Има два начина за работа с чужди папки на Outlook – споделяне на папки и възлагане на някого да действа от ваше име.
Забележка: Изисква сеMicrosoft 365 за служебен или друг базиран на Exchange акаунт. За повече информация вижте Какво е акаунт за Microsoft Exchange Server?.
Споделяне на папки позволява на други хора да имат достъп до една или повече папки. Това обаче не включва разрешения на друг да действа от ваше име. Едно лице например, което има достъп до вашите папки, не може да отговаря на имейл съобщения или да отговаря на искания за събрания вместо вас.
Чрез Делегиран достъп можете да дадете на някого разрешение да действа от ваше име. Например може да имате помощник, който искате да създава и отговаря на искания за събрания вместо вас. Някои помощници може да следят и папката Входящи на своя ръководител и да изпращат имейли от негово име.
Забележка: Процедурите в тази статия предполагат, че сте предоставили на някого разрешения за делегиран достъп. За още информация за делегирането на достъп вж. Позволяване на някой друг да управлява пощата и календара ви.
В тази статия
Добавяне на чужда пощенска папка към вашия профил
Ако често работите с чужди папки на Exchange, вероятно бихте желали да добавите пощенската кутия на Exchange на другото лице към вашия профил за Outlook. Това би ви позволило автоматично да отваряте пощенската кутия на другото лице всеки път, когато отваряте Outlook. Другата пощенска кутия се появява в екран с папки под вашите пощенски папки на Exchange.
Забележка: Лицето, което споделя пощенска кутия, трябва да ви даде разрешение Видима папка за основната папка на пощенската кутия за Exchange.
Инструкции за даване на разрешение "Видима папка"
Като ръководител направете в Outlook следното:
-
Щракнете с десния бутон върху основната папка на пощенската кутия за Exchange и после щракнете върху Разрешения за папка.
-
Щракнете върху името на представителя.
-
Под Разрешения, Други поставете отметка в квадратчето Видима папка.
-
Щракнете върху OK.
Като представител направете следното в Outlook:
-
Щракнете върху Файл > Настройки на акаунти > Настройки на акаунти.
-
В раздела Имейл, в списъка щракнете върху типа на акаунта за Exchange, след това щракнете върху Промяна и после върху Още настройки.
-
В раздела Разширени, в Отвори тези допълнителни пощенски кутии щракнете върху Добави и след това въведете името на пощенската кутия на лицето, чиято пощенска кутия искате да добавите към вашия потребителски профил. Ако не знаете името на пощенската кутия, попитайте лицето, което ви е дало разрешенията на представител.
Отваряне на чужди папки
-
Щракнете върху Файл > Отваряне и експортиране > Папка на друг потребител.
Съвет: За да избегнете тази стъпка в бъдеще, прегледайте инструкциите как да добавите чужда пощенска кутия към екран с папки в раздела Добавяне на чужда пощенска кутия към вашия профил на тази статия.
-
В полето Име въведете името на лицето, което ви е дало разрешение за споделяне или за преотстъпване на достъп, или щракнете върху Име, за да изберете от списък.
-
В списъка Тип папка щракнете върху папката, която искате да отворите.
Изпращане или отговаряне на искания за събрание от името на друго лице
За да даде на представителя достатъчни разрешения да приема искания за събрания вместо него, като ръководител трябва да направите следното:
-
Щракнете върху Файл > Настройки на акаунти > Преотстъпване на достъп.
-
Щракнете върху Добавяне, след което въведете или изберете името на представителя и щракнете върху Добавяне.
-
Направете едно от следните неща:
-
В диалоговия прозорец Права за достъп на представителите дайте на представителя разрешения Редактор (може да чете, създава и променя елементи) в папката Календар на ръководителя.
-
Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Права за достъп на представителите и после да отметне едно от квадратчетата Само моите представители, но изпращай копие от исканията за събрания и отговорите до мен или Само моите представители.
-
За да отговаряте на искания за събрания
-
Отворете папката Входящи на другото лице, ако неговите искания за събрания не се изпращат направо до вас.
-
Отворете искането за събрание.
-
Щракнете върху Приеми, Под въпрос или Отклони.
За да изпращате искане за събрание
-
Отворете календара на другото лице.
-
В раздела Начало, в групата Създай, щракнете върху Ново събрание.
-
Въведете участниците, темата, мястото и началния и крайния час, както правите обикновено.
Създаване или отговаряне на имейл съобщение от името на друго лице
-
В Поща щракнете върху Начало> Нов имейл.
-
В раздела Опции, в групата Показване на полета, щракнете върху От.
-
В полето От въведете името на лицето, от чието име изпращате съобщението.
За да изберете името от списък в адресната книга, щракнете върху От.
-
Добавете получатели, тема и съдържание на съобщението, както нормално се прави.
За да отговорите на имейл съобщение
-
В пощенската кутия на другото лице изберете съобщението, на което искате да отговорите от името на вашия ръководител.
-
Щракнете върху Начало (ако сте отворили съобщението, щракнете върху Съобщение), след което щракнете върху Отговор, Отговор до всички или Препрати.
-
В раздела Опции, в групата Показване на полета, щракнете върху От.
-
В От въведете името на ръководителя си. За да изберете името от списък в адресната книга, щракнете върху От. Ако не виждате бутона и полето От, щракнете върху Опции > От.
-
Добавете получатели, тема и съдържание на съобщението, както нормално се прави.
Изпращане на имейл съобщение от името на група
Ако ви е дадено разрешение за "изпращане като" за група в адресната книга на вашата организация, можете да изпратите имейл, който ще изглежда все едно е изпратен от тази група.
-
В Поща щракнете върху Начало> Нов имейл.
-
В раздела Опции, в групата Показване на полета, щракнете върху От.
-
В полето От въведете името на групата, от чието име изпращате съобщението.
За да изберете групата в адресната книга, щракнете върху От.
-
Добавете получатели, тема и съдържание на съобщението, както нормално се прави.
Записване на изпратени елементи в папката "Изпратени" на друго лице
Когато дадени имейл съобщения и искания за събрания са изпратени от представител от името на ръководителя, копие на всеки елемент се записва в папка Изпратени на представителя.
Като алтернатива на горното, ръководителят може да даде на представителя права за своята папка Изпратени. Представителят може да премества или да копира елементите от своята папка Изпратени в папката Изпратени на ръководителя.
Ръководителят трябва да направи следното:
-
В екран с папки щракнете с десния бутон върху папката Изпратени.
-
Щракнете върху Свойства.
-
В раздела Разрешения щракнете върху името на представителя.
-
В Разрешения, в списъка Ниво на разрешение щракнете върху Редактор (може да чете, създава и променя елементи).
-
Щракнете върху OK.
Ако сте добавили пощенската кутия на ръководителя, папката Изпратени на ръководителя се показва в екран с папки на представителя под Пощенска кутия – ръководител.
