Access предоставя различни начини за повторно използване на проектирането на бази данни. Можете да запишете цяла база данни като шаблон, да запишете част от база данни като част от приложение или да запишете поле или набор от полета като шаблон за тип данни. Във всеки случай Access създава файл, който след това можете да споделите с други хора. По същия начин можете да използвате тези файлове от трети лица.
В тази статия се разглежда как да запишете различни обекти на бази данни като шаблони, в някои случаи включително данни. Също така се обсъждат различните файлове с шаблони и как да ги споделите. Тази статия предоставя някои подробности за частите на приложението, които се предоставят с Access.
В тази статия
Общ преглед
Понякога не искате да започвате отначало от нулата. Когато прекарвате много време, за да получите правилния дизайн, искате да се възползвате максимално от него, като например като го използвате повторно. Или може би искате да се възползвате от дизайна, който вече е вършен от други хора. Access предоставя три основни начина за повторно използване на структурата на базата данни:
-
Шаблоните за бази данни са файлове (тип файл *.accdt), които можете да използвате за създаване на нова база данни. Обикновено база данни, създадена от шаблон, е готова за използване, но можете да я персонализирате така, че да отговаря на конкретни нужди. Например уеб шаблонът за уеб база данни "Активи" предлага основни възможности за управление на активи, но може да искате да го разширите, като добавите част от информацията за отдела или бюджета, която се отнася за вашата организация. Access се предоставя с разнообразни шаблони за бази данни, които можете да видите в изгледа Backstage, когато Access се отвори.
-
Частите на приложението са файлове точно като шаблоните за бази данни, но вие ги използвате, за да добавяте елементи на проекта към съществуваща база данни, а не да служат като основа за нова база данни. Частта на приложението "Коментари" например предоставя таблица, която е настроена да съдържа коментари, включително поле за дата/час. Някои части на приложението стартират съветник, който да ви помогне да създадете релация, за да определите как частта на приложението се побира във вашите съществуващи таблици. Access се предоставя с няколко части на приложението, които можете да видите в раздела Създаване .
-
Шаблоните за типове данни са файлове, които можете да използвате за създаване на нови полета и комбинации от полета. Можете например да използвате шаблоните за тип данни "Начална и крайна дата", за да добавите двойка полета за дата/час към таблица с едно щракване. Шаблоните за типове данни използват различен тип файл (*.accft) от шаблоните за бази данни и частите на приложението. Access се предоставя с разнообразни шаблони за типове данни, които можете да видите в раздела Полета , когато имате отворена таблица в изглед на лист с данни.
Записване и споделяне на елементи на проекта на база данни за повторно използване
Създаване на шаблон за база данни или част на приложение Запишете база данни като *.accdt файл с помощта на командите в раздела Файл . (За стъпките вж. раздела Записване и повторно използване на елементи на проекта на база данни.) След това можете да използвате шаблона, за да създадете нова база данни, или, ако е част от приложение, да добавите неговите функции към съществуваща база данни.
Шаблоните за бази данни и частите на приложенията, които създавате, се съхраняват по подразбиране в папката за шаблони за данни на приложения в роуминг (например C:\Users\<потребителско име>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Можете да поставите файлове с шаблони в тази папка, за да ги направите достъпни като шаблони за бази данни или части на приложението. По същия начин можете да копирате файлове на шаблони от тази папка и да ги дадете на други хора за тяхна употреба.
Забележка: Както винаги, бъдете внимателни, когато използвате файлове от трети лица.
Създаване на шаблон за тип данни Запишете селекция от полета на таблица като *.accft файл с помощта на команда в раздела Полета . (За стъпките вж. раздела Записване и повторно използване на елементи за проектиране на бази данни.)
Шаблоните за типове данни, които създавате, се съхраняват по подразбиране в папката за шаблони за данни на приложения в роуминг (например C:\Users\<потребителско име>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Можете да поставите файлове с шаблони за тип данни в тази папка, за да ги направите достъпни като типове данни за нови полета. По същия начин можете да копирате файлове на шаблони от тази папка и да ги дадете на други хора за тяхна употреба.
Забележка: Както винаги, бъдете внимателни, когато използвате файлове от трети лица.
Записване на база данни като шаблон на база данни или част на приложение (*.accdt)
Можете да запишете база данни като шаблон за база данни или част на приложение с помощта на команди в раздела Запиши & публикуване в изгледа Backstage.
-
В раздела Файл щракнете върху Запиши & Публикуване.
-
Под Запиши базата данни като щракнете върху Шаблон.
-
В диалоговия прозорец Създаване на нов шаблон от тази база данни задайте следните полета:
-
Име Задължително. Въведете текст, който ще идентифицира шаблона или частта на приложението. Access показва това име до шаблона или частта на приложението.
-
ОписаниеВъведете текст, който описва съдържанието или предназначението на шаблона или частта на приложението. Това се появява в пояснението за шаблона или частта на приложението.
-
Категория Изберете Потребителски шаблони, за да се покаже частта на приложението под Потребителски шаблони на лентата (по подразбиране). Можете също да добавите категория, като я въведете, и след това можете да присвоите на тази категория тази и бъдещите части на приложението. Новата категория ще се покаже на лентата.
-
Икона Задайте икона, която да се показва за шаблона или частта на приложението. За частите на приложението тази икона ще се покаже в галерията с приложни части на лентата.
-
Визуализация Задайте по-голямо изображение за показване за шаблона в изгледа Backstage. Когато потърсите шаблон, това изображение е това, което ще видите за този шаблон.
-
Първична таблица Задайте таблица, която ще бъде първичната таблица за частта на приложението. Тази таблица ще се използва по подразбиране, за да свърже частта на приложението с други таблици в база данни, към която се добавя частта. Когато някой използва частта на приложението, Access стартира съветник, за да помогне за създаването на релацията. Въпреки че първичната таблица се използва по подразбиране, можете да изберете друга таблица, когато съветникът се изпълнява.
-
Формуляр за създаване Задайте формуляр, който ще се отваря по подразбиране, когато базите данни, създадени от този шаблон, се отварят за първи път. Този формуляр по подразбиране се отваря само веднъж. Формулярът може да съдържа код, който се изпълнява, когато се отвори, но наличието на код ще генерира предупреждение на защитата.
-
Част на приложение Отметнете това квадратче, за да запишете базата данни като част на приложението. Изчистете отметката от това квадратче, за да запишете базата данни като шаблон за база данни.
Забележка: Трябва да отметнете това квадратче, преди да можете да зададете стойност за първичната таблица.
-
Включване на данни в шаблон Отметнете това квадратче, за да запишете данните, които са в базата данни, като част от шаблона. Когато от шаблона се създават нови бази данни, те включват тези данни.
-
-
Щракнете върху OK , за да запишете шаблона. По подразбиране Access записва шаблона ви в C:\Потребители\<текущия потребителски>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.
Записване на поле като шаблон за тип данни (*.accft)
За да създадете шаблон за тип данни, избирате поле или комбинация от полета и след това използвате команда на лентата, за да ги запишете като шаблон. Уверете се, че полето или полетата са настроени по желания от вас начин, преди да започнете – задайте свойствата, които искате да бъдат запазени, като част от шаблона за тип данни. Ако например искате да създадете шаблон за тип данни "евро", можете да създадете поле за валута и след това да зададете форматът му на "Евро".
-
Отворете таблицата, съдържаща полетата или полетата, които искате да запишете като шаблон.
-
Изберете полето или полетата, които искате да запишете за повторна употреба.
-
В раздела Полета , в групата Добавяне & Изтриване щракнете върху Още полета и след това щракнете върху Запиши селекцията като нов тип данни.
-
В диалоговия прозорец Създаване на нов тип данни от полета задайте следното:
-
Име Задължително. Той идентифицира вашия шаблон за тип данни и се показва в списъка с налични полета, когато изберете поле от списъка Още полета .
-
ОписаниеВъведете текст, който описва съдържанието или предназначението на шаблона за тип данни. Това се появява в пояснението, което се показва, когато посочите върху шаблона за тип данни в списъка Още полета .
-
Категория Изберете категория, в която да се изброи шаблонът за тип данни в списъка Още полета . По подразбиране категорията е Типове, дефинирани от потребителя.
-
Формуляр за създаване Ако желаете, задайте формуляр, който ще се отваря по подразбиране първия път, когато се използва шаблонът за тип данни.
-
-
Щракнете върху OK , за да запишете вашия шаблон за тип данни.
Повторно използване на проекта на база данни от друг доставчик
Можете да направите на лентата достъпен шаблон за база данни или част от приложение от друг доставчик, като поставите копие на .accdt файла в съответната папка на вашия компютър.
-
Получете файла на шаблона (той трябва да има файлово разширение .accdt или .accft).
-
Поставете копие на файла в <Корен на системата>Потребители\<текущ потребителски>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, където:
-
<System Root> е главната папка на вашата инсталация на Windows (обикновено C:\) и
-
<текущ потребителски> е потребителското име, което сте използвали за влизане в Windows.
Забележка: Ако папката все още не съществува, създайте я.
-
-
Направете едно от следните неща:
-
За да използвате шаблон за база данни, в раздела Файл щракнете върху Създай, щракнете върху Моите шаблони, щракнете върху желания шаблон и след това върху Създай.
-
За да използвате част на приложение, отворете базата данни, към която искате да добавите частта, и след това в раздела Създаване щракнете върху Части на приложение и след това щракнете върху желаната част.
-
За да използвате шаблон за тип данни, отворете таблицата, в която искате да създадете поле, и след това в раздела Полета , в групата Добавяне & Изтриване щракнете върху Още полета и след това щракнете върху желания шаблон за тип данни.
-
