Контактите са хората, с които работите. Можете да добавите абонати към вашия личен списък в лентата основни задачи. Можете също да управлявате собствения си контакт.
Какво искате да направите?
Добавяне на нови контакти
За да търсите и да добавяте нови контакти към вашия списък с контакти в прозореца на лентата основни задачи, направете следното:
-
Щракнете върху раздела Начало.
-
Щракнете върху Добавяне на контакт.
-
В диалоговия прозорец намиране на потребител въведете името или текста, които искате да намерите, в полето Търсене на .
Подробности
Можете да търсите с помощта на "пълно име", "собствено име", "фамилно име", "Служебен имейл" или "личен имейл". Търсенето ще върне всички контакти, в които се намира съвпадение в което и да е от валидните полета. Например низът за търсене "Йоан" връща контактите с име "Андрю Джонсън", тъй като "Йоан" е първите четири знака в полето "фамилно име". Като правило, по-конкретно можете да направите низа за търсене (като въведете още знаци), толкова по-конкретен и взискателен ще бъде резултатът от търсенето.
Можете да пренаредите реда на колоните в диалоговия прозорец намиране на потребител, като ги плъзгате. Можете също да премахнете колони (с изключение на "пълно име"), като щракнете с десния бутон върху Заглавка на колона и махнете отметката от името на колоната, която трябва да бъде премахната. Можете да възстановите премахната колона, като щракнете с десния бутон върху Заглавка на колона и отметнете името на колоната, която трябва да бъде възстановена. Всякакви промени, които правите в диалоговия прозорец "намиране на потребител", се отнасят само за текущата сесия на търсене. Всички настройки по подразбиране се възстановяват следващия път, когато отворите диалоговия прозорец Търсене на потребител.
-
По желание: Поставете отметка в квадратчето Включвай директорията с контакти за публични работни области , ако искате да включите в търсенето този указател.
По подразбиране SharePoint Workspace търси във вашата корпоративна мрежа (Ако принадлежите към такава), както и познатите ви контакти.
-
Щракнете върху Търсене.
-
Ако бъде намерено съвпадение, изберете го в списъка.
Иконата за наличност се показва до името на всяко име на контакт в списъка, за да ви помогне да видите тяхното онлайн състояние. Обаче се показват контакти, които са открити чрез директорията за контакти на публичния работна област, която винаги се показва първоначално с иконата на "неизвестен" статус, докато не ги изберете и добавите към вашия списък с контакти.
-
За да видите повече информация за избраното съвпадение на контакт, щракнете върху свойства.
Например може да искате да предприемете стъпки, за да проверите самоличността на контакта.
-
Щракнете върху Добавяне , за да добавите контакта към списъка.
Добавяне на член на работната област към вашия списък с контакти
Тъй като нови хора стават членове на вашите работни области, може да поискате да добавите контактите си към вашия личен списък. Щракнете с десния бутон върху члена, който искате да добавите, и изберете Добави към моите контакти.
Можете също да добавите член на работната област към вашия списък с контакти чрез плъзгане.
Записване на контакт като файл
Можете да запишете даден контакт като файл и след това да изпратите файла с контакта като прикачен файл в имейл.
-
Щракнете с десния бутон върху контакта и изберете записване на контакта като файл....
-
В диалоговия прозорец записване на информация за контакт като... изберете местоположението, където да запишете файла с контакта, и щракнете върху Запиши.
Изпращане на контакт до други хора
Можете да изпратите контакт до други хора като прикачен файл в имейл съобщение или в съобщение на Groove.
-
Щракнете с десния бутон върху контакта.
-
Изберете Изпращане по имейл до избраните контакти....
-
Въведете един или няколко имейл адреса в полето до: .
-
Ако желаете, редактирайте темата и текста на съобщението.
Имайте предвид, че стандартното текстово съобщение включва инструкции за изтегляне на SharePoint Workspace, в случай че получателят все още няма акаунт.
-
Щракнете върху OK.
Проверка на самоличността на контакт
Силно препоръчваме да проверявате самоличността на контакт, за да облекчите риска от споделяне на поверителна информация с неочаквани хора. В зависимост от вашата инсталация на акаунт много самоличности за контакт може вече да са проверени от администратор във вашата организация. SharePoint Workspace указва състоянието на проверка на хора във вашия списък с контакти и членове, като използва следните цветове:
-
Черен: не е проверен.
-
Зелено: проверен от вас.
-
Тийл: проверен от вашата организация.
-
Синьо: проверен от вашата организация, но извън вашия домейн или с кръстосано удостоверяване.
-
Червен: конфликт на имена. Два контакта, които имат подобни имена, се показват в червено независимо от състоянието на проверка. Вижте разрешаването на конфликти на имена за повече информация.
Правилата за комуникация, приложени към вашата самоличност, определят възможностите за взаимодействие с други потребители в зависимост от тяхното състояние на проверка. Тези правила могат да извършат някое от следните действия:
-
Забраняват ви да комуникирате с всички потребители, които не са проверени от администратор във вашата организация.
-
Отворете диалоговия прозорец известяване при проверка на контакт (описан по-долу), за да ви предупредят, преди да ви позволят да комуникирате с потребители, чиято самоличност не е проверена.
-
Позволява ви да комуникирате с всеки контакт без предупреждение или ограничение.
Проверката на вашата организация за други потребители може да ви предостави достатъчно гаранции за тяхната самоличност. В някои случаи, особено ако работите със силно чувствителна информация, може също да поискате да проверите ръчно самоличността на потребителя.
Отговаряне на диалоговия прозорец "известие за проверка на контакт"
В диалоговия прозорец " известяване при проверка на контакт " се показва дали се опитвате да комуникирате с потребител, чиято самоличност не е проверена, и правилата за комуникация за вашата самоличност са настроени да ви предупреждават за тези потребители. Можете да направите някое от следните неща:
-
Изберете потребителя и щракнете върху проверка на самоличността. Следвайте инструкциите в следващия раздел, за да проверите ръчно самоличността на контакта.
-
Щракнете върху свойства , за да видите свойствата на контакта за избрания потребител.
-
Щракнете върху продължи , за да игнорирате известието за проверка на потребителя и да продължите с дейността.
-
Щракнете върху Отказ , за да отмените дейността, която сте извършили, което е довело до известяване при проверка на потребител.
Ръчно проверяване на контакт
SharePoint Workspace присвоява уникален "цифров пръстов отпечатък" за всяка самоличност за контакт. Цифров пръстов отпечатък се показва като дълъг низ от букви и цифри (с препинателни знаци за четливост). Тези дигитални пръстови отпечатъци се използват за ръчна проверка на самоличността в реалния свят на контактите, които виждате в работните ви области и списъците с контакти. Можете също да видите цифровия пръстов отпечатък, присвоен на вашата самоличност.
За да проверите ръчно самоличността на даден контакт, направете следното:
-
Щракнете с десния бутон върху контакта (или члена на работната област), който искате да проверите, и след това щракнете върху проверка на самоличността....
В диалоговия прозорец проверка на самоличността се показва информация за текущите ви релации с избрания контакт, като например работните области, които споделяте, броя на съобщенията, които сте разменили, и организационните отношения. Ако нямате никакви релации с избрания контакт, диалоговият прозорец проверка на самоличността вместо това предоставя инструкции за проверка на самоличността на контакта чрез проверка на неговия цифров пръстов отпечатък.
Забележка: Ако SharePoint Workspace открие, че двама или повече контакти имат едно и също име, диалоговият прозорец проверка на самоличността публикува предупредително съобщение, което ви съветва да присвоите псевдоним, когато потвърждавате този контакт.
-
Направете едно от следните неща:
-
Ако сте достатъчно сигурни за самоличността на контакта от информацията, която виждате, щракнете върху провери.
В диалоговия прозорец проверка на самоличността като въведете Алтернативно име за контакта, ако мислите, че ви трябва, и щракнете върху OK.
-
Ако все още не сте достатъчно сигурни за самоличността на контакта и искате да направите още няколко стъпки, за да потвърдите самоличността си, щракнете върху все още не сте сигурни? – Проверете пръстовия отпечатък.
Следвайте стъпките в диалоговия прозорец проверка на самоличността за проверяване на цифровия пръстов отпечатък на контакта и щракнете върху проверка.
В диалоговия прозорец проверка на самоличността като въведете Алтернативно име за контакта, ако мислите, че ви трябва, и щракнете върху OK.
-
Отмяна на проверката на самоличността на контакт
Понякога може да имате причина да промените състоянието на проверка на контакти, които сте проверили ръчно, така че те да се показват като непроверени.
-
Щракнете с десния бутон върху контакта (или члена на работната област), чието удостоверяване искате да отмените, и изберете проверка на самоличността....
-
Щракнете върху Отмени проверката.
Разрешаване на конфликти на имена на контакти
Когато два или повече контакта имат идентични показвани имена, техните имена се показват в червено в списъците с контакти, списъците на членовете на работната област и на своите информационни карти за контакт. Показваните имена се считат за идентични, ако съвпадат точно след премахването на водещите, проследени и множество вградени пространства и преобразуването на името в малки букви.
Например "Ann Бийб" и "Ann Бийб" ще доведе до конфликт на имена. Обаче "Ann Бийб" и "AnnBeebe" няма да доведе до конфликт на имена.
Важно е да се прави разграничение между имена на контакти, така че да не се налага да започвате по случайност дейности с грешен контакт. Можете да създадете псевдоним име за някое от конфликтните имена на контакти.
Освен това, в някои редки случаи конфликтът на имена може да доведе до това, че остарелите контакти са съхранени с вашия акаунт. Например вероятно даден контакт е активирал нов акаунт, е напуснал всички дейности в предишния акаунт, но е използвал същото показвано име и за двете. В този случай можете да скриете остарялия контакт, както е описано по-долу, така че да не се показва повече в никоя от вашите списъци с контакти.
За да разрешите конфликта на имена, направете следното:
-
Щракнете с десния бутон върху име, показващо конфликт, и след това щракнете върху Разрешаване на конфликт на имена.
-
Направете някое от следните неща:
-
Щракнете върху Преглед на визитката... , за да видите подробните данни за избрания контакт. Това може да ви помогне да направите разграничение между контакти със същото име.
-
Щракнете върху псевдоним на контакт... , за да отворите диалоговия прозорец псевдоним, където можете да въведете уникално показвано име за контакта.
-
Щракнете върху проверка на самоличността... , за да преминете през стъпките за проверка на самоличността на контакт.
-
-
Щракнете върху Готово.
Създаване на псевдоним за контакт
Можете да покажете всеки контакт (освен собствения си) под псевдоним. Това е полезно, ако имате проблеми с разграничението между контакти, които имат едно и също име.
-
Щракнете с десния бутон върху контакта и след това щракнете върху псевдоним на контакт.
-
Въведете псевдоним и щракнете върху OK.
Името на псевдонима се показва вместо първоначалното име. За да видите първоначалното име на контакта, можете да отворите тяхната информация за контактили да посочите името на псевдонима, за да се покаже изскачащ прозорец, който показва първоначалното име.
Изтриване на контакт
За да изтриете контакт от списъка си с контакти в лентата основни задачи:
-
Изберете контакта, който искате да изтриете.
-
Натиснете клавиша DELETE и след това щракнете върху да , за да потвърдите изтриването.
Контактите, които изтривате от списъка с контакти в лентата основни задачи, все още могат да се появяват в други списъци с контакти, като например падащите списъци "до:" в диалоговия прозорец "Изпращане на съобщение" или "Изпращане на покана". Това се дължи на факта, че SharePoint Workspace съхранява информация за контакт за всички потребители, с които си взаимодействате в сборен списък, наречен "познати контакти". Това включва контакти, които сте добавили към своя списък с контакти на лентата основни задачи, плюс членовете на работните ви области. Имайте предвид, че е възможно често да имате членовете на работната област, които не са във вашия списък с контакти.
Не можете да изтривате контактите, които се показват в списъка ви с контакти. Обаче можете поне да скриете тези контакти.
Скриване на контакт
Понякога абонатите могат да бъдат остарели поради редица причини. Ако имате остарели контакти, можете да ги скриете, така че да не се показват в падащото меню, което се показва в списъка с контакти.
-
Отворете диспечера на контактите.
-
Изберете контактите, които искате да скриете.
-
Щракнете върху Скрий , за да поместите избраните контакти в списъка скрити контакти .
-
Щракнете върху OK.
Забележка: Скриването на контакт няма да реши автоматично асоцииран конфликт на имена. Ако контакт, който искате да скриете, се показва като конфликт на имена, вижте отстраняване на конфликти на имена за информация.
Преглед на диагностичната информация за контакт
Можете да видите диагностичната информация за избраните контакти. Понякога може да се наложи да видите тази информация за целите на техническата поддръжка. Ако искате да изпратите диагностична информация на техник по поддръжката, можете да копирате и поставяте информацията в диалоговия прозорец "диагностика" в имейл.
-
Отворете диспечера на контактите.
-
Изберете контакта, който искате.
-
Щракнете върху диагностика.
За да копирате информацията от екрана Контакти , щракнете с десния бутон и щракнете върху Избери всички, след което щракнете с десния бутон и щракнете върху Копирай.
За да копирате информацията от екраните осведоменост или мрежова диагностика , щракнете върху Копирай в клипборда.
-
Щракнете върху OK.
Преглед на свойствата на контакт
За да видите "Свойства" за всеки контакт, щракнете с десния бутон върху контакта и след това щракнете върху свойства. От свойствата на контакта можете да направите следното:
-
Преглед на цялата информация, предоставена от избрания контакт за тяхната самоличност (например име на фирма, телефонен номер и имейл адрес).
-
Изпращане на съобщение до контакта.
-
Поканете контакта към работна област , в която вече сте член.
-
Създайте псевдоним за контакта, за да го изведете под друго показвано име.
-
Покажете работните области, които споделяте с контакта като членове.
-
Показване на съобщенията, които сте изпратили до или получили от контакта.
