Lync Web Scheduler на Microsoft е уеб базирана програма, която можете да използвате за създаване на събрания на Lync, ако не разполагате с Microsoft Outlook или използвате операционна система, различна от Windows. С Web Scheduler можете да създавате нови събрания, да променяте съществуващите си събрания и да изпращате покани през предпочитаната от вас имейл програма.
Екипът за поддръжка на вашата фирма ще ви предостави потребителско име и парола, за да влезете в Web Scheduler.
В тази статия
Създаване на събрание в Lync
Събранията на Lync поддържат както онлайн събрания, така и конферентни разговори. Участниците могат да се присъединяват, като използват компютър, за да гледат презентацията, или да наберат събранието по телефона, за да слушат.
-
Отидете на https://sched.lync.com и влезте в Web Scheduler с вашето потребителско име и парола.
-
Щракнете върху Създаване на ново събрание.
-
В полето Тема въведете тема за събранието.
-
Можете да оставите местоположението на събранието Онлайн събрание или да добавите местоположение, като например конферентна зала, ако имате също и участници на живо.
-
Въведете кратко съобщение или дневния ред на събранието в полето Съобщение (по избор).
-
От падащото меню изберете часовата зона на събранието.
-
Изберете датата и часа за Начало и Край на събранието.
-
По подразбиране всеки, включително и хора извън фирмата ви, може да заобиколи фоайето, което е виртуална чакалня, позволяваща ви да приемате хора или да отказвате достъп. За информация относно промяната на опциите вижте Достъп и представящи.
-
По подразбиране всеки поканен, който е от организацията ви, има разрешения на представящ. За информация относно промяната на опции вижте Достъп и представящи.
-
Под Участници и аудио добавете имената на участниците в предоставеното поле, като ги разделяте с точка и запетая (;).
-
Щракнете върху Провери имената, за да потвърдите, че имената са правилни. За поканени, които са външни за вашата фирма, въведете пълния имейл адрес, като например mailto:contoso@contoso.com.
Забележка: Web Scheduler не проверява наличността на участниците или конферентните зали.
-
Ако акаунтът ви е настроен с доставчик на аудиоконференции, поканата за събранието ще включва безплатния номер, платения номер и кода на участник. Участниците в събранието могат да използват компютърен звук или да се обадят до събранието в зависимост от предпочитанието им.
-
Щракнете върху Запиши.
Изпращане на покани до участници в събрание
За да изпратите поканата за събрание, изберете един от следните методи:
Изпращане на покани през имейл програмата ви
Като използвате този метод, вие копирате подробните данни за събранието от Web Scheduler и ги поставяте в поканата за събрание, която създавате с произволна имейл програма.
Съвет: Можете също да прегледате информацията за събранието, като щракнете върху Преглед на информацията за присъединяване към събрание на страницата с подробните данни за събранието на Web Scheduler.
-
Когато приключите със създаването на събранието, щракнете върху Запиши.
-
Отваря се прозорец с информацията за събранието.
-
Осветете подробните данни за събранието, включително URL адреса на събранието, номера за аудиоконференции и ИД на конференция.
-
Щракнете с десния бутон върху текста и после щракнете върху Копирай.
-
Отворете имейл програмата, която използвате, и създайте искане за обикновено събрание.
-
Поставете подробните данни за онлайн събранието на Lync (копирани в стъпка 4) в поканата.
-
Добавете участниците, потвърдете датата/часа на събранието, въведете дневен ред на събранието и изпратете поканата.
Изпращане на покани с помощта на iCalendar
iCalendar позволява на потребителите на различни имейл системи да обменят информация за календари. Получателите на поканата в iCalendar трябва да имат поддържан софтуер, за да отварят и да отговарят на поканата за събрание.
-
В раздела Моите събрания изберете събрание по тема и щракнете върху Експортирай като iCalendar.
-
Щракнете върху Отвори, когато бъдете подканени от имейл програмата.
Забележка: iCalendar включва цялата информация, която сте добавили, когато сте планирали събранието, като съобщение, участници, местоположение на събранието, дата и час.
-
Когато календарният запис се отвори, препратете го до хората, които сте добавили като участници, когато сте планирали събранието.
-
Тогава поканените вече могат да отварят файла на iCalendar с предпочитаната си имейл програма, като Outlook, Notes, iCal и т.н.
Достъп и представящи
Опциите по подразбиране за "Достъп и представящи" са най-добри за типични събрания на екипи. Можете да персонализирате опциите си за събрание, така че да отговарят по-добре на вашите изисквания, типа на събранието или участниците.
Под раздела Достъп и представящи на страницата с подробни данни за събранието изберете кой може да заобикаля фоайето и кой може да се присъединява към събранието като представящ.
Кой заобикаля фоайето
|
Опции за достъп |
Какво се случва |
Препоръчва се, когато… |
|
Само организаторът (заключено) |
Само организаторът заобикаля фоайето. Всички останали трябва да чакат във фоайето, докато бъдат допуснати. |
Не искате хората да преглеждат съдържанието преди събранието или обсъждате поверителна информация. |
|
Хора, поканени от моята фирма |
Хората, които нямат акаунт във вашата мрежа, както и хората, които не са поканени, ще трябва да чакат във фоайето, докато бъдат допуснати. |
Обсъждате поверителна информация и искате да позволите само на определени хора от вашата фирма да се присъединят. |
|
Хора от моята фирма |
Хората, които нямат акаунт във вашата мрежа, ще трябва да чакат във фоайето, докато бъдат допуснати. |
Всички участници имат акаунт в мрежата на вашата организация и не обсъждате поверителна информация. |
|
Всички, включително хора извън моята фирма |
Никой не чака във фоайето. |
Каните външни участници и не обсъждате поверителна информация. |
Важно: Дори ако е разрешено фоайе на събранието, участниците, които се обаждат до събранието, автоматично заобикалят фоайето.
Кой е представящ
|
Опции на представящия |
Кой е представящ |
Препоръчва се, когато… |
|
Само организаторът |
Само човекът, който е планирал събранията. |
Презентации, където не е необходимо участниците да си взаимодействат със съдържанието на събранието. Можете да посочите допълнителни представящи по време на събранието. |
|
Хора от моята фирма |
Всеки, когото поканите и който има акаунт във вашата мрежа. |
Вътрешнофирмени сесии за групова работа, където всички участници могат да споделят и променят съдържание на събранието. |
|
Всички, включително хора извън моята фирма (няма ограничения) |
Всеки, когото поканите. |
Сесии за групова работа с хора, които нямат акаунт във вашата мрежа. |
|
Избрани от мен хора |
Вие и участниците, които изберете. |
Презентации с повече от един определен представящ. |
Забележка: Външни участници или списъци за разпространение не могат да бъдат канени като представящи с опцията Избрани от мен хора. Можете да давате достъп на представящ на хора, когато сте в залата за събрание.
Присъединяване към събрание
Можете да използвате връзката за събрание в поканата, за да влезете в събранието си, или да щракнете върху раздела Присъединяване към събрание в Web Scheduler, за да стартирате събранието.
-
Под Моите събрания щракнете върху вашето събрание.
-
На страницата с подробни данни за събранието щракнете върху раздела Присъединяване към събрание.
-
Lync се отваря и ви позволява да влезете в събранието.
Преглед или редактиране на съществуващи събрания
Можете да видите всички събрания, които сте организирали, под раздела Моите събрания в Web Scheduler. Имайте предвид, че Web Scheduler показва само събранията, които вие сте организирали, не и събранията, в които сте поканени.
-
Щракнете върху събрание, за да отворите страницата с подробни данни за събранието, която съдържа кратко резюме на събранието, набор от раздели за действия и информацията за събранието.
-
Щракнете върху Редактиране.
-
Направете необходимите промени и щракнете върху Запиши.
-
При предупреждението за успех щракнете върху OK и потвърдете променената информация.
Важно: Когато актуализирате събрание, трябва ръчно да изпратите актуализираната информация до поканените хора. Web Scheduler не актуализира календара ви автоматично.
-
Ако сте използвали iCalendar, за да изпратите поканите, щракнете отново върху Експортирай като iCalendar, за да отворите поканата, и изпратете актуализация.
-
Ако сте копирали подробните данни за събранието на Lync в покана за обикновено събрание, отворете поканата, актуализирайте с новите подробни данни за събрание и я изпратете отново до участниците.
Изтриване или отмяна на събрание
Срокът на вашите събрания изтича 14 дни след планирания краен момент, но можете да изтриете събрание, ако искате да разчистите Web Scheduler или да отмените събранието си.
-
Под раздела Моите събрания щракнете върху събранието, което искате да изтриете.
-
На страницата с подробни данни за събранието щракнете върху раздела Изтрий събранието.
-
Щракнете върху Да в полето за потвърждение.
Важно: Трябва да изпратите уведомление за отмяна до участниците, тъй като Web Scheduler не актуализира календара ви автоматично.
-
Ако сте използвали iCalendar, за да изпратите поканите, отворете поканата и щракнете върху Отказ. Това ще изпрати бележка за отмяна до получателите.
-
Ако сте копирали подробните данни за събранието на Lync в покана за обикновено събрание, отворете поканата, след което щракнете върху Отказ, за да изпратите бележка за отмяна до получателите.
