Допълнение за поверителност за Microsoft Access 2010

Използване на шаблони на Office.com

Разделът " Създай " в изгледа Microsoft Office Backstage (щракнете върху раздела " файл " и след това щракнете върху " Създай") може да ви осигури актуална помощ, изтеглена от Office.com, за документи, базирани на шаблони. Можете също да изпратите обратна информация за шаблоните и да предоставите цифрова оценка за всеки шаблон, който изтегляте.

Когато отворите шаблон или файл, базиран на шаблон, Access 2010, в зависимост от настройките за онлайн помощ, контакти Office.com. Той изпраща ИД за този шаблон, програмата и версията, която използвате в момента, заедно със стандартната информация за компютъра.

ИД на шаблона се използва за идентифициране на първоначалния шаблон, който е изтеглен от Office.com или е включен във вашата инсталация на 2010 на Access. Тя не идентифицира еднозначно вашата база данни на Access. ИД е един и същ за всички потребители на един и същ шаблон.

Свързване към източници на данни

Свързани таблици и други източници на данни се записват в метаданни като част от базата данни на Access 2010. В някои случаи връзката може да включва вашето потребителско име или информация за сървъри във вашата мрежа. В случай че имате връзка с данни, можете да изберете да запишете потребителско име или парола в връзката за връзка с данни.

Също така, ако имате свързани бази данни, местоположението на свързаната база данни се записва в базата данни на Access.

Отпечатване

Когато отпечатвате файл на Access 2010 и след това запишете файла, Access 2010 записва пътя към принтера ви с файла. В някои случаи Пътят може да включва потребителско име или име на компютъра.

Сайтове с работни области на документи

Access 2010 ви позволява да получите достъп до сайт на работна област за документи на сайт на Microsoft SharePoint Foundation 2010. Сайтът на работна област за документи е споделено място, където можете да си сътрудничите с други членове на екипа в една или повече бази данни на Access.

Когато получите достъп до сайт на работна област за документи, Access 2010 изтегля данни от сайта на работната област за документи, за да ви предостави информация за този сайт. Тези данни включват:

• Име на сайта на SharePoint Foundation

• URL адрес или адрес на сайта

• Имена, имейл адреси и нива на разрешения за потребителите на сайта

• Списъци с документи, задачи и друга информация, достъпна от сайта

Access 2010 съхранява и списък на сайтовете на SharePoint Foundation, които сте посетили на компютъра си, под формата на бисквитки. Този списък се използва за предоставяне на бърз достъп до сайтовете, които сте посетили преди това. Списъкът с посетени от вас сайтове не се отваря от Microsoft и не се показва в интернет, освен ако не решите да направите списъка по-широк.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 предоставя споделени уеб базирани сайтове за работни области, където можете да работите съвместно по документи или събрания.

Когато получите достъп до сайт на SharePoint, като използвате вашия уеб браузър или програма от Office, сайтът записва бисквитка на вашия компютър, ако имате разрешения за създаване на нов подсайт в този сайт. Взети заедно, тези бисквитки формират списък със сайтове, за които имате разрешения. Този списък се използва от няколко програми на Office, за да ви предостави бърз достъп до сайтовете, които сте посетили преди това.

Списъкът с посетени от вас сайтове не се отваря от Microsoft и не се показва в интернет, освен ако не решите да направите списъка по-широк.

В SharePoint Foundation, когато създавате нов уеб сайт или списък или добавяте или каните хора в съществуващ уеб сайт или списък, сайтът записва следното за всеки човек, включително:

• Пълно име

• Имейл адрес

Потребителските ИДЕНТИФИКАТОРи се добавят към всеки елемент, който вие или другите потребители на сайта добавите към или модифицирате в сайта. Както при цялото съдържание на сайта на SharePoint, само администраторите и членовете на сайта трябва да имат достъп до тази информация.

Всички елементи на сайта на SharePoint включват две полета: създадени от и модифицирани от. Полето създадено от е попълнено с потребителското име на лицето, което първоначално е създало елемента, и датата на създаването му. Полето modified by е попълнено с потребителското име на лицето, което последно е променило базата данни на Access 2010, и датата на последна промяна.

Администраторите на сървърите, където се хостват сайтовете на SharePoint, имат достъп до някои данни от тези сайтове, които се използват за анализиране на моделите на използване на сайта и подобряване на процента от времето, през което сайтът е достъпен. Тези данни са налични само за администраторите на сървърите и не се споделят с Microsoft, освен ако Microsoft не хоства сайта на SharePoint. Конкретно заловените данни включват имената, имейл адресите и разрешенията на всеки, който има достъп до сайта.

Всички потребители с достъп до конкретен сайт на SharePoint могат да търсят в цялото съдържание, налично в сайта, и да го преглеждат.

Проверка

Microsoft SharePoint Foundation 2010 предлага функции за проверка, които позволяват на администраторите да поддържат надеждна одитна следа за това как потребителите работят с определено съдържание.

Когато администраторите на SharePoint Foundation разрешават функцията за проверка, сървърът автоматично записва в базата данни за съдържание на SharePoint някои действия, извършени от потребителя. Тези действия включват преглед, редактиране, вкарване и извличане. За всеки запис за действие сървърът записва информация за файла, действието и ИД на SharePoint на потребителя. Не се изпращат данни до Microsoft като част от тази функция.

Тази функция е изключена по подразбиране и е достъпна само за администратори на сайтове на SharePoint, в които се съхранява съдържание.

Събиране на данни в Access

Access 2010 ви позволява да събирате данни по имейл, като изпращате формуляри на базата на HTML или на базата на Microsoft InfoPath 2010. Когато изпратите имейл съобщение за събиране на данни, имейл адресите на всички получатели се събират и съхраняват в базата данни на Access. Можете да използвате тази информация, за да проследявате получените от получателите данни и да им изпращате имейл съобщения в бъдеще. Можете да изберете да имате данните, подадени чрез електронна поща, съхранена в базата данни, автоматично или ръчно.

Къде може да се съхранява вашето име

В някои случаи Access 2010 съхранява името ви, за да ви осигури по-добра среда за работа при използването на някои функции. Например вашето име се съхранява в тези местоположения:

• Полета на автора

• Свойството AuthorName файл

Можете да премахнете своето име от тези полета и свойства, като направите следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Под помощщракнете върху Опциии след това щракнете върху текуща база данни.

3. Под Опции на приложениеПоставете отметка в квадратчето Премахвай личните данни от свойствата на файла при запис .

Можете да премахнете своето име и инициали от полетата име и инициали .

Решенията на Microsoft Office, създадени от други фирми, могат също да включват вашето име и други лични данни в потребителските свойства, свързани с вашия файл.

Ако използвате Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel за достъп до данните, DataCalc или други функции, които ви позволяват да се свържете директно към друг източник на данни, вашата информация за удостоверяване (потребителски ИД и парола) може да бъде записана във вашата база данни на Access. За да промените или изтриете информацията за удостоверяване, трябва да промените свойствата на връзката по подходящ начин.

Цифрови подписи

Цифровият подпис е незадължителна функция, която може да ви помогне да удостоверите самоличността на лицето, което ви е изпратило база данни на Access. Цифровият подпис е уникална шифрована стойност на данните в базата данни на Access, която подписвате. Когато изпращате база данни на Access с цифров подпис, подписът се изпраща до получателя, заедно с данните в базата данни на Access и надежден цифров сертификат от вас (подателя). Цифровият сертификат е издаден от сертифициращ орган, като например VeriSign, и съдържа информация за удостоверяване на подателя и проверка дали първоначалното съдържание на базата данни на Access не е променено. Access може автоматично да се свърже с сертифициращия орган онлайн, за да провери цифровия подпис.

Когато подписвате база данни на Access, ще видите диалогов прозорец, който показва информацията, която е включена в цифровата сигнатура, като например вашата дата и час на системата, номера на версията на операционната система, номера на версията на Microsoft Office и номера на версията на 2010.

Защита на бази данни

Защитата на база данни ви помага да защитите вашата база данни на Access 2010, като я шифровате с парола.

За да шифровате базата данни с парола, направете следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Щракнете върху информацияи след това щракнете върху шифроване с парола.

3. Въведете парола в полетата парола и проверка .

Въведената от вас парола не се съхранява във файла и се използва за генериране на ключ за шифроване на файла. Имате опцията за премахване на парола и шифроване в базата данни. За да премахнете шифроването, направете следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Щракнете върху информацияи след това щракнете върху дешифриране на база данни.

3. Въведете паролата си в полето парола .

Кеширане и синхронизиране на данни

Информацията, която се съдържа във вашите бази данни на Access 2010 или във външни таблици, свързани с вашите бази данни на Access, може да се съхранява локално на вашия компютър като таблица на Access във вашата база данни. Това се върши, за да се подобри ефективността на Access 2010. Можете да забраните тази функция по следния начин:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Под Помощ щракнете върху Опции.

3. Щракнете върху раздела текуща база данни .

4. Щракнете върху никога кеш.

Файлове на уеб приложението на Microsoft Office

Някои файлове на Access 2010 изтеглят информация от интернет или интранет. Това изпраща Стандартна компютърна информация за източника на информацията. Диалогов прозорец ви пита дали искате да изпратите тази информация първия път, когато отворите публикувано приложение. Можете да изберете да отхвърлите този диалогов прозорец за бъдещи заявки, като щракнете върху квадратчето за отметка не Показвай това съобщение отново .

Контрола на уеб браузър

Когато отворите формуляр в файл на Access 2010, който има контрола на уеб браузър, данните от вашето приложение може да се изпращат до интернет уеб сайт, който е идентифициран от контролата за уеб браузър.

Функции на Access

Когато отворите файл на Access 2010, този файл може да има израз, който използва функции, като например CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups или IsCurrentWebUserInGroup. Файлът може да включва функции, които извличат потребителско име, име за влизане, имейл адрес или информация относно това кои потребителски групи от сайт на SharePoint. По подразбиране тази информация се съхранява във файла на Access 2010 в офлайн режим. Можете да изберете да не съхранявате тази информация във файла, като направите следното:

1. Щракнете върху раздела Файл.

2. Под Помощ щракнете върху Опции.

3. Щракнете върху Текуща база данни.

4. Под кеширане на уеб услуга и таблици на SharePointПоставете отметка в квадратчето Използвай формат за кеширане, съвместим с Microsoft Access 2010 или по-нова версия и след това отметнете квадратчето Изчисти кеша при затваряне или квадратчето за отметка никога кеш .

Най-горе на страницата