Дублираните данни често се промъкват, когато множество потребители едновременно добавят данни към базата данни или ако базата данни не е проектирана да проверява за повторения. По-лесно е да използвате заявка, когато искате да изтриете много дублирани данни. Първата стъпка е да намерите дублирани записи със заявка във вашата база данни.
Забележка: Методите, описани в тази статия, не се отнасят за уеб приложенията на Access.
Преди изтриване на данни
Не можете да отмените изтриването на данни, така че се уверете, че вашата база данни е готова, преди да се опитате да изтриете дублираните записи:
-
Уверете се, че файлът не е само за четене.
-
Ако споделяте вашата база данни с други хора, помолете ги да затворят обектите, с които искате да работите, за да се избегнат възможни конфликти на данни.
-
Ако имате разрешения да отваряте базата данни в монополен режим: Щракнете върху Файл >Отвории изберете базата данни. Щракнете върху стрелката до Отвори и щракнете върху Отвори в монополенрежим.
-
Най-важното – не забравяйте да архивирате вашата база данни. Единственият начин да възстановите изтрити записи е да ги възстановите от архивно копие. Операцията за изтриване може също да изтрие записи в свързани таблици.
Забележка: За да възстановите от архивно копие, затворете и преименувайте първоначалния файл, така че архивното копие да може да използва името на първоначалната версия. Дайте на архивното копие името на първоначалната версия и го отворете в Access.
Създаване и изпълнение на заявка за изтриване
-
Щракнете върху раздела Създаване > Проектиране на заявка и щракнете двукратно върху таблицата, от която искате да изтриете записите.
-
Щракнете двукратно върху звездичката (*), за да добавите всички полета на таблицата към конструктора на заявки.
-
Добавете полетата, които ще използвате, за да идентифицирате записите за изтриване. Да предположим например, че даден клиент е извън бизнеса и трябва да изтриете всички чакащи поръчки за този клиент. За да намерите само тези записи, можете да добавите полетата "ИД на клиент" и "Дата на поръчка" към мрежата за проектиране.
-
Можете също да добавите критерии в реда Критерии. Например можете да добавите ИД на клиента, който е извън бизнеса, и датата, след която поръчките на този клиент са невалидни.
-
Изчистете квадратчето за отметка Покажи за всяко поле за критерии.
-
В раздела Структура щракнете върху Изпълни. Проверете дали заявката връща записите, които искате да изтриете.
-
Щракнете върху Режим на проектиране и в раздела Проектиране щракнете върху Изтрий. Access променя заявката за избиране в заявка за изтриване, скрива реда Покажи в долната част на мрежата за проектиране и добавя реда Изтрий .
-
Още едно потвърждение, преди да изпълните заявката за изтриване: Уверете се, че редът Изтрий в колоната * (всички полета) показва От и Къде трябва да се показва в някоя от колоните с критерии.
-
В раздела Проектиране щракнете върху Изпълнение > Да.
За повече информация вижте Сравняване на две таблици и намиране на записи без съвпадения.
