Увод в колективните папки за документи

Какво е колективна папка за документи?

За много видове проекти хората често произвежда целия набор от свързани документи. В някои случаи този набор от документи може да е в резултат на проект, или "резултат". Например, професионални услуги фирма може да доведе стандарт "тон книга" когато те да отговорите на искане за предложение за от възможни клиент. Тон книгата винаги може да съдържат тези фигури с всяка фигура, персонализирани според специфичните изисквания на даден проект:

• Въведение в услугите на фирмата

• Анализ на силните страни, слабостите, възможностите и опасностите (SWOT)

• Бизнес план

• Сравнителен анализ на фирмата

В други случаи този набор от документи може да представлява само различни типове информация, поддържаща по-голям проект, и да се изрази в създаване или доставка на нещо друго. Например производствена компания може да изработи стандартен набор от документи, свързани с проектирането, тестването и производството за всеки продукт, който произвежда.

Тези документи може да бъде създаден в същото време или фази. Документите, които може да бъде произведени или прегледан от един човек или много хора. Всички документи, които може да е една и съща формат (например документи на Word). Като алтернатива, те може да включват различни файлови формати (например документи на Word, бележници на OneNote, презентации на PowerPoint, диаграми на Visio, работни книги на excel и т.н).

Колективните папки за документи могат да помогнат на организациите да управляват тези ситуации по-лесно. Колективната папка за документи организира множество свързани документи в единствен изглед, където те могат да се обработват и управляват като единичен обект. Когато създавате нова колективна папка за документи, вие всъщност създавате нов тип съдържание. Типът на съдържанието става достъпен за цялата колекция от сайтове и можете да конфигурирате нов тип съдържание "Колективна папка за документи" за всеки друг продукт за работа с много документи.

Когато един тип съдържание на колективна папка за документи се добави към библиотека, потребителите могат да създават нови екземпляри на колективната папка за документи по същия начин, по който създават единичен документ.

Какво можете да правите с колективна папка за документи?

Типът съдържание "Колективна папка за документи" има няколко специфични функции, които улесняват успешното създаване и управление на продукти за работа с множество документи. Когато конфигурирате тип съдържание "Колективна папка за документи", можете да правите всяко от следните неща:

• Персонализиране на страница с приветствие    за колективната папка за документи, която съдържа цялата информация, която потребителят трябва да има информация за набора. Страницата с приветствие е страница с уеб части, които могат да бъдат настроени за показване на информация за проект или ресурси, за да помогне на членовете на екипа, които работят на колективна папка за документи (например,, времевата скала на проекта, връзки към ресурси и т.н.). Той също показва списък с документи, които са добавени към набора.

• Посочете съдържание по подразбиране    , който искате да имат автоматично създадени и включени във всеки нов екземпляр на колективната папка за документи. Можете да имате някои документи се включват автоматично и можете да управлявате шаблоните, които хората използват. Можете да сте сигурни, че документите, по подразбиране са правилните типове съдържание. Например ако вашата организация има брандирани шаблони, които можете да използвате за конкретни типове комуникация, можете да качвате тези Когато конфигурирате колективна папка за тип съдържание.

• Задаване на разрешени типове на съдържанието,    които могат да се използват в колективната папка за документи (например файлове с документи, изображения, аудио или видео).

• Задаване на споделени метаданни    и колони с метаданни, които искате за всички документи в колективната папка. Документите по подразбиране са осигурени автоматично с метаданните, когато се създава колективната папка за документи, и можете да показвате споделените метаданни в страницата с приветствие.

• Присвояване на работни потоци    , които искате да използвате за колективната папка за документи. Можете да използвате стандартен преглеждане или одобряване на работни потоци с колективни папки за документи и целия колективната папка за документи ще продължи през стъпки от работния поток, като че ли в един файл. Освен това вашата организация можете да развиете работни потоци по избор за колективни папки за документи.

• Изпращане на колективни папки за документи    до организатор на съдържание за маршрутизиране до целева папка, сайт или библиотека.

След като добавите тип съдържание на колективна папка за документи в библиотека, потребителите на сайта могат да използват познатите функции за управление на съдържание и специални функции за Колективна папка за документи.

Авторите на колективни папки за документи могат да извършат всяка от следните задачи:

• Да създават бързо и лесно нови продукти за работа с множество документи с помощта на командата Нов документ в библиотека с документи.

• Да правят снимка на хронологията на версиите на текущите свойства и документи вътре в колективната папка за документи.

• Да стартират работни потоци в цялата колективна папка за документи или отделни елементи вътре в колективната папка за документи, за да управляват общи задачи, например преглед и одобрение.

• Да изпращат по имейл връзка към колективната папка за документи.

• Да използват командата Изпращане на, за да преместват или копират колективната папка за документи на друго място (местоназначението трябва да бъде конфигурирано в централното администриране).

• Да управляват разрешенията за колективната папка за документи.

Вж. също

Създаване и конфигуриране на Нова колективна папка за тип съдържание

Създаване и управление на колективни папки за документи

Персонализиране на страницата с приветствие за колективна папка за документи