Las listas y bibliotecas suelen contener información confidencial, como presupuestos de campaña de marketing o iniciativas de recursos humanos. Puede ser importante que solo determinados usuarios puedan ver versiones "oficiales" de los elementos o archivos.
Puede requerir la aprobación de un elemento o archivo antes de que el contenido se vuelva visible para usuarios específicos. Al requerir la aprobación, las organizaciones pueden aplicar un nivel significativo de calidad y seguridad a su contenido confidencial.
Puede crear listas en Microsoft SharePoint, en la aplicación Listas de Microsoft 365 o en Teams. Para obtener más información, vea Agregar elementos de lista. Aprenda a usar Listas en Microsoft Teams.
Especificar que los elementos de una lista requieran aprobación
-
Vaya a la lista para la que quiere requerir aprobación.
-
Seleccione Configuración
y, a continuación, Configuración de lista. -
En la sección Configuración general, seleccione Configuración de versiones.
-
En la sección Aprobación de contenido, seleccione Sí en respuesta a ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados? En la sección Historial de versiones del elemento, especifique si desea crear versiones cada vez que se edite un elemento. También puede limitar el número de versiones que se conservan.
-
En la sección Seguridad de borradores de elementos, determine qué usuarios pueden ver los elementos de borrador en la lista.
Sugerencia: Si requiere la aprobación de contenido para una lista o biblioteca que ya contiene elementos, todos los elementos de la biblioteca se marcan como Aprobados.
-
Puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:
-
Usuarios que pueden leer elementos de la lista.
-
Solo los usuarios que pueden editar elementos de la lista.
-
Solo los usuarios que pueden aprobar elementos de la lista y el autor del elemento.
-
-
Seleccione Aceptar.
Estado de aprobación
Si alguien envía un elemento a una lista o biblioteca que requiere aprobaciones, está en estado pendiente hasta que alguien (que tenga al menos el nivel de permisos Administrar listas) lo apruebe. Mientras está esperando aprobación, permanece en Estado pendiente.
Por lo general, cuando un elemento está en estado pendiente, solo el autor del elemento y las personas que tienen permisos para administrar listas y bibliotecas pueden verlo. Después de que su estado cambie de Pendiente a Aprobado,será visible para cualquier usuario que tenga permiso para ver la lista o biblioteca.
Los artículos rechazados permanecen en la lista o biblioteca hasta que el creador (o alguien que tenga los permisos necesarios) los elimine. Todos los elementos o archivos que ya existen en la lista o biblioteca tienen el estado Aprobado automáticamente.
Importante: Si la seguridad de la biblioteca de sitio está configurada para permitir que cualquier usuario pueda leer los elementos, cualquier usuario que tenga permisos de lectura en el sitio podrá ver todos los elementos de la lista o biblioteca, independientemente de que los elementos estén en el estado Aprobado.
Especificar elementos de una biblioteca de SharePoint que requieran aprobación
Nota: Solo los usuarios con permisos Control total o Diseño pueden modificar la configuración de la biblioteca de SharePoint.
-
Vaya a la biblioteca de SharePoint para la que desea requerir aprobación.
-
Seleccione Configuración
y, a continuación, Configuración de biblioteca.Si no ve estos elementos de menú, seleccione Bibliotecay, en el grupo Configuración, seleccione
Configuración de la biblioteca.
-
Para abrir la página Configuración de versiones, en Configuración general,seleccione Configuración de versiones.
-
En la sección Aprobación de contenido, seleccione Sí en respuesta a ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados? En la sección Historial de versiones del documento, especifique si SharePoint crear versiones cuando se edita un archivo. También puede limitar el número de versiones que se conservan.
-
En la sección Seguridad de borradores de elementos, determine qué usuarios pueden ver los elementos de borrador en la biblioteca de documentos.
Sugerencia: Si requiere la aprobación de contenido para una lista o biblioteca que ya contiene elementos, todos los elementos de la biblioteca se marcan como Aprobados.
-
Puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:
-
Usuarios que pueden leer elementos de la lista.
-
Solo los usuarios que pueden editar elementos de la lista.
-
Solo los usuarios que pueden aprobar elementos de la lista y el autor del elemento.
-
-
Seleccione Aceptar.
Especificar que los elementos o archivos de una lista o biblioteca requieran aprobación
Si alguien envía un elemento o archivo a una lista o biblioteca que requiere aprobaciones, está en Estado pendiente hasta que alguien que tenga los permisos necesarios para hacerlo lo apruebe. Mientras está esperando aprobación, permanece en Estado pendiente.
Por lo general, cuando un elemento o archivo está en estado pendiente, solo el creador del elemento o archivo y las personas que tienen permisos para administrar listas y bibliotecas pueden verlo. Después de que su estado cambie de Pendiente a Aprobado,será visible para cualquier usuario que tenga permiso para ver la lista o biblioteca. Los artículos rechazados permanecen en la lista o biblioteca hasta que el creador (o alguien que tenga los permisos necesarios) los elimine. Todos los elementos o archivos que ya existen en la lista o biblioteca tienen el estado Aprobado automáticamente.
Importante: Si la seguridad de la biblioteca de sitio está configurada para permitir que cualquier usuario pueda leer elementos, cualquier usuario que tenga permisos de lectura en el sitio podrá ver todos los elementos de la lista o biblioteca, estén o no en el estado Aprobado.
Solo las personas que tienen permisos de Control total o Diseño pueden modificar la configuración de listas o bibliotecas.
Para configurar la aprobación necesaria de elementos o archivos
-
Si la lista o biblioteca del sitio aún no está abierta, en el panel Inicio rápido, seleccione su nombre.
-
En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Biblioteca en el grupo Herramientas de biblioteca o Herramientas de lista.
-
Si está trabajando en una biblioteca, seleccione Configuración de biblioteca. Si está trabajando en una lista, seleccione Configuración de lista. En este ejemplo, se abre la página Configuración de biblioteca.
-
En Configuración general,seleccione Configuración de versiones. Se abrirá la página Configuración de versiones.
-
En la sección Aprobación de contenido, seleccione Sí como respuesta a la pregunta ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?
-
En la sección Seguridad de borradores de elementos, determine qué usuarios pueden ver los elementos de borrador en la biblioteca de documentos. En este ejemplo, solo se selecciona a los usuarios que pueden aprobar elementos (y el autor del elemento).
-
Seleccione Aceptar.
En el ejemplo siguiente se muestran los elementos aprobados de una biblioteca después de que la opción Requerir aprobación de contenido se estableció en Sí. Como estos archivos ya estaban en la biblioteca, se aprobaron automáticamente.
Quitar el requisito de aprobación de una biblioteca o lista de sitios
Finalmente, es posible que su organización descubra que es inconveniente o innecesario requerir la aprobación de cada elemento de archivo de una lista o biblioteca en particular. Este requisito no solo requiere tiempo de la persona que tiene que conceder o denegar la aprobación, sino que también impide que las personas colaboren fácilmente en un archivo o elemento. Si determina que su organización ya no necesita tener todos los elementos o archivos aprobados, puede quitar el requisito.
Para quitar el requisito de aprobación de elementos o archivos en una lista o biblioteca
-
Si la lista o biblioteca del sitio aún no está abierta, en el panel Inicio rápido, seleccione su nombre.
-
En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Biblioteca en el grupo Herramientas de biblioteca o la pestaña Lista del grupo Herramientas de lista.
-
Si está trabajando en una biblioteca, seleccione Configuración de biblioteca. Si está trabajando en una lista, seleccione Configuración de lista. En este ejemplo, se abre la página Configuración de biblioteca.
-
En Configuración general,seleccione Configuración de versiones. Se abrirá la página Configuración de versiones.
-
En la sección Aprobación de contenido, seleccione No como respuesta a la pregunta ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados? Aparece un cuadro de diálogo de advertencia.
-
Para cerrar el mensaje, seleccione Aceptar.
-
Para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de versiones, seleccione Aceptar. Cuando vuelva a la lista o biblioteca, estado de aprobación ya no está disponible en la página. Todos los usuarios que tienen permiso para ver la lista o la biblioteca pueden ver todo el contenido que reside allí.
Para obtener más información, vea Aprobar o rechazar elementos o archivos en una lista o biblioteca de sitio.