Когато сортирате данните в таблица, заявка, формуляр или отчет на Access, можете да запишете реда на сортиране с обекта. Ако сортирате данните в един от тези обекти и след това запишете обекта, редът на сортиране, който е в сила, когато запишете обекта, автоматично се записва с обекта. Можете да зададете дали записаният ред на сортиране ще бъде в сила при следващото отваряне на обекта.
За заявки и отчети можете също да дефинирате ред на сортиране по подразбиране. Редът на сортиране по подразбиране се прилага към данните в заявката или отчета, когато не е зададен друг ред на сортиране.
Какво искате да направите?
Разбиране на записаните поръчки за сортиране
Има два вида записани реда на сортиране:
-
Последно приложено Редът на сортиране, приложен последно, е редът на сортиране, който е бил в сила при последното записване на обекта. Таблиците, заявките, формулярите и отчетите може да имат последно приложен ред на сортиране.
-
По подразбиране Редът на сортиране по подразбиране е вграден в проекта на заявка или отчет. Редът на сортиране по подразбиране се прилага, когато не е зададен друг ред на сортиране.
Последно приложен ред на сортиране
Когато записвате таблица, заявка, формуляр или отчет, докато данните се сортират, редът на сортиране автоматично се записва, когато записвате обекта. Това се нарича ред на сортиране, приложен последно. Когато създавате ред на сортиране, всъщност променяте проекта на обекта.
Ако искате последният приложен ред на сортиране да се приложи автоматично следващия път, когато отворите обекта, задайте свойството Подреждане при зареждане на обекта на Да. За да зададете това свойство, изпълнете следните стъпки, докато обектът е отворен в изглед за проектиране.
-
Натиснете F4, за да покажете списъка със свойства.
Тази стъпка е ненужна, ако листът със свойства вече е показан.
-
Направете едно от следните неща:
-
Ако обектът е таблица или заявка, в раздела Общи на списъка със свойства задайте свойството Подреждане при зареждане на Да.
-
Ако обектът е формуляр или отчет, в раздела Данни на списъка със свойства задайте свойството Подреждане при зареждане на Да.
-
Забележка: Можете да предотвратите прилагането на последния приложен ред на сортиране, като зададете свойството Подреждане при зареждане наНе.
Ред на сортиране по подразбиране
Тъй като редът на сортиране, приложен последно, може да се промени всеки път, когато някой сортира обект и след това го запише, можете да дефинирате ред на сортиране по подразбиране. Редът на сортиране по подразбиране е част от проекта на обекта и не се променя, когато се прилага друг ред на сортиране.
Можете да зададете ред на сортиране по подразбиране само за заявка или отчет. Въпреки че редът на сортиране по подразбиране не се замества от текущия или последно приложен ред на сортиране, той влиза в сила само когато се премахне текущият или последно приложен ред на сортиране.
Дефиниране на реда на сортиране по подразбиране за заявка
-
Отворете заявката в изглед за проектиране.
-
Щракнете двукратно върху полето, което искате да използвате за сортиране.
Полето се появява в мрежата за проектиране.
-
В мрежата за проектиране изчистете полето в реда Покажи на полето, което сте добавили.
-
В реда Сортиране задайте дали искате да сортирате полето във възходящ ред (първо най-малките стойности; от A до Z) или в низходящ ред (първо най-големите стойности; от Я до А).
-
Ако искате да сортирате по повече от едно поле, добавете допълнителни полета за сортиране, като повторите стъпки от 2 до 4.
Забележка: Когато сортирате по повече от едно поле, резултатите се сортират първоначално по първото поле, което сте задали, а след това по следващото поле, което сте задали, и т.н. Ако например сортирате по Фамилно име и след това по Дата на раждане, всички записи със стойност "Фамилно име" на Dow се показват преди записите със стойност "Фамилно име" на Stevens, независимо от стойността на Birthdate. Записите във всяко поле за фамилно име след това се сортират според стойността в полето Birthdate.
-
Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.
Забележка: За да премахнете ред на сортиране по подразбиране от заявка, премахнете полетата за сортиране от мрежата на заявката за проектиране.
Дефиниране на реда на сортиране по подразбиране за отчет
-
Отворете отчета в изглед на отчет или изглед на оформление.
-
В раздела Начало , в групата Сортиране & филтър щракнете върху Разширени и след това щракнете върху Разширен филтър/сортиране в контекстното меню.
Появява се раздел на нов документ, съдържащ мрежа за проектиране и прозорец, в който можете да изберете поле, по което да сортирате.
-
В прозореца щракнете двукратно върху полето, което искате да използвате за сортиране.
Полето се появява в мрежата за проектиране.
-
В мрежата за проектиране, в реда Сортиране задайте дали искате да сортирате полето във възходящ ред (първо най-малките стойности; от A до Z) или в низходящ ред (първо най-големите стойности; от Я до А).
-
Ако искате да сортирате по повече от едно поле, добавете допълнителни полета за сортиране, като повторите стъпки от 2 до 4.
Забележка: Когато сортирате по повече от едно поле, резултатите се сортират първоначално по първото поле, което сте задали, а след това по следващото поле, което сте задали, и т.н. Ако например сортирате по Фамилно име и след това по Дата на раждане, всички записи със стойност "Фамилно име" на Dow се показват преди записите със стойност "Фамилно име" на Stevens, независимо от стойността на Birthdate. Записите във всяко поле за фамилно име след това се сортират според стойността в полето Birthdate.
-
В раздела Начало, в групата Сортиране & филтър щракнете върху Превключване на филтър.
Забележка: За да премахнете ред на сортиране по подразбиране от отчет, премахнете полетата за сортиране от мрежата за проектиране.
