Таблиците са обекти от съществено значение в една база данни, защото притежават цялата информация или данни. Например в една база данни за фирма може да има таблица "Контакти", където се съхраняват имената, имейл адреси и телефонни номера на нейните доставчици. Тъй като другите обекти на бази данни зависят силно от таблиците, винаги трябва да започвате проектирането на база данни със създаването на всички нейни таблици, а после да създавате другите обекти. Преди да създадете таблици в Access, обмислете вашите изисквания и определете всички таблици, от които може да имате нужда. За въведение в планирането и проектирането на база данни вж. Основи на проектирането на база данни.
В тази статия
Общ преглед
Релационните бази данни като Access обикновено имат няколко свързани таблици. В една добре проектирана база данни всяка таблица съхранява данни за конкретна тема, например служители или продукти. Една таблица съдържа записи (редове) и полета (колони). Полетата имат различни типове данни – например текст, числа, дати и хипервръзки.
-
Запис: Съдържа конкретни данни – например данни за конкретен служител или продукт.
-
Поле: Съдържа данни за една страна от предмета на таблицата – например собствено име или имейл адрес.
-
Стойност на поле: Всеки запис има стойност на полето. Например, Contoso, Ltd. или someone@example.com.
Свойства на таблиците и полетата
Таблиците и полетата имат свойства, които можете да зададете, за да управлявате техните характеристики или поведение.
1. Свойства на таблица
2. Свойства на полета
В база данни на Access свойствата на таблица са атрибути на таблицата, които засягат облика или поведението на таблицата като цяло. Свойствата на таблица са зададени в списъка със свойства на таблицата, в изглед за проектиране. Например можете да зададете свойството Изглед по подразбиране на таблицата, за да укажете начина на показване на таблицата по подразбиране.
Свойството на поле се отнася за определено поле в таблица и дефинира една от характеристиките на полето или аспект от поведението на полето. Можете да зададете някои свойства на полета в изглед на лист с данни. Можете също да зададете всяко свойство на поле в изглед за проектиране с помощта на екрана </c0>Свойства на полето</c0>.
Типове данни
Всяко поле има тип данни. Типът данни на полето указва вида данни, които се съхраняват в полето, например големи количества текст или прикачени файлове.
Типът данни е свойство на полето, но се различава от другите свойства на поле, както следва:
-
Задавате типа на данните на полето в мрежата за проектиране на таблицата, а не в екрана Свойства на полето.
-
Типът на данните на полето определя какви други свойства има полето.
-
Трябва да зададете типа на данните на полето, когато създавате полето.
Можете да създадете ново поле в Access, като въведете данни в нова колона в изглед на лист с данни. Когато създавате поле чрез въвеждане на данни в изглед на лист с данни, Access автоматично присвоява тип на данните за полето на базата на стойността, която въведете. Ако от стойността, която сте въвели, не се подразбира друг тип на данните, Access задава текстов тип на данните. Ако е необходимо, можете да промените типа на данните, като използвате лентата.
Примери за автоматично разпознаване на типа данни
Следващата таблица показва как работи автоматичното разпознаване на типа данни в изглед на лист с данни.
|
Релации на таблици
Въпреки че всяка таблица съхранява данни за различна тема, таблиците в дадена база данни на Access обикновено съхраняват данни за теми, които са свързани помежду си. Например една база данни може да съдържа:
-
Таблица за клиенти, съдържаща списък на клиентите на вашата фирма и техните адреси.
-
Таблица за продукти, съдържаща продуктите, които продавате, заедно с цени и изображения за всеки елемент.
-
Таблица за поръчки, която следи за поръчките на клиентите
Тъй като съхранявате данните за различни теми в отделни таблици, трябва по някакъв начин да свържете данните, така че да можете лесно да комбинирате свързаните данни от тези отделни таблици. За да свържете данните, съхранявани в различни таблици, можете да създадете релации. Релацията е логическа връзка между две таблици, която задава общите полета за таблиците. За повече информация вижте Ръководство за релации на таблици.
Ключове
Полета, които са част от релация на таблици, се наричат ключове. Ключът обикновено се състои от едно поле, но може да се състои и от повече от едно поле. Има два вида ключове:
-
Първичен ключ Таблицата може да има само един първичен ключ. Първичният ключ се състои от едно или повече полета, които идентифицират еднозначно всеки запис, съхраняван в таблицата. Често има уникален идентификационен номер, като например ИД номер, сериен номер или код, който служи като първичен ключ. Например е възможно да имате таблица "Клиенти", където всеки клиент има уникален идентификационен номер на клиент. Полето за ИД на клиент е първичният ключ на таблицата "Клиенти". Когато първичен ключ съдържа повече от едно поле, обикновено се състои от вече съществуващи полетата, които, взети заедно, предоставят уникални стойности. Например можете да използвате комбинация от фамилно име, собствено име и рождена дата като първичен ключ за таблица с хора. За повече информация вижте Добавяне или промяна на първичния ключ на таблица.
-
Външен ключ Една таблица може също да има един или повече външни ключове. Външният ключ съдържа стойности, които съответстват на стойности в първичния ключ на друга таблица. Например може да имате таблица "Поръчки", в която всяка поръчка има за идентификатор на клиента число, което отговаря на един запис в таблицата "Клиенти". Полето с идентификатор на клиента е външен ключ на таблицата "Поръчки".
Съответствието на стойностите между ключовите полета формира базата на релациите на таблиците. Използвайте релации на таблици, за да комбинирате данни от свързани таблици. Нека например да имате таблица "Клиенти" и таблица "Поръчки". В таблицата "Клиенти" всеки запис се идентифицира с полето "ИД", което е първичен ключ.
За да асоциирате всяка поръчка с клиент, можете да добавите поле външен ключ към таблицата "Поръчки", което отговаря на полето "ИД" на таблицата "Клиенти", и след това да създадете релация между двата ключа. Когато добавите запис към таблицата "Поръчки", трябва да използвате стойност за идентификатор на клиента, която идва от таблицата "Клиенти". Винаги когато искате да прегледате някаква информация за клиента на поръчката, ще използвате релацията, за да идентифицирате кои данни от таблицата "Клиенти" на кои записи от таблицата "Поръчки" отговарят.
1. Първичен ключ – идентифицира се чрез иконата с изображение на ключ до името на полето.
2. Външен ключ – обърнете внимание на липсата на икона на ключа.
Не добавяйте поле, ако очаквате, че всеки уникален обект, представен в таблицата, може да изисква повече от една стойност за полето. Ако продължим с предишния пример и искате да започнете да следите поръчките, направени от вашите клиенти, не трябва да добавяте поле към таблицата, тъй като всеки клиент ще има повече от една поръчка. Вместо това трябва да създадете нова таблица за съхранение на поръчките и след това създадете релация между двете таблици.
Предимства на използването на релации
Съхраняването на данни, разделени в свързани таблици, дава следните предимства:
-
Съгласуваност Тъй като всеки елемент от данните е записан само веднъж – в една таблица, има по-малко възможности за нееднозначност или несъгласуваност. Например вие съхранявате името на клиента само веднъж – в таблицата за клиенти, вместо да го съхранявате многократно (и потенциално противоречиво) в таблицата, съдържаща данни за поръчки.
-
Ефективност Записването на данни само на едно място означава, че използвате по-малко дисково пространство. Нещо повече, по-малките таблици обикновено предоставят данни по-бързо от по-големите таблици. И накрая, ако не използвате отделни таблици за различните теми, вие ще въвеждате стойности null (липса на данни) и излишъци във вашите таблици, което може да отнеме излишна памет и да влоши техническите показатели.
-
Разбираемост Структурата на базата данни е по-лесна за разбиране, ако темите са правилно разделени в таблици.
Планирайте своите таблици, като вземете предвид релациите. Можете да използвате съветника за справки, за да създадете поле с външен ключ, ако таблицата, която съдържа съответния първичен ключ, вече съществува. Съветникът за справки създава релацията вместо вас. За повече информация вж. Създаване или изтриване на справочно поле.
