Реализиране на управление на записи

Създаване на сайт на центъра за записи

Препоръчваме ви да създадете център за записи като колекция от сайтове от най-високо ниво, а не като подсайт. За да създадете колекция от сайтове, трябва да сте член на групата администратори SharePoint сървърна група на компютъра, на който се изпълнява уеб сайтът SharePoint централно администриране.

В SharePoint Онлайн можете да създадете сайт на центъра за записи от вашия сайт от най-SharePoint ниво. Щракнете върху + Създаване на сайти след това започнете от стъпка 4 по-долу.

1. Стартиране SharePoint 2013 или 2016 централно администриране.

   • За Windows Server 2008 R2:

     • Щракнете върхуСтарт , щракнете върху Продукти на Microsoft SharePoint 2013 или Продукти на Microsoft SharePoint 2013и след това щракнете върху SharePoint 2013 Централно администриране или SharePoint 2016 централно администриране.

   • За Windows Server 2012:

     • В стартовия екран щракнете върху SharePoint 2013 Централно администриране или SharePoint 2016 централно администриране.

       Ако SharePoint 2013 централнотоадминистриране или SharePoint 2016 централното администриране не е на стартовия екран:

     • Щракнете с десния бутон върхуКомпютър , щракнетевърху Всички приложения и след това щракнете върху SharePoint 2013 Централно администриране или SharePoint 2016 централно администриране.

2. В уеб сайта на централното администриране, в секцията Управление на приложения щракнете върху Създаване на колекции от сайтове.

3. На страницата Създаване на колекция от сайтове, в секцията Уеб приложение, ако уеб приложението, в което искате да създадете колекцията от сайтове, не е избрано, щракнете върху стрелката надолу. В менюто Уеб приложение щракнете върху Промяна на уеб приложениеи след това щракнете върху уеб приложението, в което искате да създадете колекцията от сайтове.

4. В секцията Заглавие и Описание въведете заглавието и описанието за колекцията от сайтове.

5. В секцията Адрес на уеб сайт изберете пътя, който да използвате за ВАШИЯ URL адрес (например път за включване на заместващ символ, като например /sites/, или главния указател (/).

   Ако изберете път за включване на заместващ символ, трябва също да въведете името на сайта, което да се използва в URL адреса на вашия сайт.

6. В секцията Избор на шаблон, в списъка Избор на версия за работа изберете SharePoint на шаблоните, които искате да използвате.

   Изберете версията за работа, ако искате колекцията от сайтове да изглежда и да се изпълнява като колекция от сайтове SharePoint сървър. Колекция от сайтове, която използва по-стара версия за работа, се изпълнява в по-нова версия на SharePoint, но потребителският интерфейс и потребителският интерфейс на колекцията от сайтове ще отразяват по-старата версия. Колекция от сайтове, която може да бъде надстроена по всяко време до най-новата версия за работа.

7. В секцията Избор на шаблон изберете раздела Предприятие и след това щракнете върху Център за записи.

8. В секцията Администратор на основна колекция от сайтове въведете потребителското име (във формуляра DOMAIN\потребителско име) за потребителя, който ще бъде администраторът на колекцията от сайтове.

9. В секцията Вторичен администратор на колекция от сайтове въведете потребителското име за вторичния администратор на колекцията от сайтове. Определянето на администратор на вторична колекция от сайтове е най-добра практика, за да се гарантира, че някой може да управлява колекцията от сайтове, когато основен администратор на колекция от сайтове не присъства.

10. Ако използвате квоти за управление на място за съхранение за колекции от сайтове, в секцията Шаблон за квота щракнете върху шаблон в списъка Избор на шаблон за квота.

11. Щракнете върху OK.

Създаване на библиотеки или списъци за управление на записи

Библиотеките и списъците са важни елементи в управлението на записи. Те служат като шкафове за файлове за всеки тип запис, който искате да съхранявате или управлявате. Свързването на типове съдържание (обяснено по-късно) с библиотеки и списъци допълнително помага за категоризирането на вашите записи. Препоръчваме ви да създадете една библиотека с документи или списък за всеки тип съдържание във вашия план за файлове на записи.

Добавяне на съществуващ тип съдържание към списък или библиотека

Когато добавите тип съдържание към списък или библиотека, вие правите възможно този списък или библиотека да съдържа елементи от този тип. Когато записите се подават в центъра за записи, те се насочват към съответния списък или библиотека въз основа на типа съдържание на документа.

Най-горе на страницата

Създаване и добавяне на колони на сайт към списъци, библиотеки или типове съдържание

Колоните ви помагат да групирате, категоризирате и проследявате записи или други елементи. Колоната на сайт дефинира елемент с метаданни, които могат да бъдат свързани с тип съдържание, списък или библиотека. Например може да искате да добавите колони на сайт, за да дефинирате "автор" или "дата на завършване". Добавяне на колона на сайт към тип съдържание за записи или за съхраняване на елемент с метаданни, който е подаден със запис, или за добавяне на метаданни, които да помогнат за управлението на записа.

Създаване на колона на сайт

1. В сайта Център за записи щракнете върху Настройки и след това щракнете върху Настройки.

   В сайт SharePoint свързан с група щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки.

2. На страницата Сайт Настройки, под Галерии на уеб дизайнер щракнетевърху Колони на сайта.

3. На страницата Колони на сайт щракнете върху Създаване.

4. На страницата Нова колона на сайт, в секцията Име и тип, в полето Име на колона въведете името, което искате.

5. Изберете типа информация, която искате да съхранявате в колоната – например валута, дата и час или текст.

6. В секцията Група изберете съществуващата група, в която да съхранявате колоната на новия сайт, или изберете Нова група, за да създадете нова група, за да съхраните колоната. Групите предоставят начин за организиране на колони и улесняват намирането им.

В секцията Допълнителна колона Настройки изберете допълнителните настройки на колоните, които искате. Опциите, налични в този раздел, се различават в зависимост от типа на колоната, която сте избрали в секцията Име и Тип. Ако например типът информация, която трябва да се съхранява в колона, е Избор, можете да дефинирате изборите за изброяване в секцията Допълнителни Настройки колона.

1. Щракнете върху OK.

Добавяне на колона на сайт към тип съдържание за записи

1. От началната страница на сайта Център за записи щракнете върху Настройки и след това щракнете върху Настройки.

   В сайт SharePoint свързан с група щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки.

2. В секцията Галерии на уеб дизайнери щракнете върху Типове съдържание на сайта.

3. На страницата Типове съдържание на сайта щракнете върху типа съдържание на сайта, който искате да конфигурирате.

4. След като сте избрали тип съдържание на сайт от родителския сайт или сте създали нов тип съдържание на сайт, на избраната страница тип съдържание на сайт, в секцията Колони щракнете върху Добавяне от съществуващи колони на сайт.

5. На страницата Добавяне на колони към тип съдържание, в секцията Избор на колони изберете групата, върху която искате да филтрирате, от списъка Избор на колони от.

6. Изберете колоната, която искате да добавите, от списъка Налични колони и след това щракнете върху Добави.

7. В секцията Актуализиране на списъци и типове съдържание на сайт задайте дали типовете съдържание на дъщерния сайт, които се наследяват от този тип съдържание на сайт, ще бъдат актуализирани с вашите промени.

8. След като приключите с добавянето на колоните, които искате, щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Създаване на правила за управление на информация за записи

Правилата за управление на информацията са набор от правила за тип съдържание. Правилата за управление на информацията позволяват на организациите да контролират и проследяват неща, като например колко дълго съдържание се запазва или какви действия могат да предприемат потребителите с това съдържание.

Добавяне на функции за правила към правилата за управление на информацията

Функциите за правила, които можете да добавите към правилата за информация, са етикети, проверка, изтичане на срока и щрихкодове.

Добавяне на функция за правила за съхранение към правила за управление на информация

1. На страницата Редактиране на правила поставете отметка в квадратчето Разреши задържането.

2. Щракнете върху Добавяне на етап на съхранение и изберете една от следните опции за период на съхранение, за да зададете кога изтича срокът на документите: За да зададете датата на изтичане на срока въз основа на свойство за дата, изберете Този етап се базира на свойство за дата на елемента и след това изберете действието ( Създадено или Променено ) и периода от време (дни, месеци или години).

3. Въведете стойност в полето между списъците, за да зададете периода от време.

4. Изберете действието, което трябва да възникне, когато срокът на документа изтече.

5. Ако искате избраното действие да се повтаря, поставете отметка в квадратчето в секцията Повторяемост и след това изберете периода на повторение.

6. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Добавяне на функция за правила за проверка към правила за управление на информация

1. На страницата Редактиране на правила, в секцията Проверка изберете Разрешаване на проверка ислед това поставете отметки в квадратчетата до събитията, за които искате да запазите следа за проверка.

2. Щракнете върху OK.

   Забележка: За да видите регистрационните файлове за проверка, на страницата Настройки колекция от сайтове щракнете върху Регистрационниотчети за проверка и след това изберете отчета, който искате да прегледате.

Добавяне на функция за правила за щрихкод към правила за управление на информация

1. На страницата Редактиране на правила, в секцията Щрихкодове изберете Разрешаване на щрихкодове.

2. Изберете подкани потребителите да вмъкват щрихкод... квадратче за отметка, ако искате Office клиентски приложения да изискват от потребителите да вмъкват щрихкод в своите документи.

Добавяне на функция за правила за етикети към правила за управление на информация

1. На страницата Редактиране на правила, в секцията Етикети поставете отметка в квадратчето Разреши етикетите.

2. За да изисквате от потребителите да вмъкват етикет, преди да запишете или отпечатате документ, изберете Подканване на потребителите да вмъкнат етикет, преди да запишете или отпечатате.

3. За да предотвратите промяна на етикетите след добавянето им, изберете Предотвратяване на промените в етикетите, след като бъдат добавени.

4. В полето Формат на етикет въведете текста, който искате да се показва на етикета. Можете да използвате произволна комбинация от фиксирани свойства на текст или документ, с изключение на изчисляеми или вградени свойства, като например глобален еднозначен идентификатор (GUID) или "Създаден от". За да стартирате нов ред, използвайте \nна знаците.

5. Изберете шрифт, размер на шрифта, стил на шрифта и обосновка за текста на етикета.

6. Въведете височина на етикета в инчове в полето Височина и ширина на етикета в инчове в полето Ширина.

7. Щракнете върху Обнови, за да видите промените.

8. Щракнете върху OK.

Активиране на управлението на записи на място на ниво колекция от сайтове

Първата стъпка в конфигурирането на система за управление на записи на място е да активирате функцията на ниво колекция от сайтове. Активирането на функцията позволява командата "Деклариране/недеклариран запис" на лентата.

1. В най-високото ниво на сайта щракнете върху Настройки и след това щракнете върху Настройки.

   В сайт SharePoint свързан с група щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки.

2. Под Администриране на колекция от сайтовещракнете върху Функции на колекция от сайтове.

3. До Управление на записи на място щракнетевърху Активиране.

Конфигуриране на настройките за деклариране на записи на ниво колекция от сайтове

1. В най-високото ниво на сайта щракнете върху Настройки и след това щракнете върху Настройки.

   В сайт SharePoint свързан с група щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки.

2. Под Администриране на колекция от сайтовещракнете върху Настройки на декларацията за запис.

3. На страницата Декларация за запис Настройки, ако искате да поставите ограничение какво може да се направи с елементи, които са декларирани като записи, изберете една от опциите в секцията Ограничения на записите.

4. В секцията Наличност на декларацията за запис изберете дали ръчното деклариране на записите трябва да е налично в списъци и библиотеки по подразбиране. Ако изберете опцията Не е налична във всички местоположения по подразбиране,записите могат да бъдат декларирани само чрез правила или работни потоци.

5. В секцията Роли на декларации изберете ролите, които могат ръчно да декларират и недекларирани записи.

6. Изберете OK.

Конфигуриране на настройките за деклариране на записи на ниво списък или библиотека

Можете да имате повече контрол върху мястото, където елементите могат да бъдат декларирани като записи, като конфигурирате декларации за записи за списък или библиотека. Когато конфигурирате списък или библиотека за деклариране на записи, можете автоматично да декларирате елементите като записи, когато те се добавят към списъка или библиотеката.

1. От списъка или библиотеката, където искате да конфигурирате настройките за деклариране на записи, щракнете върху раздела Библиотека или Списък на лентата и след това щракнете върху Библиотека Настройки или Списък Настройки.

   В SharePoint онлайн щракнете върху Настройки след което щракнете върху Настройки на списък или Настройки на библиотеката.

2. Под Библиотека с документи/списък Настройки, под Разрешения и управлениещракнете върху Настройки на декларацията за запис.

3. В секцията Ръчно записване на декларацията за достъпност изберете:

4. Независимо дали искате списъкът или библиотеката да използват настройките на декларацията за запис по подразбиране, използвани от колекцията от сайтове,

5. дали потребителите винаги трябва да имат право ръчно да декларират елементи като записи за списъка или библиотеката, или

6. дали потребителите никога не могат ръчно да декларират записите в списъка или библиотеката.

7. В секцията Автоматична декларация поставете отметка в квадратчето, ако искате всички елементи, които са добавени към списъка или библиотеката, да бъдат автоматично декларирани като записи.

8. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата