Отчетите предлагат средства за преглеждане, форматиране и обобщаване на информацията във вашата база данни на Microsoft Access. Например можете да създадете прост отчет за телефонните номера на всички ваши контакти или отчет с резюме за общия брой продажби за различни региони и периоди от време.
От тази статия ще получите общ преглед на отчетите в Access. Ще научите също за основите на създаването на отчети и използването на опции като сортиране, групиране и обобщаване на данните и как да визуализирате и отпечатате отчета.
В тази статия
Общ преглед на отчетите в Access
Какво можете да правите с отчетите?
Отчетът е обект на база данни, който е удобен, когато искате да представите информацията във вашата база данни за някоя от следните цели:
-
Показване или разпространение на резюме на данни.
-
Архивиране на снимки на данните.
-
Предоставяне на подробни данни за отделни записи.
-
Създаване на етикети.
Части на отчет
Въпреки че е възможно създаването на "необвързани" отчети, които не показват данни, за целите на тази статия ще предполагаме, че отчетът е обвързан с източник на данни, например таблица или заявка. Проектът на един отчет е разделен на секции, които можете да показвате в изглед за проектиране. Разбирането на начина на работа на всяка секция може да ви помогне да създавате по-добри отчети. Например секцията, в която избирате да поставите изчисляема контрола, определя как Access изчислява резултатите. Следващият списък е резюме на типовете секции и тяхната употреба.
|
Раздел |
Как се показва секцията, когато се отпечата |
Къде може да бъде използвана секцията |
|---|---|---|
|
Горен колонтитул на отчет |
В началото на отчета. |
Използвайте горния колонтитул на отчета за информация, която обикновено се поставя на титулна страница, например емблема, заглавие или дата. Когато поставите изчисляема контрола, използваща агрегатната функция Sum, в горния колонтитул на отчета, изчислената сума е за целия отчет. Горният колонтитул на отчета се отпечатва преди горния колонтитул на страница. |
|
Горен колонтитул на страница |
В началото на всяка страница. |
Можете да използвате горен колонтитул, за да повторите заглавието на отчета на всяка страница. |
|
Горен колонтитул на група |
В началото на всяка нова група записи. |
Използвайте горния колонтитул на група за отпечатване името на групата. Например в отчет, който е групиран по продукти, използвайте горния колонтитул на група, за да отпечатате името на продукта. Когато поставите изчисляема контрола, която използва агрегатната функция Sum, в горния колонтитул на група, сумата е за текущата група. В даден отчет може да имате няколко горни колонтитули на група в зависимост от това, колко нива на групиране сте добавили. За повече информация относно създаването на горни и долни колонтитули на група вж. раздела "Добавяне на групиране, сортиране или общи суми". |
|
По-подробно |
Показва се веднъж за всеки ред от записа източник. |
Това е мястото, където се поставят контролите, съставящи основния текст на отчета. |
|
Долен колонтитул на група |
В края на всяка група записи. |
Използвайте долен колонтитул на група, за да отпечатате обобщена информация за група. В даден отчет може да имате няколко долни колонтитули на група в зависимост от това, колко нива на групиране сте добавили. |
|
Долен колонтитул на страница |
В края на всяка страница. |
Използвайте долен колонтитул на страница, за да отпечатате номерата на страниците или информация за всяка страница. |
|
Долен колонтитул на отчет |
В края на отчета. Забележка: В изглед на проектиране долният колонтитул на отчета се показва под долния колонтитул на страницата. Обаче във всички други изгледи (например изглед на оформление или когато отчетът се отпечатва или визуализира), долният колонтитул на отчета се показва над долния колонтитул на страницата, непосредствено след последния долен колонтитул на група или реда с подробна информация на последната страница. |
Използвайте долния колонтитул на отчета, за да отпечатате общи суми или друга обобщена информация за целия отчет. |
Ще видите, че е много по-лесно да създадете смислени отчети, когато базата данни има добре проектирани структура и релации. За въведение в планирането и проектирането на база данни вж. статията Основи на проектирането на бази данни.
Създаване на отчет в Access
Можете да създавате отчети за вашата настолна база данни на Access, като следвате стъпките по-долу:
Стъпка 1: Избор на източник на записи
Източникът на записи за даден отчет може да е таблица, наименувана заявка или вградена заявка. Източникът на записи трябва да съдържа всичките редове и колони на данните, които искате да покажете в отчета.
-
Ако данните са от съществуваща таблица или заявка, изберете таблицата или заявката в навигационния екран, след което продължете със Стъпка 2.
-
Ако източникът на записи все още не съществува, направете едно от следните неща:
Стъпка 2: Избор на инструмент за отчети
Инструментите за отчети се намират в раздела Създаване на лентата, в групата Отчети. Следващата таблица описва опциите:
|
Инструмент |
Описание |
|---|---|
|
Отчет |
Създава прост табличен отчет, съдържащ всички полета в източника на записи, който сте избрали в навигационния екран. |
|
Проектиране на отчет |
В режим на проектиране отваря празен отчет, към който можете да добавите желаните от вас полета и контроли. |
|
Празен отчет |
Отваря празен отчет в изглед на оформление и показва списъка на полета, откъдето можете да добавите полета в отчета |
|
Съветник за отчети |
Показва многостъпков съветник, който ви дава възможност да задавате полета, нива на групиране/сортиране и опции за оформление. |
|
Етикети |
Показва съветник, който ви дава възможност да изберете стандартни или потребителски размери на етикет, както и кои полета искате да покажете и как искате да са сортирани. |
Стъпка 3: Създаване на отчета
-
Щракнете върху бутона за инструмента, който искате да използвате. Ако се покаже съветник, следвайте стъпките в съветника и щракнете върху Готово на последната страница.
Access показва отчета в изглед на оформление. -
Форматирайте отчета, за да получите желания от вас изглед:
-
Преформатирайте полета и етикети, като ги избирате и след това плъзгате ръбовете, докато станат с желания размер.
-
Премествайте дадено поле с избирането му (и на етикета му, ако е наличен) и последващо плъзгане в друго местоположение.
-
Щракнете с десния бутон върху някое поле и използвайте командите в контекстното меню, за да обедините или разделите клетки, да изтриете полета или да извършите други задачи за форматиране.
Освен това можете да използвате функциите, описани в следващите раздели, за да направите отчета по-привлекателен и четлив.
-
Добавяне на групиране, сортиране или общи суми
Най-бързият начин за добавяне на групиране, сортиране или сумиране към отчет на настолна база данни се състои в щракване с десния бутон върху полето, към което искате да приложите групиране, сортиране или обща сума с последващо щракване върху желаната команда в контекстното меню.
Можете също да добавите групиране, сортиране или общи суми, като използвате екрана "Групиране, сортиране и обща сума", докато отчетът е отворен в изглед на оформление или изглед на проектиране:
-
Ако екранът Групиране, сортиране и обща сума още не е отворен, в раздела Проектиране на отчет , в групата Групиране и общи суми щракнете върху Групиране & сортиране.
-
Щракнете върху Добавяне на група или Добавяне на сортиране и след това изберете полето, по което искате да групирате или сортирате.
-
Щракнете върху Още в реда за групиране или сортиране, за да зададете още опции и да добавите общи суми.
За по-подробна информация относно групирането, сортирането и общите суми вж. статията Създаване на групиран или обобщен отчет.
Открояване на данни с помощта на условно форматиране
Access съдържа инструменти за открояване на данни в отчетите. Можете да добавите правила за условно форматиране за всяка контрола или група контроли, а в клиентски отчети можете също да добавяте ленти за данни, за да сравнявате данни.
За да добавите условно форматиране към контроли:
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета и след това щракнете върху Изглед на оформление.
-
Избере необходимите контроли и в раздела Формат, в групата Контролиране на форматирането щракнете върху Условно форматиране.
Съвет: За да изберете множество контроли, задръжте натиснат клавиша CTRL и щракнете върху контролите.
-
В диалоговия прозорец Диспечер на правилата за условно форматиране щракнете върху Ново правило.
-
В диалоговия прозорец Ново правило за форматиране изберете стойност под Избор на тип правило:
-
За да създадете правило, което се оценява отделно за всеки запис, изберете Проверете стойностите в текущия запис или използвайте израз.
-
За да създадете правило, което сравнява записи помежду им с помощта на ленти за данни, щракнете върху Сравняване с други записи.
-
-
Под Редактиране на описанието на правилото задайте правилото за момента, когато трябва да се приложи форматирането, както и какво форматиране трябва да бъде приложено, а след това щракнете върху OK.
-
За да създадете допълнително правило за същата контрола или набор от контроли, повторете тази процедура от стъпка 4.
Персонализиране на цветовете и шрифтовете
Изпробвайте опциите на Тема на приложението, за да персонализирате цвета и шрифтовете.
-
Отворете отчета в изглед на оформление, като щракнете с десния бутон върху него в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление.
-
В раздела Проектиране на оформление на отчет щракнете върху Теми и посочете с курсора различните теми в галерията, за да визуализирате ефектите. Щракнете върху тема, за да я изберете, а след това запишете вашия отчет.
-
Използвайте галериите Цветове или Шрифтове, за да зададете цветовете и шрифтовете независимо.
Добавяне на емблема или фоново изображение
Можете да добавите емблема или фоново изображение към отчет, а ако актуализирате изображението, актуализирането се извършва автоматично навсякъде, където се използва изображението в базата данни.
За да добавите или премахнете изображение:
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета и щракнете върху Изглед на оформление.
-
В отчета щракнете върху позицията, където искате да добавите изображението, и в раздела Проектиране на оформление на отчет , в групата Горен/долен колонтитул щракнете върху Емблема.
-
Достигнете до изображението и щракнете върху Отвори. Access добавя изображението към отчета.
-
За да премахнете изображението, щракнете с десния бутон върху него и щракнете върху "Изтрий" от контекстното меню.
За да добавите фоново изображение
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета и щракнете върху Изглед на оформление.
-
В раздела Формат, в групата Фон щракнете върху Фоново изображение.
-
Избере изображение от списъка Галерия с изображения или щракнете върху Преглед, изберете изображение и след това щракнете върху OK.
Визуализиране и отпечатване на отчет
Визуализиране на отчет
-
Щракнете с десния бутон върху отчет в навигационния екран и щракнете върху Визуализация на печата. Можете да използвате командите в раздела Визуализация на печата, за да направите някое от следните неща:
-
Отпечатване на отчет
-
Настройка на размера или оформлението на страница
-
Увеличаване или намаляване на мащаба или преглед на множество страници едновременно
-
Обновяване на данните в отчета
-
Експортиране на отчета в друг файлов формат.
-
-
Щракнете върху Затвори визуализацията на печата.
Отпечатване на отчет
За да отпечатате отчет, без да го визуализирате:
-
Щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и щракнете върху Печат. Отчетът се изпраща на вашия принтер по подразбиране.
Забележка: Ако изберете отчета в навигационния екран и изберете Печат от раздела Файл, можете да изберете допълнителни опции за печат, например броя на страниците и копията, и да зададете принтер.
-
За да отворите диалогов прозорец, където можете да изберете принтер, да зададете броя на копията и т. н., щракнете върху Печат.
-
