Общ преглед: Управление, разрешение и споделяне на сайтове за собствениците на сайтове

Създаване на подсайтове

Може да искате членовете на екипа ви да могат да създават подсайтове под екипния сайт за използване в определени проекти.

Възможността за спонтанно създаване на нови подсайтове може да бъде голяма полза за групата, но създаването на неограничени сайтове може да излезе извън контрол. Когато подсайтовете се предлагат свободно, могат да възникнат проблеми. Например:

• Трудно е за потребителите да намерят правилния подсайт или да са сигурни, че имат.

• Информацията може да бъде дублирана в няколко подсайта, като се използва скъпо място за съхранение и се изисква дублиране на усилията за поддържане.

• Актуалната информация може да се намира на подсайтове, потенциално за години, като се показва в резултатите от търсенето. Може да е трудно да се каже коя версия на информацията е правилна.

• Управлението на разрешенията за множество подсайтове може да стане основна работа, а потребителите може по невнимателно да получат достъп до информацията, която наистина не би трябвало да имат.

• Когато служителите напуснат групата, подсайтовете, които създават, може да бъдат изоставени, което създава объркване и мъчителни резултати от търсенето за останалите потребители на сайта.

Можете да спестите време и енергия, ако зададете някои правила за създаване на сайт, които са насочени към следните области:

• Who е позволено да създавате подсайтове?

• Трябва ли новите подсайтове да бъдат предварително одобрени? Ако е така, какви са критериите за одобрение и кой дава одобрението?

• Трябва ли новите подсайтове да използват установени шаблони и теми?

• Колко информация може да се съхранява в сайт? Т.е. колко дисково пространство на сървъра може да отнеме?

• Какви са правилата за включване на стратегии за навигация в сайта?

• Колко време трябва да се съхранява информацията в подсайтовете, преди да бъде изтрита или архивирана?

Вижте Създаване на сайт или подсайт за повече информация.

Управление на разрешенията

Целостта, поверителността и поверителността на важната за мисията информация на вашата организация се отнасят до това колко сигурно правите своя сайт – по-конкретно на кого избирате да дадете достъп до вашия сайт.

Предоставянето и ограничаването на достъпа до вашия сайт се нарича управление на разрешения и това е една от най-важните ви отговорности като собственик на сайт.

Ето някои съвети, които трябва да имате предвид, когато разработвате стратегия за разрешения.

• Следвайте принципа на най-малкото привилегия: Дайте на хората най-ниските нива на разрешение, от които се нуждаят, за да изпълняват възложените си задачи.

• Дайте достъп на хората, като ги добавите към стандартни групи по подразбиране (например Членове, Посетители и Собственици). Направете повечето хора членове на групите "Членове" или "Посетители" и ограничете броя на хората в групата "Собственици".

• Използвайте наследяване на разрешения, за да създадете чиста, лесна за визуализиране йерархия. Т.е. избягвайте да давате разрешения на отделни лица, а вместо това да работите с групи. Където е възможно, да имате подсайтове просто да наследяват разрешения от вашия екипен сайт, а не да имат уникални разрешения.

• Организирайте съдържанието си, за да се възползвате от наследяването на разрешения: Обмислете сегментиране на съдържанието по ниво на защита – създайте сайт или библиотека специално за поверителни документи, вместо да ги пръснете в по-голяма библиотека и да ги защитите с уникални разрешения.

Вижте Разбиране на нивата на разрешение SharePoint разрешения за списък, библиотека или отделен елемент за информация относно задаването на разрешения.

Информационна архитектура

Информационната архитектура на сайта е като съдържанието на книга: Той определя как информацията в този сайт – нейните уеб страници, документи, списъци и данни – е организирана и представена на потребителите на сайта. Архитектурата на информацията често се записва като йерархичен списък със съдържание на сайта, ключови думи за търсене, типове данни и други понятия.

За да създадете архитектура на информацията, трябва да анализирате информацията, която да бъде представена в сайта. Ето някои от въпросите, които можете да използвате за разработване на информационна архитектура:

• Какво съдържание ще имате в сайта? Как това ще се преведе в подсайтове, списъци, библиотеки и т.нар.

• Как ще бъде представена информацията в сайта?

• Как потребителите на сайта ще навигират в сайта?

• Как информацията ще бъде насочена към определени аудитории?

• Как ще бъде конфигурирано и оптимизирано търсенето?

Част от вашата информационна архитектура може да включва класификация на информацията.

Ако информацията, с която се занимавате, има висока стойност за фирмата, изисква специална защита или попада в обхвата на регулаторните правила за съответствие, може да искате да настроите схема за класификация, за да идентифицирате определени типове съдържание, които трябва да се управляват внимателно.

След като сте организирали информация в определени списъци и библиотеки, можете да използвате функциите за управление, за да управлявате как се управлява съдържанието. Например:

Жизнен цикъл и оттегляне на сайта

Сайтове, като например сайтове за работа с документи и сайтове за обсъждания, обикновено се мотаят, след като вече не са полезни, като използват ценно място за съхранение и мъчителни резултати от търсенето. Добра идея е да зададете график за преглеждане на сайтове и тяхното съдържание (поне веднъж годишно), за да видите дали си струва да ги запазите.

Добре е също да имате предвид, че по-големият модел на управление на вашата организация може също да е нащрек за застояли сайтове. Например администраторът може автоматично да изтрие сайтове, които са били недокосани в продължение на 90 дни. Като собственик на сайт, ще получите предупреждение по имейл, че това ще се случи. За повече информация относно правилата за жизнения цикъл и пенсионирането вижте Правила за затваряне на сайтове.