flujo de trabajo, la lista de todos los eventos de flujo de trabajo que se produjeron en el curso de esta ejecución (o instancia) del flujo de trabajo sigue estando disponible en la página estado del flujo de trabajo, para referencia informal.

El flujo de trabajo para recopilar firmas no se ha diseñado para recopilar aprobaciones ni rechazos de un documento, o para controlar la publicación de páginas web para un sitio Web. Si desea agregar un flujo de trabajo en el que los participantes aprueban o rechazan el documento que revisan, vea el artículo acerca de los flujos de trabajo de aprobación.

Además, los flujos de trabajo para recopilar firmas no están diseñados para recopilar comentarios. Si desea usar un flujo de trabajo para recopilar comentarios sobre un documento, vea el artículo, todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios.

También puede usar Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar aún más cualquiera de los flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint.

Para agregar un flujo de trabajo   De forma predeterminada, debe tener el permiso administrar listas para Agregar un flujo de trabajo. El grupo Propietarios tiene este permiso de forma predeterminada, a diferencia de los grupos Miembros y Visitantes.

Para iniciar un flujo de trabajo   Además, de forma predeterminada, debe tener el permiso editar elementos para iniciar un flujo de trabajo que ya se ha agregado. (El grupo miembros y el grupo propietarios tienen el permiso editar elementos de forma predeterminada; el grupo visitantes no).

Como alternativa, los propietarios pueden elegir configurar flujos de trabajo específicos para que solo los puedan iniciar miembros del grupo propietarios. (Para ello, active la casilla requerir permisos de administración de listas para iniciar este flujo de trabajo , en la primera página del formulario de asociación).

Cada vez se realizan más transacciones empresariales de forma electrónica. Por lo tanto, las firmas digitales se usan cada vez más para vincular legalmente a partes de confianza a sus transacciones. Una firma digital se usa para comprobar la identidad de la persona que firmó el documento y confirma que el contenido no se modificó después de aplicar la firma digital al documento. Las firmas digitales proporcionan seguridad basada en las tecnologías de cifrado y ayudan a mitigar el riesgo asociado a las transacciones comerciales electrónicas. Con las mejoras de las firmas digitales, Office tiene el objetivo de satisfacer las necesidades de seguridad de la información de las empresas y las entidades del sector público en todo el mundo.

Para crear una firma digital, debe tener un certificado digital, que demuestra su identidad a los usuarios de confianza y que debe obtenerse de una entidad de certificación (CA) acreditada. Si no tiene un certificado digital, Microsoft también tiene asociados que proporcionan certificados digitales, además de otras firmas avanzadas.

Estas son las fases básicas:

• Antes de que se ejecute el flujo de trabajo (planear, agregar, iniciar)   
  Antes de agregar un flujo de trabajo, puede planear dónde quiere agregarlo (para una sola lista o biblioteca o para toda la colección de sitios) y los detalles de cómo funcionará. Después de agregar y configurar el flujo de trabajo, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en un documento específico. El flujo de trabajo también se puede configurar para que se ejecute automáticamente. Las ejecuciones automáticas se pueden activar en función de uno o dos de los dos eventos desencadenantes: cuando se agregan o se crean documentos en una lista o biblioteca, o cuando se cambiacualquier documento de una lista o biblioteca.

• Mientras se ejecuta el flujo de trabajo (completa, monitor, ajuste)   
  Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, los participantes individuales completan las tareas que tienen asignadas. Mientras tanto, el progreso del flujo de trabajo se puede supervisar desde una página de estado del flujo de trabajo central para la instancia específica del flujo de trabajo. Se pueden realizar ajustes en el flujo de trabajo mientras se ejecuta desde esa misma página. y, si es necesario, el flujo de trabajo se puede cancelar o finalizar desde allí.

• Después de que se ejecuta el flujo de trabajo (revisar, informar, cambiar)   
  Cuando el flujo de trabajo se complete, el historial completo de esa ejecución (o instancia) puede revisarse durante un máximo de 60 días en la página de estado del flujo de trabajo. Si alguna vez desea cambiar la forma en que las funciones de flujo de trabajo, puede abrir y editar el formulario de asociación que completó la primera vez que agregó el flujo de trabajo.

En el siguiente diagrama de flujo se muestran estas fases desde la perspectiva de la persona que está agregando un nuevo flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint funcionan como las plantillas principales en las que se basan los flujos de trabajo específicos que usted puede Agregar a sus listas, bibliotecas y colecciones de sitios.

Cada vez que agrega un flujo de trabajo para recopilar firmas, por ejemplo, en realidad está agregando una versión de la plantilla de flujo de trabajo general recopilar firmas. Se asigna a cada versión su propio nombre y su propia configuración, que se especifica en el formulario de asociación al agregar esa versión en particular. De ese modo, puede agregar varios flujos de trabajo, cada uno de ellos a una versión basada en la plantilla de maestro de flujo de trabajo para recopilar firmas, pero cada versión denominada y personalizada para la forma específica que va a usar.

En esta ilustración, se han agregado tres flujos de trabajo basados en la plantilla de flujo de trabajo de aprobación: uno para todos los tipos de contenido en una única biblioteca, otro para un único tipo de contenido en una única biblioteca y otro para un único tipo de contenido en una colección de sitioscompleta.

Siempre que agregue una nueva versión de flujo de trabajo basada en una de las plantillas de flujo de trabajo incluidas, rellene un formulario de asociación para especificar cómo desea que funcione la nueva versión.

En la siguiente sección, encontrará una lista de preguntas que le prepararán para completar el formulario de asociación. Sin embargo, en primer lugar, dedique un momento o dos para buscar el formulario y sus campos.

Primera página del formulario de asociación

Segunda página del formulario de asociación

Los campos de esta segunda página también aparecen en el formulario de inicio, que se presenta cada vez que el flujo de trabajo se inicia manualmente, y se puede editar en ese momento para esa única ejecución.

Este artículo se refiere a la plantilla de flujo de trabajo que aparece en el menú como recopilar firmas: SharePoint 2010. Si no está seguro de que este tipo de flujo de trabajo es la mejor opción para usted, consulte el segmento aprender de este artículo. Para obtener más información sobre otras plantillas de flujo de trabajo que están disponibles, vea el artículo acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint.

Es importante saber que las líneas de firma del tipo que estamos discutiendo aquí solo se pueden insertar en documentos creados en Word, Excel o InfoPath.

¿Qué es un tipo de contenido?

Cada documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint pertenece a uno o a otro tipo de contenido. Un tipo de contenido puede ser como básico y genérico como una hoja de cálculode documento o Excel, o como una especificaciónde contrato legal o de diseño de producto. Algunos tipos de contenido están disponibles en productos de SharePoint de forma predeterminada, pero puede personalizarlos y agregar a otros usuarios.

Puede hacer que la nueva versión del flujo de trabajo para recopilar firmas esté disponible en una sola lista o biblioteca, o puede hacer que esté disponible en toda la colección de sitios.

• Si agrega el flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, puede configurarlo para que se ejecute en todos los tipos de contenido o solo en un único tipo de contenido.

• Sin embargo, si agrega el flujo de trabajo para toda la colección de sitios, debe configurarlo para que se ejecute en un solo tipo de contenido de sitio.

• En todos los casos, cada documento en el que se ejecuta un flujo de trabajo para recopilar firmas debe ser un archivo que se creó en Word, Excel o InfoPath.

Asigne a la versión del flujo de trabajo un nombre que:

• Indica claramente para qué se usa.

• Lo distingue claramente de otros flujos de trabajo.

Un ejemplo

Imagine que es miembro de un grupo de editores. Su grupo quiere usar dos flujos de trabajo de recopilar comentarios diferentes:

• Ejecutará el primer flujo de trabajo en cada documento enviado por un miembro de su propio grupo. Este flujo de trabajo recopila los comentarios únicamente del administrador del grupo.

• Ejecutará el segundo flujo de trabajo en cada documento enviado por personas fuera de su propio grupo. Este flujo de trabajo recopila los comentarios detodos los miembros de tu grupo.

Es posible que el nombre del primer flujo de trabajo esté incluido en los comentarios del envío y el segundo de los comentarios de envío.

Puede hacer que el flujo de trabajo use la lista de tareas y la lista de historial predeterminada del sitio, que use otras listas existentes o solicitar listas nuevas solo para este flujo de trabajo.

• Si su sitio tiene varios flujos de trabajo, o si algunos flujos de trabajo implican numerosas tareas, considere la posibilidad de solicitar listas nuevas para cada flujo de trabajo. (La administración de listas más largas es una de las cosas que pueden reducir el rendimiento. Es más rápido y más fácil para el sistema mantener varias listas más cortas que una muy larga.)

• Si las tareas y el historial de este flujo de trabajo contienen datos confidenciales o confidenciales que desea conservar separados de las listas generales, debe indicar definitivamente que desea listas nuevas y independientes para este flujo de trabajo. Después de agregar el flujo de trabajo, asegúrese de que se han establecido los permisos adecuados para las nuevas listas.

Las líneas de firma se pueden insertar en el documento en cualquiera de estas dos ocasiones:

• Antes de que se inicie el flujo de trabajo en el documento.

• Después de iniciar el flujo de trabajo, pero antes de que el primer participante Agregue su firma a una línea de firma.

Agregar una firma digital a un documento es un proceso de dos pasos:

1. En primer lugar, alguien inserta unasignalínea Signa, en el cuerpo del documento.
   

2. A continuación, alguien agrega su firma a la línea insertada.
   

Ten esto en cuenta    Desde el momento en que el primer participante agrega su firma al documento, el documento se bloquea contra la edición. UnanuevaYork los cambios en el documento después de ese punto (excepto otros firmantes que agregan sus firmas) invalidan o eliminan todas las firmas que se hayan agregado. Y como la inserción de una línea de firma cuenta como un cambio en el documento, todas las líneas de firma ya deben estar presentes en el documento antes de que el primer participante Agregue su firma real a una de esas líneas.

Por lo tanto, hay tres formas muy sencillas de responder esta pregunta:

• Para cualquier tipo de inicio    El documento se basa en una plantilla o formulario que ya tiene líneas de firma, de modo que nadie tiene que agregarlas para cada ejecución de flujo de trabajo individual.

• Para un inicio manual    La persona que inicia el flujo de trabajo inserta todas las líneas de firma necesarias antes de iniciar el flujo de trabajo.

• Para un inicio automático    El primer participante que abre el documento inserta todas las líneas de firma necesarias antes de agregar su propia firma.

Aquí tienes un resumen gráfico rápido del punto principal.

Un flujo de trabajo puede configurarse para iniciarse manualmente solo, automáticamente o de ambas maneras:

• Cuando inicia manualmente un flujo de trabajo para recopilar firmas en un documento específico, se presenta otro formulario, el formulario de inicio. El formulario de inicio contiene la configuración de la segunda página solo del formulario de Asociación . De ese modo, si la persona que inicia el flujo de trabajo quiere cambiar cualquiera de estas configuraciones (solo para la instancia actual), pueden hacerlo antes de que hagan clic en iniciar.

• Por supuesto, con un inicio automático, no hay oportunidad de presentar un formulario de inicio, por lo que se usa la configuración predeterminada especificada en el formulario de asociación sin ningún cambio.

En la ilustración siguiente se muestra la diferencia entre los inicios manuales y los inicios automáticos.

Los cambios que realice en el formulario de inicio solo se aplican durante la instancia actual del flujo de trabajo. Para cambiar la configuración predeterminadapermanentedel flujo de trabajo, modifique el formulario de Asociación original,tal y como se explica en el artículo cambiar de este artículo.

Inicio manual

Si permite el inicio manual, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en cualquier documento apto en cualquier momento.

Las ventajas de un inicio manual son que usted y sus compañeros pueden ejecutar el flujo de trabajo solo cuando y si lo desea, y que cada vez que lo ejecute tendrá la posibilidad de cambiar algunas opciones de configuración con el formulario de inicio.

Por supuesto, con un inicio manual, alguien tiene que recordar que debe ejecutar el flujo de trabajo siempre que sea apropiado para hacerlo.

Inicio automático

Puede configurar el flujo de trabajo para que lo inicie automáticamente cualquiera de los siguientes eventos o cada uno de ellos:

• Se crea un documento nuevo o se carga en la lista o biblioteca.

• Se cambia un documento que ya está almacenado en la lista o biblioteca.

La ventaja de un inicio automático es que nadie tiene que recordar para iniciar el flujo de trabajo. Se ejecuta cada vez que se produce un evento de activación.

Consideraciones especiales para los inicios automáticos con los flujos de trabajo para recopilar firmas

A diferencia de los otros flujos de trabajo incluidos , no esposible agregar más tareas después de que se haya iniciado un flujo de trabajo para recopilar firmas. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, solo asigna las tareas de firma que ya se hayan especificado en la configuración predeterminada. En realidad, cada una de esas tareas puede reasignarse durante la ejecución del flujo de trabajo, pero no se pueden crear ni asignar tareas adicionales . En otras palabras, un flujo de trabajo para recopilar firmas solo se debe ejecutar automáticamente cuando se conoce de antemano la identidad, o al menos el número, de los participantes.

Lo que es posible después de un inicio automático es eliminar o cancelar las tareas que ya están asignadas, pero tenga en cuenta que al cancelar una tarea, no se quitará del documento la línea de firma asociada.

A continuación se muestran tres escenarios en los que se usa un inicio automático. Observe que en cada escenario:

• El flujo de trabajo se ejecuta en una biblioteca en la que los usuarios cargan documentos que es necesario firmar.

• El conjunto de personas que tienen asignadas tareas de firma es estable a lo largo del tiempo, y no es necesario revisarla ni modificarla cada vez que se inicie el flujo de trabajo.

Por supuesto, en cada uno de estos escenarios, si el elemento que se carga es un documento o formulario que ya contiene las líneas de firma apropiadas, no es necesario que los participantes del flujo de trabajo inserten líneas de firma durante la ejecución del flujo de trabajo.

Escenario 1: única tarea, firmante único

Las nuevas notificaciones de cargos deben estar firmadas por Ana, así que Ana crea una biblioteca llamada nuevas notificaciones de cargos. Cualquier persona de la organización puede crear o cargar una reclamación.

Ana crea un flujo de trabajo y le da el mismo nombre: nuevas reclamaciones de gastos. El flujo de trabajo se ejecuta automáticamente en cada documento nuevo, con la asignación de una tarea de firma a Ana, por supuesto.

Escenario 2: varias tareas, varios firmantes

En este momento, las tres deben firmar los contratos , Ana, Juan y Frank.

Juan crea una biblioteca denominada Contracts para las firmas. Crea un flujo de trabajo para recopilar firmas denominado firmas (annaANDseanANDfrank). El flujo de trabajo se ejecuta automáticamente en cada documento nuevo, asignando una tarea de firma a cada una de las tres personas.

El primer firmante que abra el documento insertará las líneas de firma de los tres firmantes antes de agregar su propia firma.

Escenario 3: varias tareas, un único firmante

En esta versión, las tres tienen que firmar los contratos, Ana o Juan, o bien Frank. one

Juan crea una biblioteca denominada Contracts para la firma y un flujo de trabajo denominado firma (annaORseanORfrank). También crea una lista de distribución de correo o un grupo de distribución, que también se denomina annaORseanORfrank, que incluye las tres.

De nuevo, el flujo de trabajo se ejecuta automáticamente en cada documento nuevo de la biblioteca, pero esta vez solo asigna una tarea de firma al grupo annaORseanORfrank .

Este tipo de tarea se denomina tarea de grupoy funciona de la siguiente manera: el flujo de trabajo envía una notificación de tarea por correo electrónico a cada miembro del grupo, pero solo crea una tarea, que cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar en nombre de todo el grupo.

Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, consulte el segmento completo de este artículo.

Al agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido para toda la colección de sitios, se le ofrece la opción de agregar también el flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de la colección de sitios que heredan del tipo de contenido al que está agregando el flujo de trabajo. (Tenga en cuenta que si está agregando un flujo de trabajo solo para una única lista o biblioteca, esta opción no aparecerá).

Tendrá que proporcionar el nombre o la dirección de correo electrónico de cada persona a la que se asignará una tarea de firma.

¿Las tareas de grupo o las individuales?    Si asigna una tarea a un grupo o una lista de distribución, se asignará una tarea de grupo : cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, consulte el segmento completo de este artículo.

¿Una o varias fases?   Puede elegir tener una sola etapa de las tareas de firma o tener varias fases. Si tiene más de una etapa, las fases se realizarán una después de otra.

Revisiones en paralelo o revisiones en serie?   En el caso de los participantes de cualquier etapa, puede elegir que sus tareas de firma se asignen al mismo tiempo (en paralelo) o que sus tareas se asignen una tras otra (en serie) en el orden que indique. La opción serie puede resultar útil si, por ejemplo, uno de los firmantes es el verdadero encargado de tomar las decisiones sobre el documento y no tiene sentido para que los demás firmantes realicen sus tareas de firma si la persona responsable de la toma de decisiones decide no iniciar sesión.

Un ejemplo

Este sencillo escenario ilustra algunas ventajas de varias fases y de las asignaciones de tareas en serie:

Imagínese que Frank está agregando un nuevo flujo de trabajo para recopilar firmas para una biblioteca de contratos. Como Francisco es el verdadero responsable de la toma de decisiones, quiere ser la primera persona que firme cada contrato. Si decide no firmar, no se le asignará a Ana ni a a Juan una tarea de firma. Frank puede configurarlo de dos maneras:

• Mediante una revisión en serie   Frank configura una única etapa en la que es el primer participante y Ana y Juan son la segunda y la tercera.
  Así es como Frank configura su revisión en serie en una etapa.
  

• Mediante dos fases   Si Francisco quiere que Ana y Juan le asignen sus tareas al mismo tiempo, de modo que Juan no tiene que esperar a Ana para agregar su firma antes de que pueda agregarla, puede configurar dos fases en el flujo de trabajo. La primera fase incluye solo su propia tarea de firma y la segunda es una fase paralela que contiene las tareas de Ana y Juan. Si la primera fase no se completa, la segunda fase no se iniciará.
  Así es como Frank configura sus dos fases en paralelo.
  

Estos son los diagramas de ambas soluciones. En ambas versiones, si Francisco no completa la tarea de firma, las tareas nunca se asignan a Ana ni a Juan.

En el campo CC , en la segunda página del formulario de asociación, puede escribir los nombres o las direcciones de los usuarios a los que se debe notificar cada vez que se inicia o finaliza este flujo de trabajo.

• Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo a esa persona.

• Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

• Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario que haya dos cuestiones en orden:

Correo electrónico    Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio de SharePoint. Si no está seguro de que esto ya se ha realizado, consulte al administrador de SharePoint.

Permisos    La configuración predeterminada de productos de SharePoint requiere que tenga el permiso administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y el grupo visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, consulte el segmento de información de este artículo.)

Siga estos pasos:

1. Abra la lista o biblioteca para la que desea agregar el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca .

   El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina calendario.

3. En el grupo configuración , haga clic en configuración del flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, especifique un único tipo de contenido para que el flujo de trabajo se ejecute o todo (para todos los tipos de contenido) y, a continuación, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

   Nota: Los flujos de trabajo para recopilar firmas solo se pueden ejecutar en documentos creados en Word, Excel o InfoPath.

   

   1. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen a la ilustración).

	Tipo de contenido Mantenga la selección predeterminada como todoso seleccione un tipo de contenido específico.
	Flujo de trabajo Seleccione la plantilla recopilar firmas: SharePoint 2010 . Nota: Si la plantilla recopilar firmas-sharepoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para averiguar si está activada para la colección de sitios o el área de trabajo. Si tiene permisos de colección de sitios, vea Habilitar plantillas de flujo de trabajo de SharePoint.
	Nombre Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo a los usuarios de esta lista o biblioteca. Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, vea el segmento planear de este artículo.
	Lista de tareas Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en tareas (nuevo) para crear una nueva lista. Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.
	Lista de historial Seleccione una lista de historial para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en nueva lista de historial para crear una nueva lista. Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.
	Opciones de inicio Especifique la forma o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo. Para obtener información sobre las distintas opciones, vea el segmento planear de este artículo.

1. Cuando toda la configuración de este formulario sea la que desee, haga clic en siguiente.

2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen a la ilustración).

   Productos de SharePoint le presenta todas las opciones de esta segunda página del formulario de asociación cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual, de modo que pueda realizar cambios en esas opciones solo para esa instancia.

	Asignar a Escriba los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas. Si se asignan las tareas una por una (en serie)    Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que desea que se asignen las tareas. Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo (en paralelo)    El orden de los nombres o direcciones no es relevante. Si incluye un grupo o una lista    de distribución Se asignará una tarea de Grupo: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, consulte el segmento completo de este artículo.
	Orden Especifique si desea asignar las tareas una por una (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Para obtener más información sobre cómo usar las fases en serie y en paralelo, vea el segmento planear de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.
	CC Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le deba notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo. Escribir un nombre aquí noda como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

1. Cuando tenga todas las opciones de configuración de esta página según sus necesidades, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Productos de SharePoint crea su nueva versión de flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para iniciar y probar el nuevo flujo de trabajo, vaya al segmento iniciar de este artículo.

Encontrará instrucciones para insertar líneas de firma en un documento en el segmento Insertar de este artículo.

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario que haya dos cuestiones en orden:

Correo electrónico   Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio. Si no está seguro de que esto ya se ha realizado, consulte al administrador de SharePoint.

Permisos    La configuración predeterminada de productos de SharePoint requiere que tenga el permiso administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y el grupo visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, consulte el segmento de información de este artículo.)

Siga estos pasos:

1. Vaya a la Página principal de la colección de sitios (no a la Página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

2. Haga clic en configuración y después haga clic en configuración del sitio.

   En SharePoint en Microsoft 365, haga clic en configuración y, a continuación, haga clic en contenido del sitio. En contenido del sitio, haga clic en configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en galerías de diseño web, haga clic en tipos de contenido de sitio.
   

4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio para el que desea agregar un flujo de trabajo.

   Nota: Los flujos de trabajo para recopilar firmas solo se pueden ejecutar en documentos creados en Word, Excel o InfoPath.

   

   1. En la página del tipo de contenido seleccionado, en configuración, haga clic en configuración del flujo de trabajo.
      

   2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo .
      

   3. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen a la ilustración).

	Flujo de trabajo Seleccione la plantilla recopilar firmas: SharePoint 2010 . Nota: Si la plantilla recopilar firmas-sharepoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para averiguar si está activada para la colección de sitios o el área de trabajo. Si tiene permisos de colección de sitios, vea Habilitar plantillas de flujo de trabajo de SharePoint.
	Nombre Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo a los usuarios de esta colección de sitios. Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, vea el segmento planear de este artículo.
	Lista de tareas Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en tareas (nuevo) para crear una nueva lista. Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.
	Lista de historial Seleccione una lista de historial para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en nueva lista de historial para crear una nueva lista. Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.
	Opciones de inicio Especifique la forma o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo. Para obtener información sobre las distintas opciones, vea el segmento planear de este artículo.
	¿Actualizar los tipos de contenido de lista y sitio? Especifique si este flujo de trabajo se debe agregar a todos los demás tipos de contenido de lista y sitio que heredan de este tipo de contenido. La operación que realiza todas las agregaciones adicionales puede tardar mucho tiempo en completarse. Si se ha interrumpido la herencia de los sitios o subsitios donde quiere que se agregue este flujo de trabajo a los tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

1. Cuando la configuración de esta página sea la que desee, haga clic en siguiente.

2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen a la ilustración).

   Productos de SharePoint le presenta todas las opciones de esta segunda página del formulario de asociación cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual, de modo que pueda realizar cambios en estas opciones solo para esa instancia.

	Asignar a Escriba los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas. Si se asignan las tareas una por una (en serie)    Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que desea que se asignen las tareas. Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo (en paralelo)    El orden de los nombres o direcciones no es relevante. Si incluye un grupo o una lista    de distribución Se asignará una tarea de Grupo: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, consulte el segmento completo de este artículo.
	Orden Especifique si desea asignar las tareas de esta fase una por una (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Para obtener más información sobre cómo usar las fases en serie y en paralelo, vea el segmento planear de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.
	CC Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le deba notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo. Escribir un nombre aquí noda como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

1. Cuando tenga todas las opciones de configuración de esta página según sus necesidades, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Productos de SharePoint crea su nueva versión de flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para iniciar y probar el nuevo flujo de trabajo, vaya al segmento iniciar de este artículo.

Encontrará instrucciones para insertar líneas de firma en un documento en el segmento Insertar de este artículo.

Para Insertar una línea de firma en Word o Excel:

1. En el documento o la hoja de cálculo, haga clic para ubicar el cursor en el lugar donde desea insertar una línea de firma.

2. En la pestaña Insertar , en el grupo texto , haga clic en línea de firma.

3. En el cuadro de diálogo configuración de firma , complete cualquiera, todos o ninguno de estos cuatro campos:

   • Firmante sugerido   
     Nombre completo del firmante.
     (Se muestra en la firma completada).

   • Puesto del firmante sugerido   
     (Se muestra en la firma completada).

   • Dirección de correo electrónico del firmante sugerido   
     (No se muestra en la firma completada).

   • Instrucciones para el firmante   
     Toda la información útil o necesaria para el firmante.
     (No se muestra en la firma completada)
     .

4. Aún en el mismo cuadro de diálogo, Active o desactive las siguientes casillas:

   • Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro   
     de diálogo firmar Permitir que el firmante escriba su propósito para firmar.
     (Lo que los tipos de firmadores no se mostrarán en la firma completada).

   • Mostrar la fecha en la línea   
     de firma La fecha en la que se agrega la firma.
     (Se muestra en la firma completada).

5. Haga clic en ACEPTAR.

Repita el mismo procedimiento para agregar más líneas de firma.

Para eliminar una línea de firma en Word o Excel:

1. Haga clic en la línea de firma para seleccionarla.

2. Presione la tecla suprimir.

Para Insertar una línea de firma en InfoPath:

1. En el formulario, haga clic en para ubicar el cursor en el lugar donde desea insertar una línea de firma.

2. En la pestaña Inicio de la cinta de opciones, en el grupo controles , haga clic en línea de firma.

3. Haga clic en la línea de firma para seleccionarla y, a continuación, haga clic con el botón derecho en ella y, en el menú contextual, haga clic en propiedades de la línea de firma.

4. En el cuadro de diálogo Propiedades de la línea de firma , en la pestaña General , complete cualquiera, todos o ninguno de estos cuatro campos:

   • Mensaje que verán los firmantes antes de firmar   
     Toda la información útil o necesaria para el firmante.
     (No se muestra en la firma completada).

   • Nombre   
     del firmante (Se muestra en la firma completada).

   • Puesto   
     del firmante (Se muestra en la firma completada).

   • Dirección de correo electrónico del firmante   
     (No se muestra en la firma completada)
     .

5. Realice los ajustes que desee en la pestaña tamaño y en la pestaña avanzado .

6. Haga clic en ACEPTAR.

Para eliminar una línea de firma en InfoPath:

• Haga clic en el control para seleccionarlo y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIr.

¿Y ahora qué?

Si está listo para probar el nuevo flujo de trabajo, vaya al segmento iniciar de este artículo.

Si está completando una tarea de flujo de trabajo, vaya a (o vuelva) al segmento completo de este artículo.

Si el flujo de trabajo está configurado para iniciarse automáticamente, cada vez que se produzca un evento de activación, el flujo de trabajo se ejecutará en el documento que lo ha desencadenado.

Cuando se inicia, el flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y envía una notificación de tarea a cada uno de ellos. Mientras tanto, también envía notificaciones de inicio (distintas de las notificaciones de tareas) a la persona que originalmente agregó el flujo de trabajo y a cualquiera que figure en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación.

Si las líneas de firma necesarias aún no están presentes en el documento antes de que la acción desencadenadora inicie el flujo de trabajo, se deben insertar antes de agregar la primera firma al documento.

Una nota sobre los permisos    Por lo general, debe tener el permiso editar elementos para iniciar un flujo de trabajo. (De forma predeterminada, el grupo miembros y el grupo propietarios tienen este permiso, pero el grupo visitantes no. Sin embargo, un propietario también puede elegir, en un flujo de trabajo para cada flujo, permiso de administración de listas para las personas que inician el flujo de trabajo. Al elegir esta opción, los propietarios pueden especificar esencialmente que solo ellos y otros propietarios puedan iniciar un flujo de trabajo en particular. Para obtener más información, consulte el segmento de información de este artículo.)

Dos lugares desde donde empezar

Puede iniciar un flujo de trabajo de forma manual desde cualquiera de dos lugares:

• De la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el documento.

• Desde dentro del documento, se abre en el programa de Microsoft Office en el que se creó. (Tenga en cuenta que debe ser el programa instalado completo y no una versión de la aplicación web).

Las dos secciones restantes de este segmento proporcionan instrucciones para ambos métodos.

1. Agregue todas las líneas de firma necesarias al documento, o bien organice con los participantes del flujo de trabajo para asegurarse de que todas las líneas de firma están presentes en el documento antes de que cualquier participante Agregue su firma a una de las líneas.

2. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el documento en el que desea ejecutar el flujo de trabajo.

3. Haga clic en el icono que está delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, a continuación, en la pestaña archivos de la cinta, en el grupo flujos de trabajo , haga clic en flujos de trabajo.
    

4. En la página flujos de trabajo: nombre del documento , en iniciar un nuevo flujode trabajo, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar.
   

5. En el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

   Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento de cambio de este artículo.

	Asignar a Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas. Si se asignarán las tareas una por una    Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas. Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo    El orden de los nombres o direcciones no es relevante. Si incluye un grupo o una lista    de distribución Se asignará una tarea de Grupo: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, consulte el segmento completo de este artículo.
	Orden Asegúrese de que las especificaciones relativas a la asignación de las tareas de cada segmento de una en una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo) son las que desea. Para obtener más información sobre cómo usar las fases en serie y en paralelo, vea el segmento planear de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de las que están configuradas actualmente. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.
	CC Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que: Escribir un nombre aquí noda como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

1. Cuando haya todos los valores de configuración en el formulario de inicio como desee, haga clic en iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios que aparecen en el campo CC del formulario de inicio.

1. Agregue todas las líneas de firma necesarias al documento, o bien organice con los participantes del flujo de trabajo para asegurarse de que todas las líneas de firma están presentes en el documento antes de que cualquier participante Agregue su firma a una de las líneas.

2. Abra el documento en el programa de Office instalado en el equipo.

   Nota: Este método no se puede usar cuando el documento está abierto en una versión de aplicación Web del programa de Microsoft Office. Debe estar abierto en la versión instalada completa del programa en el equipo.

3. En el documento abierto, haga clic en la pestaña archivo , haga clic en Guardar & enviary, a continuación, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar en el documento.

4. Si ve el siguiente mensaje, que le indica que el flujo de trabajo necesita que el archivo esté protegido, haga clic en el botón proteger .
   (Si no ve este mensaje, vaya al paso 5).

5. Haga clic en el botón grande de flujo de trabajo de inicio .

6. En la página cambiar un flujo de trabajo, en el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

   Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento de cambio de este artículo.

	Asignar a Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas. Si se asignarán las tareas una por una    Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas. Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo    El orden de los nombres o direcciones no es relevante. Si incluye un grupo o una lista    de distribución Se asignará una tarea de Grupo: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea de grupo, consulte el segmento completo de este artículo.
	Orden Asegúrese de que las especificaciones relativas a la asignación de las tareas de cada segmento de una en una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo) son las que desea. Para obtener más información sobre cómo usar las fases en serie y en paralelo, vea el segmento planear de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de las que están configuradas actualmente. Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir. Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.
	CC Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que: Escribir un nombre aquí noda como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

1. Cuando la configuración en el formulario de inicio sea la que desea, haga clic en iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios que aparecen en el campo CC del formulario de inicio.

¿Y ahora qué?

• Si esta es la primera vez que se ejecuta el flujo de trabajo, ¿los demás participantes necesitan información y asistencia para completar las tareas que tienen asignadas? Es posible que le resulte útil el segmento completo de este artículo.

• Además, es una buena idea comprobar si los participantes reciben las notificaciones de correo electrónico y, en particular, que los filtros de correo electrónico no deseado no son controlados por ellos.

• Y, por supuesto, es posible que tenga una o más tareas de flujo de trabajo para completarse. Para obtener más información, visita el segmento completo de este artículo.

• Mientras tanto, para averiguar cómo puede realizar un seguimiento del progreso de la instancia actual del flujo de trabajo, vaya al segmento supervisar de este artículo.

Cuando se le asigna una tarea en un flujo de trabajo, por lo general, encontrará más información sobre la tarea de una de las tres maneras siguientes:

• Recibe una notificación de tarea por correo electrónico.

• Abra un documento de Microsoft Office y verá una barra de mensajes que le informará de que se le ha asignado una tarea relacionada.

• Debe comprobar el sitio de SharePoint y descubrir que ya tiene asignadas una o más tareas.

Cuando descubra que tiene asignada una tarea de flujo de trabajo para recopilar firmas, normalmente hace dos cosas:

• Revisar el documento    Abrir y revisar el documento y, a continuación, firmarlo (o no).

• Completar la tarea    Complete y envíe el formulario de tareas.

Por lo tanto, a menudo, los tres elementos siguientes participan en la finalización de la tarea:

• El mensaje de notificación (que recibe como correo electrónico)

• Documento enviado para su firma (que se abre y, a continuación, se inicia la sesión o no)

• Formulario de tareas (que se abre, completa y envía)

Este es el aspecto de los tres elementos.

(Tenga en cuenta que si la tarea no está asignada personalmente, pero a un grupo entero o a una lista de distribución de la que es miembro, debe reclamar la tarea antes de completarla. Para obtener más información, consulte la sección reclamar una tarea de grupo antes de completarla en este segmento.)

Siga estos pasos:

1. En el mensaje de notificación de tarea, en las instrucciones para completar esta tarea , haga clic en el vínculo al documento.

2. En el documento abierto, haga clic en el botón abrir esta tarea en la barra de mensajes.

(Tenga en cuenta que si la tarea no está asignada personalmente, pero a un grupo entero o a una lista de distribución de la que es miembro, debe reclamar la tarea antes de completarla. Para obtener más información, consulte la sección reclamar una tarea de grupo antes de completarla en este segmento.)

Siga estos pasos:

1. En la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el documento que se va a revisar, haga clic en el vínculo en curso asociado al documento y al flujo de trabajo.

2. En la página estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea.

3. En el formulario de tareas, en la barra de mensajes esta tarea de flujo de trabajo se aplica a , haga clic en el vínculo al documento.

Tenga en cuenta que si la tarea no está asignada personalmente, pero a un grupo entero o a una lista de distribución de la que es miembro, debe reclamar la tarea antes de completarla. Para obtener más información, consulte la sección reclamar una tarea de grupo antes de completarla en este segmento.

Tenga en cuenta también que si la línea de firma está configurada para un usuario específico y la firma al iniciar sesión como otro usuario, es posible que la discrepancia esté visible en la línea de firma. En este ejemplo, la línea de firma se configuró para Frank Martinez, pero la firma fue agregada por alguien que inició sesión como Ana Robledo.

En el siguiente ejemplo, el documento se creó en Word.

Observe las tres barras de mensajes amarillas situadas en la parte superior del documento:

Marcado como final   Esta barra de mensajes le indica que al menos una persona ya ha agregado su firma en una línea de firma.

Firmas    Puede hacer clic en el botón Ver firmas para abrir el panel firmas . En firmas solicitadas, haga clic en la flecha situada junto a su nombre y, a continuación, en el menú desplegable, haga clic en firmar.

Si ve un mensaje sobre proveedores de servicios de firma digital de terceros, haga clic en Aceptar para continuar. Para evitar ver el mensaje en el futuro, active la casilla.

Se abrirá el cuadro de diálogo firmar .

Para firmar el documento, escriba su nombre en el cuadro situado junto a la Xgrande, haga clic en firmary, a continuación, haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo de confirmación de la firma .

Recuerde: Si su nombre aparece más de una vez en la lista de firmas solicitada , entonces hay más de una línea de firma para que agregue su firma. Use este mismo procedimiento para agregar cada firma.

Tarea de flujo de trabajo   Cuando esté listo para completar y enviar el formulario de tareas, haga clic en el botón abrir esta tarea en la barra de mensajes de la tarea de flujo de trabajo .

El formulario de tareas de una tarea de flujo de trabajo para recopilar firmas tiene un aspecto similar a este.

Tenga en cuenta que los dos primeros controles (Eliminar elemento y esta tarea de flujo de trabajo se aplican al título del documento) no aparecen en el formulario de tareas cuando se abre desde dentro del documento que se va a firmar. Solo aparecen cuando el formulario de tareas se abre directamente desde el mensaje de notificación de tarea o la lista de tareas en la página de estado del flujo de trabajo.

	Eliminar elemento Para eliminar esta tarea de la instancia actual del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo aquí. La eliminación de la tarea no elimina el documento que se va a firmar. Una tarea que se ha eliminado ya no aparece en el área tareas de la página de estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, la eliminación continúa registrada en el área historial de la página). Nota: Si no ha iniciado esta instancia del flujo de trabajo, es posible que desee consultar a la persona que lo inició (o, si se inició automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente) antes de eliminar la tarea.
	Esta tarea de flujo de trabajo se aplica al título del documento Para abrir el documento que se va a firmar, haga clic en el vínculo aquí.
	Estado, solicitado por, comentarios consolidados, fecha de vencimiento No puede editar ni cambiar entradas en estos cuatro campos, pero puede que le resulte útil la información que contengan. Observe que el cuadro comentarios consolidados contiene todos los comentarios enviados en el formulario por los participantes que ya han completado sus tareas en esta misma instancia del flujo de trabajo. De la misma manera, después de enviar su propio formulario, el texto que incluya en el cuadro comentarios (4) también aparecerá en el cuadro comentarios consolidados para los participantes subsiguientes.
	Comentarios Todo el texto que escriba aquí se registrará en el historial del flujo de trabajo y también aparecerá en el campo comentarios consolidados (3) para los participantes subsiguientes.
	Firmar Una vez que haya firmado el documento y escrito los comentarios que desea contribuir en el campo comentarios , haga clic en este botón para enviar el formulario y completar la tarea.
	Cancelar Para cerrar el formulario de tareas sin guardar ningún cambio ni ninguna respuesta, haga clic en este botón. La tarea permanecerá incompleta y se le asignará.
	Reasignar tarea Para reasignar esta tarea a otra persona, haga clic en este botón. Para obtener una ilustración de la página en la que especificará los detalles de la reasignación y obtener más instrucciones, vaya a la sección 7 de este segmento, reasignar la tarea a otro usuario. Nota: Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Si solo se asigna una tarea a un grupo completo al que pertenece, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa única tarea en nombre de todo el grupo.

Reclamar la tarea antes de abrir y firmar el documento. Tan pronto como reclame la tarea, se le asignará y ningún otro miembro del grupo puede completarla. (De esta manera, solo una persona hace el trabajo necesario).

1. En la página estado del flujo de trabajo, señale el nombre de la tarea asignada al grupo hasta que aparezca una flecha.

2. Haga clic en la flecha, haga clic en Editar elemento y, a continuación, en el formulario de tareas, haga clic en el botón reclamar tarea .
   

Cuando se actualice la página de estado del flujo de trabajo, podrá ver que la tarea ya no está asignada al grupo, pero ahora para usted.

Más adelante, si desea volver a publicar la tarea en el grupo sin completarla, siga los mismos pasos para volver al formulario de tareas, pero ahora haga clic en el botón liberar tarea .

Si desea que otra persona complete una tarea de flujo de trabajo que se le ha asignado, haga clic en el botón reasignar tarea en el formulario de tareas de flujo de trabajo.

Se muestra este formulario.

	Reasignar tarea a Escriba el nombre o la dirección de la persona a la que desea asignar esta tarea. Para asignar esta tarea a la persona que ha iniciado el flujo de trabajo, o, si el flujo de trabajo se inició automáticamente, a la persona que originalmente agregó este flujo de trabajo, deje este campo en blanco.
	Solicitud nueva Proporcione la información que la persona a la que va a asignar la tarea tendrá que completar la tarea. (Todo el texto que escriba aquí se agregará en el área comentarios consolidados ).
	Nueva duración Realice una de estas tres acciones: Para mantener la fecha de vencimiento existente   Deje este campo en blanco. Para quitar la fecha de vencimiento por completo   Escriba el número 0. Para especificar una nueva fecha de vencimiento   Escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. En conjunto, las dos entradas identifican el período antes de que venza la tarea de cambio. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, las tareas para recopilar firmas no tienen asignadas fechas de vencimiento ni duraciones de tareas.
	Unidades de duración nuevas Si está especificando una nueva duración de la tarea, use este campo junto con el nuevo campo Duración para identificar el período antes de que venza la tarea. (Por ejemplo: 3 días o 1 mes o 2 semanas).

Cuando el formulario esté completo, haga clic en Enviar. La tarea se marca como completada, se asigna una tarea nueva a la persona que ahora es responsable de la tarea y se envía una notificación de tarea.

Toda la información que proporcione se incluirá en el texto delegado por en la nueva notificación de tarea (número 1 de la siguiente ilustración).

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de todos estos cambios y se ven en las secciones tareas e historial de la página de estado del flujo de trabajo, tal y como se muestra aquí.

En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo en curso correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento denominado borrador del discurso y el flujo de trabajo es aprobación 3.

Se abrirá la página estado del flujo de trabajo.

• Si la lista o biblioteca contiene un gran número de elementos, puede usar la ordenación o el filtrado para buscar el elemento que busca más rápidamente. Si encuentra que va a ordenar y/o filtrar varias veces de la misma forma, es posible que le resulte útil crear una vista personalizada que automatice esa disposición en particular.

• Para ir a la página de estado del flujo de trabajo, también puede hacer clic en el vínculo ver el estado de este flujo de trabajo en una notificación de correo electrónico "ha comenzado" o ver el vínculo del historial del flujo de trabajo en una notificación de correo electrónico "ha completado" para la instancia específica que le interesa.

Aquí, debajo de la ilustración de cada sección de la página de estado del flujo de trabajo, encontrará las preguntas de supervisión que responde la sección.

Sección información del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

• ¿Quién inició esta instancia del flujo de trabajo?

• ¿Cuándo se inició esta instancia?

• ¿Cuándo se produjo la última acción en esta instancia?

• ¿En qué elemento se ejecuta esta instancia?

• ¿Cuál es el estado actual de esta instancia?

Sección tareas

Preguntas respondidas:

• ¿Qué tareas ya se han creado y asignado y cuál es su estado actual?

• ¿Qué tareas ya se han completado y cuál fue el resultado de cada una de esas tareas?

• ¿Cuál es la fecha de vencimiento de cada tarea que ya se ha creado y asignado? (Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, las tareas para recopilar firmas no tienen asignadas fechas de vencimiento ni duraciones de tareas).

Las tareas que se han eliminado y las tareas que aún no se han asignado no aparecen en esta sección.

Sección historial del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

• ¿Qué eventos ya se han producido en esta instancia del flujo de trabajo?

• Observe que las tareas vencidas y las notificaciones de tareas vencidas no aparecen en esta área.

Hay dos maneras de detener una instancia de flujo de trabajo en ejecución antes de su finalización normal:

• Cancelar el flujo de trabajo    Se cancelan todas las tareas, pero se conservan en el área tareas de la página de estado del flujo de trabajo.

• Finalizar este flujo de trabajo    Se cancelan todas las tareas y se eliminan del área tareas de la página de estado del flujo de trabajo. (No obstante, se reflejan en el área historial de flujo de trabajo).

Las instrucciones para ambos métodos siguen.

Cancelar (todas las tareas se cancelan, pero se conservan en la lista de tareas y en el historial)

Si la instancia actual de un flujo de trabajo ya no es necesaria, se puede cancelar.

De forma predeterminada, este procedimiento puede ser realizado por la persona que inició esta instancia del flujo de trabajo o por cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y el grupo visitantes no).

• En la página estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo cancelar todas las tareas para recopilar firmas .

Se cancelan todas las tareas actuales y el flujo de trabajo termina con el estado cancelado. Las tareas canceladas siguen apareciendo en el área tareas y en el área historial de flujo de trabajo .

Fin (todas las tareas eliminadas de la lista de tareas pero retenidas en el historial)

Si se produce un error, o si el flujo de trabajo se detiene y no responde, se puede finalizar.

De forma predeterminada, solo los usuarios con el permiso de administración de listas pueden realizar este procedimiento. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y el grupo visitantes no).

• En la página estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo finalizar este flujo de trabajo .

Se cancelan todas las tareas creadas por el flujo de trabajo y se eliminan del área tareas de la página de estado del flujo de trabajo, aunque seguirán reflejándose en el área historial del flujo de trabajo . El flujo de trabajo termina con el estado cancelado.

En la página de flujos de trabajo de cualquier elemento, encontrará una lista de los flujos de trabajo que se están ejecutando actualmente en ese elemento.

1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

2. Seleccione el nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en flujos de trabajo en el menú desplegable.

3. En la página flujos de trabajo: nombre del elemento , en flujos de trabajo en ejecución, encontrará una lista de las instancias de flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en el elemento.

Los administradores de la colección de sitios pueden ver de un vistazo:

• Cuántos flujos de trabajo existen actualmente en la colección de sitios en cada plantilla de flujo de trabajo.

• Si cada plantilla de flujo de trabajo está actualmente activa o inactiva en la colección de sitios.

• ¿Cuántas instancias de versiones de flujo de trabajo basadas en cada plantilla de flujo de trabajo se están ejecutando actualmente en la colección de sitios?

Para ello, siga estos pasos:

1. Abra la Página principal de la colección de sitios (no la Página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

2. Haga clic en el icono configuración y después haga clic en configuración del sitio.
   En la página Configuración del sitio, en Administración del sitio, haga clic en flujos de trabajo.
   

Se abre la página flujos de trabajo, que muestra la información.

¿Y ahora qué?

Si esta es la primera vez que se ejecuta esta versión de flujo de trabajo, es posible que desee usar las instrucciones del segmento de revisión de este artículo para ver los eventos de la instancia y descubrir si el flujo de trabajo funciona según lo desee.

Siempre que un elemento permanezca en la misma lista o biblioteca, y se ejecute el mismo flujo de trabajo de nuevo en el mismo elemento, se puede obtener acceso al historial de la instancia más reciente desde la lista o la biblioteca.

Para ver la página de estado del flujo de trabajo de la instancia más reciente de un flujo de trabajo que se ejecuta en cualquier elemento:

• En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo de estado correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento titulado borrador y el flujo de trabajo es aprobación de documento nuevo.

En la página estado del flujo de trabajo, la sección historial del flujo de trabajo se encuentra cerca de la parte inferior.

¿Qué sucede si desea revisar el historial de una instancia después de volver a ejecutar el mismo flujo de trabajo en el mismo elemento?

De hecho, puede hacerlo hasta 60 días, desde cualquiera de los dos puntos de entrada: la lista o biblioteca, o la notificación de finalización del flujo de trabajo. (60 días es el tiempo que los productos de SharePoint conservan el historial de tareas para los flujos de trabajo).

De la lista o biblioteca

1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

2. Haga clic en el icono que está delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, a continuación, en la pestaña archivos de la cinta, en el grupo flujos de trabajo , haga clic en flujos de trabajo.

3. En la página flujos de trabajo: nombre del elemento , en flujos de trabajo completados, haga clic en el nombre o el estado de la instancia de flujo de trabajo que desea revisar.
   
   Se abrirá la página estado del flujo de trabajo de la instancia.

En la notificación de finalización del flujo de trabajo

• Abra la notificación de finalización del flujo de trabajo de la instancia que desee revisar y, a continuación, haga clic en el vínculo ver el historial del flujo de trabajo .

Se abrirá la página estado del flujo de trabajo de la instancia.

Para conservar todas las notificaciones de finalización, es posible que desee crear una regla de Outlook. Configure la regla para copiar todos los mensajes entrantes que hayan completado el texto en la línea de asunto a su propia carpeta independiente. (Asegúrese de que su regla de Outlook copia los mensajes entrantes y no los mueve simplemente o tampoco aparecerán en la bandeja de entrada).

Para obtener información sobre cómo una de las versiones de su flujo de trabajo se realiza generalmente (a lo largo del tiempo y en varias instancias), puede crear uno de los dos informes predefinidos o ambos:

• Informe de duración de la actividad    Use este informe para ver los promedios de cuánto tarda cada actividad en un flujo de trabajo en completarse, así como el tiempo que se completa cada ejecución o instancia completa de ese flujo de trabajo.

• Informe de cancelación y errores    Use este informe para ver si un flujo de trabajo se cancela o se encuentra con errores antes de que se complete.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

1. En la lista o biblioteca, en la columna Estado de ese flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.
   

2. En la página estado del flujo de trabajo, en historial del flujode trabajo, haga clic en ver informes de flujo de trabajo.
   

3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
   

4. En la página personalizar, mantenga o cambie la ubicación en la que se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   
   El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.

5. Cuando el informe se haya completado, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más adelante, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que especificó en el paso anterior)
   .

¿Y ahora qué?

Si el flujo de trabajo funciona de la manera que desea, ya está todo listo para empezar a usarlo.

Si hay algo que desee cambiar sobre cómo funciona, consulte el segmento de cambio de este artículo.

Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

Para obtener información sobre cómo una de las versiones de su flujo de trabajo se realiza generalmente (a lo largo del tiempo y en varias instancias), puede crear uno de los dos informes predefinidos o ambos:

• Informe de duración de la actividad    Use este informe para ver los promedios de cuánto tarda cada actividad en un flujo de trabajo en completarse, así como el tiempo que se completa cada ejecución o instancia completa de ese flujo de trabajo.

• Informe de cancelación y errores    Use este informe para ver si un flujo de trabajo se cancela o se encuentra con errores antes de que se complete.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

1. En la lista o biblioteca, en la columna Estado de ese flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.
   

2. En la página estado del flujo de trabajo, en historial del flujode trabajo, haga clic en ver informes de flujo de trabajo.
   

3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
   

4. En la página personalizar, mantenga o cambie la ubicación en la que se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   
   El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.

5. Cuando el informe se haya completado, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más adelante, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que especificó en el paso anterior)
   .

¿Y ahora qué?

Si el flujo de trabajo funciona de la manera que desea, ya está todo listo para empezar a usarlo.

Si hay algo que desee cambiar sobre cómo funciona, consulte el segmento de cambio de este artículo.

Para realizar cambios permanentes en la configuración de un flujo de trabajo existente, abra y edite el formulario de asociación que se usó originalmente para agregarlo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca .

   Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina calendario.

3. En el grupo configuración , haga clic en configuración del flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo cuya configuración desea cambiar.

   Nota: Si el flujo de trabajo para recopilar firmas que desea no aparece en la lista, es posible que esté asociado a un solo tipo de contenido. Los flujos de trabajo que aparecen en esta lista se controlan mediante el control Mostrar asociaciones de flujo de trabajo de este tipo , que se encuentra justo encima de la lista. (Vea la ilustración). Haga clic en las opciones de tipo de contenido en el menú desplegable para descubrir cuál muestra el flujo de trabajo que desea. Cuando el flujo de trabajo que desee aparezca en la lista, haga clic en el nombre del flujo de trabajo.

5. En el mismo formulario de Asociación de dos páginas que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

   Para obtener más información acerca de los campos y los controles del formulario de asociación, consulte el segmento plan y el segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

1. Abra la Página principal de la colección de sitios (no la Página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

2. Haga clic en el icono configuración y después haga clic en configuración del sitio.

En la página Configuración del sitio, en galerías, haga clic en tipos de contenido de sitio.

1. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
   

2. En la página del tipo de contenido seleccionado, en configuración, haga clic en configuración del flujo de trabajo.
   

3. En la página Configuración del flujo de trabajo, en nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo cuya configuración desea cambiar.

4. En el mismo formulario de Asociación de dos páginas que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

   Para obtener más información acerca de los campos y los controles del formulario de asociación, consulte el segmento plan y el segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca .

   El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina calendario.

3. En el grupo configuración , haga clic en configuración del flujo de trabajo

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo quitar un flujo de trabajo .

5. Use el formulario de la página quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
   

Hay cinco columnas en el formulario:

• Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

• Las    Número de instancias del flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente en los elementos.

• Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.

• No hay instancias nuevas    Opción que permite que se completen todas las instancias del flujo de trabajo que se estén ejecutando, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar ninguna instancia nueva. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione permitir.

• Quitar    Opción que quita el flujo de trabajo de la lista o biblioteca por completo. Todas las instancias en ejecución se terminan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. ( Esta acción noes reversible) .