Можете да синхронизирате данни между външен списък и Microsoft Excel и да поддържате и двата набора от данни актуални. Например можете да поискате да поддържате продуктов опис в списък, така че да е лесно да го споделяте и актуализирате, но също и да извършвате периодични анализи на запасите с помощта на Microsoft Excel.
Забележка: Не можете да синхронизирате външен списък с версии, предшестващи Excel 2013. Ако се опитвате да направите това, се появява диалогов прозорец за грешка "не може да се свърже със списъка".
За повече информация вижте намиране на съдържание за външни данни.
Работата с външни данни изисква няколко предварителни задачи за разрешаване на защитен достъп до данните. Следната информация може да ви помогне да планирате следващите си стъпки. Освен това, ако имате проблеми при опит за работа с външни данни, тази информация може да ви помогне да идентифицирате проблема. За да имате достъп до външни данни, вие или администратор трябва да направите следното:
Подготовка на външния източник на данни За да се гарантира, че подходящите хора имат достъп до данните и че данните не се побират в грешни ръце, може да се наложи администратор да създаде акаунт и да предостави разрешения за източника на данни. Във външна база данни администраторът може също да иска да създаде конкретни таблици, изгледи, заявки и т. н., за да ограничи резултатите до точно това, което е необходимо, и за да помогне за подобряване на производителността.
Конфигуриране на услугите и акаунтите на SharePoint Администраторът трябва да активира услугите за свързване на бизнес данни и услугата за защитено хранилище. За информация относно използването на тези услуги вижте Конфигуриране на решения за услуги за бизнес свързване за SharePoint 2013 и Създаване на външен списък от таблица на SQL Azure с услугите за бизнес свързване и защитеното хранилище.
Конфигуриране на услуги за защитено хранилище Администраторът трябва да направи следното: да определи най-добрия режим на достъп за външния източник на данни, да създаде целево приложение и да зададе идентификационните данни за целевото приложение. За информация относно използването на тези услуги вижте Създаване или редактиране на целево приложение на защитеното хранилище.
Конфигуриране на услугите за свързване на бизнес данни Администраторът трябва да се увери, че потребителя, който създава външния тип съдържание, има разрешения за хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни и че подходящите потребители имат достъп до външния тип съдържание, на който се базира външният списък. За информация относно използването на тези услуги вижте Конфигуриране на решения за бизнес свързване за SharePoint 2013.
Създаване на външен тип съдържание Потребителят трябва да дефинира външен тип съдържание, който съдържа информация за връзките, достъпа, методите за работа, колоните, филтрите и другите метаданни, използвани за извличане на данните от външния източник на данни.
Създаване на външен списък Потребителят трябва да създаде външен списък, базиран на външния тип съдържание и на един или няколко изгледа на външния списък, ако е необходимо.
Уверете се, че продуктите на Office са готови за използване За да синхронизирате външни данни с продуктите на Office, трябва да имате поне Windows 7 и следните безплатни софтуерни продукти на всеки клиентски компютър: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 и услуги за WCF на данни 5,0 за OData v3 (ако е необходимо, автоматично се получите подкана да изтеглите софтуера). Също така се уверете, че опцията за инсталиране на Office, услугите за бизнес свързване е разрешена (това е по подразбиране). Тази опция инсталира услугата за бизнес свързване на клиента, което прави следното: кешира и синхронизира с външни данни, съпоставя бизнес данни с външни типове съдържание, показва контролата за избиране на външен елемент в продуктите на Office и изпълнява по избор решения в продуктите на Office.
За да изтеглите предварително необходими софтуерни продукти, вижте предварителния софтуер, необходим за работа с външни данни в Office 2013.
За по-обща информация за използването на външни данни вижте намиране на съдържание за външни данни.
Експортиране на външния списък в Excel
-
Придвижете се до сайта на SharePoint, който съдържа списъка.
-
В "бързо стартиране" изберете името на списъка на SharePoint или изберете настройки
-
Изберете списък и след това изберете експортиране в Excel.
По подразбиране тази възможност е разрешена във външни списъци, но може да се забрани от системен администратор.
-
Ако бъдете подканени да потвърдите операцията, изберете OK.
-
В диалоговия прозорец изтегляне на файл изберете Отвори.
-
Ако бъдете подканени да разрешите връзките с данни на вашия компютър, изберете Разреши , ако считате, че връзката към данните в сайта на SharePoint е безопасна за разрешаване.
Създадена е таблица на Excel с връзка за данни, базирана на файл на уеб заявка. Колоните в експортираната таблица се определят от текущия външен списъчен изглед. Експортираните външни данни се определят от филтрите, дефинирани във външния тип съдържание, и в изгледа външен списък и езиковите настройки за сайта на SharePoint. Всякакви ограничения за страницата се игнорират.
