Идентификаторите на документи ви помагат да управлявате вашите документи, като предоставят лесен начин за проследяване на елементите независимо от тяхното местоположение. Ако например един правен договор бъде преместен от една библиотека с документи в архивна библиотека в друг сайт, договорът запазва своя ИД на документ. Може да използвате ИД на документа за лесно намиране на архивирания договор. Идентификаторите на документи се присвояват автоматично на качените документи и този ИД ще следва елементите през целия им жизнен цикъл. Идентификатори на документи могат да се присвояват и на колективни папки за документи.
Активиране, разрешаване и конфигуриране на ИД на документи
За да използвате идентификатори на документи за проследяване на документи или записи, най-напред трябва да активирате тази функция в колекцията от сайтове.
Активиране на функцията "ИД на документ" на колекция от сайтове
Забележка: За да разрешите функцията "ИД на документ", трябва да сте администратор на колекцията от сайтове.
-
Отидете на най-високото ниво на сайта или колекцията от сайтове.
-
Щракнете върху Настройки
В сайт на SharePoint, свързан с група, щракнете върху Настройки
-
В "Администриране на колекция от сайтове" щракнете върху Функции на колекцията от сайтове.
-
До услугата "ИД на документ" щракнете върху Активирай. До елемента се показва иконата "Активен" и функцията се активира за колекцията от сайтове.
Разрешаване и конфигуриране на идентификатори на документи в колекция от сайтове
Когато разрешите функцията "ИД на документ" за всяка колекция от сайтове, на всички документи в колекцията от сайтове автоматично се присвоява ИД на документ. Броят на документите в колекцията от сайтове определя колко време е нужно за завършване на този процес...
Забележка: За да разрешите и конфигурирате функцията "ИД на документ", трябва да сте администратор на колекцията от сайтове.
-
Отидете на най-високото ниво на сайта или колекцията от сайтове.
-
Щракнете върху Настройки
В сайт на SharePoint, свързан с група, щракнете върху Настройки
-
В "Администриране на колекция от сайтове" щракнете върху Настройки на ИД на документ.
-
На страницата "Настройки на ИД на документ", в секцията "Присвояване на ИД на документи", проверете дали има отметка в квадратчето Присвояване на ИД на документи.
Забележка: Когато разрешите идентификаторите на документи в колекция от сайтове, ще получите следното съобщение: "Планирано е конфигурирането на компонента за ИД на документи да се извърши от автоматизиран процес". Времето, необходимо за този процес, зависи от броя на документите във вашата колекция от сайтове.
-
За да зададете низ от знаци или цифри по избор, които автоматично да се добавят в началото на всеки ИД на документ, въведете низа под Започвайте ИД със следните знаци…
-
Отметнете квадратчето Установяване в начално състояние на всички ИД на документи…, ако искате префиксът да се добави автоматично към всички съществуващи идентификатори на документи в колекцията от сайтове.
-
В секциите за обхват на търсене на при търсене на ИД на документи, изберете сайтовете, които да се използват като обхват за търсене при търсене на ИД.
-
-
Щракнете върху OK.
Когато бъдат разрешени ИД на документи за дадена колекция от сайтове, към типовете съдържание на документи и на колективна папка за документи се добавя колона на ниво колекция от сайтове. Идентификаторът, присвоен на даден елемент, се вижда в колоната "ИД на документ". Намерете ИД на документа в екрана за подробни данни на библиотеката с документи.
Слушаме ви
Беше ли полезна тази статия? Ако е така, кажете ни в края на тази страница. Ако не е била полезна, кажете ни какво не е ясно или липсва. Посочете използваните от вас версии на SharePoint, операционната система и браузъра. Ще използваме вашата обратна връзка, за да проверим фактите, да добавим информация и да актуализираме статията.
