Create Content Organizer rules to route documents

Създаването на правила за маршрутизиране на документи до конкретни местоположения в Microsoft SharePoint Server 2010 помага да се ускори процесът на класифициране на записите в техните съответни библиотеки и папки на SharePoint. Като основен компонент на управлението на записи, създаването на правила за маршрутизиране на записи е част и от вашия план за картотекиране. Всеки сайт на SharePoint може да получи разрешение за маршрутизиране на документи. Тази статия ви показва как да създавате правила за организиране и маршрутизиране на записи в SharePoint Server.

Забележка :  За да маршрутизирате записи, трябва първо да разрешите организатора на съдържание и да го конфигурирате. Компонентът "Оганизатор на съдържание" може да бъде активиран само на ниво сайт. За да научите повече за конфигурирането на организатора на съдържание вж. връзките под Вж. също.

В тази статия

Общ преглед

Откъде могат да идват документите?

Какво определя местоположението на маршрутизирането?

Първи стъпки

Създаване на правила за маршрутизиране на документи

Общ преглед

Бизнес документите произхождат от много различни източници и често трябва да бъдат съхранявани по начин, който намалява рисковете, свързани с регулаторните изисквания и съдебните процедури. След конфигурирането на организатора на съдържание за маршрутизиране на записи, можете да определите и да програмирате конкретни правила на организатора на съдържание, които ви разрешават да съхранявате автоматично записи на базата на уникални бизнес правила и изисквания.

Заедно с използването на типовете съдържание, създаването на правила за автоматично маршрутизиране на документи в централизирано хранилище на предприятие замества необходимостта от ръчно качване на документи или други елементи в библиотека или папка. Потребителите попълват предварително определени критерии за всеки даден документ и след това на базата на предварително зададени правила за маршрутизиране документът се маршрутизира до правилната библиотека или папка. Правилата на организатора на съдържание се съхраняват като списък на SharePoint.

Организаторът на съдържание ви помага също да следите и управлявате максималния брой документи, които може да се съхраняват във всяка конкретна библиотека. Ако например един документ се добави към папка на библиотека, която има ограничение за максимум 5000 елемента, организаторът на съдържание автоматично създава нова папка и изпраща документа в тази папка.

Откъде могат да идват документите?

Документите, които се маршрутизират към конкретни библиотеки или папки, могат да идват от различни източници. Като част от процеса на управление на записи документите могат да идват от:

  • Клиентски приложения, например Microsoft Word, когато използвате функцията Запиши като.

    Запиши като

  • Директно качване в библиотеката за качване на файлове, която е специална библиотека, създадена, когато активирате организатора на съдържание за сайт.

    Качване на документи в библиотеката за качване на файлове

  • Командата Изпращане на, когато идва от друг сайт на SharePoint.

    Изпращане на документи на друго местоположение

  • Приложение от друг производител чрез уеб услуга.

  • Папка, управлявана от Exchange – имейлите могат да бъдат третирани като записи и да се маршрутизират подобно на всеки друг документ.

Какво определя местоположението на маршрутизирането?

Документите може да бъдат маршрутизирани до сайт на център за записи или всеки друг вид сайт на SharePoint. Библиотеката за качване на файлове, която се създава автоматично, когато активирате компонента "Организатор на съдържание", служи като местоположение по подразбиране, където документите се маршрутизират, ако не отговарят на предварително определени критерии. Има няколко основни елемента, които съставят процеса на маршрутизиране на документи:

Уеб услуга или подаване на имейл   Други сайтове на SharePoint или приложения от друг производител могат да подават документи на организатора на съдържание. Exchange може да изпраща документи по имейл до организатора на съдържание. Документите или имейлите с правилен тип съдържание, метаданните и съответните правила се изпращат автоматично до правилната библиотека или папка.

Целеви библиотеки и папки    Управителите на съдържание или диспечерите на записи създават ръчно библиотеки и папки, където документите трябва да бъдат маршрутизирани.

!Типове съдържание на сайт    Те са задължителни и потребителите ръчно добавят подходящи типове съдържание на сайт към целевите библиотеки.

Важно :  Тъй като организаторът на съдържание ще работи само с типове съдържание, които са от (или са производни на) типа съдържание на документа, не можете да го използвате за организиране на големи списъци.

Библиотека за качване на файлове    Документи, които нямат достатъчно метаданни, за да съответстват на някое правило, или за които са липсват задължителни метаданни, се изпращат към библиотеката за качване на файлове, така че потребителите да могат да въведат изискваните метаданни. Всички типове съдържание, използвани за маршрутизиране, се асоциират автоматично с библиотеката за качване на файлове. Можете да конфигурирате организатора на съдържание така, че всички качени документи да се насочат временно към библиотеката за качване на файлове. За повече информация за конфигурирането на организатора на съдържание вж. Конфигуриране на организатора на съдържание за маршрутизиране на записи.

Списък за маршрутизиране на документи    Този списък ви помага да създадете план за начина на организиране на съдържанието в този сайт. Използвайте този списък, за да създадете правила, които гарантират, че документите, подадени в един сайт, се маршрутизират до правилното местоположение и имат правилните свойства. Управителите на съдържание или диспечерите на записи посещават този списък, за да създават, управляват и преглеждат правилата за маршрутизиране.

Диаграмата по-долу показва как се маршрутизират документи и имейли на базата на съответствие с определени критерии.

Маршрутизиране на документи с помощта на организатора на съдържание

Първи стъпки

Има няколко важни стъпки, които трябва да направите, преди да създадете правила за маршрутизиране на документи.

  1. Създайте библиотеките и папките, към които искате да бъдат маршрутизирани документите. Можете да създадете папки за всеки тип документ, който маршрутизирате. Например създайте библиотека само за имейл записи или електронни таблици на Excel. За да научите повече за създаването на библиотеки, вижте връзките в раздела Вж. също.

  2. Типовете съдържание трябва да бъдат асоциирани с документи, които ще бъдат маршрутизирани. По този начин типът съдържание може да бъде част от критериите, които определят последното местоположение, в което се записва документът.

Създаване на правила за маршрутизиране на документи

За всеки тип запис, който добавяте към списъка със записи за маршрутизиране, трябва да зададете заглавие и описание на записа. Трябва също да зададете местоположението в сайта, където е записан записът. За да се убедите, че всички съответни записи се маршрутизират до подходящото местоположение, можете да зададете алтернативни имена за типа запис.

Забележка :  За да създавате правила за маршрутизиране на документи, трябва да имате разрешения поне на собственик на сайт.

  1. Отидете на сайта, за който искате да създадете правила на организатора на съдържание.

  2. От менюто Действия за сайта Меню ''Действия за сайта'' щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В страницата с настройки на сайта, под раздела Администриране на сайта щракнете върху Правила за организатора на съдържание.

  4. Въведете име, което описва условията и действията на правилото.

  5. В раздела Състояние и приоритет на правило изберете дали правилото трябва да бъде приложено към входящо съдържание. Ако е избрано Активно, изберете приоритет, който ще определи как да се маршрутизира съдържанието, ако съответства на повече от едно правило на организатора на съдържание.

  6. След това асоциирайте правилото с тип съдържание. По този начин подаванията към организатора се маркират с избрания тип съдържание, като се и идентифицират свойствата, използвани в условията на правилото.

  7. Изберете подходящата група съдържание. Групата, която изберете, определя типовете съдържание, от които може да избирате в следващата стъпка.

  8. Изберете подходящия тип съдържание.

  9. Ако типът съдържание, който сте избрали, има алтернативно име в друг сайт на SharePoint, изберете квадратчето за отметка под Алтернативно име, въведете алтернативното име в предоставеното поле и след това щракнете върхуДобавяне. Алтернативните имена на типа съдържание се появяват в списъчното поле по-долу.

  10. В раздела Условия изберете условията, на които трябва да отговарят свойствата на подаването според правилото. Може например да искате правилото да се отнася за всички документи, които имат в заглавието си думата "бюджет". Можете да добавяте още условия, като щракнете върху връзката Добавяне на друго условие.

    Забележка :  Наличните свойства от списъка в падащото меню "Свойство" са различни в зависимост от типа съдържание, който сте избрали в стъпка 6.

  11. Въведете или намерете местоположение, където да поставите съдържание, което съответства на правилото. Изберете квадратчето за отметка Автоматично създаване на папка, за да групирате подобни документи заедно в папки. Ако например имате свойство, което съставя списък на всички документи за проекти във вашата организация, може да поискате от организатора да създаде отделна папка за всеки проект.

Най-горе на страницата

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×