Introducción a las listas

Las organizaciones suelen usar muchos tipos de listas, incluidos vínculos, anuncios, contactos, seguimiento de problemas y encuestas, entre otros.

Las listas también pueden incluir tareas que puede usar como núcleo de la colaboración en equipo o en una solución empresarial. En muchos casos, las listas pueden proporcionar soluciones rápidas y eficaces sin modificarse o con pocas modificaciones.

Por ejemplo, puede usar:

• Tareas: incluya el seguimiento de la propiedad y el progreso, así como una escala de tiempo en la página para una presentación visual atractiva del contenido de la lista.

• Seguimiento de problemas: incluye control de versiones y almacenamiento del historial de versiones, para realizar un análisis más exhaustivo de los proyectos de grupo de trabajo y las tareas de trabajo comunes.

Las listas son enriquecciones y flexibles, y tienen muchas características integradas que proporcionan una forma sólida de almacenar, compartir y trabajar con datos.

Por ejemplo, puede:

• Cree una lista con varias columnas, como Texto, Número, Opción, Moneda, Fecha y hora, Búsqueda, Sí/No y Calculado. También puede adjuntar uno o varios archivos a un elemento de lista para proporcionar detalles adicionales, como una hoja de cálculo que contenga números de soporte o un documento que contenga información de fondo.

• Crear vistas de lista para organizar, ordenar y filtrar datos de diferentes maneras y de maneras específicas; cambiar los metadatos, como agregar y eliminar columnas, y modificar reglas de validación; y usar listas de forma coherente entre sitios con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Por ejemplo, puede ver solo los eventos actuales de un calendario en una página principal y crear una vista visual, similar a un calendario de pared, en otra página.

• Cree relaciones entre listas mediante una combinación de columnas únicas, columnas de búsqueda y cumplimiento de relaciones (eliminación en cascada y restricción), todo lo cual mejora la capacidad de crear soluciones empresariales más sofisticadas y ayuda a conservar la integridad de los datos.

• Crear listas personalizadas, mostrar los datos en elementos web y páginas de elementos web, e importar, exportar y vincular a datos de otros programas, como Excel y Access.

• Realice un seguimiento de las versiones y el historial detallado, requiera aprobación para modificar los datos, use la seguridad de carpetas y niveles de elementos, protección y desprotecta, y manténgase automáticamente informado sobre los cambios mediante alertas y fuentes RSS.

• Organice el contenido de una sola lista en carpetas para mayor comodidad y mejor rendimiento, y mejore el rendimiento en general con listas grandes mediante la indexación.

A continuación se muestran algunas maneras en las que puede trabajar con las listas para ayudarle a administrar la información de su grupo.

Realizar un seguimiento de las versiones y del historial detallado    - Realizar un seguimiento de lasversiones de los elementos de lista, para poder ver qué elementos han cambiado de versión en versión, así como quién cambió los elementos de lista. Si se cometen errores en una versión más reciente, puede restaurar una versión anterior de un elemento. Realizar un seguimiento del historial de una lista es especialmente importante si su organización necesita supervisarla a medida que evoluciona.

Requerir aprobación    - Especificar que se requiere la aprobación de un elemento de lista para que pueda ser visto por todos. Los elementos permanecen en estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tiene permiso para aprobarlos. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver un elemento de lista antes de su aprobación.

Personalizar permisos    - Especificar si los participantes de la lista pueden leer y editar solo los elementos que crearon o todos los elementos de la lista. Las personas que tienen permiso para administrar listas pueden leer y editar todos los elementos de la lista. También puede aplicar niveles de permisos específicos a un solo elemento de lista, por ejemplo, si el elemento contiene información confidencial.

Crear y administrar vistas    - Crear diferentes vistasde la misma lista. El contenido de la lista real no cambia, pero los elementos están organizados o filtrados para que los usuarios puedan encontrar la información más importante o interesante, según sus necesidades.

Actualizar listas    - Independientemente del tipo de lista que esté actualizando el proceso es similar para agregar, editar y eliminar elementos de lista.

Hay dos formas de agregar o editar elementos de lista:

• Mediante un formulario, que es el método predeterminado.

• En línea, lo que significa que agrega el elemento directamente en la página de lista.

Si la lista está configurada para realizar un seguimiento de las versiones, se crea una nueva versión del elemento de lista cada vez que se edita un elemento de lista. Puede ver un historial de cómo ha cambiado el elemento de lista y restaurar una versión anterior si comete un error en una versión más reciente.

Usar fórmulas y valores calculados    - Usar fórmulas y valores calculados para generar de forma dinámica información en las columnas de una lista. Las operaciones pueden incluir información en otras columnas de una lista, así como funciones del sistema como [hoy] para indicar la fecha actual. Por ejemplo, puede especificar una fecha de vencimiento predeterminada que sea siete días a partir de la fecha actual.

Mantenerse informado sobre los cambios    - Las listas y vistas pueden usar RSS, para que los miembros de su grupo de trabajo puedan recibir actualizaciones automáticamente. RSS es una tecnología que permite a los usuarios recibir y ver actualizaciones o fuentes RSS de noticias e información en una ubicación consolidada. También puede crear alertas por correo electrónico para notificarle cuándo cambian las listas o cuando se agregan nuevos elementos. Las alertas son una forma cómoda de realizar un seguimiento de los cambios que son importantes para usted.

Crear relaciones de lista    - Crear una relación entre dos listas, en la lista de origen, crea una columna de búsqueda que recupera (o "busca") uno o más valores de una lista de destino si esos valores coinciden con el valor de la columna de búsqueda en la lista de origen. Si lo desea, puede seguir agregando columnas adicionales de la lista de destino a la lista de origen. Al crear una columna de búsqueda, también puede decidir exigir el comportamiento de la relación estableciendo una opción de eliminación o eliminación restrictiva en cascada que ayuda a mantener los datos válidos y ayuda a evitar incoherencias que podrían causar problemas en la carretera.

Compartir información de lista con un programa de base de datos    Si tiene instalado un programa de base de datos, como Access, puede exportar e importar datos a y desde el sitio, así como vincular una tabla de la base de datos a una lista. Al trabajar con los datos de lista en una base de datos de Access, también puede crear consultas, formularios e informes. Vea Importar datos en una base de datos de Access.

Usar listas de forma coherente en todos los sitios    Si el grupo funciona con varios tipos de listas, puede agregar coherencia en varias listas con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Estas características le permiten reutilizar la configuración y la estructura de listas de forma eficaz. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido para un problema de servicio al cliente que especifique determinadas columnas (como contacto con el cliente) y procesos empresariales para el tipo de contenido. Otro ejemplo es crear una columna de sitio para los nombres de departamento que tiene una lista desplegable de departamentos. Puede volver a usar la columna en varias listas para asegurarse de que los nombres siempre aparezcan del mismo modo en cada lista.

Trabajar en elementos de lista desde un programa de correo electrónico    - Use un programa de correo electrónico que sea compatible con las tecnologías de Microsoft, puede llevar información importante de la lista con usted. Por ejemplo, con Outlook, puede ver y actualizar tareas, contactos y paneles de discusión en su sitio desde Outlook. Vea Conectar una lista externa a Outlook.

Establecer la segmentación de contenido:        permitir la segmentación de audiencias para filtrar elementos por grupos.

El tipo de lista que use depende del tipo de información que está compartiendo.

Anuncios    - Compartir noticias y estados y proporcionar avisos. Los anuncios admiten formato mejorado con imágenes, hipervínculos y texto con formato.

Contactos    - Almacene información sobre las personas o grupos con los que trabaja. Si usa un programa de administración de contactos o correo electrónico compatible con las tecnologías de Microsoft, puede ver y actualizar los contactos desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede actualizar una lista de todos los proveedores de su organización desde un programa de correo electrónico compatible con las tecnologías de Microsoft, como Outlook. Una lista de contactos no administra realmente los miembros del sitio, pero se puede usar para almacenar y compartir contactos de su organización, como una lista de proveedores externos.

Paneles de discusión    - Proporcionar un lugar central para grabar y almacenar discusiones de grupo que sea similar al formato de los grupos de noticias. Si el administrador ha habilitado las listas de su sitio para recibir mensajes de correo electrónico, los paneles de discusión pueden almacenar discusiones de correo electrónico de la mayoría de los programas de correo electrónico comunes. Por ejemplo, puede crear un foro de discusión para la nueva versión del producto de su organización.

Vínculos    - Proporcionar una ubicación central para los vínculos a Internet, la intranet de su empresa y otros recursos. Por ejemplo, puede crear una lista de vínculos a los sitios web de sus clientes.

Vínculos promocionados    - Mostrar un conjunto de acciones de vínculo en un diseño visual.

Calendario    - Almacenar los eventos del equipo o para situaciones específicas, como los días festivos de la empresa. Un calendario proporciona vistas visuales, de forma similar a un calendario de escritorio o de pared, de los eventos de su equipo, incluidas las reuniones, los eventos sociales y los eventos de todo el día. También puede realizar un seguimiento de los hitos del equipo, como las fechas límite o las fechas de lanzamiento de un producto, que no están relacionados con un intervalo de tiempo específico. Si usa un programa de correo electrónico o calendario compatible con las tecnologías de Microsoft, puede ver y actualizar el calendario desde su sitio mientras trabaja en el otro programa. Por ejemplo, puede comparar y actualizar el calendario en el sitio con fechas de su calendario de Outlook, viendo ambos calendarios en paralelo o superados en Outlook. 

Tareas    - Realizar un seguimiento de la información sobre proyectos y otros eventos de trabajo de su grupo. Puede asignar tareas a personas, así como realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completado mientras la tarea va finalizando. Si usa un programa de administración de tareas o correo electrónico compatible con las tecnologías de Microsoft, puede ver y actualizar las tareas desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para el proceso de presupuesto de su organización y, a continuación, verlo y actualizarlo en Outlook junto con sus otras tareas. Vea Crear una lista.

Tareas de proyecto    - Almacenar información de tareas con una vista de Gantt y barras de progreso. Puede realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completado a medida que la tarea va finalizando. Si usa un programa de administración de tareas o correo electrónico compatible con las tecnologías de Microsoft, puede ver y actualizar las tareas del proyecto desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas de proyecto en su sitio para identificar y asignar el trabajo con el fin de crear un manual de aprendizaje y, a continuación, puede realizar un seguimiento del progreso de su organización desde Project. Vea Crear una lista.

Seguimiento de problemas    - Almacene información sobre problemas específicos, como problemas de soporte técnico, y realice un seguimiento de su progreso. Puede asignar problemas, clasificarlos y relacionarlos entre sí. Por ejemplo, puede crear una lista de seguimiento de problemas para administrar problemas y soluciones de servicio al cliente. También puede comentar los problemas cada vez que los edite, creando un historial de comentarios sin alterar la descripción original del problema. Por ejemplo, un representante del servicio de atención al cliente puede registrar cada paso realizado para resolver un problema y los resultados. También puede usar una lista de seguimiento de problemas con un flujo de trabajo con tres estados para ayudar a su organización a administrar el seguimiento de problemas o proyectos. Vea Crear una lista.

Encuesta    - Recopile y recopile comentarios, como una encuesta de satisfacción de empleados o un cuestionario. Puede diseñar sus preguntas y respuestas de varias maneras diferentes y ver una descripción general de sus comentarios. Si tiene instalada una hoja de cálculo o un programa de base de datos compatible con las tecnologías de Microsoft, puede exportar los resultados para analizarlos aún más. Vea Crear una encuesta.

Personalizado    - Iniciar una lista desde cero. También puede crear una lista personalizada que se base en una hoja de cálculo si tiene un programa de hoja de cálculo compatible con las tecnologías de Microsoft. Por ejemplo, puede importar una lista de Excel que creó para almacenar y administrar contratos con proveedores. Vea Crear una lista basada en una hoja de cálculo.

Listas externas    - Trabajar con datos que se almacenan fuera de una lista, pero que puede leer y escribir en Microsoft 365. El origen de datos de una lista externa se denomina tipo de contenido externo. A diferencia de una lista nativa de Microsoft 365, una lista externa usa Servicios de conectividad empresarial para obtener acceso a los datos directamente desde un sistema externo (como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server), ya sea que se trata de una base de datos, un servicio web o un sistema de línea de negocio.

Lista personalizada en la vista Hoja    de datos: cree una lista en blanco similar a una lista personalizada pero para mostrarla de forma predeterminada en la vista Hoja de datos. La vista Hoja de datos proporciona una cuadrícula de datos para ver y editar datos como filas y columnas. Puede agregar y editar filas y columnas, aplicar filtros y criterio de ordenación, mostrar valores calculados y totales, y editar datos cómodamente en las celdas de cuadrícula. La vista Hoja de datos requiere que Office esté instalado en un equipo cliente de 32 bits y un explorador compatible ActiveX controles.

Lista de estado    - Mostrar y realizar un seguimiento de los objetivos del proyecto. La lista incluye un conjunto de iconos de color para comunicar el grado en que se cumplen los objetivos.

Circulares    - Enviar información, incluidas las marcas de confirmación, a los miembros del equipo.

Lista de diccionarios IME de Microsoft    - Usar datos de la lista como diccionarios IME de Microsoft. Puede convertir los elementos de la columna de lectura en mostrar mediante IME de Microsoft y ver el contenido del comentario en la ventana Comentario de IME. Los datos se pueden vincular a una dirección URL específica.

Lista de contenido de PerformancePoint    - Almacenar elementos de panel, como cuadros de mandos, informes, filtros, páginas de panel y otros elementos de panel que cree con el Diseñador de paneles de PerformancePoint.

Idiomas y traductores    - Se usa con un flujo de trabajo de administración de traducciones en una biblioteca de administración de traducciones. El flujo de trabajo usa la lista para asignar tareas de traducción al traductor especificado en la lista para cada idioma. Puede crear esta lista manualmente, o puede elegir que esta lista se cree automáticamente al agregar un flujo de trabajo de administración de traducciones a una biblioteca de administración de traducciones.

Lista de KPI    - Realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento que le permiten evaluar rápidamente el progreso realizado en función de los objetivos mensurables. Puede configurar listas KPI para realizar un seguimiento del rendimiento mediante uno de los cuatro orígenes de datos: datos escritos manualmente, datos en una lista de Microsoft 365, datos en libros de Excel o datos de Analysis Services (un componente de Microsoft SQL Server. Después de crear la lista kpi, puede usarla para mostrar el estado del indicador en una página de panel.

Importar hoja de cálculo     - Usar columnas y datos de una hoja de cálculo existente. Importar una hoja de cálculo requiere Microsoft Excel u otro programa compatible.

1. En Sitios, haga clic en Configuración y, a continuación, haga clic en Contenido del sitio.

2. Haga clic en el icono Agregar una aplicación.

   

3. Desplácese por la aplicación y haga clic en la que desee usar. Puede haber más de una página.

4. Asigne un nombre único a la aplicación para que pueda recuperarla más adelante en una página y haga clic en Crear.

5. Cuando vuelva a la pantalla Contenido del sitio, puede hacer tres cosas:

   • Cierre la ventana y vuelva a la página. Agregue la nueva aplicación a la página con Insertar elementos web.

   • Haga clic en la aplicación y empiece a escribir datos.

   • Haga clic en los puntos suspensivos... y, a continuación, haga clic en Cambiar configuración. Aquí puede agregar columnas, cambiar nombres y realizar otras tareas.

Aunque puede usar las características de las listas de varias formas, el modo en que las use depende del tamaño y el número de listas que tenga y de las necesidades de su organización.

Almacenar muchos elementos en una lista

Quizás desee que una gran lista sirva para diferentes necesidades. Por ejemplo, es posible que tenga un gran número de problemas técnicos de los que realizar un seguimiento en toda la organización y que los problemas se apliquen a varios proyectos y grupos.

Use una sola lista cuando:

• El grupo necesita ver información de resumen sobre los elementos de lista o distintas vistas del mismo conjunto de elementos. Por ejemplo, puede que un administrador desee ver el progreso de todos los problemas técnicos de una organización o ver todos los problemas que se presentaron en el mismo período de tiempo.

• Los usuarios desean examinar o buscar los problemas en la misma ubicación de un sitio.

• Desea aplicar la misma configuración a los elementos de lista, como realizar un seguimiento de versiones o requerir aprobación.

• Los grupos que trabajan en la lista comparten características similares, como los mismos niveles de permisos. Los permisos exclusivos se pueden aplicar a elementos de lista específicos, pero si los niveles de permisos varían en gran medida, considere la posibilidad de varias listas.

• Desea analizar información sobre la lista o recibir actualizaciones consolidadas de la lista. Puede recibir alertas cuando se cambien los elementos de la lista o ver los cambios realizados en una lista con tecnología RSS. Las fuentes RSS permiten a los miembros de su grupo de trabajo ver una lista consolidada de información que ha cambiado.

A continuación se muestran algunas de las formas en que se pueden organizar las listas y los elementos de lista:

Agregar columnas    - Ayude a su grupo a identificar los elementos que son más importantes, puede agregar columnas a la lista. Por ejemplo, puede agregar la columna Proyecto a una lista para ayudar a las personas que trabajan en proyectos específicos a ver y trabajar con sus elementos más fácilmente. También puede agregar más columnas si desea recopilar información adicional para cada elemento de lista, como el nombre del departamento o el nombre de un empleado.

Si tiene varios elementos en una lista, considere la posibilidad de indexar determinadas columnas para mejorar el rendimiento al ver varios elementos o al cambiar de vista. Esta característica no cambia la forma en que se organizan los elementos, pero puede permitir a las organizaciones almacenar más fácilmente una gran cantidad de elementos en una lista. Sin embargo, la indexación puede ocupar más espacio en la base de datos. Vea Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

Crear vistas    Se usa si los usuarios de su grupo necesitan ver los datos con frecuencia de una determinada manera. Las vistas usan columnas para ordenar, agrupar, filtrar y mostrar los datos. También puede seleccionar cuántos elementos se muestran a la vez en cada vista. Por ejemplo, los usuarios pueden examinar una lista en conjuntos de 25 o 100 elementos de lista por página, según sus preferencias y la velocidad de su conexión.

Las vistas le ofrecen la flexibilidad de almacenar un gran número de elementos en una lista, pero solo para ver los subconjuntos que desee en un momento determinado, como solo los problemas publicados este año, o solo los eventos actuales de un calendario. Puede crear vistas personales que solo están disponibles para usted y, si tiene permiso para modificar una lista, puede crear vistas públicas que estén disponibles para todos los usuarios. Vea Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

Crear carpetas    - Agregar carpetas a la mayoría de los tipos de listas, si el propietario de la lista tiene permitido crear carpetas. Esto resulta especialmente útil si los elementos de lista se pueden dividir de un modo determinado, como por proyecto o grupo. Las carpetas ayudan a los usuarios a examinar y administrar más fácilmente los elementos de la lista. Las tecnologías de Microsoft proporcionan una vista de árbol que permite a los usuarios navegar por sus sitios y carpetas de forma similar a como trabajan con las carpetas de su disco duro. Por ejemplo, cada departamento puede tener su propia carpeta. Vea Crear una carpeta en una lista.