Използване на работен поток "Одобрение"

Работният поток "Одобрение" маршрутизира документ или елемент, записан в списък или библиотека, към група от хора за одобрение. По подразбиране работният поток "Одобрение" се свързва с типа съдържание на документа и е наличен автоматично в библиотеките с документи.

В тази статия

Как работи работният поток "Одобрение"?

Добавяне или промяна на работен поток "Одобрение" за списък, библиотека или тип съдържание

Стартиране на работен поток "Одобрение" в документ или елемент

Завършване на задачата "Одобрение" на работния поток

Как работи работният поток "Одобрение"?

Работният поток "Одобрение" поддържа бизнес процеси, които включват изпращането на документ или елемент до колеги или ръководители за одобрение. Работният поток "Одобрение" прави бизнес процеса на одобрение по-ефективен, като управлява и проследява всички човешки задачи, включени в процеса, и като предоставя запис от процеса, след като той е завършен.

Ако работните потоци са налични, можете да стартирате работен поток "Одобрение" директно от документ или от елемент в списък или библиотека. За да стартирате работен поток, можете да изберете работния поток, който искате да използвате, а след това да попълните формуляр за иницииране, който задава участниците в работния поток (одобряващите), крайната дата и някои подходящи инструкции за задачите. След като стартира работният поток, сървърът възлага задачи на всички участници. Ако за сървъра са разрешени имейл предупреждения, сървърът също така изпраща имейл предупреждения на всички участници. Участниците могат да щракнат върху връзка на имейл предупреждение на задача, за да отворят документ или елемент, който да се одобри. Участниците могат да изберат да одобрят, отхвърлят или възложат повторно своите задачи на одобрение. Те могат също така да помолят за промяна в документа или елемента, който се одобрява. Участниците имат опцията да завършат своите задачи в работния поток или от уеб сайт на Microsoft Office SharePoint Server 2007, или директно в определени програми, които са част от 2007 Microsoft Office system. Когато се изпълнява работният поток, собственикът на работен поток или участниците в работния поток могат да прегледат страницата "Състояние на работния поток", за да видят кои участници са завършили своите задачи от работния поток. Когато участниците в работния поток завършат задачите си в работния поток, работният поток завършва и собственикът на работния поток се уведомява автоматично, че работният поток е завършен.

По подразбиране работният поток "Одобрение" се свързва с типа съдържание на документа и така става автоматично наличен в библиотеките с документи. Работният поток "Одобрение" по подразбиране за библиотеките с документи е последователен работен поток, в който задачите се възлагат на участниците една по една. Версия на работния поток "Одобрение" е свързана също така по подразбиране с библиотеките "Страници" в публикувания сайт, а работният поток може да се използва за управление на процеса на одобрение при публикуването на уеб страници. Можете да персонализирате тези предварително свързани версии на работния поток "Одобрение", така че да удовлетворят нуждите на организацията ви, или да добавите изцяло нова версия на работния поток "Одобрение" към списък, библиотека или тип съдържание.

Най-горе на страницата

Добавяне или промяна на работен поток "Одобрение" за списък, библиотека или тип съдържание

Преди да може да се използва един работен поток, той трябва да се добави към списък, библиотека или тип съдържание, за да стане наличен за документи или елементи в конкретно местоположение. Трябва да имате разрешение за управление на списъци, за да добавите работен поток към списък, библиотека или тип съдържание. В повечето случаи администраторите на сайт или лицата, които управляват конкретни списъци или библиотеки, изпълняват тази задача.

Достъпността на работния процес в един сайт може да е различна в зависимост от това къде е добавен:

  • Ако добавите работен процес директно към списък или библиотека, той е достъпен само за елементи в този списък или библиотека.

  • Ако добавите работен процес тип съдържание списък (копие на този тип съдържание на сайт, добавено към определен списък или библиотека), той е достъпен само за елементи от този тип съдържание в конкретния списък или библиотека, с която е свързан този тип съдържание.

  • Ако добавите работен процес към тип съдържание на сайт, този работен процес е достъпен за всички типове съдържание във всички списъци и библиотеки, към които е добавено копие на този тип съдържание на сайт. Ако искате работният процес да бъде широко достъпен сред списъците или библиотеките в една колекция от сайтове за елементи от определен тип съдържание, най-ефикасният начин да го постигнете е да добавите този работен процес директно към типа съдържание на сайта.

Ако искате да добавите работен поток "Одобрение" към списък, библиотека или тип съдържание или искате да промените работен поток "Одобрение", който вече е свързан със списък, библиотека или тип съдържание, следвайте едни и същи стъпки.

За да отворите страницата "Добавяне на работен процес" или страницата "Промяна на работен процес" за списъка, библиотеката или типа съдържание, за което искате да добавите или промените работен процес, направете едно от следните неща:

  • За списък или библиотека:

    1. Отворете списъка или библиотеката, за които искате да добавите или промените работен процес.

    2. В менюто Настройки Settings menu щракнете върху Настройки на списък или изберете настройките за типа библиотека, който отваряте.

      Например в библиотека с документи щракнете върху Настройки за библиотека с документи.

    3. В Разрешения и управление щракнете върху Настройки на работен процес.

  • За тип съдържание списък:

    1. Отворете списъка или библиотеката, съдържащи копие на типа съдържание списък, за които искате да добавите или промените работен процес.

    2. В менюто Настройки Settings menu щракнете върху Настройки на списък или изберете настройките за типа библиотека, който отваряте.

      Например в библиотека с документи щракнете върху Настройки за библиотека с документи.

    3. В Типове съдържание щракнете върху името на типа съдържание.

      Забележка : Ако списъкът или библиотеката не са настроени да позволяват различни типове съдържание, разделът Типове съдържание няма да се появи на страницата Персонализиране за списъка или библиотеката.

    4. В Настройки, щракнете върху Настройки на работен процес.

  • За тип съдържание на сайт:

    1. В началната страница за колекцията от сайтове, в менюто Действия със сайтове меню ''Действия на сайта'' посочете Настройки на сайта и щракнете върху Промени всички настройки на сайта.

    2. В Галерии щракнете върху Типове съдържание за сайт.

    3. Щракнете върху името на типа съдържание на сайта, за който искате да добавите или промените работен процес, след което щракнете върху Настройки на работния процес.

Забележка : Ако работните процеси вече са били добавени към този списък, библиотека или тип съдържание, тази стъпка ще ви отведе директно на страницата "Промяна на настройките на работен процес" и трябва да щракнете върху Добавяне на работен процес, за да отидете на страницата "Добавяне на работен процес". Ако към този списък, библиотека или тип съдържание няма добавени работни процеси, тази стъпка ще ви отведе директно на страницата "Добавяне на работен процес".

  1. В страницата "Промяна на настройките на работния поток" щракнете върху Добави работен поток или щракнете върху името на работния поток, чиито настройки искате да промените.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако добавяте работен поток, в страницата "Добавяне на работен поток", в раздела Работен поток щракнете върху шаблона на работния поток Одобрение.

    • Ако променяте настройките на работен поток, в страницата "Промяна на работен поток" променете настройките, които искате да промените, в съответствие със следните стъпки.

  3. В раздела Име въведете уникално име за работния поток.

    В раздела Списък на задачите укажете списък на задачи, който да използвате с този работен процес.

    Забележки : 

    • Можете да използвате списъка Задачи по подразбиране или да създадете нов. Ако използвате списъка Задачи по подразбиране, участниците в работния процес ще могат да откриват и разглеждат своите задачи от работния процес лесно, като използват изгледа Моите задачи от списъка Задачи.

    • Ако задачите за този работен процес ще разкрият важни или поверителни данни, които искате да държите отделно от общия списък Задачи, трябва да създадете нов списък със задачи.

    • Ако вашата организация ще има множество работни процеси или работните процеси включват множество задачи, трябва да създадете нов списък със задачи. В този случай може също да създадете списъци със задачи за всеки работен процес.

  4. В раздела Списък с хронологии изберете списъка с хронологии, която да използвате с този работен поток. Списъкът с хронологии показва всички събития, които възникват по време на всеки екземпляр на работния поток.

    Забележка : Можете да използвате списъка Хронология по подразбиране или да създадете нов. Ако организацията ви има многобройни работни потоци, можете да създадете отделна хронология за всеки работен поток.

  5. В раздела Опции за начало задайте как, кога и от кого се стартира работният поток.

    Ако искате да използвате работния поток "Одобрение" за управление на одобрението на съдържание в библиотека, поставете отметка в квадратчето Стартиране на този работен поток, за да се одобри публикуването на главна версия на елемент. За повече информация за използването на работен поток за управление на одобрението на съдържание вижте Използване на работен поток при управление на одобрението на съдържание за библиотека.

    Забележки : 

    • Някои конкретни опции може да не са достъпни, ако не се поддържат от избрания от вас шаблон за работен процес.

    • Опцията Започване на този работен процес за одобряване на публикуването на голяма версия на елемент е налична само ако е разрешена поддръжката на големи и малки версии за библиотеката и ако шаблонът за работния процес, който сте избрали, може да бъде използван за одобряване на съдържание.

  6. Ако добавяте този работен поток към тип съдържание на сайт, задайте дали искате да добавите този работен поток към всички типове съдържание, които наследяват този тип съдържание в раздела Актуализиране на типове съдържание на сайтове и списъци.

    Забележка : Разделът Актуализиране на типове съдържание на сайтове и списъци се показва на страницата "Добавяне на работен поток" само за типове съдържание на сайт.

  7. Щракнете върху Напред.

  8. В страницата "Персонализиране на работния поток" задайте опциите, с които искате да се маршрутизират задачите, стойностите на стартиране за работния поток по подразбиране, как завършва работният поток и какви действия се случват, когато работният поток е успешно завършен.

    Изберете опциите в следващите раздели. Не е задължително да задавате опциите във всеки раздел:

    Задачи на работния поток

    За

    Направете това

    Да възлагате задачи на всички участници едновременно (паралелен работен поток)

    Изберете бутона Всички участници едновременно (паралелно).

    Да възлагате задачите на участниците един по един (последователен работен поток)

    Ако направите работния поток последователен работен поток, един участник трябва да завърши задачата, преди следващ участник да получи задача.

    Изберете опцията По един участник (последователно).

    Да разрешите на участниците да превъзлагат своите задачи на други хора

    Поставете отметка в квадратчето Повторно възлагане на задачата на друго лице.

    Да разрешите на участниците в работния поток да поискат промяна в документ или елемент преди завършване на задача

    Поставете отметка в квадратчето Искане за промяна преди завършване на задачата.

    Стартови стойности по подразбиране на работния поток

    За

    Направете това

    Да зададете списък на участниците по подразбиране за всички екземпляри на работния поток

    Въведете имената на хората, които искате да участват, когато стартира този работен поток, или щракнете върху Одобряващи, за да изберете хората и групите от справочната услуга.

    Забележка : Ако настроите този работен поток като последователен работен поток, добавете имената на участниците в работния поток в реда, в който искате да се възлагат задачите.

    Да възлагате по една задача на групите

    Поставете отметка в квадратчето Възлагайте само една задача на всяка въведена група (не разширявайте групите).

    Изберете тази опция, ако планирате да зададете групите като участници в работния поток и искате да възложите само една задача на групата, вместо отделни задачи за всеки член на групата

    Да разрешите на хората, които стартират работния поток, да променят или добавят участници

    Поставете отметка в квадратчето Позволяване на промени в списъка на участниците, когато стартира този работен поток.

    Тази опция се избира по подразбиране. Ако искате да попречите на хората, които стартират работния поток, да променят или добавят участници, изчистете отметката от това квадратче.

    Да зададете съобщение по подразбиране, което се появява с всяка задача

    Въведете съобщение или инструкции в това текстово поле.

    Да зададете крайна дата за паралелни работни потоци

    Въведете или изберете дата под Задачите са със срок (успоредно).

    Да зададете колко дълго участниците в работния поток могат да изпълняват задачите си от работния поток

    Под Дайте на всяко лице следния интервал от време за завършване на неговата задача (последователно), въведете число, а после изберете или Ден (дни), или Седмица (седмици) като стъпка на времето.

    Да зададете списък с хора, които трябва да получат предупреждения, (не възлагане на задачи), когато стартира работният поток.

    Под Уведомяване на други, въведете имената на хората, които искате да бъдат уведомени, или щракнете върху Як, за да изберете хора и групи от справочната услуга.

    Завършване на работния поток

    За

    Направете това

    Да зададете, че работният поток е завършен, когато определен брой от участниците са завършили своите задачи.

    Поставете отметка в квадратчето Следният брой задачи са завършени:, а после въведете броя.

    Забележка : Тази опция е налична, ако работният поток е последователен работен поток.

    Да зададете, че работният поток е завършен, когато документът или елементът е отхвърлен.

    Поставете отметка в квадратчето Документът е отхвърлен.

    Да зададете, че работният поток е завършен, когато се промени документ или елемент

    Поставете отметка в квадратчето Документът е променен.

    Дейности на работния поток след завършване

    За

    Направете това

    Да актуализирате състоянието на одобрение за документ или елемент, след като работният поток е завършен

    Поставете отметка в квадратчето Актуализирайте състоянието на одобрение (използвайте този работен поток, за да управлявате одобрението на съдържание).

    Забележки : 

    • Ако използвате този работен поток "Одобрение", за да управлявате одобрението на съдържанието (наблюдение) за библиотека и сте поставили отметка в квадратчето Стартирай този работен поток за одобрение на публикуването на основна версия на елемент, в страницата "Добавяне на работен поток", то тази опция се избира по подразбиране.

    • Ако не сте поставили отметка в квадратчето Стартиране на този работен поток, за да се одобри публикуването на главна версия на елемент. в страницата "Добавяне на работен поток", защото не искате този работен поток да бъде по подразбиране работен поток за одобрение на съдържанието за библиотека, можете да поставите отметка в квадратчето Актуализирайте състоянието на одобрение (използвайте този работен поток, за да управлявате одобрението на съдържание), за да направите този работен поток второстепенен работен поток за одобрение на съдържанието, който определени потребители могат да стартират ръчно.

  9. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Стартиране на работен поток "Одобрение" в документ или елемент

Можете да стартирате ръчно работен поток "Одобрение" за документ или елемент директно от списъка или библиотеката, където той се съхранява. Опциите, които са налични, когато стартирате работния поток, могат да са различни, в зависимост от това, как този работен поток е бил персонализиран, когато е бил добавен към списъка, библиотеката или типа съдържание за елемента. Трябва да имате поне разрешение "Редактиране", за да стартирате работен поток. Някои работни потоци могат да изискват също така да имате разрешение за управление на списъци, за да стартирате работен поток за документ или елемент.

Забележка : Ако искате да осигурите участниците в работния поток да получават имейл предупреждения и напомняния за своите задачи в работния поток, след като стартирате работния поток, помолете администратора на сървъра ви да провери дали за вашия сайт е разрешена електронна поща.

  1. Ако списъкът или библиотеката още не са отворени, щракнете върху имената им в "Бързо стартиране".

    Ако не се появи името на вашия списък или библиотека, щракнете върху Преглед на цялото съдържание на сайта, а след това изберете името на вашия списък или библиотека.

  2. Посочете към името на документа или елемента, за който искате да стартирате работен поток, щракнете върху стрелката, която се показва, и след това изберете Работни потоци.

  3. Под Стартиране на нов работен поток щракнете върху името на работния поток "Одобрение", който искате да стартирате.

  4. Въведете имената на хората, които искате да одобрят документа или елемента, в реда Одобряващи, или щракнете върху Одобряващи, за да изберете хора и групи от справочната услуга.

    Забележка : Ако работният ви поток е последователен работен поток, въведете или изберете имената на участниците в работния поток в реда, в който искате да се възлагат задачите.

  5. Ако включвате групи като участници в работния поток, поставете отметка в квадратчето Възлагайте само една задача на всяка въведена група (не разширявайте групите), ако искате на групата да се възлага само по едно уведомление за задача, а не отделни уведомления за задачите на всеки член на групата.

  6. Ако искате да включите съобщение или конкретни инструкции за задачите, въведете тази информация в текстовото поле под Напишете съобщение, което да бъде включено към вашето искане.

  7. За да зададете кога трябва да бъде завършена задачата, под Крайна дата, направете едно от следните неща:

    • За последователен работен поток въведете число, а после изберете или Ден (дни) или Седмица (седмици) като стъпка на времето.

    • За паралелен работен работен поток въведете или изберете дата под Задачите са със срок.

    • Ако искате други хора да получат уведомления, (не назначения на задачи), когато работният поток стартира, въведете имената им в реда Як, или щракнете върху Як, за да изберете хората и групите от справочната услуга.

  8. Щракнете върху Старт.

Най-горе на страницата

Завършване на задачата "Одобрение" на работния поток

Участниците в работния поток "Одобрение" могат да завършат своите задачи в работния поток или от списъка или библиотеката, където се намира елементът или документът, или директно в определени програми, които са част от Издание на Office 2007. За информация как се завършва задача от работен поток в клиентска програма вижте помощта за тази програма.

Завършване на задачата "Одобрение" на работния поток в сървър

  1. Отворете списъка Задачи за сайта, а после изберете Моите задачи в менюто Изглед, за да намерите своята задача от работния поток.

    Забележка : Ако работният поток не използва списъка Задачи по подразбиране, тогава вашата задача от работния поток може да не се появи в списъка Задачи. За да намерите задачата си в работния поток, отворете списъка или библиотеката, където е записан елементът на работния поток. Посочете елемента, който искате, щракнете върху стрелката, която се появява, а после щракнете върху Работни потоци. В страницата "Състояние на работния поток", под Изпълняващи се работни потоци щракнете върху името на работния поток, в който сте участник. Под Задачи намерете задачата си в работния поток.

  2. Посочете името на задачата, която искате да завършите, щракнете върху стрелката, която се появява, а после щракнете върху Редактиране.

  3. Направете едно от следните неща:

    • За да одобрите елемента, въведете коментарите, които искат да изпратите до собственика на работния поток в предоставеното текстово поле, а после щракнете върху Одобрение.

    • За да отхвърлите елемента, въведете коментарите, които искат да изпратите до собственика на работния поток в предоставеното текстово поле, а после щракнете върху Отхвърляне.

    • За да възложите повторно задачата одобрение на друго лице, щракнете върху Повторно възлагане на задача задайте на кого да се възложи задачата, а после щракнете върху Изпрати.

    • За да поискате одобрение на промяна в елемент, щракнете върху Искане на промяна, задайте на кого искате да се възложи искането за промяна, предоставете информация за исканата промяна, а после щракнете върху Изпрати.

      Забележка : В зависимост от това, как е бил персонализиран работният поток, когато е бил добавен към списък, библиотека или тип съдържание, опциите за повторно възлагане на задачата или искането на промяна може да не са налични.

Най-горе на страницата

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×