Първи стъпки в заявките

Опитайте!

Използвайте заявки, за да отговаряте на бизнес или други въпроси въз основа на данни и бързо и лесно да правите групови актуализации или да изтривате информация от базата данни.

Какво са заявките?

В Access заявките са като въпроси, които задавате, за да намерите свързана, дори много конкретна информация във вашата база данни.

В заявките понякога използвате данни само от една таблица и други пъти от повече от една. Например може да искате просто да намерите телефонния номер на контакт, който изисква проста заявка за поле с телефонен номер за конкретен човек в таблица с контакти. Или можете да комбинирате данни от повече от една таблица, като например информация за клиента и информация за поръчка, за да видите какво е поръчал клиентът.

В Access заявката е обект на база данни. Той не съхранява данни. Вместо това той показва данните, които се съхраняват в таблиците, и прави тези данни достъпни за работа с вас. Заявката може да показва данни от една или повече таблици, от други заявки или от комбинация от двете. Например:

• Преглед на данни с заявка за избиране. Намерете и прегледайте информация от една или повече таблици, като зададете критерии, на които данните трябва да отговарят, и да посочите кои стойности да се показват. Можете например да поискате да видите всички продукти, създадени от "Играчки за опашки".

• Въведете критерии и потърсете в движение. Създайте заявки за многоизползване, които винаги ви питат за критерии за търсене. Например можете да създадете заявка, която иска от потребителя името на доставчика да търси и след това показва всички продукти, придобити от този доставчик.

• Актуализиране или добавяне на данни въз основа на заявка. Заявка за данни и след това използвайте резултатите за автоматично въвеждане или актуализиране на информация. Ако например Tailspin Toys е добавил "TT" в началото на имената на всички свои продукти, потърсете всички продукти на фирмата и след това актуализирайте имената на продуктите, така че всеки запис да започва с "TT" – всичко това чрез заявка за актуализиране.

• Изтриване на данни въз основа на заявка. Намерете информация или записи и след това ги изтрийте. Ако например Tailspin Toys излезе от бизнеса и продуктите на фирмата вече не са налични за продажба, намерете всички свои продукти и ги изтрийте автоматично от съответните таблици.

Използвайте съветника за заявки, за да създадете заявка за избиране, която показва информация в изглед на лист с данни.

Създаване на заявка

1. Изберете Съветник за > за заявки.

2. Изберете Съветник за прости заявкии след това изберете OK.

3. Изберете таблицата или заявката, която съдържа полето, и след това добавете полето към списъка Избрани полета. Когато сте готови, изберете Напред.

   Добавете толкова полета, колкото искате, от толкова таблици, колкото искате.

   Ако сте добавили числова поле

   Ако сте добавили числови полета, съветникът ви пита дали искате заявката да върне подробни данни, или обобщени данни. Направете едно от следните неща:

   • Ако искате да видите отделни записи, изберете Подробни даннии след това Напред. Преминете напред към стъпка 4.

   • Ако искате да видите обобщени числови данни, като например средни стойности, изберете Резюме и след това изберете Опции за резюме. Задайте кои полета искате да обобщите и как искате да обобщите данните. Само числовите полета се показват в списъка. За всяко числова поле изберете функция:

     • Сума   Заявката връща сумата от всички стойности на полето.

     • Средно    Заявката връща средната стойност от стойностите на полето.

     • Минимум    Заявката връща най-малката стойност на полето.

     • Максимум   Заявката връща най-голямата стойност на полето.

   • Ако искате резултатите от заявката да включват брой на записите в източник на данни, изберете записите Брой в името на таблицата за тази таблица.

     Ако сте добавили поле за дата/час

     Съветникът за заявки ви пита как искате да групирате стойностите на датите. Да предположим например, че сте добавили числови полета, като например цена, и поле за дата/час, като например час на транзакцията, към заявката и след това сте задали в диалоговия прозорец Опции за резюме, който искате да видите средната стойност на полето за цена. Тъй като сте включили поле за дата/час, можете да изчислите обобщени стойности за всяка уникална стойност за дата и час за всеки ден, месец, тримесечие или година.

     Изберете периода от време, който искате да използвате, за да групирате стойностите за дата и час, и след това изберете Напред.

     Забележка: В изглед за проектиранеимате повече опции за групиране на стойности за дата и час.

4. Дайте заглавие на заявката.

5. Задайте дали искате да отворите заявката (в изглед на лист с данни)или да промените заявката (в изглед за проектиране). След това изберете Готово.

Искате още информация?

Създаване и изпълняване на заявка за актуализиране

Обучение за Excel

Обучение за Outlook