Използване на Access или Excel за управление на данните

Плоски и релационни данни    За да решите коя програма е най-подходяща за съхранение на вашите данни, си задайте следния въпрос: дали релационните данни са или не? Данните, които могат да се съдържат ефективно в една таблица или работен лист, се наричат плоски или несвързани данни. Ако например искате да създадете прост списък с клиенти само с един адрес и лице за контакт за всеки клиент, Excel може да бъде по-добрият избор. Ако обаче искате да съхраните по-сложен списък с клиенти, който съдържа адреси за фактуриране и доставка за всеки клиент, или няколко лица за контакт за всеки клиент, Access е по-доброто решение.

В релационна база данни организирате информацията в няколко таблици. В добре проектираната релационна база данни всяка таблица е плоска и съдържа информация само за един тип данни. Ако например създадете база данни за клиенти, имената на клиентите трябва да се съхраняват в една таблица, докато адресите на фактуриране и доставка на тези клиенти трябва да се съхраняват в отделна таблица. Добре е да съхранявате адресите отделно от имената, тъй като всеки клиент може да има повече от един адрес и искате да можете да въведете няколко адреса за всеки клиент, без да се налага да въвеждате отново името на клиента за всеки адрес.

Локални или външни данни    Можете да използвате Access, за да се свързвате към данни от различни външни източници на данни, така че да можете да ги преглеждате, заявявате и редактирате, без да се налага да ги импортирате. Например Access предоставя команди за свързване към съществуващи данни в база данни на Microsoft SQL Server, файл на dBASE или папка на Outlook, както и много други източници на данни. Можете да използвате Excel, за да се свързвате с голямо разнообразие от източници на данни, включително Access, бази данни на SQL Server и услуги за анализ, текстови и XML файлове и ODBC и OLE DB източници на данни. Не можете обаче да редактирате данните, за да промените първичните данни чрез потребителския интерфейс на Excel.

Както Access, така и Excel предоставят команди за свързване с данни в Windows SharePoint Services списъци. Excel обаче предоставя само връзка само за четене към списъци на SharePoint; докато Access ви позволява да четете и пишете данни в списъци на SharePoint.

Цялост на данните и гъвкавост    Еднозначните идентификатори помагат за запазването на целостта на вашите данни и гарантират, че нито два реда (или записи) не съдържат точно едни и същи данни. Еднозначните идентификатори предоставят и най-бързия начин за извличане на данни, когато търсите или сортирате данните си. В Access можете да използвате типа данни "Автономериране", за да генерирате автоматично уникален идентификатор за всеки запис. След това можете да използвате тези идентификатори, за да свържете записи в една таблица с един или повече записи в друга таблица.

Структурата, която Access прилага към вашите данни, помага за осигуряване на целостта на данните. Access може да изисква новите записи в една таблица да имат съществуваща съответстваща стойност в друга таблица, така че да не можете да създавате "изолирани" записи. Например не бихте искали да имате поръчка, която не включва информация за клиенти. Access може да изисква всеки нов запис във вашата таблица "Поръчки" да има съответстваща стойност на клиент във вашата таблица "Клиенти". Тази необходима кореспонденция на стойностите се нарича цялост на връзките.

Можете също така да наложите свои собствени ограничения и правила, за да се уверите допълнително, че данните се въвеждат правилно. Excel ви позволява да въвеждате данни по-свободно, но тъй като Excel не поддържа релационни данни, той не може да поддържа целостта на връзките. Можете обаче да използвате командата Проверка на данни , за да управлявате въвеждането на данни в Excel.

Заявки    Ако често се налага да преглеждате данните си по различни начини, в зависимост от променящите се условия или събития, Access може да бъде по-добрият избор за съхранение и работа с вашите данни. Access ви позволява да използвате заявки за език SQL (SQL) за бързо извличане само на редовете и колоните с данни, които искате, независимо дали данните се съдържат в една таблица, или в много таблици. Можете също да използвате изрази в заявки, за да създавате изчисляеми полета. Използването на израз в Access е подобно на процеса на използване на формули в Excel за изчисляване на стойности. Можете също да използвате заявки на Access, за да обобщавате данни и да представяте обобщени стойности, като например суми, средни стойности и бройки.

Моделиране    В Excel можете да използвате условен анализ инструменти, за да прогнозирате резултата от модела на работен лист. Условният анализ ви позволява да изпълнявате различни сценарии за вашите данни, като например най-добри и най-лоши сценарии, и да сравнявате получените данни от няколко сценария в обобщен отчет. В Access не е налична подобна функция.

Обобщаване и диаграми    И в двете програми можете да създавате отчети с обобщени таблици и диаграми с обобщени таблици. Excel обаче предоставя по-разширени функции за отчитане и диаграми на обобщена таблица от тези на Access. Ако планирате да създавате обширни отчети с обобщени таблици или редовно да предоставяте професионално изглеждащи диаграми, трябва да използвате отчети с обобщени таблици или диаграми с обобщени таблици в Excel вместо същите функции в Access.

Както Access, така и Excel могат да се използват в среда за сътрудничество, като например Windows SharePoint Services и споделяне на файлове в мрежа, но има разлики в начина, по който данните могат да бъдат достъпни за множество потребители.

Множествен потребителски достъп до данни    При нормална операция Access позволява на множество потребители да отварят една база данни едновременно; това работи добре, защото Access заключва само данните, които се редактират; в резултат на това другите потребители могат да редактират различни записи без конфликти. В Excel можете да споделяте работна книга с други потребители, но сътрудничеството с множество потребители функционира най-добре, когато потребителите работят по данните в тази работна книга по различно време, а не едновременно. В резултат на това потребителите на база данни на Access работят съвместно по набор от данни и потребителите на работна книга на Excel работят съвместно по документ.

Използване на Windows SharePoint Services за сътрудничество    И двете програми се интегрират с Microsoft Windows SharePoint Services технологии, като например списъци на SharePoint и библиотеки с документи.

Access предоставя различни начини за сътрудничество с множество потребители в сайт на SharePoint. Можете например да качите пълна база данни в Windows SharePoint Services библиотека с документи, да направите достъпни формулярите и отчетите като Windows SharePoint Services изгледи и да свържете база данни към данни, които се съхраняват в списъци на SharePoint.

Excel предоставя само един начин за сътрудничество с множество потребители в сайт на SharePoint Services. Можете да качите работна книга в Windows SharePoint Services библиотеки с документи, където отделни потребители могат да избегнат работната книга, за да направят промени, което не позволява на други потребители едновременно да променят работната книга. Потребителите могат да редактират работна книга, без да я изписват от библиотеката с документи, като в този случай трябва да се координират с други потребители, за да се избегнат конфликти на данни.

Използване на мрежови папки за сътрудничество    Ако съхранявате база данни на Access в споделена мрежова папка, множество потребители могат да отворят базата данни и да работят едновременно с данните й. Отделните записи се заключват, когато потребителят ги редактира. Ако съхранявате работна книга на Excel в споделена мрежова папка, само един потребител може да редактира работната книга в даден момент. За целите на прегледа множество потребители могат да отварят работната книга, докато друг потребител я редактира, но тези потребители не могат да правят промени в данните, докато потребителят, който редактира работната книга, не я затвори.

И двете програми предоставят подобни функции – пароли и шифроване – които могат да ви помогнат да предотвратите загуба на данни и да защитите вашите данни от неупълномощен достъп. Има обаче някои разлики между Access и Excel в начина на работа на защитата на данните на ниво потребител.

Защита от загуба на данни    В Access работата ви се записва непрекъснато, така че в случай на неочаквана грешка е малко вероятно да загубите много работа (ако има такива). Тъй като Обаче Access записва работата ви непрекъснато, също така е възможно да правите промени, които по-късно решите, че не искате да фиксирате. За да сте сигурни, че можете да възстановите базата данни по желания от вас начин, трябва да създадете архивно копие на файла на базата данни по график, който отговаря на вашите нужди. Можете да възстановите цяла база данни от архивно копие или да възстановите само таблицата или друг обект от база данни, от който имате нужда. Ако използвате помощна програма за архивиране на файлова система, можете също да използвате копие на база данни от архивно копие на файловата система, за да възстановите вашите данни. В Excel можете да записвате информация за автовъзстановяване през определени интервали, докато актуализирате данните си.

Защита на данните на ниво потребител    В Excel можете да премахнете критичните или поверителните данни от изгледа, като скриете колони и редове с данни и след това защитите целия работен лист, за да управлявате достъпа на потребителите до скритите данни. Освен да защитите работен лист и неговите елементи, можете също да заключвате и отключвате клетки в работен лист, за да предотвратите неволната промяна на важни данни от други потребители.

Защита на ниво файл    На ниво файл можете да използвате шифроване и в двете програми, за да предотвратите виждането на данните от неупълномощени потребители. Можете също да изискате да бъде въведен парола, за да отворите файл или работна книга на база данни. Освен това можете да защитите файл или работна книга на база данни, като използвате цифров подпис.

Ограничен достъп до данни    В Excel можете да зададете разрешения, базирани на потребители, за достъп до данните, или да зададете права само за четене, които не позволяват на други потребители да правят промени в данните, до които имат достъп. Access не предоставя функции за защита на ниво потребител, но Access поддържа модела за защита на потребителите на всеки сървър за база данни, с който се свързва. Ако например се свържете към списък на SharePoint, Access обръща значение на потребителските разрешения за списъка на SharePoint. Ако искате да предпазите неупълномощени потребители от вашите данни на Access, можете да шифровате вашата база данни, като зададете парола. Потребителите трябва да въведат паролата, за да четат данни от базата данни, дори ако имат достъп до нея с помощта на друга програма, като например Excel.

За повече информация как да защитите данните си, вижте Задаване или промяна на защитата на ниво потребител на Access 2003 в Access 2007 или по-нова версия и Защита и защита в Excel.

• Управление на контакти    Можете да управлявате контактите и пощенските си адреси и след това да създавате отчети в Access или да обединявате данните с Microsoft Office Word, за да отпечатвате формулярни писма, пликове или пощенски етикети.

• Проследяване на наличности и активи    Можете да създадете списък с наличностите в дома си или във фирмата и да съхранявате снимки или други свързани документи заедно с данните.

• Проследяване на поръчки    Можете да въведете информация за продукти, клиенти и поръчки и след това да създавате отчети, които показват продажбите по служител, регион, период от време или друга стойност.

• Проследяване на задача    Можете да проследявате задачите за група хора и да въвеждате нови, докато другите актуализират съществуващите си задачи в същата база данни.

• Организиране на заемни библиотеки    Можете да използвате Access, за да съхранявате данни за вашите книги и CD дискове и да следите на кого сте ги дали на заем.

• Планиране на събития    Можете да въведете информация за датите, местата и участниците в събитията и след това да отпечатате графици или резюмета за събитията.

• Проследяване на храненето    Следете рецепти и регистрирайте диети и дейности за упражнения.

• Счетоводство    Можете да използвате мощните функции за изчисление на Excel в много финансови счетоводни отчети – например отчет за паричния поток, отчет за приходи и разходи или отчет за печалби и загуби.

• Бюджетиране    Независимо дали нуждите ви са от лично естество, или са бизнес свързани, можете да създадете всякакъв тип бюджет в Excel – например план на маркетингов бюджет, бюджет за събитие или бюджет за пенсиониране.

• Фактуриране и продажби    Excel е полезен и за управление на данни за фактуриране и продажби и можете лесно да създадете формулярите, от които имате нужда – например фактури за продажби, етикети за багаж или поръчки за покупка.

• Отчитане    Можете да създавате различни типове отчети в Excel, които отразяват анализа на данни или обобщават данните ви – например отчети, които измерват изпълнението на проекта, прогнозират данни, обобщават данни или представят дисперсии.

• Планиране    Excel е чудесен инструмент за създаване на професионални планове или полезни планировчи – например седмичен план на курс, план за маркетингово проучване, план за данъците в края на годината или планировчи, които ви помагат да планирате седмично меню, партита или отпуски.

• Проследяване    Можете да използвате Excel, за да проследявате данни в времеви лист или списък – например времеви лист за проследяване на работата или списък с наличности, който проследява оборудването.

• Използване на календари    Поради естеството си, подобен на мрежа, Excel се предоставя добре на създаването на какъвто и да е тип календар – например академичен календар за проследяване на дейностите през учебната година или календар за финансова година за проследяване на бизнес събития и контролни точки.

За полезни шаблони на Excel в някоя от тези категории вижте Шаблони за Excel в Microsoft Office Online.