Като правило, можете да управлявате документи в инструмент за документи за 2010, точно както в Windows Explorer. Обърнете внимание, че някои задачи за управление на файлове, като например преименуване или изтриване на файлове, може да се управляват от разрешения на сайта на SharePoint или разрешенията за инструмент, които са присвоени на ролята ви (ако инструментът за документи е в работна област на Groove). В зависимост от разрешенията, може да сте в състояние да управлявате документи, както следва:
Какво искате да направите?
Копиране или преместване на документи
За да копирате документ в друга папка (или в инструмент за документи или в папка в Windows Explorer), използвайте командите "Копирай" и "Постави" в менюто, което се показва при щракване с десния бутон, или задръжте натиснат клавиша CTRL и плъзнете файла. За да преместите документ в друга папка, използвайте плъзгане и пускане.
Таблицата по-долу описва поведението при плъзгане и пускане.
|
За да |
Направете следното |
|
Копирате документ в друга папка в същия инструмент за документи. |
Задръжте натиснат клавиша CTRL и плъзнете документа или използвайте копиране и поставяне. |
|
Копирате документа в папка в друг инструмент за документи или в папка на Windows извън SharePoint Workspace. |
Плъзнете и пуснете документа или използвайте копиране и поставяне. |
|
Преместите документ в подпапка в същия инструмент за документи. |
Използвайте изрязване и поставяне. |
|
Преместите документа в папка в друг инструмент за документи или в папка на Windows извън SharePoint Workspace. |
Използвайте изрязване и поставяне. |
Съвет: Ако плъзгате документ към Microsoft Outlook, това автоматично ще стартира ново съобщение на Outlook с документа, вписан като прикачен файл.
Изтриване на документи
За да изтриете документ, щракнете с десния бутон върху него и след това щракнете върху Изтрий. Щракнете върху Да, за да потвърдите, че наистина искате да изтриете този документ. Ако документът в библиотека с документи на SharePoint, показва се съобщение, за да ви напомни, че изтриването на документа ще го изтрие на сървъра на SharePoint.
Преименуване на документи
За да преименувате документ, щракнете с десния бутон върху него и след това щракнете върху Преименуване.
Промяна на текущия изглед
В работната област на SharePoint наличните изгледи съответстват на изгледите, дефинирани в сайта на SharePoint. Можете да променяте изгледите, така че да показват различни набори от елементи, в зависимост от филтрите, настроени за избрания изглед.
-
Щракнете върху раздела Изглед.
-
Щракнете върху менюто Текущ изглед и след това върху желания изглед.
Сортиране на документи
-
Изберете папката, в която искате да сортирате документи.
-
В работна област на SharePoint, в раздела Изглед щракнете върху менюто Сортиране на документи, след което щракнете върху опция за сортиране.
За да видите опциите за сортиране, може да се наложи да зададете текущия изглед като "Работна област по подразбиране". В раздела Изглед щракнете върху менюто Текущ изглед, а след това щракнете върху Работна област по подразбиране.
-
В работна област на Groove, в раздела "Изглед", щракнете върху менюто Сортиране на документи и след това щракнете върху опция за сортиране.
Преглед на свойствата на документ
-
Изберете документа.
-
В раздела Начало щракнете върху Свойства.
Ако документът е в работна област на SharePoint, отваря се прозорец Свойства от сайта на SharePoint.
Ако документът е в работна област на Groove, отваря се диалогов прозорец Свойства на SharePoint Workspace.
Създаване на нови папки с документи
Можете да създавате и подреждате папки с документи в дървовидна структура, точно както в Windows Explorer. Всички инструменти за документи първоначално съдържат "Главна папка", която е винаги папката от най-високо ниво в списъка (аналогично на името на дисково устройство, като например (C:\), в компютъра ви). Всички папки, които добавяте, се показват йерархично под "Главна папка".
Създаване на нова папка
Новите папки винаги се поставят йерархично под избраната папка.
-
Изберете папката, в която желаете да поставите нова папка.
-
В раздела Начало щракнете върху Нова папка.
Ако създавате нова папка в библиотека с документи в работна област на SharePoint, отваря се прозорец Нова папка, произлизащ от сайта на SharePoint. Въведете име за новата папка и след това щракнете върху Запиши и затвори.
Ако създавате нова папка в инструмент за документи в работна област на Groove, отваря се диалогов прозорец Нова папка. Въведете име за новата папка и натиснете клавиша ENTER.
Преименуване на папка
-
Щракнете с десния бутон върху папката и след това щракнете върху Преименуване.
-
Въведете ново име за новата папка и натиснете клавиша ENTER.
Преглед на свойствата на папка
-
Щракнете върху папката.
-
В раздела Начало щракнете върху Свойства.
Ако папката е в работна област на SharePoint, отваря се прозорец Свойства от сайта на SharePoint.
Ако папката е в работна област на Groove, отваря се диалогов прозорец Свойства на SharePoint Workspace.
Отстраняване на проблеми при изтегляне
Когато други членове на работната област добавят нови документи към инструмент за обработка на документи, тези документи се изтеглят автоматично във вашето копие на работната област. Към всеки документ, който все още е в процес на изтегляне, се добавя икона за синхронизиране. Например:
Ако се опитате да отворите документ, за който все още се показва икона за синхронизиране, ще се покаже съобщение "Съдържанието не е налично", което означава, че съдържанието на документа не е изтеглено или е в процес на изтегляне.
Понякога просто трябва да изчакате една-две минути, докато изтеглянето на документа завърши. Например изтеглянето на много големи документи може да отнеме известно време. Проблемът обаче може да се дължи и на това, че членът на работната област, който е добавил документа, е излязъл офлайн, преди да е завършило предаването на документа към вашия компютър. В такъв случай ще трябва да изчакате, докато този човек влезе онлайн, за да получите документа.
