Проектиране на формуляр, отговарящ на състоянието на работния поток

В тази статия

• Въведение в използването на работни потоци във формуляри на InfoPath

• Съображения за съвместимост

• Преди да започнете

• Стъпка 1: Добавяне на работен поток "одобрение" към библиотека

• Стъпка 2: Добавяне на връзка към данни в шаблон на формуляр

• Стъпка 3: Добавяне на правило в шаблон на формуляр да се покаже конкретен изглед

• Стъпка 4: Публикуване на шаблон на формуляр като тип съдържание на сайт

• Стъпка 5: Добавяне на тип съдържание към библиотека с документи

Въведение в използването на работни потоци във формуляри на InfoPath

Работните потоци помагат на хората съвместна работа по документи и управление на задачи от проект чрез прилагане на определени бизнес процеси върху документи и елементи в Microsoft Office SharePoint Server 2007 или Windows SharePoint Services 3.0 сайт. Работните потоци помагат на организациите да прикрепите последователни бизнес процеси и те подобряват също организационен ефективността и производителността чрез управлението на задачи и стъпки, включени в определени бизнес процеси. Това позволява на хората, които изпълняват тези задачи концентрат на изпълнението на работата, а не управлението на работния поток.

Можете да разрешите формуляр на InfoPath, за да се показва точно определени данни, който съответства на текущото състояние на работен поток. Можете да направите това, като проектирате шаблон за формуляр, за да използвате правила, които стартират действие във формуляра въз основа на състоянието на работния поток. Това да опростите процеси, които хората използват за попълване на формуляри. Например можете да разрешите формуляр за показване на изглед само за четене, когато състоянието на работен поток е завършено и следователно данните във формуляра не трябва да се промени.

Работните потоци трябва да се добавят към списък, библиотека или тип съдържание, за да ги направите достъпни за използване на шаблони за формуляри на InfoPath на SharePoint. Наличните работни потоци за сайт също се различават в зависимост от типа на сайт и дали работни потоци по избор, създадени с помощта на Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

В тази статия използва поток "одобрение", за да илюстрират как работни потоци може да се използва с шаблони за формуляри на InfoPath. Поток "одобрение" маршрутизира формуляр на InfoPath, който е записан в библиотека към група от хора за одобрение. По подразбиране поток "одобрение" е свързан с типа съдържание на документа и е наличен автоматично в библиотеките с документи или формуляри.

Всеки работен поток се определя от различните състояния с описателни имена, например В ход. Имената на състоянията са различни според типа на работния поток. Например поток "одобрение", който е наличен на сървъри, работещи Microsoft Office SharePoint Server 2007 – включва състояния В ход, прекратенои завършено. Състояния на работен поток с три състояния, който е наличен в Windows SharePoint Services 3.0 – може да се дефинира от лицето, което добавя работния поток към библиотека или списък, докато други работни потоци използват стандартни състояния например отбелязва по-рано състояние В ход . Въпреки че описателно име се вижда на потребителя, поток състояния са представени програмно с числови стойности. За да проектирате шаблон на формуляр да отговори конкретно състоянието на работния поток, трябва да знаете числовата стойност за състоянието на работния поток, който искате да използвате. Това е защото InfoPath използва числовата стойност на работния поток, за да започне действие, като например смяна на изгледите.

Както е посочено по-рано, можете да разрешите шаблон на формуляр на InfoPath, за да се показва точно определени данни, който съответства на текущото състояние на работен поток. Въпреки че тази статия се описва как да разрешите шаблон на формуляр за отчет на разходите за автоматично показване на конкретен изглед в зависимост от състоянието му в работния поток, можете също да персонализирате работния поток чрез добавяне на допълнителни действия. Например вместо да дава възможност за формуляри, за да покажете конкретен изглед, можете да разрешите ги да се покаже съобщение в диалогов прозорец, който показва инструкции. И вместо да използвате работен поток "одобрение", можете да използвате работен поток с три състояния.

Най-горе на страницата

Съображения за съвместимост

Ако планирате да създадете шаблон за формуляр, съвместим с браузър, имайте предвид, че лентата с действия на документ, което се вижда, когато попълват формуляри в документи на Microsoft Office, включително формуляри на InfoPath, не се вижда в шаблони на формуляри, съвместими с браузър, които потребителите попълват в уеб браузър . Въпреки това все още можете да използвате формуляри, базирани на браузър с работни потоци. За да промените състоянието на работния поток за такива форми, участниците в работния поток да използвате настройки на библиотеката с документи. Намерете повече информация относно възможностите за промяна на настройките на работния поток чрез използване на сайтове на SharePoint в раздела Вж .

Най-горе на страницата

Преди да започнете

Уверете се следните неща, преди изпълнение на задачи в тази статия:

• Обърнете се към администратора на групата сървъри, за да потвърдите, че работните потоци "одобрение" е инсталиран и разрешен за сайта на SharePoint, които искате да използвате.

• Уверете се, че имате най-малко дизайн ниво на разрешение за сайта на SharePoint. Това ниво на разрешение е необходимо да публикувате шаблон на формуляр и да създадете работен поток.

• Създаване на шаблон на формуляр с две или повече изгледи и персонализиране на всеки изглед за показване на типа на данните, които са подходящи за всяко състояние на работния поток. Например за изгледа, който искате да се показва при завършване на работния поток, можете да зададете контролите в този изглед само за четене.

• Създаване на библиотека с документи или формуляри и се уверете, че библиотеката е настроен да позволява много типове съдържание.

Най-горе на страницата

Стъпка 1: Добавяне на работен поток "одобрение" към библиотека

Този сценарий се фокусира върху поток "одобрение", но можете да използвате друг тип работен поток, ако искате. Ако използвате друг тип работен поток, опциите за този работен поток може да се различават от тези, описани в тази статия.

1. Отворете библиотеката, към която искате да добавите работен поток.

2. В менюто Настройки щракнете върху настройки за типа на библиотеката, която отваряте.

   Например в библиотека с документи, щракнете върху Настройки на библиотеката с документи.

3. Под Разрешения и управление щракнете върху Настройки на работния поток.

4. Щракнете върху Добавяне на работен поток.

5. На страницата Добавяне на работен поток, в раздела работен поток щракнете върху одобрение.

6. В раздела Име въведете уникално име за работния поток.

   1. В раздела Списък със задачи Задайте списък със задачи, за да използвате с този работен поток.

      Забележки: 

      • Можете да използвате списъка задачи по подразбиране или можете да създадете нов. Ако използвате списъка задачи по подразбиране, участниците в работния поток ще могат да намират и да разглеждат своите задачи от работния поток лесно с помощта на изгледа " Моите задачи " на списъка на задачите .

      • Ако задачите за този работен поток ще разкрият конфиденциални данни, които искате да запазите отделно от общия списък със задачи , трябва да създадете нов списък със задачи.

      • Ако организацията ви има много работни потоци или ако работните потоци ще включват множество задачи, трябва да създадете нов списък със задачи. В този случай може да искате да създадете списъци със задачи за всеки работен поток.

7. В секцията Списък с хронологии изберете списъка с хронологии, който ще използвате с работния поток. В списъка с хронологии се показват всички събития, които се случват по време на всяко изпълнение на работния поток.

   Можете да използвате списъка с хронологии по подразбиране или можете да създадете нов. Ако организацията ви има много работни потоци, можете да създадете отделен списък с хронологии за всеки работен поток.

8. За да позволите на работния поток да бъде стартирана ръчно, поставете отметка в квадратчето позволи този работен поток да се стартира ръчно от удостоверен потребител с разрешения за редактиране на елементи в секцията Опции за начало .

9. Да изискват допълнителни разрешения, за да стартирате работния поток, поставете отметка в квадратчето Изисквай управление на списъци на разрешения, за да стартирате работния поток .

10. Задайте всички други опции, които искате, включително когато искате работният поток да стартирате и след това щракнете върху напред.

11. На страницата Персонализиран работен поток Задайте опциите, които искате, включително как се маршрутизират задачите, по подразбиране поток започнете стойности и как работният поток завърши и след това щракнете върху OK.

    Изберете опции в някое от следващите раздели. Не е необходимо да задавате опциите във всеки раздел:

    Задачи от работния поток

    За	Направете следното
    Възлагане на задачи на всички участници едновременно (паралелно поток)	Изберете всички участници едновременно (паралелно).
    Възлагат задачи на един участник в даден момент, което изисква човек да участват завърши задачата, преди следващ участник да получи задача (последователен работен поток)	Изберете един участник (последователно).
    Позволи на участниците в работния поток да възложите повторно своите задачи на други хора	Поставете отметка в квадратчето повторно възлагане на задача на друго лице .
    Позволи на участниците в работния поток да поискате промяна в документ или елемент. Промяната трябва да бъдат одобрявани, преди задачата е завършена.	Поставете отметка в квадратчето искане на промяна преди завършване на задачата .

    Стойности по подразбиране за стартиране на работен поток

    За	Направете следното
    Задайте по подразбиране списъка на участниците за всички екземпляри на този работен поток	Въведете имената на участниците, които искате да включите, когато работният поток се стартира, или щракнете върху одобряващи и след това изберете хора и групи от справочната услуга. Забележки:  Разделете имената с точка и запетая. Ако настроите този работен поток като последователен работен поток, добавете имената на участниците в работния поток в реда, в който искате да бъдат възлагани задачите.
    Възлагане на една задача на групите, вместо възлагане на отделни задачи за всеки член на групата	Изберете се възлага една задача на всяка въведена група (не разгъване на групи) квадратчето за отметка.
    Позволяване на хората, които да стартира работния поток, за да промените или да добавите участници	Поставете отметка в квадратчето Разреши промени в списъка на участниците, когато този работен поток се стартира .
    Задайте съобщение по подразбиране, който се появява с всяка задача	Въведете съобщение или инструкции в текстовото поле.
    Зададете крайна дата за паралелни работни потоци	Въведете дата под задачите са със срок (паралелно).
    Укажете колко дълго участниците в работния поток трябва да изпълните задачи от работния поток	Под Дайте на всяко лице следния интервал от време, за да завърши своята задача (последователно)въведете число и след това изберете дни или седмици като стъпка на времето.
    Задаване на списък с хора, които трябва да получават известия (не задачи) когато работният поток се стартира	Под Уведомяване на другивъведете имената на хората, които искате да бъдете уведомени, или щракнете върху Як и изберете хора и групи от справочната услуга. Забележка: Разделете имената с точка и запетая.

    Завършване на работния поток

    За	Направете следното
    Укажете, че работният поток е завършен, когато определен брой участници да завършат своите задачи	Поставете отметка в квадратчето след брой задачи са завършени и след това въведете число.
    Укажете, че работният поток е завършен, когато документът или елементът е отхвърлен	Поставете отметка в квадратчето документът е отхвърлен .
    Укажете, че работният поток е завършен при промяна на документ или елемент	Поставете отметка в квадратчето документът е променен .

    Дейности на работния поток след завършване

    За

    Направете следното

    Актуализирайте състоянието на одобрение за документ или елемент, след като работният поток завърши

    Изберете Актуализирайте състоянието на одобрение (Използвайте този работен поток, за да управлявате одобрението на съдържание) квадратчето за отметка. Забележки:  Ако използвате поток "одобрение" за управление на одобрението на съдържание за библиотека и сте избрали квадратчето Стартирай този работен поток да се одобри публикуването на главна версия на елемент на страницата Добавяне на работен поток, това квадратче е отметнато по подразбиране. Ако не сте избрали квадратчето Стартирай този работен поток да се одобри публикуването на главна версия на елемент на страницата Добавяне на работен поток, тъй като не искате този работен поток да бъде работен поток "одобрение на съдържание" по подразбиране за библиотека, можете да отметнете това квадратче, за да направите този работен поток, работен поток на вторична одобрение на съдържание, който определени потребители да стартирате ръчно.

Най-горе на страницата

Стъпка 2: Добавяне на връзка към данни в шаблон на формуляр

Процедурата по-долу обяснява как да добавите вторична връзка към данни, която прави заявки на състоянието на работния поток на работния поток, които сте добавили в стъпка 1. Тази вторична връзка към данни предоставя данните, който позволява правила във формуляра за превключване на изгледи според състоянието на работния поток.

1. В InfoPath в менюто инструменти щракнете върху Връзки с данни.

2. В диалоговия прозорец Връзки с данни щракнете върху Добавяне.

3. В съветника за връзка към данни щракнете върху Създаване на нова връзка към, изберете получаване на даннии след това щракнете върху напред.

4. На следващата страница на съветника щракнете върху библиотека с документи или списъки след това щракнете върху напред.

5. На следващата страница на съветника въведете URL адреса на сайта на SharePoint.

6. В списъка Изберете списък или библиотека щракнете върху името на библиотеката с документи, където сте добавили поток "одобрение" в стъпка 1 и след това щракнете върху напред.

7. На следващата страница на съветника, в списъка Изберете полетата, Поставете отметка в квадратчето до името на полето, което съвпада с името на работния поток.

   Името на полето точно не може да съвпада с името на работния поток. Ако името на полето започва със специален знак, различен от долна черта или писмо, името на работния поток ще бъдат персонализирани в списъка.

8. Поставете отметка в квадратчето Включи данните за активния формуляр само и след това щракнете върху напред.

9. Изчистете отметката от квадратчето Съхрани копие от данните в шаблона за формуляр и след това щракнете върху напред.

10. На следващата страница на съветника, в полето Въведете име за тази връзка към даннивъведете описателно име за тази вторична връзка към данни. Това име е това, което се появява в списъка източник на данни в прозореца на задачите източник на данни .

11. Да изпълни заявката автоматично, когато формулярът е отворен от потребител, отметнете квадратчето Автоматично изтегляй данните, когато формулярът е отворен .

12. В последната страница на съветника щракнете върху Готово.

13. В диалоговия прозорец Връзки с данни щракнете върху Затвори.

Най-горе на страницата

Стъпка 3: Добавяне на правило в шаблон на формуляр да се покаже конкретен изглед

Когато проектирате шаблон на формуляр, можете да използвате правила за автоматично покаже диалогов прозорец "," Задаване на стойност на поле на заявка или подаване на данни на формуляр за връзка с данни, превключване на изгледи, или отваряне или затваряне на формуляр в отговор на определени събития и условия. Събитията могат да включват промяна към конкретна група или поле в източник на данни, с едно щракване на бутон, Вмъкване на повтаряща се секция или ред в повтаряща се таблица, или кръгла или подаване на формуляр. Условията могат да включват изчисления, XPath изрази и потребителски роли. Условията също могат да включат дали стойността на полето е празно, се намира в зададен диапазон, е равно на стойността на друго поле, или започва с или съдържа определени знаци.

В този случай ще създадете правило за превключване на изгледи, въз основа на състоянието на работния поток.

1. В менюто инструменти щракнете върху Опции за формуляри.

2. В списъка категория щракнете върху отваряне и записване.

3. Под поведение при отварянещракнете върху правила.

4. В диалоговия прозорец правила за отваряне на формуляр щракнете върху Добавяне.

5. В полето име въведете име за правилото.

   Въведете например Превключване на изгледи.

6. За да зададете условие, когато трябва да се изпълнява правилото, щракнете върху Задаване на условие.

7. Под приложи правилото, когато това условие е вярно, в първото поле щракнете върху избор на поле или група.

8. В списъка Източник на данни щракнете върху името на вторичен източник на данни, които сте добавили в стъпка 2 и след това щракнете върху OK.

9. Щракнете върху името на полето, което съответства на състоянието на работния поток.

   Може да се наложи да разгънете папките в прозореца, докато видите желаното поле.

10. В диалоговия прозорец условие във втория списък щракнете върху е равно на.

11. В третия списък щракнете върху тип на числои след това въведете стойността, която съответства на състоянието на работния поток.

    Например за изглед, който показва, когато завършване на работния поток, въведете 5.

    Числови стойности за състояния на работен поток в работен поток за одобрение

    Състояние	Числова стойност
    В ход	2
    Completed	5
    Прекратен	15
    Одобрени	16
    Изображение на лентата на Excel	17

    Забележки: 

    • Числовите стойности за състояния в други работни потоци могат да се различават.

    • Стойността на състоянието на работния поток в InfoPath е само за четене. Това означава, че не може да проектирате шаблон на формуляр, така че потребителят ръчно да промените състоянието на работния поток чрез въвеждане на стойност в контрола във формуляра за себе си.

12. Щракнете върху OK.

13. В диалоговия прозорец правило щракнете върху Добавяне на действие.

14. Под " действие" щракнете върху Превключване на изгледи.

15. Под изгледщракнете върху името на изгледа, който искате да покажете, когато състоянието на работния поток съвпада състоянието за това състояние и след това щракнете върху OK.

    Например ако сте въвели 2 в стъпка 11, щракнете върху името на изгледа, който искате да покажете, когато състоянието на работния поток е равно на В ход.

16. В диалоговия прозорец правило щракнете върху OK.

17. Повторете стъпки от 4 до 16 да създадете допълнителни правила, за да превключвате между съответните изгледи на всеки етап в работния поток.

Най-горе на страницата

Стъпка 4: Публикуване на шаблон на формуляр като тип съдържание на сайт

Когато публикувате шаблон на формуляр, можете да го публикувате в библиотека с документи или да го публикувате като тип на съдържание на сайта могат да се използват в няколко библиотеки с документи в колекция от сайтове. Тъй като вече създадена библиотека с документи и зададена работен поток, трябва да публикувате шаблона за формуляр като тип на съдържание. По-късно можете да свържете шаблон на формуляр за тип съдържание на сайт в библиотеката, която сте създали.

В допълнение към публикуване на шаблон на формуляр като тип съдържание на сайт, можете също да публикувате шаблон на формуляр в споделено мрежово местоположение или създайте нова библиотека с документи, когато публикувате шаблон на формуляр към сайт на SharePoint. Намерете повече информация за публикуване на шаблони за формуляри в раздела Вж .

1. В менюто файл щракнете върху Запиши.

2. В диалоговия прозорец Запиши като намерете местоположението, където искате да запишете шаблона за формуляр и след това щракнете върху Запиши.

3. За да отворите прозореца на задачите Проверка на проект , щракнете върху Проверка на проект в менюто инструменти .

4. Ако има грешки в прозореца на задачите Проверка на проект в списъка, коригиране на тези грешки и след това щракнете върху Обнови да определите дали грешките все още съществува.

5. В менюто файл щракнете върху Публикувай.

6. В съветника за публикуване щракнете върху към сървър на SharePoint с или без InfoPath Forms Servicesи след това щракнете върху напред.

7. На следващата страница на съветника, в полето Въведете местоположението на вашия сайт на SharePoint или на InfoPath Forms Services въведете местоположението на сайта на SharePoint, където искате да публикувате вашия шаблон на формуляр и след това щракнете върху напред.

8. За да позволите на потребителите да попълват този формуляр с помощта на уеб браузър, на следващата страница на съветника поставете отметка в квадратчето разреши този формуляр да се попълва с помощта на браузър .

9. Щракнете върху Тип съдържание на сайт (разширени)и след това щракнете върху напред.

10. На следващата страница на съветника щракнете върху Създаване на нов тип съдържание.

11. В основата съдържанието въведете в списъка щракнете върху формуляри след това щракнете върху напред.

12. На следващата страница на съветника въведете име и описание за новия тип съдържание и след това щракнете върху напред.

13. На следващата страница на съветника, в полето Посочете местоположение и име на файл за шаблон за формуляр въведете местоположението на сайта на SharePoint и след това щракнете върху Преглед.

14. В диалоговия прозорец Преглед намерете местоположението на сървъра, където искате да публикувате шаблона на формуляр като тип съдържание на сайт и след това в полето име на файл въведете името на шаблона за формуляр и щракнете върху Запиши.

15. Щракнете върху Напред.

16. Изберете полетата в шаблона за формуляр, който искате да се показват като колони в изгледа по подразбиране на библиотеката с документи.

    Как?

    1. Щракнете върху Добави.

    2. Изберете полето, което искате да добавите като колона в библиотеката с документи и след това направете едно от следните неща:

       • Въведете име за колоната в полето име на колона .

       • Изберете колоната за сайт в списъка група за колони на сайт , изберете име в списъка име на колона и след това щракнете върху OK.

         Ако сте избрали повтарящо се поле да показва данни в библиотеката с документи, можете да определите как искате да показвате полето в библиотеката с документи, като изберете стойност от списъка функция . Можете да изберете дали да показвате първата стойност в полето, последната стойност в полето или броя на всички срещания на полето или дали да се обединяват всички стойности.

    3. Щракнете върху OK.

17. Щракнете върху Напред.

18. На следващата страница на съветника проверете дали информацията, показана е правилна и след това щракнете върху публикуване.

19. Щракнете върху Затвории след това проверете дали вашият шаблон на формуляр е тип съдържание на сайта на SharePoint.

    Как?

    1. Отворете сайта на SharePoint в уеб браузър.

    2. В менюто Действия за сайта в горния десен ъгъл на сайта щракнете върху Настройки на сайта.

    3. В Настройки на сайтапод галерии, щракнете върху типове съдържание на сайта.

       Вашият шаблон на формуляр трябва да бъдат изброени под Типове съдържание на InfoPath в Галерия на типа на съдържание на сайта.

Най-горе на страницата

Стъпка 5: Добавяне на тип съдържание към библиотека с документи

Типове съдържание позволяват на организациите да организирате, да управлявате и боравите със съдържание по-ефективно през колекция от сайтове. Чрез задаване на типове съдържание за определени видове документи, една организация може да се гарантира, че всяка от тези групи на съдържание се управлява по-ефективно. Можете да настроите списък или библиотека да съдържа елементи от много типове на елементи или типове документи, като добавите типове съдържание към списък или библиотека.

Преди да започнете, уверете се, че библиотеката е настроен да позволява много типове съдържание.

Позволяване на много типове съдържание

1. В менюто Настройки щракнете върху Настройки на библиотеката с документи.

2. Под Общи настройки изберете Разширени настройки.

3. В раздела Типове съдържание изберете да, за да разрешите много типове съдържание и след това щракнете върху OK.

1. Ако списъкът или библиотеката не са вече отворени, щракнете върху името им в "Бързо стартиране".

   Забележка: Ако не се появи името на вашия списък или библиотека, щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайтаи след това щракнете върху името на вашия списък или библиотека.

2. В менюто Настройки щракнете върху Настройки на библиотеката с документи.

3. Под Типове съдържаниещракнете върху Добавяне от съществуващи типове съдържание на сайт.

4. В Изберете типове съдържание на сайт от списъка в раздела Изберете типове съдържание изберете групата на типове съдържание на сайта от който искате да изберете.

5. В списъка с Налични типове съдържание на сайтове щракнете върху типа съдържание, който искате и след това щракнете върху Добави , за да преместите избрания тип съдържание към списък с типове съдържание за добавяне .

6. За да добавите допълнителни типове съдържание, повторете стъпки 4 и 5 и след това щракнете върху OK.

Сега когато потребителят създава нов формуляр в тази библиотека, изглед на формуляра ще се показва според състоянието на работния поток.

Най-горе на страницата