Най-добри практики за събрание на Lync

Има различни опции, които можете да използвате, когато настройвате, присъединявате се към и представяте в Lync Събрание. Тези най-добри практики ви помагат да се възползвате от услугите, които правят работата ви по-лесна и осигуряват по-приятно провеждане на събранието.

Забележка: За интерактивно ръководство за често срещани задачи за представящ вижте Планиране и подготовка на събрание на Skype за бизнеса (Lync) и Управление на вашето събрание на Skype за бизнеса (Lync).

Настройване на събрание на Lync

Използвайте Outlook или Web Scheduler, за да планирате Lync събрание, и следвайте тези най-добри практики.

Забележка: За подробности как да планирате събрание на Lync вж. Настройване на събрание на Lync.

Планиране на събранието

За малко и неофициално събрание с хора от вашата фирма използвайте опциите по подразбиране на събранието, вместо да променяте настройките. Не забравяйте, че опциите по подразбиране позволяват на всеки да представя и директно да се присъединява към събранието.
Ако имате конкретно изискване за събрание, например по-голяма аудитория, защитени данни или външни клиенти, непременно променете опциите за събранието, така че да отговарят на изискването. За информация вж . Промяна на настройките на участниците за събрания на Lync.

Забележка: Максималният брой участници в събранието е 250.

Ако имате и участници на живо, и онлайн участници и използвате Outlook, можете да проведете вашето Lync Събрание в конферентна зала. Щракнете върху Търсене на стаи в искането за събрание на Outlook, за да намерите и добавите зала за конференции в желаната сграда. Можете да ангажирате залата отделно и да добавите информацията за нея в полето Местоположение в искането за събрание.

Определяне на резервен представящ

Изберете резервен представящ, в случай че не можете да се присъедините или закъснявате. Резервният представящ може също да започне да записва, да помага на и да управлява аудиторията или да следи въпросите, подадени в събранието, за да можете да се концентрирате над представянето си. Това е особено важно, ако имате голямо събрание или събитие.

Включване на документ или връзка за обучение в искането за събрание

Ако каните участници, които не са запознати с Lync, включете документ за обучение "Как да" или връзка към Lync обучение в искането за събрание, за да им помогнете да научат повече за функциите на събранието, преди да се присъединят към събранието.

Добавяне на бележки към искането за събрание

Когато планирате събранието, ако използвате OneNote, можете да добавяте лични или споделени бележки. Поканените могат след това да преглеждат и редактират споделените бележки преди събранието, ако имат подходящо разрешение. Просто щракнете върху Бележки от събрание в лентата на поканата и добавете споделени бележки за исканията за събрания или ваши собствени бележки (невидими за другите). Вижте Използване на споделени и лични бележки в събрание на Lync за повече информация.

Присъединяване към събрание на Lync

За подробности как да се присъедините към събрание на Lync вж. Присъединяване към събрание на Lync. И следвайте тези най-добри практики за присъединяване:

Влезте в събранието 10 до 15 минути по-рано, за да се приготвите и да имате време за отстраняване на неизправности, ако се наложи.
Преди събранието решете дали ще използвате аудиото на компютъра (Lync интегрирано аудио и видео), или телефон (ако искането за събрание включва подробни данни за обаждане) за аудио частта на събранието.
Ако използвате аудиото на компютъра, настройте вашите аудио- и видеоустройства и проверете качеството. Можете да използвате микрофона и тонколоните на компютъра си или да включите слушалки. За повече информация вж . Настройване и тестване на аудиото на Lync и Настройване и отстраняване на неизправности на видео в Lync.
Ако използвате телефон за аудио на събранието и имате право на конференция с външно избиране (свържете се с техническата поддръжка на работното ви място за подробности), се възползвайте от функцията LyncПовикване от сървъра . В прозореца Присъединяване към аудиото на събранието изберете Обади ми се на и въведете телефонния номер, на който искате да ви се обадят. Когато използвате тази услуга, няма да има нужда да въвеждате ИД на събранието или ПИН.
Ако е възможно използвайте слушалки вместо микрофона и тонколоните на компютъра за по-високо качество на аудиото.
Качеството на аудиото зависи в голяма степен от състоянието на мрежата. Използвайте кабелна връзка и непременно изключете безжичната връзка на вашия компютър.
След като се присъедините към събрание, изключвайте микрофона си, когато не говорите.

Запомняне на ПИН кода

В повечето случаи не ви трябва персонален идентификационен номер (ПИН), когато се обаждате на събранието по телефона. Вие се свързвате директно и вашият телефонен номер се вижда в списъка на участниците. Ако обаче искате да се обадите като водещ или като удостоверен повикващ, ще получите подкана за вашия ПИН и/или служебен номер или вътрешен номер.

Забележка: Набирането като удостоверен повикващ просто значи, че събранието е защитено и трябва да бъдете идентифицирани, преди да се присъедините към събранието.

Добре е да имате вашия ПИН под ръка, в случай че ви потрябва. Ако не помните вашия ПИН, щракнете върху Забравили ли сте си ПИН кода за набиране? в искането за събрание и следвайте инструкциите за нулиране на страницата.

Важно: Подробна информация за набирането е включена само в събранията, настроени от потребители, чиито акаунти са конфигурирани за конференции с външно избиране. За подробности се свържете с техническата поддръжка на работното ви място.

Представяне в събрание на Lync

За да научите как да настроите сесия за споделяне, вижте Споделяне на вашия работен плот или програма. Когато споделяте, ви препоръчваме да направите следното:

Помолете колега да влезе в събранието с вас, за да проверите качеството на аудиото и визуализацията на събранието.
Проверете опциите в събранието, за да се подсигурите, че сте избрали желаните функции за аудиторията, като разрешения за присъстващите, преглед на съдържание или разрешения за анотации.
Оставете достатъчно време за въпроси и покажете на аудиторията, че могат да въведат въпросите или коментарите си в секцията за незабавни съобщения на събранието.
Изключвайте си звука, когато не говорите, и се уверете, че знаете как да изключвате или пускате звука на участниците, ако е необходимо, като използвате командите за тон на Lync и докосване на телефона, ако използвате телефон (натиснете *1 на клавиатурата за набиране на телефона, за да чуете командите).
Напомнете на участниците как да си включват и изключват микрофоните в началото на събранието.

Ако използвате PowerPoint:

Поддържайте броя на слайдовете до 15, с по-големи шрифтове (над 30 пункта) и прост фон, за да избегнете отвличане на вниманието.
Качете презентацията си предварително и се упражнете с контролите да премествате слайдовете или да анотирате. Например можете да наблегнете на важни точки, като използвате лазерната показалка или щемпели.
Използвайте бележките на представящия, за да запомните точките на речта си. Вж. Представяне на слайдове на PowerPoint в събрание на Lync за повече информация.

Ако споделяте работния си плот или програма:

Имайте предвид, че когато споделяте програма, само програмите и файловете, които споделяте, са видими за присъстващите. Ако отидете в други програми, те няма да се виждат в събранието.
Използвайте споделяне на работен плот, ако имате нужда да превключвате между различните програми.
Щракнете върху Визуализация в прозореца на събранието, за да видите какво виждат присъстващите, когато споделяте работен плот или програма.
Покажете на аудиторията си, че могат да увеличат видимата си площ, като отидат на режим на цял екран. За повече информация вижте Споделяне на вашия работен плот или програма.

Протичане на събрание в конферентна зала

Добра идея е да си дадете време да подготвите стаята, преди събранието да започне, за да сте сигурни, че Lync е настроен за работа с аудио- и видеоустройствата в залата.

Свържете преносимия си компютър към проектора и телефона на залата на конференцията, ако е необходимо.
Ако има ехо, изключете звука на микрофона и тонколоните на компютъра ви. Помолете други хора в стаята също да заглушават микрофона и тонколоните си, ако са влезли в Lync.
Можете да свържете телефона в стаята към компютъра си или да използвате телефона, за да наберете аудиото на събранието, ако искането за събрание включва подробни данни за повиквания.
Ако използвате проектора в залата, свържете кабела към компютъра си и изберете правилния дисплей. На клавиатурата си натиснете клавиша Windows +P, за да извикате дисплея, а след това щракнете върху: Дублиране, за да се покаже работният ви плот на монитора на вашия компютър и на проектора в залата; Разширяване, за да разширите работния плот от монитора на компютъра и проектора на залата; или Само проектор, за да покажете работния плот само на проектора в залата.

Съвет: Препоръчваме избирането на Дублиране, за да можете да виждате събранието и на монитора си, и на дисплея в залата.

Най-горе на страницата